¿Qué es un sistema de gestión de almacenes (WMS)?
Un WMS es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de depósito.
Resumen sobre sistemas de gestión de almacenes
Un WMS, o sistema de gestión de almacenes, es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de almacén, desde el momento en que las mercaderías y los materiales entran en un centro de distribución o compliance hasta el momento en que salen. Los sistemas de software de WMS son un componente clave de la gestión de la cadena de suministro y ofrecen visibilidad en tiempo real de todo el inventario de una empresa, en almacenes y en tránsito. Además de la gestión de inventario, un WMS ofrece herramientas para los procesos de retiro y embalaje, uso de recursos, analíticas, y más.
Significado de WMS: un sistema de gestión de almacenes es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de los almacenes, desde el momento en que los bienes y materiales entran en un centro de distribución o compliance hasta el momento en que salen.
Ahora más que nunca, los mayoristas, los proveedores de logística tercerizados (3PL) y los transportistas están bajo presión para cumplir y entregar pedidos omnicanal a la velocidad de Amazon. Las ventas de comercio electrónico también se han disparado. Solo en 2019, Statista informa que las ventas de comercios minoristas on-line de EE. UU. ascendieron a USD343.150 millones –y se proyecta que lleguen a casi USD476.500 millones para 2024–. Si bien las ventas on-line y las expectativas de envío rápido están creciendo, la mano de obra se está reduciendo. Y hasta que la pandemia de COVID-19 se consolidó a mediados de marzo de 2020, una baja tasa de desempleo nacional hizo difícil encontrar trabajadores de almacén. Aunque el número de trabajadores disponibles es temporalmente mayor, es probable que la mano de obra de almacén posterior al COVID-19 vuelva a ser escasa. Todo esto obliga a crear la necesidad de contar con procesos de logística y gestión de almacenes más rápidos y eficientes.
Un buen sistema WMS puede ayudar optimizando todas las facetas de la gestión de almacenes –desde los procesos de recepción, put-away, y retiro, embalaje y envío hasta el seguimiento y reposición del inventario–. Y organiza todas estas actividades desde una sola interfaz. Los sistemas de gestión de almacenes también se integran con otras herramientas, incluyendo conceptos básicos como escaneo de código de barras y etiquetado RFID; los dispositivos portátiles de realidad aumentada (AR) y la robótica, más avanzados; y otras soluciones de misión crítica tales como los sistemas de gestión del transporte (TMS), el ERP, y el software de logística.
Cinco beneficios de un sistema de gestión de almacenes
Un sistema digital robusto de gestión de almacenes es esencial para cualquier negocio que tenga inventario disponible –y puede ayudar a ahorrar dinero y lograr nuevas eficiencias en muchas áreas–. Los cinco principales beneficios de un sistema WMS son:
- Eficiencia operativa mejorada: los sistemas de WMS automatizan y optimizan los procesos del almacén, desde los recibos entrantes hasta las entregas salientes –para lograr mayor eficiencia, operaciones más fluidas y manejo de mayores volúmenes–. Reducen errores al retirar y enviar bienes, y eliminan el trabajo duplicado e innecesario. Un WMS también comparte datos con los sistemas de ERP y de gestión del transporte, lo cual le aporta una perspectiva holística que se extiende más allá de su almacén y ayuda a acelerar el movimiento de bienes.
- Menos desperdicios y costos: si usted tiene inventario perecedero o con fecha de vencimiento, el software de WMS puede identificar qué artículos deben ser retirados primero, o cuáles necesitan un impulso de ventas, para minimizar el desperdicio. También puede ayudar a determinar cuál es el uso más eficaz del espacio del almacén, desde la ubicación del inventario hasta los recorridos óptimos. Algunos sistemas ofrecen simulaciones avanzadas para crear planos de planta y colocar los palés, estanterías y equipamiento en las mejores ubicaciones a fin de operar con la máxima eficiencia y ahorrar tiempo y dinero.
- Visibilidad sobre el inventario en tiempo real: usando código de barras, etiquetado RFID, sensores u otros métodos de seguimiento de la ubicación, un sistema WMS le brinda información estratégica en tiempo real sobre su inventario cuando ingresa a su almacén, es trasladado por allí y pasa a la siguiente ubicación. Con esta visibilidad, usted puede crear proyecciones de demanda más precisas, ejecutar una estrategia de inventario just-in-time, y mejorar la trazabilidad, lo cual es especialmente importante frente a un evento de retiro del mercado.
- Gestión mejorada de la mano de obra: un WMS puede ayudar a prever las necesidades de mano de obra, crear cronogramas, optimizar el tiempo de desplazamiento dentro de un almacén, y asignar la tarea correcta al empleado correcto según su nivel de habilidad, proximidad y otros factores. Un buen sistema WMS también puede ayudar a mejorar la moral del personal creando un entorno más relajado, organizado y seguro donde sientan que su tiempo es valorado y usado sabiamente.
- Mejores relaciones con clientes y proveedores: con un WMS, los clientes disfrutan de un mejor cumplimiento de pedidos, entregas más rápidas y menos imprecisiones, lo cual aumenta su satisfacción y fidelidad y mejora la reputación de la marca. Los proveedores también pueden experimentar tiempos de espera reducidos en dársenas y muelles de carga, algo que mejora las relaciones.
¿Qué hace un sistema WMS?
Cualquier actividad que fluya hacia y desde el almacén, y aquellas que se expanden hasta la cadena de suministro extendida, puede ser mejorada con un buen sistema WMS –desde recepción y almacenamiento hasta retiro, embalaje y envío–. Las principales características de un sistema de gestión de almacenes brindan soporte a tales actividades de las maneras que se describen aquí abajo.
Proceso de recepción y almacenamiento
Un WMS puede ayudar a las empresas a recibir, procesar y almacenar los artículos de la manera más eficiente en base a las reglas del negocio y el flujo del almacén. Antes de que existieran los sistemas de gestión de almacenes, se usaba bolígrafo y papel para recibir los artículos y conciliarlos con los pedidos de compra y recibos físicos –y algunos almacenes pequeños aún hoy usan ese enfoque–. De hecho, en una encuesta de Peerless Research de 2018, el 87% de los encuestados dijeron que manejaban los materiales a mano durante el proceso de recepción.
Un sistema WMS brinda soporte al uso de tecnología RFID y a la integración con software de facturación y otros, para que los artículos se puedan recibir, validar y conciliar automáticamente frente a pedidos de compra digitales con el escaneo de un código de barras y con etiquetas impresas para facilitar el almacenamiento y retiro.
Gestión de inventarios
El software para gestión de almacenes brinda visibilidad en tiempo real sobre el inventario de una organización en cualquier ubicación, incluyendo los artículos en tránsito y en las tiendas. Ofrece información de seguimiento usando tecnología de identificación automática y captura de datos (AIDC) tal como códigos de barras o RFID. Y muchos sistemas dan soporte al conteo cíclico y la proyección de la demanda usando analíticas avanzadas e información estratégica sobre el rendimiento de productos y proveedores. Con esa información estratégica, las empresas pueden adaptar sobre la marcha los niveles de inventario para garantizar que haya suficiente para cubrir la demanda de los clientes, ya sea en la tienda u on-line.
Un preciso seguimiento del inventario y otras prácticas son clave para mejorar las tasas de pedidos –es decir, aquellos que llegan completos, a tiempo, sin daños y con una factura apropiada–. También pueden ayudar a asignar el inventario de acuerdo con flujos de trabajo personalizados y lógicas de retiro para poder moverlo más rápido, tanto dentro como fuera del almacén.
Retiro, embalaje y cumplimiento de pedidos
El lugar más citado para las actividades de embalaje y cumplimiento de pedidos es el almacén, según una encuesta de Logistics Magazine. Y ResearchGate estima que los costos relacionados con el retiro de pedidos representan el 55% del total del almacenamiento.
Los sistemas WMS pueden ayudar a reducir estos costos guiando la manera más eficiente de almacenar, recuperar y embalar productos. También dan soporte a tecnologías de retiro que optimizan el proceso, tales como radiofrecuencia (RF) con y sin verificación por escaneo, tecnología de pick-to-light y pick-to-voice, robótica, y algoritmos que pueden ayudar a optimizar las rutas.
Algunas soluciones para gestión de almacenes facilitan el cumplimiento de pedidos usando técnicas tales como retiro de un solo pedido, retiro por lote, por zona, por fase, cross-docking, sistemas put-wall, y más –todo lo cual ayuda a optimizar el cumplimiento–.
Envíos
Muchos sistemas de almacén se integran con softwares de logística y de gestión del transporte que habilitan innumerables maneras de acelerar el proceso de cumplimiento –generando automáticamente conocimientos de embarque, listas de embalaje, facturas y notificaciones para los envíos, por ejemplo–.
Con las características de trazabilidad en tiempo real, las empresas pueden controlar si los paquetes llegan puntualmente y al destino correcto.
Vale la pena entenderlo bien. Las mejores operaciones de almacén de su clase logran que la amplia mayoría de los envíos salgan de la dársena y estén en tránsito hacia su destino a tiempo.
Gestión laboral
Obtener información estratégica sobre los costos relacionados con el trabajo y la productividad puede ayudar a los almacenes a manejar operaciones más ágiles y eficientes. Un WMS puede brindar visibilidad en tiempo real de los empleados del almacén, costos de mano de obra, tiempos de respuesta, brechas de productividad, tendencias para planificar y más –para que las empresas puedan reaccionar en consecuencia.
Además de brindar información estratégica clave, muchos sistemas también dan soporte al intercalado de tareas basado en factores tal como la prioridad o la proximidad para ayudar a minimizar el tiempo de viaje general de los trabajadores, así como el "tiempo muerto" o tiempo perdido. También pueden ayudar con la planificación y programación, ya sea directamente o mediante la integración con otros sistemas.
Gestión de predios y dársenas
Las características para gestión de predios y dársenas pueden ayudar a los conductores de camiones a encontrar rápido los puntos de carga correctos. El soporte para cross-docking, donde los bienes que llegan al almacén se colocan inmediatamente en envíos salientes sin que tengan almacenamiento intermedio, es ideal para los productos comestibles frescos. El software ayuda con todo esto chequeando los escaneos de recepción frente a los pedidos de venta, y notificando luego a quien los recibe si los bienes deben colocarse en una ubicación de cross-docking.
Métricas y analíticas de almacén
Los datos en tiempo real se pueden recopilar automáticamente a través de un WMS en lugar de confiar en métodos manuales, eliminando así errores de tipeo y acelerando drásticamente el proceso. Estos datos también se pueden integrar con analíticas para hacer seguimiento de métricas importantes tales como envíos a tiempo, precisión del inventario, costos de distribución, tasa de cumplimiento de pedidos o de líneas de pedidos, tiempos de ciclos, y más. El sistema es entonces capaz de crear informes visuales que fácilmente se pueden compartir con las partes interesadas y usarse para hacer ajustes.
Warehouse Management Systems en acción
Los sistemas y las herramientas de gestión de almacenes se usan en casi todas las industrias, aunque suelen ser usados por distribuidores más grandes, centros de compliance de comercio electrónico y proveedores de logística tercerizada (3PL), a menudo con múltiples almacenes. Las empresas farmacéuticas, sanitarias y de almacenamiento de frío también son usuarios comunes. Con frecuencia, las soluciones de WMS se integran con los sistemas de transporte y logística para mejorar la transparencia, la eficiencia y el ahorro.
A continuación, vea cómo estas empresas usaron un sistema de gestión de almacenes y tecnologías modernas para maximizar la eficiencia.
Nadro transforma la distribución farmacéutica con los procesos para almacén digital de SAP Extended Warehouse Management. Conozca más.
Delta Light gestiona la planificación de producción, el almacenamiento y el transporte con las aplicaciones SAP Extended Warehouse Management y SAP Transportation Management. Conozca más.
Tipos de Warehouse Management Systems
Existen tres tipos principales de software de WMS: independientes (sistemas on-premise propios y a menudo heredados); basados en la nube; y aplicaciones incorporadas dentro de plataformas de ERP o de gestión de la cadena de suministro (ya sea on-premise o alojadas en la nube). Cada tipo de WMS tiene ventajas y desventajas, y cuál es el mejor diferirá de una empresa a otra.
WMS independiente: estos sistemas suelen implementarse on-premise utilizando el propio hardware de la empresa. Por lo general, pueden dar soporte a una mayor personalización (aunque esta puede ser costosa), y la organización puede mantener un control más estricto sobre sus datos y software. Aunque el costo inicial del sistema es sustancialmente superior al de otras opciones, una vez que una empresa es su propietaria, lo posee. Asimismo, las actualizaciones, mantenimiento y costos asociados con estos sistemas son responsabilidad de la organización. A medida que el WMS envejece, es cada vez más difícil integrarlo con otras plataformas e implementar nuevas tecnologías.
WMS en la nube: los sistemas de WMS basados en la nube se pueden implementar rápidamente con costos iniciales más bajos. Entregados en forma de software como servicio (SaaS), brindan más flexibilidad para dar soporte a las condiciones de mercado estacionales y otras condiciones cambiantes del mercado –y son más fáciles de escalar a medida que las empresas crecen–. Mediante actualizaciones periódicas, la gestión de almacenes en la nube ofrece un camino más rápido hacia la innovación. Y otra persona asume la carga de mantener y actualizar el sistema. Los proveedores de SaaS también invierten mucho dinero y experiencia en medidas de seguridad y brindan capacidades de recuperación ante desastres. Los Warehouse Management Systems en la nube también se pueden integrar más fácilmente con otras soluciones.
ERP integrado y WMS basado en SCM: algunos sistemas de gestión de almacenes están construidos como módulos o aplicaciones que se integran con plataformas de ERP y de cadena de suministro. Su ventaja es que son capaces de trabajar mejor con otras soluciones en áreas superpuestas, tales como contabilidad y business intelligence. Brindan una visión holística sobre toda la cadena de negocios y logística para habilitar la transparencia de punta a punta, y para que los procesos de almacenamiento y logística se orquesten y ejecuten juntos. En última instancia, estas capacidades se pueden usar para optimizar las operaciones y brindar experiencias de cumplimiento rápidas y ágiles.
Tecnología de almacenamiento inteligente
Para cubrir los cambiantes patrones de compra, canales y expectativas del cliente –y para seguir el ritmo de mercados en evolución y nuevas disrupciones–, las empresas necesitan tecnologías de almacenamiento inteligentes, desde IA y machine learning hasta robots autónomos.
Automatización de almacenes
Las tecnologías de automatización están teniendo un impacto significativo en los almacenes y centros de distribución. Los flujos de trabajo y procesos de almacenamiento que se pueden optimizar mediante la automatización incluyen recopilación de datos, asignación de código de barras, escaneo, retiro y embalaje, envío, y seguimiento del inventario. Esta automatización permite operar de manera mucho más eficiente y escalar según una demanda cambiante. También reduce errores humanos tales como tipear mal la dirección de envío o el SKU.
Tecnología de retiro por voz
El retiro por voz, también conocido como almacenamiento dirigido por voz y pick-by-voice, les permite a los operadores llevar a cabo las tareas y comunicar que se han completado sin tener que usar papel ni sus manos y ojos. Usan un dispositivo, por lo general un auricular o terminal de voz, para recibir instrucciones habladas desde el sistema WMS sobre dónde y cuándo retirar los pedidos entrantes. Los trabajadores pueden usar el lenguaje cotidiano para enviar actualizaciones en tiempo real al sistema de almacenamiento, incluso cuando se completan lotes.
Dispositivos móviles
El personal de primera línea de un almacén depende de dispositivos móviles para realizar su trabajo de manera más eficiente. En la encuesta 2020 Warehouse DC Equipment, el 73% de los participantes estaban usando smartphones y tablets, el 55%, escáneres de código de barras, y el 18%, tecnología de GPS (con un 28% que planeaba implementarla en los siguientes 12 meses). Un WMS que pueda dar soporte a la integración con estas tecnologías es crítico.
IA e internet de las cosas (IoT) en la gestión de almacenes
La inteligencia artificial e IoT se están incorporando cada vez más en las operaciones de almacén. Prometen ayudar a las empresas a responder dinámicamente a las cambiantes condiciones de almacenamiento en lugar de tener que seguir reglas predefinidas. Los sensores de IoT brindan los datos y la IA puede analizarlos y hacer proyecciones avanzadas que antes no eran posibles. Las dos tecnologías funcionan de la mano para ayudar a las empresas a cambiar a un modelo de almacenamiento basado en la demanda.
Los datos de IoT fluyen al WMS desde innumerables ubicaciones, incluyendo equipamiento para manejo de materiales tales como bandas transportadoras, smartphones y dispositivos portátiles, radiobalizas pasivas, RFID, y más. Los sistemas de IA toman estos datos y los transforman en información estratégica tal como tendencias, modelos predictivos, y otros algoritmos que ayudan a las empresas a tomar decisiones importantes en base a las condiciones actuales. Estas tecnologías se pueden poner a trabajar para ayudar a gestionar rutas y movimiento de mano de obra, pedidos por lotes, a ubicar el inventario de modo dinámico, y mucho más.
Robots de almacén
Los robots que operan en almacenes se basan en IA y machine learning para tomar decisiones a partir de los inputs de su entorno. Y usando una combinación de sensores ópticos, acústicos, térmicos y hápticos, ellos pueden medir la temperatura ambiente e incluso percibir el tacto. Si la integración es compatible, el software de WMS dirige las actividades robóticas.
Hoy hay una variedad de robots usados en centros de distribución y almacenes que pueden aumentar algunas tareas de la fuerza laboral y automatizar otras.
Los vehículos guiados automatizados (AGV), por ejemplo, usan una pista o una banda magnética para trasladar el inventario dentro del almacén, mientras que los robots móviles autónomos (AMR) dependen de tener a bordo sensores, computadoras y mapas para moverse por él y cambiar de ruta cuando es necesario. Los AMR pueden identificar la información incluida en los paquetes para ayudar con los chequeos de surtido e inventario. Los drones aéreos están equipados con sensores ópticos y usan tecnologías de deep learning para escanear rápido artículos que están en lugares altos y peligrosos y cargar los últimos recuentos en el sistema WMS, siempre y cuando este pueda dar soporte a la integración. Y los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS) pueden hacer su tarea asistidos por un software que dirige sus operaciones. Estos pueden tomar la forma de shuttles, grúas o incluso robots trepadores.
Hay una gran cantidad de ventajas en usar robots en el almacén, siendo la más obvia la aceleración de las operaciones. Pero la seguridad y el ánimo del personal también puede mejorar a medida que los trabajos peligrosos y triviales son reemplazados por tareas más estratégicas.
Apps de realidad virtual y aumentada
La tecnología de realidad aumentada (AR) implica usar una cámara para capturar un entorno real, tal como el pasillo de un almacén, y luego superponer instrucciones o información sobre ese entorno –en un dispositivo móvil–. Los visores inteligentes de AR, por ejemplo, les permiten a los operadores realizar tareas sin usar sus manos. Estas apps pueden trazar rutas, mostrar dónde están los contenedores, y más. Las tecnologías de realidad virtual (VR) también están siendo usadas para todo, desde capacitar a los operadores de montacargas hasta mejorar la seguridad de las rutas de entrega.
Preguntas frecuentes sobre gestión de almacenes
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