¿Qué es un sistema de gestión financiera (FMS)?

Un FMS es el software y los procesos que se usan para gestionar los ingresos, gastos y activos de una organización.

Resumen sobre sistemas de gestión financiera

Los primeros registros contables fueron encontrados entre ruinas de 7000 años en la antigua Mesopotamia. Esto precede por más de 3000 años a la invención de la rueda, y habla de la importancia histórica y cultural del comercio en la evolución de la sociedad humana. Pero no fue hasta finales del siglo XV que vimos la génesis de la contabilidad moderna, con el auge de la doble entrada del matemático italiano Luca Pacioli. Con ella, las empresas podían ver tanto su situación actual (débito) como futura (crédito), y nació un rudimentario sistema de gestión financiera. Por supuesto que los modernos serían irreconocibles para el signore Pacioli.

Definición de sistema para gestión financiera

Un sistema de gestión financiera es el software y los procesos que se usan para manejar los ingresos, gastos y activos de una organización. Además de dar soporte a las operaciones financieras cotidianas, el objetivo de un sistema de gestión financiera es maximizar las ganancias y garantizar la sostenibilidad empresarial a largo plazo. Ayudan a los equipos financieros a:

  • Optimizar la facturación y el cobro de facturas

  • Optimizar el flujo de efectivo diario, mensual y anual

  • Mantener seguimientos de auditoría y cumplir con las regulaciones contables

  • Automatizar los procesos financieros y reducir los errores de contables

  • Brindar mejores presupuestos, proyecciones y planificación

  • Acelerar el cierre financiero y las actividades de informes

  • Y mucho más

El software para gestión financiera puede ser parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), el cual consolida los datos financieros y operativos y brinda a los equipos una visión integral del negocio. Las aplicaciones financieras independientes también se pueden combinar para crear un sistema de gestión financiera de punta a punta. Cada vez más, los CFO eligen ERP basado en la nube y sistemas de gestión financiera que puedan escalar rápido para manejar el crecimiento y brindar funcionalidad para diferentes zonas geográficas, idiomas, monedas y regulaciones.

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Imagen de captura de pantalla mostrando cómo los sistemas de gestión financiera le permiten monitorear y manejar la variación de gastos.

Componentes esenciales de un sistema para gestión financiera

Un sistema para gestión financiera eficaz brinda a las empresas una suite completa de software para contabilidad y una única fuente de verdad. Dentro del sistema hay muchas herramientas diferentes, que se pueden agrupar en las siguientes cuatro categorías:

  • Contabilidad general y cierre financiero: las herramientas para cierre contable y financiero dan soporte a las actividades de contabilidad esenciales, tales como libro mayor, cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR), y nómina. Ayudan a los equipos a generar informes, crear estados financieros para ingresos, gastos y saldos –y cerrar los libros rápido y con menos esfuerzo–. Las características para gestión impositiva también ayudan a garantizar la precisión y el compliance tributario.

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Sistema para gestión financiera mostrando el estado de las cuentas por cobrar

  • Gestión de ingresos, efectivo y tesorería: con las herramientas para contabilidad de ingresos, los equipos de finanzas pueden automatizar los procesos de facturación, ver los pagos al minuto, y garantizar el cumplimiento de las regulaciones legales para reconocimiento de ingresos, tales como el IFRS 15. Las herramientas para gestión de efectivo y tesorería ayudan a los equipos a prever el flujo de efectivo, mejorar la liquidez, y mitigar proactivamente el riesgo. Este software también se integra con sistemas bancarios, así que los usuarios pueden obtener visibilidad en tiempo real sobre los saldos bancarios y simplificar la conciliación de cuentas.

  • Planificación y análisis financieros (FP&A): este conjunto de herramientas para planificación, proyección, presupuestos y analíticas ayuda a los CFO y sus equipos a dar soporte a la salud financiera de la empresa. El software de FP&A es crítico para analizar costos y rentabilidad, mejorar el rendimiento, prever condiciones futuras, y brindar un soporte rápido y preciso para la toma de decisiones a la alta gerencia. También brinda soporte para la planificación de múltiples escenarios y la colaboración entre Finanzas y todos los demás departamentos.

  • Gobernanza, riesgo y compliance (GRC): las herramientas de GRC ayudan a los equipos a alinear las actividades organizacionales con los objetivos de negocios, identificar y mitigar diferentes tipos de riesgo, y garantizar el cumplimiento de leyes y regulaciones –desde el GDPR de la UE y la ley SOX de los EE. UU. hasta los acuerdos comerciales internacionales–. Sincronizando datos entre gobernanza corporativa, gestión de riesgos y actividades de compliance, las empresas pueden operar de manera más eficiente, navegar por la incertidumbre y actuar con integridad.

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El software de GRC ayuda a las empresas a monitorear y gestionar la disponibilidad de capital y los riesgos asociados.

Transformación digital de las finanzas y nuevas tecnologías

La mayoría de las empresas aún están en etapas tempranas de la aplicación de tecnologías digitales como la nube, analíticas aumentadas, automatización robótica de procesos (RPA), inteligencia artificial (IA), y blockchain para los procesos financieros –pero están en la cúspide de un cambio significativo, y la presión se hace sentir–. No solo se espera que los CFO y sus equipos brinden al negocio un rápido soporte para la toma de decisiones, sino que las difíciles lecciones aprendidas en la pandemia de COVID-19 están obligando a los líderes a acelerar la transformación financiera y la adopción de nuevas tecnologías.

 

Es fácil ver por qué. Los beneficios de la transformación digital de las finanzas –tales como inteligencia instantánea, modelado predictivo altamente preciso, y procesos automatizados más ágiles– son los ingredientes que las empresas necesitan para navegar por el cambio y adaptarse a la nueva normalidad. La IA, en particular, es una fuerza impulsora detrás de la transformación financiera que revoluciona completamente las analíticas financieras, la automatización y todos los procesos –desde las actividades de cierre financiero hasta la mitigación de riesgos y el compliance–.

En la próxima década, la IA optimizará o transformará casi todas las actividades en finanzas.
Gartner

  • Gestión financiera en la nube: además de la escalabilidad, eficiencia de costos y capacidad de conectarse a más fuentes de big data, la gestión financiera basada en la nube brinda acceso seguro al sistema desde cualquier lugar –lo cual es especialmente importante ahora que tantos colaboradores trabajan de manera remota–. La nube también es la puerta de entrada –y el prerrequisito– para tecnologías nuevas e inteligentes como IA, machine learning y blockchain.

  • Analíticas financieras avanzadas: las analíticas financieras potenciadas por IA y machine learning pueden extraer enormes data sets estructurados y no estructurados –desde dentro y fuera de la organización– casi en tiempo real. Estas analíticas permiten a los profesionales de finanzas crear proyecciones y planes más precisos, modelar escenarios futuros, comprender el impacto financiero de las potenciales decisiones, generar informes on-demand, y prever riesgos y oportunidades. En última instancia, las analíticas financieras avanzadas se pueden usar para orientar el negocio en la dirección correcta y garantizar la sostenibilidad a largo plazo.

  • Automatización financiera: el noventa por ciento de los controladores corporativos pronto usará una combinación de RPA e IA para automatizar todo, desde los informes y cierres financieros hasta la preparación impositiva y la nómina. Los bots de RPA no solo automatizan tareas repetitivas y liberan al personal para que se enfoque en trabajo de mayor valor –también pueden completar más trabajo más rápido, minimizar costos y errores, optimizar flujos de trabajo, y organizar actividades entre equipos humanos-bots–.

  • Blockchain: en finanzas, la tecnología de blockchain ofrece nuevos niveles de transparencia, eficiencia y seguridad. Por ejemplo, los equipos de finanzas pueden usarla para crear un único libro mayor inmutable que esté siempre actualizado y no requiera conciliaciones. Los contratos inteligentes basados en blockchain –contratos que se ejecutan automáticamente una vez que se cumplen las condiciones predeterminadas– también se pueden usar para automatizar y acelerar actividades como el procesamiento de pagos y el cumplimiento regulatorio.

1ro

las analíticas financieras avanzadas fueron una de las máximas prioridades para los líderes de finanzas en 2020

Gartner 

80

%

de los líderes de finanzas han implementado o planean implementar RPA

Gartner 

Los mejores sistemas para gestión financiera basados en la nube ahora incorporan tecnologías inteligentes como analíticas avanzadas, IA, machine learning y blockchain directamente dentro de sus herramientas –lo cual acelera drásticamente la transformación financiera y ofrece una rápida obtención de valor y ROI–.

Preguntas frecuentes sobre gestión financiera

La contabilidad es un componente de un sistema para gestión financiera. Un sistema contable brinda soporte a los requisitos de registro contable de la empresa –libro mayor (GL), las apps de contabilidad que alimentan directamente el libro mayor, incluyendo cuentas por pagar, cuentas por cobrar, y nómina–. Un sistema para gestión financiera incluye herramientas para gestionar todos los aspectos financieros de la organización, como gestión de tesorería y efectivo, contabilidad de costos, planificación estratégica, analíticas y previsión financiera, gobernanza, y más.

La planificación de recursos empresariales (ERP) es una suite integrada de software de gestión de negocios diseñada para abordar la amplia gama de funcionalidades que necesita una empresa. Las aplicaciones financieras –como la gestión de contabilidad, de informes y de tesorería– son una parte clave de una suite de ERP y un buen lugar para comenzar si busca gestionar mejor sus procesos financieros.

Las cuentas por cobrar (AR) es la función de negocios responsable de gestionar los ingresos entrantes, normalmente el dinero que deben los clientes por las compras, y el crédito extendido a los clientes con la forma de condiciones de pago. Las cuentas por cobrar comienzan con la facturación, gestionan el cobro, y mantienen registro de los importes adeudados, la antigüedad de los créditos, y el historial de pagos.

Las cuentas por pagar (AP) es la función de negocios que realiza un seguimiento y gestiona los importes adeudados a proveedores, subcontratistas, prestamistas y otros terceros. Las cuentas por pagar (deuda) generalmente comienzan con el reconocimiento de la factura de compra y finalizan con el pago. Las cuentas por pagar realizan un seguimiento de los importes adeudados y a quién, antigüedad, pagos, y requisitos de efectivo.

La gestión de ingresos busca aumentar los ingresos previendo con precisión la demanda y el comportamiento del consumidor –y luego optimizando productos, precios, promociones y colocación (distribución) para lograr los mejores resultados financieros posibles–.

Subconjunto del proceso de cuentas por cobrar, la gestión de cuentas por cobrar se refiere principalmente al proceso de cobros –las comunicaciones con quienes deben dinero a la empresa y las actividades de cobro realizadas para asegurar el pago–.

La conciliación refiere al proceso de hacer coincidir registros en dos o más fuentes o repositorios para identificar cualquier diferencia, determinar cuál es la correcta y sincronizar los registros. Entre los ejemplos se incluyen la comparación de entradas de libro mayor con documentos de origen y la coincidencia de registros bancarios con pagos recibidos y realizados.

En términos generales, un sistema para contabilidad es el mecanismo usado para realizar un seguimiento del dinero que entra y sale de un negocio. A menudo, el término se refiere a un conjunto de aplicaciones de software que realiza un seguimiento de las actividades financieras. Las funciones básicas del sistema o los módulos de software para contabilidad incluyen libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las funciones opcionales incluyen nómina, gestión de efectivo, créditos y cobros, entre otros.

La planificación y análisis financieros son un conjunto de actividades de planificación, proyección, presupuesto y analíticas que dan soporte a la salud financiera general de una empresa. Las herramientas para FP&A ayudan a los equipos de finanzas a brindar un soporte rápido para la toma de decisiones a la alta gerencia, construir detallados modelos y proyecciones financieros, planificar para múltiples escenarios, identificar y evaluar nuevas oportunidades de ingresos, y más.

El flujo de efectivo es el movimiento de efectivo que entra y sale de la empresa. El efectivo procedente de las ventas se retiene en cuentas bancarias y otras inversiones líquidas hasta que se gasta en materiales, nómina, pago de préstamos, y otros gastos. El estado del flujo de efectivo, uno de los tres informes financieros básicos (ingresos, balance, flujo de efectivo), hace seguimiento de estos cambios en una organización durante un período contable: saldo inicial, efectivo recibido, pagos salientes, y saldo final.

La gestión de efectivo es el proceso de cobrar y gestionar flujos de efectivo. Centrada en el efectivo disponible en cuentas bancarias y de inversión, la gestión de efectivo determina dónde se coloca el efectivo entrante y cómo se lo asigna al capital circulante, las inversiones, la reserva de efectivo, u otras disposiciones.

De forma similar a la gestión de efectivo, la gestión de tesorería es la gestión de fondos dentro de la organización, enfocada en el capital circulante, con el objetivo de mantener la liquidez y hacer el mejor uso de los fondos para optimizar el rendimiento de la empresa.

El informe de gastos es un formulario que realiza un seguimiento y da cuenta de los gastos de negocios. Por lo general, se espera que un empleado que realice tareas fuera de las instalaciones de la empresa informe todos los gastos en los que incurra durante esa actividad, tales como transporte, alojamiento y comidas. Los gastos son pagados directamente desde los fondos de la empresa o por la persona, y luego se informan para su reembolso.

Cuando un empleado paga con sus fondos personales artículos y costos relacionados con la empresa, informará dichos gastos a la empresa para que pueda reembolsarlos. Esta es una práctica común para los gastos de viaje incurridos durante viajes de ventas, reuniones y convenciones, instalación y servicio de equipamiento, y casos similares. También se puede aplicar a los materiales de consumo o suministros necesarios para completar un proyecto cuando es más rápido comprarlos que pasar por los canales de compra habituales.

T&E se refiere a viajes y gastos. Un empleado que viaja con fines de negocios informará sobre los costos incurridos por transporte, alojamiento, comidas y otros gastos usando un informe de T&E de la empresa (en papel o electrónico). Los gastos pueden ser pagados directamente por la empresa (cuenta en una agencia de viajes o tarjeta de crédito de la empresa), o pagados por el empleado e informados para su reembolso.

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