Las compras corporativas directas son responsables de asegurarse de que dispone de todos los ingredientes clave para hacer las cosas básicas que produce su empresa. Las compras corporativas indirectas, por otro lado, incluyen todo lo demás que es esencial para mantener las luces encendidas y mantener su negocio funcionando de manera fluida y eficiente.

Las actividades de compras corporativas directas implican presupuestos más grandes y pueden gestionarse de forma más centralizada y estratégica. Pero lo que tan a menudo se pasa por alto es que en muchas empresas, los costes de compras corporativas indirectas aún pueden constituir una parte significativa de los gastos relacionados con las compras corporativas. A pesar de ello, las compras corporativas indirectas suelen estar descentralizadas y gestionadas de forma inconsistente, con un enorme potencial de mejora. Las mejores tecnologías y prácticas de gestión de gastos de hoy ayudan a adoptar un enfoque más unificado y holístico para todos sus procesos de gestión de gastos —garantizando que sus equipos, datos y sistemas estén integrados sin problemas y estén funcionando bien juntos—.

¿Cuales son las compras corporativas directas?

Las compras corporativas directas hacen referencia al proceso de compra de materias primas, componentes y mano de obra que se usan directamente en la producción de mercancías o servicios que vende su empresa.

Esta actividad de gastos está estrechamente vinculada a sus principales operaciones comerciales. Suministra su línea de producción y afecta a la calidad del producto final que ofrece a sus clientes. Un ejemplo sería el abastecimiento y la compra de acero y neumáticos por parte de un fabricante de automóviles. Otra forma de ver las compras corporativas directas es la inmediatez de su proximidad a sus operaciones centrales. Sin suministros de oficina, un fabricante de automóviles aún podría hacer coches. Pero sin metal ni caucho, la operación primaria se detiene.

Las buenas prácticas directas a menudo aprovechan las soluciones y herramientas de compras corporativas electrónicas, incluidas las analíticas de gastos, el abastecimiento estratégico y la planificación de requisitos de material (MRP). Esto ayuda a las empresas a garantizar que tienen proveedores confiables y sistemas eficientes para gestionar estas relaciones, lo que conduce idealmente a operaciones más eficientes y resilientes.

¿Cuales son las compras corporativas indirectas?

Las compras corporativas indirectas implican la adquisición de mercancías y servicios que son importantes para mantener su empresa en funcionamiento pero que no entran directamente en la producción de sus productos o servicios principales. Esta categoría de gasto incluye mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), así como servicios de TI y suscripciones de software como servicio (SaaS), marketing, bienes raíces, profesionales tercerizados y mucho más.

Y si bien la definición de compras corporativas indirectas no ha cambiado realmente en 50 años, la transformación digital de hoy ha visto un cambio marcado en la forma en que empresas —y clientes— hacen negocios. Ciertos gastos indirectos son atemporales, como los servicios de conserjería o los suministros de oficina. Pero lo que ha cambiado enormemente es nuestra dependencia de las soluciones SaaS, ciberseguridad y software cada vez más potente y especializado. Los equipos de gestión de gastos de hoy en día a menudo gastan menos en papelería, servicios publicitarios e incluso bienes raíces. Pero eso tiene más que ver con un cambio hacia la digitalización, las herramientas de marketing de autoservicio y el trabajo remoto que con una reducción de los gastos indirectos en general. A medida que las empresas y los fabricantes se digitalizan cada vez más, están descubriendo que, a pesar de gastar menos en algunos gastos empresariales "inamovibles", están viendo una creciente necesidad de otros tipos de herramientas y soluciones para crecer y competir.

Compras corporativas directas vs. indirectas: ¿cuáles son las diferencias?

La principal diferencia entre estos dos modelos de compras corporativas no es cómo se llevan a cabo, sino por qué son necesarios y para qué se necesitan. Las mejores prácticas —desde abastecimiento a pago— deben aplicarse rigurosamente a todas sus actividades de adquisición, ya sean directas o indirectas.

• Continuidad del negocio e importancia estratégica: las actividades de compras corporativas directas son inmediatamente críticas para la continuidad del negocio. Una interrupción en el suministro de materias primas puede detener la producción, afectando las ventas y resultados finales. Las compras corporativas indirectas tienen menos impacto inmediato en el negocio; sin embargo, el efecto acumulativo de la gestión efectiva de esta categoría de gastos tiende a tener un impacto significativo en el estado general de la empresa.
• Tamaño del presupuesto y duración del contrato: las compras corporativas directas a menudo implican asignaciones de presupuesto más grandes y duraciones de contrato más largas. Por el contrario, las compras corporativas indirectas pueden implicar importes de gasto más pequeños y variables con plazos de contrato más cortos, centrándose en las necesidades operativas que pueden variar de un año a otro (o incluso día a día).
• Gasto planificado vs. espontáneo: las compras corporativas directas requieren una planificación y previsión rigurosas para alinearse con los cronogramas de producción y la demanda del mercado. Con las compras corporativas indirectas, a menudo hay un poco más de margen de flexibilidad, realizadas según sea necesario, basadas en requisitos operativos más inmediatos.
• Importancia de las relaciones con los proveedores: la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) en las compras corporativas directas suele ser más estratégica, ya que implica asociaciones a largo plazo para garantizar compliance, acceder a la experiencia y sugerencias de los proveedores y permitir un suministro y calidad coherentes. En las compras corporativas indirectas, el objetivo es animar a las personas a realizar compras a estos proveedores aprobados con el fin de capitalizar los descuentos por volumen, mejorar el control de calidad y cumplir con las pautas y regulaciones.
• Gestión de inventario: la gestión de inventario en las compras corporativas directas es una actividad estratégica destinada a equilibrar el costo con las necesidades de producción para evitar exceso o falta de stock. Las compras corporativas indirectas pueden no ser tan vulnerable a los riesgos de escasez y exceso, dependiendo de la naturaleza de los bienes o servicios adquiridos.
• Configuración organizativa: las compras corporativas directas han sido gestionadas tradicionalmente por un equipo específico, con presupuestos y KPI claros, mientras que las indirectas suele estar controladas o supervisadas de forma menos rigurosa. Y aunque esto ha sido una distinción entre directas e indirectas en el pasado, es importante tener en cuenta que los mejores profesionales de gestión de gastos de hoy en día gestionan las compras corporativas indirectas de una manera más conectada y sistemática.

Desafíos comunes con las compras corporativas directas

Muchos de los desafíos de esta categoría de gasto pueden originarse fuera de su empresa. Para lidiar con este tipo de problemas, es esencial tener una buena colaboración entre sus equipos y proveedores —y que usted se asegure de que sus actividades de gastos directos estén impulsadas por datos y centralizadas—.

• Volatilidad de la cadena de suministro: como nos han demostrado los últimos años, “nunca digas nunca” es un buen axioma para vivir en el mundo de negocios de hoy. Desde eventos meteorológicos hasta disturbios políticos, una gama compleja (y creciente) de eventos globales puede interrumpir su cadena de suministro. Es más importante que nunca que los equipos de compras corporativas directas colaboren con la gestión de la cadena de suministro y aprovechen y analicen datos que construyen resiliencia de toda la empresa.
• Control de calidad: incluso con las mejores intenciones, sus proveedores pueden ser una decepción respecto a la calidad. Las buenas tácticas de SRM y el monitoreo constante de las tendencias del mercado global y regional pueden ayudar a anticipar problemas de calidad y pivotar según sea necesario.
• Fluctuaciones de precios de materias primas: dependiendo de su sector, puede ser particularmente vulnerable a los cambios en el precio y la disponibilidad de las materias primas que necesita para su fabricación principal. Una vez más, al mantenerse al tanto de la inteligencia de mercado y crear reservas en sus presupuestos, puede estar más preparado para tales eventualidades.
• Dependencia del proveedor: cuando encuentra un gran proveedor, es tentador volverse complaciente. Pero, sin culpa propia, un socio de suministro puede fracasar repentinamente en la entrega. Sin algunas otras opciones verificadas y disponibles, puede encontrarse en un lugar aterrador.
• Compliance regulatorio y sostenibilidad: su gasto de compras corporativas directas suele ser mayor y puede incluir materias primas, envíos de larga distancia, fuerzas laborales extranjeras y otros componentes complejos. Los equipos de compras corporativas directas deben estar al tanto del compliance local y global cuando se trata de regulaciones ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), legales y de innumerables otras regulaciones que normalmente no tienen un impacto tan significativo en las actividades de compras corporativas indirectas.

Desafíos comunes con las compras corporativas indirectas

Los desafíos de compras corporativas indirectas a menudo se originan dentro de su organización. Es una mala y buena noticia. Malas noticias si continúa tolerando silos y herramientas y prácticas obsoletas. Pero buenas noticias si su empresa está lista para abordar estos problemas porque —a diferencia de la política y los eventos meteorológicos— este tipo de desafíos están dentro de su control.

• Visibilidad deficiente de los gastos: aunque los departamentos sigan los protocolos adecuados, si este gasto no se captura ni se integra con sus otros gastos, puede perder la oportunidad de someterlo a un escrutinio centralizado. Esto significa una capacidad reducida para identificar oportunidades de ahorro de costos o para eliminar el gasto derrochador.
• Gasto aleatorio: la mayoría de los gastos no autorizados son bien intencionados y solo ocurre debido a la lentitud percibida de pasar por canales “oficiales” o la ausencia de soluciones que automatizan el compliance de protocolos y políticas de compra. Sin embargo, puede causar daños significativos, aumentar los costos y el riesgo de compras que no cumplan con los requisitos organizativos o normativos.
• Acopladores de datos y datos dispares: los datos de abastecimiento y gastos indirectos deben recopilarse, estandarizarse y analizarse junto con todos los demás datos de negocio críticos. Si no cuenta con una política y una práctica estrictas para capturar y centralizar esta información, perderá sus beneficios —incluyendo pronósticos más precisos y costos reducidos—.
• Excedentes y redundancias: las compras corporativas indirectas a menudo dan lugar a suministros excedentes o servicios redundantes debido a una mala coordinación y planificación. La visibilidad mejorada brindada por soluciones automatizadas ayuda a liberar este exceso de capital que podría usarse mejor en otros lugares de la empresa.
• Cultura empresarial: los viejos hábitos son difíciles de matar. En muchas empresas, no se ha puesto mucha estrategia concertada en las compras corporativas indirectas. Integrar el gasto indirecto en sus procesos centralizados requiere algo más que un buen software. Requiere una comunicación transparente y claridad con respecto a la importancia de la visibilidad y el choque de silos en toda su empresa.

El impacto de las compras corporativas directas e indirectas en la gestión de gastos

El gasto directo, si bien comprende una parte significativa de los costos totales, ofrece oportunidades para economías de escala y descuentos por volumen que pueden controlar eficazmente los costos de inventario. Por el contrario, si bien el gasto indirecto no tiene el mismo impacto en el costo de los bienes vendidos, es cada vez más crítico para el éxito del negocio, ya que las ineficiencias pueden aumentar los gastos y conducir a retrasos y disrupciones operativas. Por lo tanto, la gestión de gastos holística se vuelve esencial para equilibrar estas (y todas) categorías de gastos, lo que garantiza que cada una contribuya en la medida de lo posible a la salud financiera general, el crecimiento y la fluidez operativa de su organización.

Qué buscar en el software de compras corporativas directas/indirectas

A medida que avanza en su recorrido de transformación digital, elija software con características que impulsarán su capacidad de integrar, personalizar y automatizar sus actividades de gestión de gastos, incluyendo:

1. Capacidades de integración completas: la integración en todos sus sistemas de ERP y gestión de gastos garantiza que los datos de compras corporativas se alineen con las necesidades operativas y de producción, lo cual es esencial para establecer un equilibrio entre las compras corporativas directas e indirectas.
2. Analíticas e informes avanzados: dados los diferentes enfoques e impactos de las compras corporativas directas e indirectas, las analíticas son vitales para distinguir y gestionar los desafíos y oportunidades únicos de cada uno.
3. Interfaz fácil de usar: cualquier herramienta es tan buena como la voluntad y la capacidad de sus equipos para usarla. Busque una interfaz y un panel que sean intuitivos y directos.
4. Gestión automatizada del flujo de trabajo: la automatización optimiza los procesos, reduce las tareas manuales y mejora la precisión y velocidad. Esto permite a sus equipos centrarse en asuntos estratégicos, con la seguridad de que las tareas manuales se supervisan de forma consistente.
5. Sólidas herramientas de gestión de proveedores: independientemente de qué servicios o bienes ofrezca un proveedor, las funciones de gestión de proveedores estandarizadas y fiables son esenciales para mantener la calidad y fiabilidad tanto en las compras corporativas directas como indirectas
6. Opciones de personalización flexibles: de informes a flujos de trabajo y procesos automatizados, la personalización ayuda a garantizar que sus equipos puedan adaptarse a las necesidades y desafíos únicos asociados con cada proveedor, vendedor o actividad operativa.
7. Características de seguridad y compliance: cuando se trata del compliance regulatorio y la protección de datos transaccionales confidenciales, las potentes características de seguridad impulsadas por IA están más allá de lo esencial para proteger su reputación, clientes, proveedores y miembros de su equipo.
8. Soluciones optimizadas para dispositivos móviles: a medida que sus actividades de compras corporativas se vuelven más precisas y se integran mejor en toda su empresa, querrá asegurarse de que sus soluciones de gestión de gastos den soporte al uso flexible —ya sea en una computadora de escritorio o en un dispositivo móvil—.