Saltar al contenido
Reunión de negocios para revisar la gestión del flujo de trabajo

Gestión del flujo de trabajo:

Una guía para principiantes sobre automatización de flujos de trabajo y gestión de procesos de negocio

Como término de negocio, la gestión del flujo de trabajo surgió realmente en la década de 1980, junto con la implementación temprana de correo electrónico, computadoras de escritorio y sistemas de negocio digitalizados. La gente se dio cuenta rápidamente de cómo estas nuevas tecnologías podrían ayudar a reducir errores y optimizar las tareas repetitivas. Hoy en día, el software inteligente conectado a la nube y los sistemas de gestión de flujos de trabajo digitalizados dan soporte a sus socios humanos para lograr una eficiencia y agilidad cada vez mejoradas, reducir los tiempos de ciclo y la tasa de error y mejorar el cumplimiento regulatorio. 

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo se puede definir como una secuencia de actividades o tareas conectadas que se completan para lograr un resultado determinado. Un flujo de trabajo estructurado sigue una ruta específica, que puede ser secuencial o paralela para cumplir con dependencias o requisitos puntuales. A menudo, el camino contará con variaciones definidas, específicas para cada resultado de negocio deseado. 

 

Existen tres tipos de flujos de trabajo: 

  1. Completamente manual: un flujo de trabajo manual, por ejemplo, puede estar basado en papel con un documento y notas y firmas escritas manualmente, que se pasan físicamente en la oficina o en la planta.
  2. Semiautomatizado: en un flujo de trabajo semiautomatizado, algunas partes del proceso están automatizadas. Piense en una cadena de correos electrónicos, con archivos adjuntos, comentarios en el cuerpo del correo electrónico y cambios en los archivos adjuntos, transmitidos oportunamente al procesador de la tarea actual.
  3. Completamente digitalizado o automatizado: los flujos de trabajo automatizados se ejecutan en una aplicación de negocio dedicada de una manera estructurada y definida, siguiendo reglas de negocio definidas.

Gestión del flujo de trabajo o gestión de procesos de negocio: ¿Cuál es la diferencia?

Un flujo de trabajo es una cadena de pasos y tareas más específica e independiente. Por el contrario, un proceso empresarial es un término más amplio para un conjunto de tareas, flujos de trabajo, actividades y directrices, donde algunas de las tareas pueden estar automatizadas, mientras que otras actividades pueden no estarlo. 

 

Por ejemplo, piense en un simple flujo de trabajo de aprobación para compras –con una o varias variantes definidas, una regla de negocio podría estipular que un pedido necesita aprobación de un segundo departamento si el valor de compra supera un cierto monto. Este flujo de trabajo es parte de un proceso de negocio más grande respecto a cómo comprar bienes y servicios dentro de una organización e incluiría pautas para la selección de proveedores, compras, etc. 

 

A continuación se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo comunes: 

  • Aprobar un pedido de compra  
  • Autorizar una solicitud de vacaciones 
  • Procesar el pago de facturas 
  • Contratar personal 
  • Solicitar un repuesto 
  • Enviar una factura a un cliente 
placeholder

Impulsar la mejora de procesos

Simplifique y acelere la transformación de sus procesos de negocio hoy mismo. 

¿Por qué es tan importante el software de gestión de flujos de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es el proceso de digitalizar procesos discretos y gestionar los resultados. El software de gestión del flujo de trabajo le permite crear, ejecutar y gestionar esos flujos de trabajo. Estos son algunos de los beneficios y resultados clave que pueden esperarse de las soluciones de software dedicadas: 

 

  • Mayor eficiencia: aumente su tasa de automatización para impulsar resultados más rápidos y mejores mientras facilita las cosas para los involucrados. Por ejemplo, con un flujo de trabajo totalmente digitalizado, los interesados de negocio pueden acceder, revisar y procesar fácilmente tareas digitales claramente definidas, trabajando desde cualquier lugar –en la oficina, en casa o sobre la marcha–. 
  • Mayor agilidad: adapte procesos estándar para cumplir con las cambiantes necesidades operativas, cree innovaciones de procesos para dar soporte a nuevos modelos de negocio y arregle procesos fallidos para lograr mayor resiliencia y flexibilidad de negocio. 
  • Mejor cumplimiento: con responsabilidades claras y guías de auditoría basadas en datos, usted puede monitorear y gestionar los resultados y garantizar mejor el cumplimiento de las políticas y regulaciones. 

Sistemas de gestión de flujo de trabajo y cómo funcionan

Los sistemas de gestión de workflow permiten al usuario definir diferentes flujos de trabajo para distintos tipos de tareas o procesos. Por ejemplo, en una configuración de fabricación, un documento de diseño puede ser enrutado automáticamente del diseñador al director técnico y, finalmente, al ingeniero de producción. En cada etapa del flujo de trabajo, un individuo o grupo es responsable de una tarea específica. Una vez completada la tarea, los sistemas de gestión de flujo de trabajo garantizan que se notifique a las personas responsables de la siguiente tarea y reciban los datos que necesitan para ejecutar su etapa del proceso. 

 

Los flujos de trabajo también pueden tener dependencias más complejas. Por ejemplo, si un documento debe traducirse a varios idiomas, un gestor de traducciones podría seleccionar los idiomas y cada selección se activaría como un formulario de orden de trabajo para un traductor diferente. Solo cuando todos los traductores hayan completado sus respectivas tareas, se activará la siguiente tarea en el proceso. Esto ayuda a realizar un seguimiento de los atascos de registros y a mantener a equipos más grandes alienados con el objetivo. 

placeholder

El software para gestión del flujo de trabajo, como se muestra aquí, puede ayudar a gestionar procesos y definir variaciones en su proceso.

Ejemplos de sistemas de gestión de flujo de trabajo en acción

Cada empresa tendrá sus propias necesidades específicas. A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo se pueden implementar sistemas de gestión de flujos de trabajo modernos: 

 

  • Optimizar las aplicaciones de negocio existentes: muchas aplicaciones empresariales vienen con herramientas incorporadas y plantillas de flujo de trabajo para definir y construir procesos de negocio que aún no están mapeados en el sistema. Cuando se necesitan cambios en los flujos de trabajo, los administradores no tienen que empezar desde cero; pueden aprovechar las funciones existentes del sistema para crear cambios. Además, las mejores herramientas de software modernas vienen con funciones de automatización adicionales que cuentan con inteligencia artificial (IA) y herramientas de automatización de procesos ya integradas. 
  • Extensiones de aplicaciones en paralelo: muchas empresas prefieren mantener un "core limpio", lo cual significa que prefieren ejecutar sus aplicaciones de software con la menor cantidad de modificaciones posible. Esto implica que los flujos de trabajo y las innovaciones de procesos nuevos pueden aprovechar los datos de los sistemas existentes, pero se crean fuera de las aplicaciones de negocio existentes. Estas llamadas extensiones de aplicación "side-by-side", a diferencia de las extensiones de aplicación "in-app", normalmente se crean y ejecutan en la nube. 
  • Orquestar procesos en todos los departamentos: los sistemas de gestión de flujos de trabajo basados en la nube también son la opción preferida para orquestaciones entre líneas de negocio. Se trata de procesos de negocio que abarcan diferentes aplicaciones, sistemas y servicios. Esto incluye infraestructuras híbridas en las que sus requisitos de automatización necesitan que conecte varios flojos de trabajo desconectados que se ejecutan en diferentes aplicaciones y ubicaciones. También funciona con procesos en los que desea que un determinado flujo de trabajo esté disponible para participantes de procesos externos, como partners y proveedores –y luego utilizar el resultado de este flujo de trabajo para iniciar un siguiente paso internamente–. 
  • Facilitar a los expertos en la materia personalizar los flujos de trabajo: para los procesos departamentales que implican solo formularios de solicitud o aprobación simples, algunos procesos de negocio automatizados se pueden abordar con plataformas de desarrollo low-code/no-code (LCNC). Esto significa que las funcionalidades visuales simplificadas y de arrastrar y soltar permiten a los usuarios de negocio crear rápidamente aplicaciones de flujo de trabajo ágiles adaptadas a las necesidades específicas de sus equipos. 

Tecnologías de gestión de flujo de trabajo

Las tecnologías de flujo de trabajo permiten procesos estandarizados con responsabilidades claras y conectan las diferentes tareas dentro de un trazado definido. La combinación inteligente con una o varias nuevas tecnologías de automatización aumenta el nivel de automatización dentro de un flujo de proceso, lo cual permite lograr mejores y más rápidos resultados de proceso. Es más, permite crear nuevos procesos innovadores, lo cual ayuda a generar valor o a brindar una mejor experiencia. Estos son algunos ejemplos de tecnologías avanzadas que se usan en el software de flujo de trabajo moderno: 

 

  • Big Data: las tecnologías de Big Data y la visibilidad mejorada de esos datos hacen que haya grandes cantidades de información disponible para su uso, que se puede integrar y usar directamente en los procesos de negocio. Este es un ejemplo de flujo de trabajo: piense en un proceso de aprobación de gastos de capital (CAPEX) semiautomatizado: los informes financieros se envían entre los revisores y aprobadores involucrados por correo electrónico antes de que se tome una decisión de inversión. Basándose en las fuentes de datos relevantes, el sistema de flujo de trabajo puede generar automáticamente los informes necesarios y ponerlos a disposición de las personas adecuadas en un punto definido del proceso. Además, según reglas de negocio definidas o aprovechando las capacidades de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ver abajo), los datos integrados se pueden usar para guiar la toma de decisiones, acelerar el proceso y liberar a los responsables de la toma de decisiones de tareas o evaluaciones rutinarias. 
  • Inteligencia artificial: las tecnologías de IA como machine learning, procesamiento de lenguaje natural (NLP), visión por computadora o automatización robótica de procesos (RPA) pueden ayudar a automatizar los pasos del proceso que antes solo podían ser ejecutados de forma manual o semiautomatizada por los humanos. 
  • Machine learning: el machine learning puede aplicarse cuando un paso de proceso requiere un análisis de datos complejo para detectar patrones o realizar proyecciones y recomendaciones. Piense en un servicio de catering en eventos deportivos en los que el pedido de reabastecimiento de refrescos puede depender en gran medida del pronóstico meteorológico. 
  • Procesamiento de lenguaje natural (NLP): el NLP permite a los chatbots o asistentes de voz digital automatizar ciertas interacciones dentro de un proceso o automatizar completamente flujos de trabajo simples. Piense en respuestas automatizadas a consultas rutinarias de gran volumen, como el estado de los pedidos de compra o las facturas. 
  • Visión por computadora: la visión por computadora puede extraer información compleja y contextual de imágenes que luego se pueden usar para automatizar o informar otros procesos. Un ejemplo son los operadores de redes eléctricas de servicios públicos que analizan imágenes satelitales para monitorizar el movimiento de la superficie para aportar información a sus procesos de mantenimiento y activar automáticamente al personal de servicio en caso de acontecimientos que pongan en peligro su infraestructura. Alternativamente, la visión por computadora puede crear un cronograma de mantenimiento predictivo donde una inspección visual automatizada se usa para activar solicitudes de servicio solo cuando es necesario en lugar de hacerlo con un cronograma fijo. 
  • Automatización robótica de procesos (RPA): la RPA ejecuta tareas manuales repetitivas dentro de los flujos de procesos imitando las interacciones del usuario con los sistemas. Un caso de uso típico es cerrar brechas de integración copiando y pegando datos de hojas de cálculo u otros documentos, como correos electrónicos de proveedores, en un sistema de negocio, que no solo acelera esta tarea sino que también aumenta la precisión de los datos. 
placeholder

Software de gestión de flujo de trabajo que muestra el estado y las métricas clave en un proceso de ventas.

Tendencias de negocio en automatización y gestión de flujos de trabajo

Hiperautomatización y automatización inteligente

Son términos que cada día escuchamos más. De hecho, Gartner señala en una encuesta reciente que más del 85% de los ejecutivos "aumentarán o mantendrán las inversiones en hiperautomatización de su organización durante los próximos 12 meses, y más del 56% ya tienen cuatro o más iniciativas de hiperautomatización concurrentes".  

 

Las soluciones modernas de gestión automatización de flujos de trabajo abordan esta tendencia combinando muchas o todas las tecnologías mencionadas anteriormente en una única solución. Este enfoque no solo evita los desafíos creados por un mosaico de diferentes tecnologías de varios proveedores, sino que también simplifica significativamente los esfuerzos de automatización. Los usuarios pueden acceder y aprovechar todas las capacidades siempre que lo necesiten desde un único proyecto sin tener que aprender y cambiar entre diferentes herramientas de desarrollo. 

 

Se trata de una tendencia adicional que está cambiando la infraestructura de la gestión de flujos de trabajo. Un desarrollador ciudadano es alguien que es un usuario consolidado de sistemas de software complejos y se siente cómodo con la tecnología, pero tiene poca o ninguna habilidad de programación o codificación. Las herramientas visuales y el contenido prediseñado de arrastrar y soltar hacen que las soluciones low-code/no-code sean un cambio radical para los desarrolladores ciudadanos. LCNC les permite crear y adaptar flujos de trabajo y procesos, basándose en su amplia experiencia en la materia a pesar de la incapacidad para programar.  

Y LCNC también agrega un gran valor para los desarrolladores profesionales. Pueden utilizar la misma simplicidad de arrastrar y soltar para completar tareas estándar más rápido que nunca. Con las herramientas profesionales LCNC para aplicaciones, los desarrolladores pueden crear flujos de trabajo y automatización más complejos y hacer que este contenido personalizado listo para usar esté más disponible.  

placeholder

Sistemas de gestión de flujo de trabajo

Conozca más sobre las soluciones inteligentes para ayudar a que optimice sus flujos de trabajo

Preguntas frecuentes sobre gestión del flujo de trabajo

Un proceso de flujo de trabajo es una serie o secuencia definida de actividades definidas para lograr resultados específicos.

Las diferentes herramientas de software de flujo de trabajo abordan diferentes requisitos. Las soluciones de gestión de flujo de trabajo completamente implementadas brindan a los desarrolladores las herramientas pro-code necesarias para desarrollar rápidamente aplicaciones de flujo de trabajo o ampliar los flujos de trabajo existentes fuera de las aplicaciones de negocio. Las aplicaciones empresariales vienen con su propio entorno de modelado, que brinda a los desarrolladores y administradores de TI las herramientas para modelar, configurar y administrar flujos de trabajo dentro de la app.

 

Tanto las soluciones de gestión de flujos de trabajo como los entornos de modelado integrados están agregando cada vez más capacidades que permiten a los expertos en procesos departamentales, que no tienen experiencia técnica, hacerse cargo de la gestión de flujos de trabajo. Y las plataformas low-code/no-code están diseñadas para que los usuarios expertos de líneas de negocio desarrollen aplicaciones de flujo de trabajo simples para uso web y móvil sin necesidad de habilidades de programación.

La mayoría de las organizaciones implementan múltiples tecnologías de automatización para dar soporte a diferentes procesos y requisitos variables. Los paquetes de aplicaciones para industrias y líneas de negocio brindan flujos de trabajo con mejores prácticas para garantizar una operación eficiente y confiable de los procesos centrales de alto volumen que se encuentran en la mayoría de las organizaciones. Las soluciones para gestión del flujo de trabajo y otras tecnologías de automatización avanzada, como la automatización robótica de procesos o las capacidades de machine learning, ayudan a las organizaciones a cerrar brechas de automatización específicas o a crear procesos que las ayuden a diferenciarse en el mercado.

 

Las plataformas de low-code/no-code ayudan a los desarrolladores ciudadanos, así como a los desarrolladores profesionales, a abordar rápidamente los requisitos de automatización simples.

 

Un enfoque estratégico de la automatización de procesos requiere la capacidad de combinar con fluidez múltiples tecnologías de automatización para evitar los desafíos, tal como la compatibilidad y la integración, creados por un mosaico de diferentes capacidades de automatización de diferentes proveedores.

Con frecuencia, los proyectos de mejora de procesos abordan desafíos tales como los procesos dañados u obsoletos, la automatización del trabajo manual o semimanual, reducción de pasos de procesos innecesarios o reducción de retrasos evitables. Los objetivos de optimización incluyen mejor eficiencia, productividad, calidad y cumplimiento regulatorio, y/o menos costos, residuos, trabajo repetido y tiempos de ciclo. Estos proyectos principalmente buscan abordar desafíos operativos específicos y centrarse en una rápida obtención de valor.

 

Los proyectos de transformación de procesos buscan innovar para brindar nuevo valor. Los cambios en los modelos de negocio o la aparición de nuevas tecnologías son desafíos frecuentes que implican proyectos de transformación. El objetivo de la transformación suele ser la automatización de los procesos de punta a punta o una experiencia de cliente fluida en todos los puntos de contacto. Estos proyectos principalmente buscan abordar procesos críticos de alto valor o volumen o funciones de negocio orientadas al cliente.

SAP Insights Newsletter

placeholder
Suscríbase hoy

Obtenga información estratégica clave suscribiéndose a nuestro newsletter.

Lectura adicional

Volver al inicio