¿Qué es un sistema de gestión de nómina?

Un sistema de gestión de nómina se utiliza para calcular los salarios de los colaboradores, horas trabajadas, deducciones y retención de impuestos por período de pago. A menudo está estrechamente integrado con la funcionalidad de control de horarios y asistencia en los sistemas de RR. HH. centrales para garantizar un pago preciso por las horas trabajadas.

Una organización puede gestionar la nómina manualmente, utilizar una solución especializada de gestión de nómina o externalizar esta función a un proveedor externo. Un sistema de gestión de nómina es un componente central de la gestión del capital humano (HCM).

¿Por qué es importante un sistema de gestión de nómina?

Un sistema de gestión de nómina puede ayudar a las empresas a reducir la complejidad, gestionar el riesgo y escalar de manera eficaz. Además, el software avanzado de nómina brinda a las personas la oportunidad de generar informes importantes, obtener información estratégica sobre tendencias e integrar datos con sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS). Utilizando una solución moderna de gestión de nómina, los equipos pueden mejorar la precisión, reducir las cargas de trabajo manuales e integrar la nómina con otros procesos de recursos humanos centrales.

Una gestión de nómina precisa es crucial para departamentos como Recursos Humanos (RR. HH.). La función de RR. HH. y nómina necesita acceso a información sobre el salario, los beneficios laborales y el estado del colaborador para mantener con precisión los registros de la empresa y garantizar el compliance de las regulaciones impositivas y las leyes laborales.

Equivocarse en el compliance puede resultar costoso. En 2023, el IRS impuso a los empleadores estadounidenses alrededor de USD 8.500 millones en sanciones civiles por mal cálculo o falta de pagos, y en 2021 una campaña y demanda legal de "nombrar y exponer" derivó en millones de libras en multas y costos de reparación para cientos de empleadores del Reino Unido. Incluso los errores menores pueden conducir a la vergüenza pública, la pérdida de credibilidad y una baja moral, por lo cual es importante que las empresas ejecuten bien la gestión de la nómina.

¿Cuáles son algunos métodos de gestión de nómina?

Las empresas de todos los tamaños necesitan gestionar y mantener una nómina precisa para pagar a los colaboradores a tiempo y mantener el compliance. Hay diferentes opciones, así como beneficios y desventajas para cada una. Estos son los tres métodos principales de gestión de nómina:

1. Gestión manual de nómina: este tipo de gestión de nómina implica ingresar manualmente salarios, deducciones e impuestos sobre la nómina en una hoja de cálculo o en un software de contabilidad sencillo. Las pequeñas empresas y las startups podrían verse tentadas a utilizar la gestión manual de nóminas para ahorrar costos. Sin embargo, este método requiere mucho tiempo y es potencialmente vulnerable a amenazas de seguridad, pérdida de datos y error humano.
2. Software de gestión de nómina: este tipo de software especializado ayuda a las empresas a organizar y agilizar la automatización de la nómina. Cada vez más, las organizaciones ejecutan su software de automatización de nómina en la nube, basado en un modelo de suscripción. Este tipo de software puede ayudar a las organizaciones a evitar costosos errores en la nómina, mantenerse al día con las actualizaciones de compliance, escalar a través de regiones a medida que las operaciones se expanden a nuevas geografías y mantener la información de los colaboradores organizada y segura.
3. Externalización de nómina: las empresas que no tienen el deseo o los recursos para gestionar la nómina internamente pueden contratar a un proveedor de servicios externo para administrar este proceso. Si bien una empresa externa puede eliminar parte de la carga administrativa, esto puede ser costoso y requiere renunciar al control directo del proceso.

¿Cuáles son las fases del proceso de gestión de nómina?

La nómina tiene pasos definidos que las organizaciones deben seguir para garantizar que el sistema funcione de manera eficiente y en regla, tal como se pretende. Después de todo, un solo paso en falso puede resultar en un cheque de pago retrasado o una multa. Muchas organizaciones utilizan software de automatización de nómina para agilizar estos pasos y reducir el esfuerzo manual.

Estas son las tres fases principales de la gestión de nómina:

1. La fase de pre-nómina implica recopilar datos esenciales del personal, tales como el estado laboral, la tarifa por hora y las horas extra, el salario, la información de control de horarios, cualquier bonificación, horas extra o comisiones, tiempo libre remunerado o licencias, y deducciones. Las organizaciones también deben asegurarse de que su sistema de nómina esté configurado con los últimos datos, las políticas de trabajo y las regulaciones de compliance.
2. La fase de cálculos implica calcular el salario bruto y luego aplicar las deducciones para obtener el salario neto o salario de bolsillo del colaborador. Es fundamental obtener cualquier aprobación interna que fuera necesaria para distribuir los fondos a tiempo y mantener la nómina según el cronograma.
3. La fase posterior a la nómina implica distribuir el pago a los colaboradores, realizar las contribuciones a la seguridad social y pensiones, mantener registros financieros precisos y presentar los formularios e informes requeridos ante las entidades gubernamentales. En función de la ubicación de la empresa, los empleadores deberán mantener los registros de los colaboradores durante un número determinado de años. Por ejemplo, el IRS afirma que las empresas estadounidenses deben mantener registros de impuestos laborales durante al menos cuatro años. Los equipos internos también deben revisar regularmente los procesos internos para garantizar la precisión y abordar cualquier área que necesite mejoras.

¿Cuáles son las funciones de un sistema de gestión de nómina?

El software moderno de nómina en la nube puede ayudar a las empresas con una amplia gama de funciones. En la base se encuentran cuatro actividades fundamentales:

• Cálculo de salarios de colaboradores: automatice los cálculos de salario bruto a neto, aplique deducciones y asegure el compliance de las regulaciones impositivas y laborales correspondientes.
• Procesamiento de impuestos sobre la nómina: calcule, retenga y remita los impuestos a las agencias gubernamentales correspondientes.
• Mantener los requisitos de registro de nómina: conserve los informes impositivos trimestrales y anuales, los registros de nómina listos para auditoría y los formularios requeridos de fin de año.
• Brindar comprobantes de pago al personal: brinde a los colaboradores un desglose claro de sus ingresos y deducciones en cada período de pago, con acceso a la información del período y del año hasta la fecha a través de comprobantes en papel o electrónicos.

Más allá de estas funciones centrales, los sistemas de nómina modernos también dan soporte a un conjunto más amplio de capacidades integradas que ayudan a las organizaciones a gestionar los datos de su fuerza laboral de manera más eficaz y a mejorar la experiencia del colaborador:

• Integración de la nómina con los sistemas de RR. HH., tiempo y finanzas: conecte los datos de nómina con los sistemas de información de recursos humanos, los registros de horarios y asistencia, y las herramientas contables o financieras para mantener información consistente de los colaboradores en todas las plataformas y reducir la entradas manuales.
• Sincronización de datos de horarios y asistencia: sincronice el tiempo trabajado, las licencias, las reglas de horas extra y demás información de horarios para ayudar a garantizar un pago preciso y reducir el trabajo administrativo.
• Gestión de beneficios, deducciones y componentes salariales complejos: administre comisiones, bonificaciones, asignaciones, reembolsos, ajustes retroactivos y otros tipos de pagos variables.
• Soporte al compliance global y la localización: aplique diferentes reglas impositivas, monedas y requisitos de informes legales para dar soporte a las operaciones en múltiples regiones y países.
• Informes, dashboards y registros de auditoría: ofrezca dashboards en tiempo real, informes personalizados y registros de auditoría detallados para ayudar a los equipos de recursos humanos y de finanzas a monitorear los costos laborales, analizar tendencias de la fuerza laboral y dar soporte para la elaboración de proyecciones y revisiones de compliance.
• Habilitación del autoservicio para colaboradores: permita que los colaboradores accedan a sus comprobantes de pago, actualicen su información personal, revisen deducciones y soliciten permisos a través de herramientas de autoservicio intuitivas.
• Ciclos de pago flexibles y opciones de pago: gestione pagos fuera de ciclo, ajustes, anticipos, liquidaciones finales y múltiples calendarios de pago para dar soporte a las diversas necesidades de la fuerza laboral.

¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de gestión de nómina basado en la nube?

Los sistemas de nómina dan soporte a una mayor eficiencia y ayudan a las empresas a ahorrar en tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo. Y con software de nómina en la nube y una interfaz accesible desde cualquier lugar, los equipos de nómina cuentan con herramientas potentes y ágiles al alcance de su mano. Estos son algunos de los principales beneficios:

• Cálculos precisos: la automatización de los cálculos ayuda a las empresas a evitar errores al procesar la nómina, lo cual garantiza pagos puntuales y precisos.
• Asistencia de compliance: cuando se aprueban nuevas leyes o cambian las leyes existentes, el software de gestión de nómina está mucho mejor posicionado para incorporar estos cambios a las regulaciones, lo cual garantiza que las empresas se mantengan por delante de los plazos críticos y eviten penalizaciones. Para las empresas que operan en múltiples regiones y países, la nómina avanzada basada en la nube incluye capacidades de localización global para mantener el compliance.
• Acceso a formularios impositivos: los colaboradores pueden acceder fácilmente a sus formularios impositivos por su cuenta, lo cual reduce la carga de RR. HH.
• Opciones de pago flexibles: los colaboradores pueden elegir si desean que se les pague mediante depósito directo o cheque, o a través de otra opción brindada por la empresa.
• Mantenimiento de registros detallado: los equipos pueden consolidar los detalles de la nómina en función de datos en tiempo real y generar informes personalizados con solo pulsar un botón. El uso de analíticas de datos de nómina para identificar tendencias y patrones ayuda a los líderes de RR. HH. y de la empresa a tomar mejores decisiones de negocio.
• Autoservicio para colaboradores: los colaboradores pueden acceder a sus recibos de pago, con un desglose de pagos y deducciones, lo cual mejora la transparencia.
• Reducción de errores en la nómina: el software de nómina en la nube ayuda a eliminar la necesidad de ingresar datos y realizar cálculos manualmente, así como la posibilidad de errores asociados.
• Alertas automáticas: los administradores de nómina pueden activar alertas en el software para llamar la atención sobre posibles problemas y configurar recordatorios de fechas importantes, plazos y actualizaciones de compliance.

La evolución de la nómina

Durante mucho tiempo, la nómina se ha considerado una función de back-office –esencial, pero a menudo pasada por alto–. Hoy en día, esa percepción está cambiando. Como se destacó en un reciente artículo de Forbes escrito por Dan Beck, SAP SuccessFactors President, la nómina se está convirtiendo en un motor estratégico de confianza, transparencia y transformación en toda la fuerza laboral.

“La nómina no se trata solo de cálculos; es un compromiso con su gente”, escribe Beck. “Cuando es precisa, oportuna y transparente, genera confianza, fortalece su cultura y mantiene al personal comprometido”.

La IA está acelerando este cambio. Desde estados de pago personalizados hasta la detección de fraudes e información estratégica sobre la fuerza laboral, el software de nómina en la nube para empresas está ayudando a las organizaciones a ir más allá de las transacciones para ofrecer experiencias significativas al personal. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, por ejemplo, usa la IA para:

• Aumentar la transparencia salarial con funciones tales como "Explain My Pay", que simplifica los datos complejos de los comprobantes de pago.
• Aumentar la eficiencia y reducir los errores identificando anomalías antes de que afecten los pagos.
• Detectar fraudes y garantizar compliance mediante el análisis de patrones en tiempo real.
• Descubrir información estratégica sobre la compensación y los costos de la fuerza laboral para orientar la planificación y el presupuesto.

Cómo elegir un sistema de gestión de nómina

En lo que respecta a elegir el sistema de gestión de nómina adecuado, es esencial que los responsables de la toma de decisiones evalúen sus necesidades y deseos antes de seleccionar un sistema. Una vez que hayan determinado lo que pueden gastar y las características que deben tener, pueden abordar las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es la reputación y el nivel de experiencia del proveedor?
   Dé vistazo a los sitios web de reseñas, lea las experiencias de cliente y los casos de estudio, y observe las ventajas y desventajas de los proveedores. Asimismo, regístrese para ver una demo en vivo o realizar una prueba gratuita para probar el software antes de comprometerse.
2. ¿Cuán seguro es el sistema?
   Averigüe si el proveedor utiliza cifrado, cumple con las regulaciones de protección de datos y ofrece acceso de usuario personalizable. Obtenga información sobre los procesos de copia de seguridad y recuperación de datos.
3. ¿El proveedor brinda soporte en los países y territorios donde se opera el negocio?
   Descubra el nivel de localización brindado para las ubicaciones en las que la empresa opera o a las que planea expandirse. Esto incluye el soporte de idioma, moneda, fecha y zona horaria, y va mucho más allá en campos específicos, cálculos e informes que pueden ser diferentes en cada país.
4. ¿El proveedor ayuda a las empresas a mantener el compliance con las regulaciones cambiantes?
   Determine si el proveedor monitorea las normativas legales que afectan a la nómina y brinda actualizaciones oportunas para ayudar con el compliance. Además, averigüe si un proveedor brinda soporte para la elaboración de los informes necesarios que se presentan ante diversas agencias y para qué países y territorios.
5. ¿El software se integra con otros sistemas?
   Busque un proveedor que ofrezca integración con sistemas existentes tales como el software de HCM para mantener la consistencia de la información clave, evitar la duplicación de la entrada de datos y evitar posibles errores. Un sistema de nómina que brinda acceso por API puede permitir que las organizaciones personalicen su plataforma y se conecten con otras herramientas, pero esto también conlleva la necesidad de garantizar que estas integraciones estén actualizadas con cualquier cambio realizado en todos los sistemas conectados.
6. ¿Cuáles son las capacidades de generación de informes?
   Conozca qué tipos de informes puede generar un proveedor, tales como un análisis de las contribuciones a la jubilación o las obligaciones impositivas de nómina. Además, consulte si hay funciones analíticas que ayuden con las proyecciones y toma de decisiones.
7. ¿El costo se ajusta a los presupuestos o al crecimiento esperado?
   Determine el número de plazas de licencia que se necesitan y los costos totales, desde las tarifas iniciales hasta las recurrentes. Descubra si la plataforma puede escalar a medida que el negocio crece en tamaño y complejidad. Equilibre esos costos en contraste con los costos potenciales de nómina incorrecta o de estar fuera de regla con las regulaciones legales.

Casos de uso de gestión de nómina por industria

Estos son algunos ejemplos de software de nómina para empresas en acción. Estos ejemplos, que abarcan diversas industrias, muestran cómo las empresas implementaron software de nómina en la nube y mejoraron con éxito sus operaciones de recursos humanos y nómina.

Bienes raíces

Después de expandirse de 450 a 670 colaboradores en dos años, uno de los grupos de inmobiliarios más grandes de Australia necesitaba un mejor soporte para su equipo y mayor eficiencia operativa. Una plataforma de recursos humanos consolidada con la nómina integrada en su núcleo ayudó a la organización a mejorar la precisión, la rapidez y el compliance.

Deportes y entretenimiento

Una importante empresa de deportes y entretenimiento buscaba fortalecer la experiencia de sus colaboradores y la toma de decisiones en el lugar de trabajo. Con una única fuente de datos, la organización automatizó los procesos de recursos humanos, redujo el tiempo de onboarding, optimizó la nómina y mejoró la información estratégica sobre la fuerza laboral.

Productos de consumo

Una de las empresas de alimentos más grandes del mundo necesitaba modernizar sus procesos para optimizar la experiencia y la cultura de sus colaboradores. Un sistema de gestión de nómina en la nube permitió a los trabajadores en Oriente Medio acceder a herramientas de autoservicio e información clave desde sus teléfonos inteligentes.

Modernizar su base de nómina

Las empresas enfocadas en el crecimiento, sin importar su tamaño, pueden beneficiarse al perfeccionar sus procesos de nómina y fortalecer la conexión entre recursos humanos, finanzas y operaciones. Con el sistema adecuado, las organizaciones pueden mantenerse el compliance, adaptarse a las regulaciones cambiantes y brindar un mejor soporte al personal en distintas regiones.

Un enfoque moderno de la nómina brinda a los equipos más flexibilidad, mejora la precisión y brinda la visibilidad necesaria para tomar decisiones con confianza —ya sea que la empresa esté expandiéndose a nuevos mercados o simplemente buscando reducir la complejidad administrativa—.

Aquí tiene una útil lista de verificación de recursos humanos y nómina que ayuda a las empresas a asegurarse de que están preparadas para dar soporte a los objetivos de negocio, enfrentar desafíos futuros y satisfacer las necesidades del personal. Para ahondar más, explore cómo SAP SuccessFactors Employee Central Payroll puede ayudar a simplificar los procesos de nómina para fuerzas laborales globales —cumpliendo con las regulaciones específicas de cada país y región de manera oportuna, segura y eficiente—.

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