Definición de gestión de inventario

La gestión de inventario es el proceso que usan las empresas para supervisar cada etapa del ciclo de vida del producto —desde las materias primas en la fábrica hasta los productos terminados en el almacén y los productos empaquetados en el punto de venta—. Sus objetivos son superar la variabilidad de la cadena de suministro, cumplir con los niveles de servicio al cliente deseados al menor costo razonable y mantener solo la cantidad correcta de inventario disponible.

¿Qué es el inventario?

El primer paso para comprender la gestión de inventario es darse cuenta de qué es el inventario. Los consumidores tienden a pensar en el inventario como productos terminados. Pero para un negocio, el inventario es todo lo que debe reabastecer. Si una empresa hace sopa, su inventario puede incluir desde tomates hasta envases de latas y combustible en los camiones de entrega que llevan la sopa a la tienda de comestibles.

Por lo general, existen cuatro tipos de inventario:

1. Materias primas y componentes: todos los artículos que terminan en el producto terminado. En el ejemplo de la sopa, este sería cada ingrediente para cada parte de la receta, incluyendo la harina que entra en los fideos y las especias que complementan el caldo.

2. Trabajo en curso (WIP): como sugiere el nombre, todo el inventario que está siendo preparado y embalado en ese momento. Optimizar el inventario en esta etapa ayuda a elaborar los procesos más rentables y efectivos en el tiempo.

3. Productos terminados: los productos finales del proceso de producción que están listos para ser distribuidos a los revendedores o entregados a los clientes. Estos artículos se ensamblan, empaquetan, etiquetan y comprueban sus estándares de calidad, lo que los hace listos para su uso.

4. Suministros de mantenimiento, reparación y explotación (MRO): todos los materiales de soporte que se necesitan en la producción y entrega de artículos pero que no se incluyen como parte del producto final en sí. En una planta de fabricación, esto incluiría cosas a mano, como lubricantes, herramientas, piezas de repuesto o suministros de limpieza usados para el mantenimiento de maquinaria.

Si bien estos son los tipos de inventario más comunes, algunas empresas pueden tener muchas más subcategorías en función de su tipo específico de operación.

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

En pocas palabras, el objetivo de la gestión de inventario es encontrar un equilibrio entre la oferta de inventario de una empresa y la demanda del comprador. Si bien el inventario puede ser uno de los activos más grandes de una empresa, también puede ser un pasivo importante. Esto se debe a que el inventario cuesta dinero, y sin una gestión adecuada, puede desequilibrarse, reteniendo los recursos de efectivo de una empresa en exceso o drenando ingresos a través de ventas perdidas debido a faltas de stock.

La gestión eficaz del inventario ayuda a evitar los muchos gastos y riesgos potenciales involucrados en el exceso de inventario, como por ejemplo:

• Almacenamiento

• Deterioro o robo

• Problemas de residuos y sostenibilidad

• Demanda/valor decreciente

• Ramificaciones fiscales

La gestión eficiente del inventario también ayuda a las empresas a evitar las consecuencias del problema opuesto —no tener suficiente inventario—:

• Líneas de producción bloqueadas

• Ventanas de producción y entrega perdidas

• Pérdida de lealtad del cliente, reputación y cuota de mercado

• Menores ganancias

Pero decidir qué y cuándo pedir no es algo sencillo, independientemente del tamaño de una empresa. Esto se debe a que la gestión del inventario es un proceso complejo —que incluye elementos de finanzas, operaciones, presupuestación y planificación, cadena de suministro y logística—.

Pasos en la gestión de inventario

El nivel de complejidad implicado en la gestión de inventario varía en gran medida según el tamaño y la naturaleza del negocio. Por ejemplo, una pequeña operación que fabrica solo unos pocos productos o fabrica productos que no requieren muchos componentes o ingredientes tendrá procesos más optimizados y una cadena de suministro menos complicada de gestionar. Por otro lado, una gran corporación que produce muchos productos diferentes o altamente complejos tendrá múltiples procesos que se alimentan entre sí, así como una cadena de suministro de varias capas.

Sin embargo, todos los procesos de gestión de inventario comparten algunos pasos fundamentales:

1. Planificación y pedidos: pedir los productos, materias primas o componentes correctos en el momento correcto requiere muchos datos. Comienza con la comprensión de la demanda de productos a través de las previsiones de marketing y ventas, teniendo en cuenta los cambios estacionales y evaluando los factores económicos.

2. Entrega: las mercancías se entregan en las instalaciones de la empresa. Para los fabricantes, esto significa recibir materias primas y subcomponentes. Para los distribuidores mayoristas y minoristas, significa recibir productos terminados que están listos para vender a los clientes.

3. Reseña y almacenamiento: el inventario suele catalogarse en un sistema de gestión de almacenes para facilitar el seguimiento mediante unidades de almacenamiento (SKU) y códigos universales de productos (UPC). Organizar el área de almacenamiento de forma lógica, como organizar las ubicaciones de los productos en un patrón y etiquetar cada zona y estantería, facilita la clasificación, ubicación y gestión de los productos. Un sistema organizado garantiza que el inventario más antiguo se use primero para evitar que quede en estantería o se estropee. Las soluciones avanzadas de gestión de almacenes también pueden identificar el espacio disponible y la mejor manera de usarlo.

4. Ventas: cuando un distribuidor o cliente final realiza un pedido, se inicia el proceso de cumplimiento, la verificación de la disponibilidad de stock, la extracción de productos mediante SKU y la preparación de artículos para la entrega. Los flujos de trabajo de embalaje y envío son esenciales para la entrega oportuna. Seguir el proceso de envío permite actualizar el estado del pedido y mejorar la satisfacción del cliente.

5. Generación de informes y auditoría: el registro preciso realiza un seguimiento del inventario en cada paso, desde la llegada hasta el almacenamiento, manejo y entrega. Auditar de manera regular, ya sea manualmente o a través de sistemas automatizados como escáneres de código de barras, garantiza que los recuentos físicos coincidan con los registros, lo que ayuda a identificar discrepancias.

6. Reordenamiento: las empresas pueden establecer puntos de pedido para desencadenar el reabastecimiento cuando el inventario alcanza ciertas métricas, como niveles de stock, tasas de rotación o tiempos de ciclo. En función de la demanda o del tipo de artículo, pueden emplear programas de reaprovisionamiento periódicos o tácticas de reaprovisionamiento completo para ajustar los niveles de stock en función de la demanda.

Tipos de gestión de inventario

Las diferentes empresas tienen diferentes tipos de producto, niveles de demanda y complejidades de cadena de suministro. No hay una única técnica de gestión de inventario que funcione mejor para cada empresa o incluso para cada artículo del inventario de una empresa —de hecho, hay más de una docena de maneras de abordarlo y, a menudo, se combinan varios métodos—.

Sin embargo, estos son los seis métodos más comunes de gestión de inventario:

• Segmentación: prioriza los esfuerzos de gestión de inventario en función del valor y la criticidad de los artículos.
  
  Un tipo de segmentación usado con frecuencia es el análisis ABC, donde:

  • Los artículos "A" suelen representar artículos de alto valor y baja cantidad que contribuyen en mayor medida a los ingresos, pero requieren un control riguroso y una supervisión frecuente.
  • Los artículos “B” tienen un valor moderado y necesidades de control moderadas.
  • Los artículos "C" son artículos de bajo valor y de gran cantidad que requieren un control mínimo.

• Gestión de inventario just-in-time (JIT): pide mercancías solo cuando se necesitan. Este método requiere una previsión de la demanda precisa y relaciones fiables con los proveedores para garantizar una entrega puntual.

• Stock de seguridad: mantiene a mano cantidades de respaldo de artículos para emergencias, disrupciones en la cadena de suministro o aumentos inesperados de la demanda. Si JIT es el enfoque just-in-time, entonces el stock de seguridad es el enfoque just-in-case, aunque sí aumenta los costos de transporte.

• Cantidad de pedido económica (EOQ): calcula la cantidad de pedido más eficiente usando factores como variabilidad de demanda, tiempo de procesamiento del pedido y costos de transporte.

• First-in, first out (FIFO): vende inventario más antiguo primero porque el costo de las mercancías vendidas (CoGS) refleja con precisión los precios de mercado actuales.

• Last -in, first out (LIFO): vende los artículos producidos más recientemente en primer lugar, suponiendo que durante tiempos de subida de precios, tendrán costos de producción/CoGS más altos y ayudarán a reducir los ingresos imponibles.

8 beneficios de negocio de la gestión de inventario

Para mantenerse al día con las demandas rápidamente cambiantes de los clientes, las empresas deben tener una imagen precisa de su inventario. Aunque la implementar una gestión de inventario requiere tiempo, esfuerzo e inversión financiera en procesos e infraestructura, es esencial para el éxito del negocio.

Estos son ocho beneficios de negocio de priorizar la gestión de inventario:

1. Mayores ingresos: asegurarse de que los productos correctos estén disponibles en el momento y lugar correctos para satisfacer la demanda del cliente rápidamente puede aumentar las ventas y los ingresos.

2. Costos reducidos: minimizar el exceso de inventario mediante un seguimiento preciso y predecir la demanda reduce los costos de transporte asociados con almacenamiento, manipulación y obsolescencia.

3. Mejor servicio al cliente: tener los productos adecuados disponibles cuando los clientes los necesitan refuerza la satisfacción, fidelidad y reputación de la marca.

4. Mayor eficiencia y productividad: aprovechar las herramientas automatizadas para rastrear y gestionar mejora significativamente la eficiencia, reduce los errores manuales e impulsa la productividad general dentro de la organización.

5. Flujo de caja más libre: analizar los niveles de inventario mejora la gestión del flujo de caja asegurándose de que el capital operativo no esté vinculado al inventario estancado.

6. Precisión de las predicciones: adherir a técnicas efectivas de gestión de inventario agudiza la precisión de la predicción de demanda para que las empresas puedan anticipar las tendencias del mercado y planificar los niveles de inventario de manera más eficaz.

7. Mitigación de riesgos: mantenerse por delante de desafíos como variaciones estacionales, disrupciones en la cadena de suministro y fluctuaciones del mercado mitiga los riesgos y mantiene la estabilidad operativa.

8. Reducir los residuos: reducir el número de productos que se quedan obsoletos, caducados o dañados reduce los residuos, mejora los esfuerzos de sostenibilidad y aumenta la rentabilidad general. Implementar estrategias como FIFO ayuda a optimizar la rotación de inventario.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Con tantos factores involucrados, la gestión de inventario puede ser una empresa abrumadora sin la ayuda de la tecnología. Afortunadamente, los sistemas de gestión de inventario han llegado muy lejos desde sus humildes inicios como hojas de cálculo que rastrean manualmente los bienes en los almacenes.

Las soluciones de gestión de inventario actuales pueden abarcar desde productos puntuales independientes para organizaciones pequeñas y en crecimiento hasta plataformas de software como servicio (SaaS) empresariales complejas que se integran con sistemas de toda la empresa:

• Contabilidad

• Ventas

• Envío

• Planificación de recursos empresariales (ERP)

• Herramientas de cadena de suministro digital (DSC)

La mayoría de las tecnologías de gestión de inventario pueden supervisar el suministro y los niveles de stock, las ubicaciones y el movimiento dentro de los almacenes, así como realizar un seguimiento de la recepción, elección, embalaje y envío de los productos. Los sistemas de gestión de inventario premium pueden brindar automatización, cálculos de costos y planificación de escenarios en tiempo real.

Algunos proveedores incluso ofrecen personalización para adaptarse a requisitos de negocio específicos. Por ejemplo, una empresa de servicios alimenticios podría incorporar alertas y rastreo de la fecha de expiración para garantizar la rotación de artículos perecederos y minimizar el desperdicio de alimentos. Un minorista podría integrar la predicción de demanda en tiempo real y los puntos de pedido automatizados para gestionar los productos de temporada durante las temporadas altas y bajas.

Ejemplos de gestión de inventario en diferentes sectores

La gestión de inventario no es un ejercicio único para todos. Según los matices de su industria y operaciones particulares, las empresas tendrán sus propios puntos débiles y mejores prácticas para abordarlos.

Estos son algunos casos de uso de gestión de inventario en todas las industrias:

• Comercio minorista: tanto los minoristas on-line como las tiendas físicas deben gestionar una amplia gama de productos y lidiar con las fluctuaciones de la demanda estacional. Muchos grandes minoristas han implementado una sofisticada gestión de inventario e-commerce que usa analíticas de datos en tiempo real para predecir la demanda con precisión. Tecnologías como el etiquetado RFID y los sistemas de reabastecimiento automatizados ayudan a gestionar los niveles de inventario, reducir las faltas de stock y mejorar la satisfacción del cliente.

• Fabricación: las fábricas deben equilibrar el tener suficientes materias primas para satisfacer las demandas de producción y evitar el exceso de inventario que entorpece el capital circulante. Por este motivo, muchos fabricantes emplean la gestión de inventario JIT.

• Alimentos y bebidas: los restaurantes, cafés y minoristas de alimentos enfrentan desafíos únicos de gestión de inventario debido a la naturaleza perecedera de sus productos. Muchos establecimientos usan software de gestión de inventario que realiza un seguimiento de los niveles de los ingredientes, fechas de vencimiento y costo de las recetas en tiempo real para optimizar los niveles de inventario y reducir el deterioro de los alimentos.

• Asistencia sanitaria: los hospitales, clínicas y farmacias dependen de la gestión de inventario para garantizar la disponibilidad de medicamentos y suministros médicos críticos. Los sistemas de inventario automatizados ayudan a las instalaciones de salud a realizar un seguimiento de las tasas de uso, monitorear las fechas de vencimiento y optimizar los pedidos para evitar faltantes.

Cómo elegir un sistema de gestión de inventario

No todos los sistemas de gestión de inventario tienen las mismas capacidades, ni todas las empresas luchan con los mismos desafíos de inventario. Por eso es importante que las empresas identifiquen sus principales puntos débiles de inventario antes de comprar una solución.

Estas son algunas cosas que las empresas deben preguntar a los proveedores al considerar los candidatos para su sistema de gestión de inventario:

• Integración: ¿la solución se integra perfectamente con la infraestructura existente, como sistemas POS, plataformas de e-commerce, software ERP y otras aplicaciones relevantes? ¿O se requieren interfaces personalizadas costosas?

• Características y funcionalidad: ¿la solución ofrece capacidades clave como seguimiento de stock, escaneo de códigos de barras, puntos de pedido automatizados, predicción de demanda, seguimiento de números de serie y lote y generación de informes?

• Escalabilidad: ¿la solución puede gestionar el tamaño y la complejidad del inventario actual, así como escalar para el crecimiento futuro?

• Costo: ¿hay costos adicionales más allá del precio de la etiqueta, como suscripciones o tarifas por implementación, integración o personalización?

• Reseñas y reputación: ¿la solución cuenta con reseñas y testimonios de clientes existentes para demostrar un historial de implementaciones exitosas y un soporte al cliente confiable?

• Soporte y capacitación: ¿la solución está respaldada por un equipo de soporte con capacidad de respuesta y documentación de capacitación/soporte para ayudar a que la implementación y adopción por parte de los usuarios funcionen sin problemas?

Tendencias en la gestión de inventario

La gestión de inventario ha evolucionado lejos de los días en que los mercaderes escribían los totales de stock contados a mano en polvorientos libros de encimera. No solo las empresas actuales gestionan el inventario digitalmente —a menudo en múltiples sitios geodistribuidos—, sino que se espera que la gestión de inventario se incline aún más en tecnología transformadora a futuro.

Estas son algunas tendencias continuas en la gestión de inventario:

• Automatización de almacenes y robótica: adoptar tecnologías de la Industria 4.0, incluyendo inteligencia artificial (IA), algoritmos de machine learning e IoT se ha generalizado. Estas tecnologías permiten un software de inventario avanzado con una mayor automatización, lo que reduce la dependencia de entradas manuales de datos propensas a errores. Los almacenes están adoptando robótica para optimizar la gestión de inventario y los procesos de cumplimiento de pedidos con clasificadores automatizados, drones y automatización robótica de procesos.

• Capacidades avanzadas de IA: a medida que la competencia continúa intensificándose en los sectores minorista y de fabricación, las capacidades impulsadas por IA, como la detección de demanda, se están volviendo más comunes. Las plataformas de gestión de inventario potenciadas por IA están analizando datos históricos de compras e indicadores económicos para identificar proactivamente las tendencias de demanda y ajustar las estrategias de inventario.

• IoT y conectividad en la nube: la integración de IoT y dispositivos conectados a la nube, junto con la transición a sistemas de inventario basados en la nube, está amplificando la eficiencia en los procesos de fabricación, producción, almacén y logística. Estas tecnologías brindan actualizaciones en vivo y acceso fluido a los datos de inventario desde cualquier dispositivo inalámbrico para que todos los miembros de la organización tengan la información más actualizada al alcance de su mano.

• Analíticas predictivas y blockchain: el poder de las analíticas predictivas está redefiniendo la gestión de inventario, proyectando posibles interrupciones de la cadena de suministro y prediciendo la demanda futura. Además, la adopción de tecnología blockchain está mejorando la transparencia de la cadena de suministro creando un registro inalterable de todas las transacciones, fomentando la confianza y reduciendo el riesgo.

• Gestión de inventario omnicanal: el aumento de la gestión de inventario multicanal permite a las empresas gestionar el inventario de manera eficiente en múltiples canales, combinando almacenes remotos con tiendas físicas locales para crear experiencias del cliente convenientes. Los clientes pueden incluso comprar on-line y recoger en la tienda (BOPIS) o recibir entregas más rápidas de los almacenes locales.

• Impresión 3D on-demand: usar tecnología de impresión 3D para la producción interna de piezas y productos dentro del almacén se ha convertido en una opción viable, reduciendo costos de envío y tiempos de entrega mientras permite personalizar el producto.

• Inventario gestionado por el vendedor (VMI)/proveedor (SMI): adoptando un enfoque colaborativo para la gestión de inventario, VMI/SMI involucra a los vendedores/proveedores que participan activamente en el monitoreo y reabastecimiento de productos, reduciendo la carga en las empresas y mejorando la eficiencia de gestión de inventario a través de datos e información estratégica compartidos.

• Logística inversa: optimizar proactivamente el proceso de devoluciones está impactando significativamente en la gestión de inventario al reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y minimizar el impacto ambiental con menos devoluciones de productos.

• Integrar sostenibilidad: las plataformas modernas de gestión de inventario están impulsando los esfuerzos de sostenibilidad, aportando mejoras operativas que promueven el reciclaje y reducen los residuos.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el inventario?

Los consumidores tienden a pensar en el inventario como productos terminados. Pero para un negocio, el inventario es todo lo que debe reabastecer.

¿Cuál es la diferencia entre inventario y stock?

Aunque los términos inventario y stock a menudo se usan indistintamente, las dos palabras tienen significados sutilmente diferentes en la gestión de inventario. Mientras que el stock son solo productos terminados listos para la venta, el inventario se refiere a toda la gama de artículos de una empresa, incluidas las materias primas, trabajos en curso y productos terminados. Stock es inventario, pero al revés no siempre es así.

¿Qué es el inventario gestionado por el vendedor (VMI) y el inventario gestionado por el proveedor (SMI)?

Son lo mismo. En lugar de ser el cliente quien realiza los pedidos, el proveedor supervisa los niveles de inventario y toma decisiones de reabastecimiento en la ubicación del cliente según criterios acordados. Este enfoque colaborativo ayuda a mejorar la precisión del inventario, reducir las faltas de stock y actualizar la eficiencia de la cadena de suministro.

¿Cuál es la diferencia entre gestión y optimización de inventario?

La gestión del inventario trata de establecer objetivos de alta productividad y eficiencia para todas las operaciones del área. La optimización del inventario es un subconjunto dentro de la gestión de inventario referida más específicamente a los márgenes de ganancia y pérdida. Implica la gestión estratégica y el control de los niveles de posición para maximizar eficiencia, reducir los costos y satisfacer la demanda del cliente.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de inventario y el control de inventario?

La gestión de inventario es la supervisión estratégica más amplia y la optimización del inventario para satisfacer la demanda del cliente, minimizar los costos y evitar exceso o faltas de stock. El control de inventario se ocupa del seguimiento preciso y los niveles de inventario para evitar discrepancias, pérdidas y robos.

¿Cuál es la diferencia entre un SKU y un UPC?

Una unidad de medida de almacén (SKU) es un código alfanumérico usado internamente por las empresas para realizar un seguimiento del inventario. Son exclusivos de cada empresa y ayudan a gestionar e identificar productos específicos dentro de su sistema de inventario. Las SKU pueden incluir información como el tamaño, el color y otras variaciones del producto.

Un código de producto universal (UPC) es un código de barras estandarizado de 12 dígitos que se usa globalmente para realizar un seguimiento de las ventas y el inventario e identificar productos en el punto de venta. Son creados por el fabricante para garantizar que un producto se pueda identificar en cualquier lugar del mundo mediante su código de barras único.

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