La gestión de proveedores ahora es una ventaja competitiva

Atrás han quedado los días en que se conocía a los proveedores por su nombre, se hacían los pedidos a través de su catálogo impreso y se abordaban las tendencias del mercado con tranquilidad. La gestión de proveedores ya no es una función táctica de oficina administrativa; es una capacidad estratégica que impulsa la transformación de las compras. Para los líderes de adquisiciones de hoy, una gestión de proveedores eficaz significa liberar valor, reducir riesgos y construir cadenas de suministro resilientes y colaborativas.

Exploremos los fundamentos de la gestión de proveedores en las compras, los desafíos comunes, las mejores prácticas y cómo la tecnología puede ayudar a las organizaciones a simplificar y mejorar las relaciones con los proveedores.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores se refiere al enfoque estructurado de identificar, incorporar, evaluar y colaborar con los proveedores a lo largo del ciclo de vida de una relación comercial. Garantiza que los proveedores cumplan con las expectativas de desempeño, compliance y estrategia, a la vez que permite que los equipos de compras gestionen riesgos, impulsen la innovación y generen valor.

Algo para tener en cuenta: “gestión de proveedores” y “gestión de relaciones con proveedores (SRM)” a menudo se usan indistintamente, pero no significan lo mismo. La gestión de relaciones con proveedores es exactamente lo que dice: gestionar las relaciones con los proveedores. La SRM es un componente del proceso más amplio de la gestión de proveedores, que también incluye la información, el desempeño y la gestión de riesgos del proveedor.

El proceso de gestión de proveedores explicado

El ciclo de vida de la gestión de proveedores incluye cuatro componentes principales:

1. Información del proveedor: identificar proveedores potenciales, evaluar sus capacidades y compliance, recopilar y verificar datos de los proveedores, configurar sistemas, y garantizar la preparación para realizar transacciones
2. Desempeño del proveedor: evaluar continuamente la capacidad de los proveedores para cumplir con los indicadores de desempeño en calidad, entrega, costo y compliance
3. Riesgo del proveedor: identificar y evaluar proactivamente las amenazas potenciales que podrían afectar la capacidad de un proveedor para entregar bienes o servicios de manera confiable
4. Colaboración y desarrollo de proveedores: involucrar a los proveedores en la innovación, la sostenibilidad y las iniciativas estratégicas

El ciclo de vida de la gestión de proveedores no es lineal: es dinámico y requiere un compromiso continuo, visibilidad y adaptabilidad.

Por qué la gestión de proveedores es importante hoy en día

Las personas líderes de adquisiciones están bajo una presión creciente para ofrecer más valor, agilidad y resiliencia. ¿Cómo impacta la gestión de proveedores en la eficiencia de las compras? De múltiples maneras en toda la organización, mediante:

• Reducción del riesgo en la cadena de suministro mediante monitoreo y mitigación proactivos
• Mejorando el compliance con las normas regulatorias e internas
• Mejorar la colaboración con proveedores para impulsar la innovación y la sostenibilidad
• Liberando valor en los flujos de trabajo de abastecimiento, contratación y compras

En un panorama global marcado por la incertidumbre geopolítica, los mandatos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), y la transformación digital, la gestión de proveedores es fundamental para una adquisición resiliente y orientada al valor.

Desafíos comunes en la gestión de proveedores

A pesar de su importancia estratégica, muchos equipos de adquisiciones enfrentan desafíos persistentes, incluyendo:

• Datos de proveedores fragmentados: los sistemas desconectados y los procesos manuales dificultan la visibilidad
• Incorporación ineficiente: un proceso de incorporación largo e inconsistente retrasa el tiempo para obtener valor e incrementa el riesgo
• Visibilidad limitada sobre el riesgo y el desempeño: sin herramientas integradas, evaluar la salud de los proveedores es problemático
• Dificultad para demostrar el valor del proveedor: el área de compras tiene dificultades para cuantificar y comunicar las contribuciones de los proveedores a los resultados del negocio

Estos problemas impiden que los equipos de adquisiciones actúen de manera estratégica y generen un impacto medible.

Siete mejores prácticas para una gestión de proveedores más inteligente

Para superar estos desafíos, las personas líderes de compras pueden considerar adoptar las siguientes mejores prácticas de gestión de proveedores. Cada uno ofrece beneficios claros que apoyan la eficiencia operativa, la alineación estratégica y la mitigación de riesgos.

1. Centralice los datos de los proveedores

Consolidando los perfiles, certificaciones, métricas de desempeño e indicadores de riesgo de los proveedores en una sola plataforma, los equipos de compras pueden eliminar los silos de datos y obtener una visión holística de las relaciones con los proveedores. Esto permite una incorporación más rápida, un mejor seguimiento del compliance y decisiones de abastecimiento más fundamentadas.

2. Automatice los flujos de trabajo de incorporación

Digitalice la incorporación con verificaciones de compliance y aprobaciones automatizadas. Las herramientas digitales de incorporación automatizan la recopilación de datos, la validación y las aprobaciones, garantizando que los proveedores se configuren de manera rápida y precisa. Esto reduce el esfuerzo manual, minimiza los retrasos y ayuda a garantizar que los proveedores cumplan con los requisitos regulatorios e internos desde el primer día.

3. Implementar monitoreo de riesgos continuo

Aplique conocimientos en tiempo real para evaluar riesgos financieros, operativos y geopolíticos. Mediante el uso de herramientas integradas de gestión de riesgos, los equipos de compras pueden monitorear los riesgos financieros, operativos y geopolíticos en toda la base de proveedores. Las alertas y los paneles de control ayudan a identificar amenazas emergentes y a destacarlas en todas las funciones de source-to-pay, lo cual permite intervenciones oportunas que protegen las cadenas de suministro y la reputación de la marca.

4. Segmente a los proveedores estratégicamente

Categorice a los proveedores por riesgo, gasto e importancia estratégica. Categorizando a los proveedores según el gasto, el riesgo, la importancia estratégica y el desempeño, el área de compras puede colaborar más estrechamente con los proveedores estratégicos o reforzar los controles para los proveedores de alto riesgo. Esto puede ayudar a garantizar una asignación eficiente de recursos y maximizar el valor de los proveedores.

5. Colabore proactivamente

Involucre a los proveedores en la planificación conjunta, la innovación y las iniciativas de ESG. Involucrar a los proveedores en la planificación conjunta, el desarrollo de productos y las iniciativas ESG fomenta la confianza y la alineación. Las plataformas colaborativas permiten la comunicación en tiempo real, los objetivos compartidos y la coinnovación, transformando a los proveedores en socios estratégicos en lugar de simples vendedores transaccionales.

6. Mida el desempeño de manera constante

Utilice KPI y cuadros de mando para hacer seguimiento a la entrega, la calidad y la capacidad de respuesta. Mediante el uso de KPI estandarizados y cuadros de mando, los equipos de compras pueden hacer seguimiento de la confiabilidad en las entregas, la calidad, la capacidad de respuesta y el compliance. Los datos de desempeño fundamentan las renovaciones de contratos, los programas de desarrollo de proveedores y las evaluaciones de riesgos, garantizando que los proveedores cumplan con las expectativas.

7. Integrar la gestión de proveedores en todas las compras

Permita que los datos de los proveedores fluyan sin inconvenientes en el abastecimiento, la contratación y las compras. Cuando los datos de los proveedores se integran en los flujos de trabajo de abastecimiento, contratación, compras y facturación, los equipos de adquisiciones pueden actuar más rápido, reducir errores y garantizar la coherencia. Esta integración libera valor incremental y respalda iniciativas más amplias de transformación de la función de adquisiciones.

Estas mejores prácticas de gestión de proveedores pueden ayudar a las organizaciones a transformar la adquisición de bienes y servicios, pasando de la resolución reactiva de problemas a la creación proactiva de valor.

Cómo la tecnología puede simplificar la gestión de proveedores para las empresas modernas

La tecnología es un factor revolucionario, ya que proporciona automatización, información y transparencia que mantienen en funcionamiento a las cadenas de suministro, incluso frente al aumento de las interrupciones y la incertidumbre. Las soluciones de gestión de proveedores ofrecen:

• Una suite de adquisiciones integrada que incorpora la gestión de proveedores en flujos de trabajo de principio a fin, eliminando silos y promoviendo el compliance y el ahorro
• Un centro de contenidos centralizado que consolida los datos de proveedores desde fuentes confiables, permitiendo una gestión proactiva del compliance y del ciclo de vida
• Herramientas de adquisición conscientes del riesgo que generan información en tiempo real para ayudar a identificar y mitigar riesgos de proveedores, garantizando la continuidad del negocio y protegiendo la reputación de la marca
• Un ecosistema colaborativo que conecta a compradores y proveedores en una sola plataforma, reduciendo la fricción y acelerando el valor

La digitalización de la gestión de proveedores ayuda a los equipos de compras a mejorar su visibilidad, agilidad y control.

Cómo la gestión de proveedores apoya la transformación de las compras

La gestión de proveedores eficaz acelera la transformación de las adquisiciones alineando las capacidades de los proveedores con los objetivos estratégicos, impulsar la innovación y mejorar los resultados en costos, riesgos y desempeño. Transforma la adquisición para que pase de ser una función transaccional a una socia comercial orientada al valor, ágil y colaborativa al:

• Impulsar la adquisición estratégica: mejores conocimientos sobre los proveedores conducen a decisiones de abastecimiento más inteligentes y a mejores resultados en las negociaciones
• Mejorar la gestión de contratos: la integración de datos de proveedores mejora el compliance, la planificación de renovaciones y la mitigación de riesgos
• Mejorar el análisis de gastos: la segmentación de proveedores y los datos de desempeño enriquecen la visibilidad de los gastos, permitiendo la optimización y el ahorro de costos
• Habilitar los objetivos de ESG e innovación: las relaciones con los proveedores sólidas apoyan las iniciativas de sostenibilidad, diversidad e innovación, alineando las compras con los valores corporativos

Integrando la gestión de proveedores en el núcleo de la estrategia de adquisiciones, las organizaciones pueden lograr una mayor agilidad, resiliencia y generación de valor.

Éxitos reales: la gestión de proveedores en acción

Organizaciones de todo el mundo y de todos los sectores están viendo beneficios tangibles gracias a la gestión moderna de proveedores con SAP:

• Rich Products Corporation (Rich’s) necesitaba una mejor visibilidad sobre todo su proceso de adquisiciones para saber con anticipación qué estaba comprando y optimizar las oportunidades y políticas de proveedores en toda la organización. La empresa estandarizó sus operaciones de procure-to-pay para recopilar, almacenar y enriquecer sus datos sobre proveedores y transacciones, todo en un solo lugar. La transformación permitió a Rich’s gestionar más de USD800 millones en gastos a través de su sistema y ahorrar tiempo con más de 50.000 facturas sin contacto.
• Para mantenerse al día con su rápido crecimiento, Churchill Downs, sede del Derby de Kentucky, necesitaba una visión más clara sobre los costos a partir de datos fragmentados dispersos entre múltiples sistemas. La organización unificó los procesos de compras, finanzas y recursos humanos bajo un solo ERP en la nube, mejorando la visibilidad del gasto por proveedor y categoría. Esto redujo en un 40% su base de proveedores y optimizó sus datos sobre gastos y adquisiciones bajo un solo sistema.
• L&T Energy Hydrocarbon, un proveedor de soluciones de design-to-build para la industria de hidrocarburos, necesitaba mejorar su colaboración digital con los proveedores, incluyendo agilizar la facturación y el pago, y reducir los errores en los procesos. La empresa integró sus capacidades de requisition-to-purchase y de purchase-to-pay en una sola solución en la nube que ahorra tiempo en las negociaciones con proveedores y acelera las órdenes de compra. La solución integrada ayudó a L&T a procesar más de 30.000 órdenes de compra y gestionar 5.900 proveedores activos anualmente.
• Smith+Nephew, un líder mundial en el sector de la salud, necesitaba unificar sistemas de compras fragmentados para mejorar la visibilidad del gasto, el compliance normativo y la incorporación de proveedores. La empresa estandarizó sus procesos de source-to-pay, permitiendo la compra guiada y la gestión del ciclo de vida de los proveedores. La transformación aumentó la captación de gastos en USD400 millones, redujo en un 50% el tiempo de incorporación de proveedores y mejoró en un 35% la satisfacción de las personas empleadas.
• PT Amman Mineral, una empresa indonesia de minería de oro y cobre, necesitaba automatizar sus enormes esfuerzos manuales en la gestión de compras y cadena de suministro. La empresa automatizó los procesos para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la visibilidad del gasto y simplificar la colaboración con los proveedores, incluyendo la gestión de certificados de proveedores y garantizando que todos los proveedores cuenten con licencias comerciales vigentes. La solución integrada le permitió a la empresa usar 214.000 hojas de papel menos en solo seis meses, gestionar el 90% de sus documentos y adquirir el 95% de sus productos desde una sola plataforma.

Estos ejemplos de gestión de proveedores muestran cómo las organizaciones pueden adoptar un nuevo enfoque para impulsar la resiliencia, la innovación y el impacto en los resultados.

Dé el siguiente paso hacia una adquisición más inteligente

Mientras que las personas clientas construyen su negocio, las personas proveedoras son la base. Cuando esté listo para simplificar la gestión de proveedores y liberar un mayor valor en las compras, comience con estos cinco pasos:

• Evalúe su estado actual: identifique las brechas en los datos, los procesos y la tecnología
• Defina sus objetivos: alinee la gestión de proveedores con los objetivos más amplios de compras y de la empresa
• Elija la tecnología adecuada: explore soluciones para digitalizar e integrar los flujos de trabajo de los proveedores
• Involucre a las partes interesadas: colabore entre los equipos de compras, finanzas y operaciones para impulsar la adopción y la gestión del cambio
• Medir y optimizar: haga seguimiento de los KPI y mejore continuamente el desempeño, la participación y la alineación estratégica de los proveedores

La gestión de proveedores no tiene que ser compleja. Con la estrategia y las herramientas adecuadas, se convierte en un motor poderoso para la transformación de las adquisiciones, impulsando ahorros, resiliencia e innovación en toda la empresa.

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