¿Qué es "procurement"? Una guía integral.
Procurement es el proceso de abastecimiento, compra, recepción e inspección de todos los bienes y servicios que su negocio necesita para operar –todo, desde materias primas para fabricación hasta software y suministros de oficina–.
La función de procurement suele darse por sentada –hasta que algo la impide–. Responsable por mantener en movimiento los engranajes de una empresa, la función de procurement garantiza que los materiales y suministros correctos estén disponibles cuando sea necesario. Operacional en su foco, el procurement no ha sido considerado una disciplina estratégica –hasta ahora–.
La contención de costos sigue siendo una prioridad, en particular dada la inflación y el aumento de precio de los suministros. Sin embargo, el control de costos es solo una de las presiones que hoy tiran abajo el procurement. Tironeada entre la amenaza de faltantes de suministros y el gasto de almacenar inventario extra, Procurement de alguna manera debe dar soporte a la resiliencia de la cadena de suministro, incluso cuando los eventos climáticos u otras disrupciones impiden las entregas. La necesidad de adquirir bienes sostenibles y cumplir con requisitos regulatorios en expansión significa que las empresas deben agregar una capa adicional de recopilación y escrutinio de datos a sus procesos de abastecimiento. A esa ecuación agréguele presiones geopolíticas y riesgos –con la consiguiente escasez de materiales– y de repente Procurement está en el ojo de la tormenta.
Hoy, el rol del Chief Procurement Officer (CPO) ya no es una función de back-office que se ocupa principalmente de la reducción de costos y el compliance.
Definición de procurement
Procurement es una función de negocios vital, responsable de garantizar todos los bienes y servicios que necesita una organización. Para las empresas de fabricación, la disponibilidad del suministro es especialmente crítica, ya que es imposible crear productos terminados sin los materiales necesarios. Los departamentos de procurement deben ponerse en contacto con las partes interesadas internas para recopilar sus proyecciones y requisitos, y luego obtener los mejores proveedores al mejor costo.
Gracias a los rollos de papiro que registran los detalles del suministro y transporte, la función de procurement se puede rastrear hasta la construcción de las pirámides de Egipto. Con el tiempo, Procurement ha sufrido numerosas transformaciones –evolucionando desde una tarea simple de mantenimiento de registros a una disciplina que requiere pensamiento estratégico y negociación–.
Durante la Revolución Industrial, el procurement ganó importancia dado que las florecientes operaciones de fabricación debían conseguir, comprar y transportar materiales. A mediados del siglo XX, cuando la economía tuvo un boom, las oportunidades y la licitación competitiva ayudaron a redefinir otra vez la práctica. Los individuos fueron capacitados en diversos aspectos de la gestión de la cadena de suministro, ganando estatus profesional. Procurement pasó a ser considerada una función de gestión en lugar de administrativa.
Hoy, el procurement está pasando de nuevo por una transformación drástica –posiblemente tan significativa como cualquiera de los cambios del pasado–.
¿Por qué Procurement es tan importante en el negocio?
Lo que antes era una función de gestión del back-office ahora está en el centro de la escena: es un socio estratégico en las complejas decisiones estratégicas de la alta gerencia.
Procurement también controla una gran parte de los costos de una empresa –del 40% al 80% según algunas estimaciones–, así que es esencial para consideraciones presupuestarias. Pero las prácticas de procurement efectivas también mejoran la evaluación de riesgos, supervisión de proveedores, y el potencial de creación de valor dentro de la cadena de suministro.
Estos son algunos de los motivos clave por los cuales Procurement es importante en el negocio:
Ahorro de costos: Procurement es la primera línea de defensa para reducir costos y estabilizar el flujo de efectivo en un negocio, lo cual afecta márgenes de ganancias y resultados finales. El abastecimiento competitivo de productos y las negociaciones de contratos pueden generar ahorros de costos significativos. Además, la optimización de los procesos de compra puede tener un impacto real en los resultados financieros.
Calidad: abastecerse de las materias primas correctas en el momento correcto es crucial para fabricar productos de alta calidad. La calidad abarca todos los aspectos del proceso de procurement, ya que la elección de materiales y proveedores impacta directamente en la calidad de productos y servicios. Priorizar la calidad es clave para mitigar los riesgos relacionados con la reputación, producción y preocupaciones legales.
Alineación de objetivos: el abastecimiento estratégico alinea las compras de Procurement con los objetivos de una empresa. Por ejemplo, si mejorar la agilidad y resiliencia es un valor central de su negocio, las herramientas para cumplir con estos objetivos deben estar incorporadas en su proceso de procurement. Un análisis detallado del mercado, así como de sus requisitos internos, puede ayudar a identificar a los proveedores mejor posicionados para cubrir sus necesidades.
Mitigación de riesgos: puede haber riesgo en cada paso del proceso de procurement –desde un análisis impreciso de las necesidades hasta problemas de entrega del proveedor–. El riesgo adicional proviene de tener respuestas ineficaces a las obligaciones de compliance, estándares éticos poco claros, incidentes relacionados con el clima, disrupciones globales, y desafíos similares. Los actuales procesos de procurement potenciados por tecnología pueden brindar la visibilidad necesaria para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de manera proactiva.
Sostenibilidad y ética: el equipo de procurement debe alinearse con los valores de su empresa en torno a impacto en el entorno, abastecimiento ético, compromisos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG), y más, para garantizar el compliance y protegerse contra riesgos, daño a la reputación y gastos innecesarios. Gestionar un abastecimiento y compliance sostenibles es una responsabilidad clave de la función de procurement.
Tipos de gestión de procurement
Hay cuatro tipos principales de procurement:
- Procurement directo: esto incluye comprar cualquier cosa que brinde soporte directamente la producción de los bienes que vende una empresa, incluyendo materias primas, componentes, piezas, servicios y artículos al por mayor. Todas ellas impactan en ingresos, crecimiento y reputación, así que las relaciones con el proveedor son cruciales en el procurement directo.
- Procurement indirecto: todo lo que no esté directamente relacionado con la producción, incluyendo materiales, bienes y servicios para uso interno y operaciones de negocio diarias, caen dentro del procurement indirecto. Esto incluye artículos tales como insumos de oficina, servicios públicos y gastos de viaje.
- Procurement de bienes: tanto el procurement directo como el indirecto pueden caer dentro del procurement de bienes, incluyendo abastecerse de cualquier objeto tangible, ya sea terminado o no –todo lo que va desde equipamiento hasta materias primas y sillas de oficina–.
- Procurement de servicios: los servicios profesionales basados en personas, tales como consultorías, agencias, estudios de abogados, TI tercerizada, servicios de seguridad, entrega de software como servicio (SaaS) y reparación de instalaciones, caen dentro del procurement de servicios. Ellos son necesarios para tener un flujo de trabajo eficiente y cubrir cualquier brecha de personal.
Doce pasos en el proceso de procurement
Si bien el proceso de procurement puede variar de una empresa a otra, generalmente incluye los siguientes doce pasos:
1. Identificar necesidades: el primer paso de cualquier proceso de procurement es identificar los materiales, productos, software o servicios específicos necesarios debido a faltantes, nuevos proyectos, o requisitos operativos habituales. Esta etapa incluye la planificación y proyección de la demanda.
2. Conseguir proveedores: en el proceso de procurement, investigar y evaluar a los potenciales mejores proveedores para las necesidades de su negocio tiene lugar al principio. Desarrollar proveedores alternativos puede ayudar en la gestión de riesgos dándole opciones en caso de faltantes o disrupciones.
3. Enviar una solicitud de compra: el envío de una solicitud de compra con especificaciones tales como precio, plazo y cantidad para su evaluación y aprobación interna dispara el proceso de compra.
4. Evalúe y seleccione proveedores: elegir al mejor proveedor a través de un proceso de licitación competitivo, como presentar una solicitud de propuesta (RFP), una solicitud de oferta (RFQ), subastas electrónicas o "tres pujas y una compra", implica evaluar a los proveedores sobre el costo, así como la calidad, reputación, confiabilidad, velocidad y sostenibilidad.
5. Negociar precio y condiciones: después de seleccionar a un proveedor, el equipo de procurement negocia varias condiciones de compra, incluyendo precio, cantidad, plazos de entrega y términos de pago.
6. Crear un pedido de compra (PO): una vez que se ha elegido un proveedor y se han acordado las condiciones, la empresa emite un PO formal para ese proveedor donde se detallan los bienes, servicios y condiciones exactos incluidos en el pedido.
7. Recibir bienes y chequear la calidad: cuando se han recibido los bienes, el siguiente paso es garantizar que su calidad y cantidad coincidan con lo que se pidió, inspeccionándolos cuidadosamente en busca de daños o errores.
8. Procesar la factura y cumplir con las condiciones de pago: tras confirmar que una entrega de bienes ha pasado el control de calidad y cantidad, la factura del proveedor se puede procesar a través de las cuentas a pagar (AP) para garantizar el pago puntual. Dependiendo de las condiciones del contrato, se pueden aplicar descuentos por pago anticipado y se puede utilizar una variedad de métodos de pago.
9. Establecer y gestionar buenas relaciones con el proveedor: esto es estratégico para que el equipo de procurement construya relaciones positivas continuas con los proveedores. Los beneficios incluyen un mejor rendimiento, condiciones, descuentos, colaboración y confiabilidad del proveedor.
10. Gestionar contratos: la gestión de contratos de procurement incluye monitorear contratos, garantizar el compliance y renegociar condiciones según sea necesario. Es importante identificar y abordar los problemas potenciales, garantizar que se estén obteniendo los ahorros negociados, y alcanzar sus resultados finales.
11. Gestionar el riesgo: parte de lo que hace que el equipo de procurement sea tan central para una organización es su rol en la gestión de riesgos. Es esencial anticipar y gestionar problemas potenciales, tales como disrupciones de la cadena de suministro o faltantes, e implementar medidas para mitigarlos. Estar al día con regulaciones y requisitos –y detectar cualquier amenaza de incumplimiento– también es un componente esencial de la gestión de riesgos.
12. Evaluar y analizar: este paso final del proceso de procurement es continuo. Evaluar y analizar los KPI de procurement para identificar brechas y descubrir nuevas oportunidades de ahorro y de reducción de riesgos juega un rol clave en el éxito del negocio.
Estos doce pasos suelen considerarse el ciclo de vida del procurement –ya que las tareas se suceden unas a otras y el proceso es continuo–. Un exitoso ciclo de vida de procurement requiere integración con otras áreas clave del negocio, tales como presupuestos, proyecciones y gestión de la cadena de suministro.
Procurement vs. compras y otros flujos de trabajo relacionados
Muchas organizaciones usan indistintamente los términos "procurement", "compras", "abastecimiento" y "gestión de la cadena de suministro", pero no son lo mismo. Estas son sus diferencias:
Procurement vs. compras Las compras son la parte del proceso de procurement que se enfoca en las transacciones. Incluye negociación, pedido de productos, recepción de bienes y servicios, y envío de pagos. Si bien las compras son una parte crucial, el proceso de procurement general es mucho más amplio.
Procurement vs. abastecimiento El abastecimiento es una parte esencial de la etapa inicial del proceso general de procurement, que abarca identificar necesidades, encontrar proveedores, enviar solicitudes de compra, evaluar y seleccionar proveedores, y negociar precios y condiciones. La etapa de abastecimiento es donde se pueden construir relaciones sólidas con el proveedor.
Procurement vs. gestión de la cadena de suministro El procurement es la parte del proceso general de gestión de la cadena de suministro que se enfoca en la adquisición de los bienes y servicios necesarios para fabricar productos y mantener las operaciones internas. Procurement interactúa dinámicamente con otros segmentos de la cadena de suministro tales como logística, gestión de inventario y planificación de la demanda.
Gestión de procurement sostenible
El procurement sostenible, que integra los criterios de ESG dentro de las prácticas y toma de decisiones de procurement, no es solo una tendencia; es una consideración crítica.
Los desafíos del procurement sostenible incluyen mantener la complejidad y transparencia de la cadena de suministro, medir el rendimiento, garantizar el cumplimiento de los estándares, y generar capacidad. Abastecerse de materiales con baja intensidad de emisiones, tales como acero verde y aluminio y plástico reciclados, ya es bastante difícil, y lo será aún más. Por su parte, cada vez más los clientes quieren comprar marcas que puedan demostrar su buena fe en sostenibilidad, haciendo del procurement sostenible una parte integral del negocio.
Tome como ejemplo un solo aspecto del procurement sostenible: reducir las emisiones de la cadena de suministro. El proceso puede tardar años, así que comenzar la transición ahora hará que las empresas sean más competitivas y resilientes en el futuro.
Estos son algunos ejemplos de procurement sostenible:
Abastecimiento o procurement ecológico: implica la compra estratégica de productos y servicios con un menor impacto ambiental. El procurement ecológico incluye eliminar plásticos de un solo uso y otros artículos desechables, incorporar materias primas recicladas o supracicladas, y adoptar tecnología y combustible limpios. El procurement ecológico puede reducir costos de producción, contribuir a las iniciativas de responsabilidad social corporativa de su empresa, e incluso aumentar las ventas atrayendo a los consumidores ambientalmente responsables.
Materiales de origen ético: el procurement sostenible se basa en el abastecimiento ético. Esto significa comprar productos de empresas que garanticen salarios dignos, ofrezcan buenas condiciones de trabajo, no estén involucradas en el trabajo infantil, contribuyan positivamente a las comunidades de las que son parte, y cumplan con otros estándares éticos.
Huella de carbono y consumo de energía reducidos: se trata de bajar no solo las emisiones de carbono y el consumo de energía creados directamente por las operaciones diarias de sus fábricas y transportes, sino también a lo largo de toda su cadena de suministro.
La IA en procurement: automatización e información estratégica más inteligentes
La IA en procurement puede automatizar y optimizar tareas complejas tales como análisis de gastos, gestión de contratos, abastecimiento estratégico y gestión de compliance. También puede dar soporte a analíticas y decisiones más inteligentes; ayudar a detectar oportunidades, ahorros de costos potenciales y anomalías; y hacer que sea más fácil identificar nuevos proveedores –al tiempo que ayuda a eliminar el fraude en procurement y reducir errores–.
La IA también se puede utilizar para crear valor de negocio deconstruyendo lo que el negocio necesite renovar, desafiando los procesos establecidos, aprovechando el conocimiento de nuevos puntos de referencia, y diseñando la cadena de suministro de maneras nuevas y diferentes.
La IA generativa también tiene un gran potencial para el procurement. Su capacidad para automatizar tareas, brindar información estratégica y mejorar la transparencia da soporte a la eficiencia, productividad y una mejor selección y gestión de proveedores. La IA generativa también puede ayudar a mitigar riesgos y reducir gastos.
Usar IA para dar soporte a Procurement a fin de que tome mejores decisiones, identifique nuevas oportunidades, automatice tareas y mejore la eficiencia operativa implica que su equipo de procurement se pueda enfocar en las cosas donde su expertise humano es más valioso.
Qué buscar en el software de procurement
Al seleccionar software de procurement, priorice las herramientas que no solo digitalizan y optimizan esos procesos sino que también mejoran su toma de decisiones estratégicas. El software ideal debería presumir de tener una sólida infraestructura basada en la nube y capacidades de inteligencia artificial, las cuales simplifican las tareas de procurement complejas. Las características esenciales incluyen interfaces fáciles de usar, una integración fluida con los sistemas existentes de finanzas y de cadena de suministro, y analíticas integrales para un análisis de gastos en profundidad.
Opte por soluciones que brinden información estratégica e informes en tiempo real, las cuales facilitan la gestión proactiva de las actividades de procurement. Asegúrese de que el software sea escalable, pueda evolucionar con su negocio, y contribuya activamente a la trayectoria de crecimiento de su empresa.
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