Durante mucho tiempo, el cierre financiero estuvo asociado a tareas tediosas y propensas a error, con la subyacente presión por cerrar libros lo más humanamente rápido posible. Y si bien pueden ser decisiones cruciales las que están en juego, los estados e informes financieros de los cuales dependen son tan buenos como lo sean su precisión y confiabilidad.

Hoy, las empresas del mercado medio enfrentan una intensa competencia y deben poder pivotar y adaptar sus modelos de negocio a un ritmo acelerado. Los procesos de cierre financiero eficientes y fiables ayudan a darle confianza y velocidad a la planificación y toma de decisiones corporativas —y ayudan a inversionistas y accionistas a reconocer algo bueno cuando lo ven—.

¿Qué es el cierre financiero?

El cierre financiero es un proceso recurrente de revisión y conciliación que lleva a la entrega de los estados e informes financieros necesarios para tener una visión detallada de la situación fiscal de la empresa. En otras palabras, el cierre financiero es la suma de todas las actividades de gestión financiera de los equipos de contabilidad para realizar el "cierre de libros" en un período de tiempo específico, como un mes, trimestre o año fiscal. El objetivo final de un cierre de contabilidad es entregar informes detallados e integrales, incluyendo:

• Balance o estado de posición financiera
• Certificación de ingresos o estado de ganancias y pérdidas
• Estado del flujo de efectivo

¿Cuál es la diferencia entre "cierre financiero" y "cierre de libros"?

Incluso quienes conocen la diferencia entre estos dos términos, a menudo los usan como sinónimos. Sin embargo, desde un punto de vista operativo, existe una distinción entre el cierre financiero y el cierre de libros —una que se vuelve cada vez más importante a medida que las empresas del mercado medio buscan integrar mejor sus procesos contables en un solo sistema en la nube, como el software para planificación de recursos empresariales (ERP)—.

Definición de estos términos clave:

• Cierre financiero es un término paraguas que se refiere a todos los procesos contables que entran en el cierre de libros —incluyendo el acto de, efectivamente, cerrar los libros—. El resultado son los informes y estados financieros que brindan a las partes interesadas y ejecutivas un recuento preciso de la situación fiscal de la empresa. Esto sucede regularmente de manera mensual, trimestral, anual, u otra.
• Cierre de libros es el paso en el proceso de cierre financiero donde se concilia y cierra el libro mayor o "los libros" para el período dado. Luego, se producen los informes financieros que muestran la situación fiscal de la empresa durante ese período específico.

Pasos clave en el proceso de cierre financiero

Esencialmente, el proceso de cierre financiero está compuesto por cinco pasos: registrar, analizar, cerrar, consolidar e informar. Cuando se establece el plazo de cierre, se debe conciliar el balance de todos los estados financieros de modo que se puedan cerrar los libros y que el proceso comience nuevamente para el siguiente período fiscal.

Registrar, analizar, consolidar

• Crear transacciones financieras implica registrar activos, pasivos, acciones, ingresos y gastos de toda la empresa para ese período fiscal específico.
• La contabilidad financiera incluye tareas adicionales como análisis y conciliación de cuentas, reconocimiento de ingresos, cálculo de depreciaciones, y contabilidad de devengados.

Cerrar

• El cierre de entidad es el punto donde se dejan de registrar y conciliar las transacciones y ya se pueden conciliar y cerrar los libros.
• El cierre corporativo sucede luego de que se cierran los libros, e incluye los pasos adicionales necesarios para la consolidación financiera de todas las divisiones y entidades legales, por ejemplo mapeo de un gráfico de cuentas en común, traducción a una moneda en común, eliminaciones entre empresas, y cálculo de inversiones. A medida que crecen, las empresas medianas deben automatizar e integrar algunas de estas actividades y obtener un acceso más rápido a los chequeos de control y validación.

Informe

• Los informes financieros son el último paso en el proceso de cierre financiero. Dado que los informes se vuelven más complejos y demandantes, los equipos de finanzas sufren la presión de hacerlos más rápidos y flexibles. Las interfaces para dispositivos móviles y los poderosos sistemas para gestión financiera son la respuesta ideal para tener informes personalizados y en tiempo real en cualquier momento y lugar.

El software de ERP para cierre financiero puede mostrarle un resumen de las tareas pendientes de los libros contables.

Los 5 principales desafíos del cierre financiero

Muchas empresas del mercado medio enfrentan desafíos contables globales cada vez más complejos, por lo cual deben confiar en equipos más pequeños para hacer las cosas. Para esas empresas, es fundamental optimizar y automatizar sus prácticas contables y enfrentar estos desafíos con valentía.

Estos son los principales desafíos para los equipos financieros:

1. Falta de estructura y procedimientos operativos estándar (SOP) para contabilidad: el cierre financiero es básico para los líderes de equipos financieros. En las empresas del mercado medio, eso suele causar que el personal sénior —que conoce el proceso en detalle— no sienta la necesidad de introducir procedimientos operativos estándar (SOP) más formales y granulares. A medida que se complejizan, los negocios necesitan SOP sólidos, pero adoptar procedimientos operativos más rigurosos puede ser un desafío, por lo tanto cualquier nuevo sistema o solución financiera requiere poder demostrar rápido sus beneficios y facilidad de uso.
2. Presión del cierre mensual: de la alta gerencia a los accionistas, las decisiones estratégicas importantes dependen de —e incluso responden a— la historia que narra el cierre financiero. Así que la velocidad se convierte en el motivador. Eso es bueno cuando conlleva una mejora de la eficiencia y la gestión del tiempo. Pero muy a menudo, lleva a atajos o silos cuestionables, donde se asigna a los más rápidos el cierre de libros en vez de tomarse el tiempo de distribuir y automatizar esas tareas entre el equipo y así garantizar una mejor comprensión en toda la empresa de los procesos de cierre financiero estándar.
3. Datos financieros imprecisos y tardíos: un dato inexacto o incompleto proveniente de una única área del negocio es suficiente para disrumpir por completo el cierre financiero. Todos los departamentos producen facturas, gastos y pedidos de compra, pero en muchas empresas —en especial las del mercado medio que han crecido rápido— no hay consistencia en el procedimiento de los informes financieros. Las solicitudes frenéticas durante el cierre del mes conducen a frustración y errores. Muchas empresas carecen de herramientas y soluciones que den soporte consistente y contante a informes departamentales y contables —durante todo el mes—.
4. Silos y mala integración de los datos financieros: además de los datos departamentales imprecisos y tardíos, los equipos financieros también luchan con los sistemas de todo el negocio, que suelen ser aislados, dispares y tener metadatos o estructuras diferentes para cuentas, productos, clientes, divisiones, etc. Es decir que los profesionales contables no solo deben conciliar y dar sentido a información dispar; sino que, para garantizar que los datos estén en una estructura consistente, suelen recurrir a procesos manuales propensos al error.
5. Falta de tareas contables automatizadas: a medida que las empresas del mercado medio crecen, también lo hace la complejidad de sus libros, así como el desafío de la seguridad corporativa y las normativas gubernamentales. Aferrándose a procesos establecidos, muchas empresas intentan agregar estos elementos como tareas realizadas manualmente. Esto no solo aumenta el riesgo de error, sino que también limita la capacidad de escalabilidad e integración de los datos. Sin el poder de los sistemas de gestión de ERP impulsados por inteligencia artificial (IA), la contabilidad de las empresas del mercado medio alcanzará un límite, y ya no podrá crecer usando procesos manuales.

Mejores prácticas para informes financieros y un cierre contable fluido

Los informes y la información estratégica del cierre financiero son una de las partes más cruciales del crecimiento y operación de su negocio —sin embargo, debido a su complejidad, es una de las actividades corporativas más temidas—. Pero al estandarizar procedimientos, desarrollar buenas estrategias de comunicación, y aprovechar poderosas soluciones para contabilidad, las empresas pueden lograr un proceso mucho más sencillo y eficiente.

• Identifique ineficiencias y procesos contables propensos a error. Conforme digitalizaron y modernizaron sus prácticas contables, muchas de las mejores empresas del mercado medio crearon un equipo con representantes de todos los departamentos. El equipo de finanzas les da una serie de riesgos y problemas que deben analizar. Luego sus conclusiones se unen y evalúan para obtener una idea acertada de dónde están las oportunidades de mejora.
  
  Este proceso releva cuellos de botella y retrasos, y también llama la atención sobre las actividades hechas en hojas de cálculo manuales independientes. Este proceso prepara el camino para el desarrollo de los SOP y la implementación de herramientas contables más conectadas y automatizadas.
• Desarrollar buenas prácticas de gestión del cambio para crear e implementar SOP. Si bien el equipo contable es el responsable final de que el cierre financiero sea fluido, depende de todos los departamentos para lograrlo —desde los costos de adquisición de la alta gerencia hasta los gastos de almuerzo del equipo de ventas—. Si se espera que los departamentos respondan con rapidez y precisión, entonces le incumbe a toda la empresa garantizar que todos sus integrantes estén en sintonía.
  
  En las mejores empresas del mercado medio, se suele empezar con una buena estrategia de gestión del cambio para ayudar a comunicar la importancia de estandarizar las tareas y consolidar los protocolos sobre quién está a cargo de qué, y cuándo y cómo deben completar y entregar sus tareas financieras. Y cuando se crean e implementan los SOP, es el momento ideal para introducir y dar soporte a herramientas de gestión financiera inteligentes, como una solución de ERP.
• Implemente y dé soporte a un continuo proceso contable. "Contabilidad continua" significa que, en lugar de que todos los departamentos entren en pánico el 29 de cada mes, se establecen flujos de trabajo para distribuir las tareas del cierre financiero de manera más pareja a lo largo de todo el período del informe.
  
  Usar herramientas de finanzas automatizadas ayuda a optimizar este proceso con apps y plantillas móviles —todo a través de la nube para recopilar e integrar en tiempo real los datos interdepartamentales diarios—. Esto ayuda a evitar el pánico de fin de mes y, a su vez, empodera a los equipos para que detecten (y solucionen) antes los errores. Finalmente, cuando los libros se mantienen actualizados, las empresas pueden hacer un cierre parcial en cualquier momento del mes, a fin de evitar sorpresas o detectar oportunidades.
• Automatice y digitalice el cierre financiero. Con un ERP impulsado por la IA que brinda soluciones financieras basadas en la nube, las empresas del mercado medio pueden redistribuir su valioso tiempo. En lugar de pasar horas en tareas manuales e interpretando datos desordenados, los equipos de finanzas pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas y especializadas que ayudan a que sus empresas crezcan y pivoten rápido en un mercado que cambia velozmente.
  
  Los sistemas en la nube ofrecen dashboards en tiempo real para que el nivel ejecutivo pueda personalizar los informes y obtener información estratégica en cualquier momento del mes —desde su dispositivo, escritorio, o donde prefiera—. También brindan acceso abierto a la información de toda la empresa para los equipos de contabilidad, usando herramientas que integran y estandarizan automáticamente los data sets dispares, y les dan una base desde dónde agregar y analizar los datos de todo el negocio.
• Reúnase después de cada cierre financiero. Esto es especialmente importante para las empresas del mercado medio que están creciendo y cambiando rápido sus modelos de negocio —en especial si intentan implementar y consolidar nuevas herramientas digitales y SOP—. Todos los desafíos y epifanías que surgen durante un cierre están más frescos en la mente del equipo uno o dos días después de terminarlo.
  
  Muchas empresas aprovechan el momentáneo descanso posterior al cierre financiero para tener reuniones de revisión, donde los equipos pueden encontrarse afuera de la empresa, quizás comer algo, y tomarse un rato para analizar y compartir sus ideas a fin de mejorar y optimizar el proceso.

La automatización y las listas de tareas ayudan a mejorar el proceso de cierre financiero, como muestra esta lista de aprobaciones.

Comience con el software para cierre financiero

Cuenta la leyenda que al visitar la NASA, J. F. Kennedy se encontró con un conserje que trabajaba tarde a la noche. Cuando le preguntó por qué estaba ahí tan tarde, el hombre respondió: "Porque estoy ayudando a poner un hombre en la luna". Si bien esta vieja historia hoy puede parecer un poco cursi, su mensaje sigue siendo extremadamente poderoso.

Para ser ágiles y resilientes en los mercados globales competitivos y acelerados de hoy, las empresas medianas deben luchar para infundir —en todos sus equipos— un sentido de propósito en común y una comprensión de los objetivos de la empresa. Y no es fácil que eso ocurra en medio de silos internos, procesos ineficientes y flujos de trabajo manuales propensos a error. La transformación digital financiera no tiene por qué que ocurrir de la noche a la mañana. Empezar a usar las mejores herramientas para cierre financiero en la nube puede ser más fácil de lo que usted cree. Póngase en contacto con su proveedor de software para conocer más sobre opciones y soluciones personalizadas para las necesidades únicas de su negocio.