¿Qué es la automatización de procesos?
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¿Qué es lo que mantiene a los líderes de negocio despiertos por la noche? Por un lado, es el hecho de que la competencia es más feroz que nunca. Otra preocupación es la velocidad relámpago a la que las demandas del cliente y del mercado están cambiando y evolucionando. Para competir y prosperar, las empresas deben aprovechar todas las ventajas posibles no solo para ser más competitivas y rentables, sino también para aumentar su resiliencia y agilidad. Ahí es donde entra en juego la automatización de procesos.
Cada vez más, las empresas están recurriendo a la automatización de procesos como una herramienta poderosa en su lucha por impulsar su competitividad y rentabilidad. De hecho, según una encuesta reciente de Gartner a líderes de la industria global, el 80% de los encuestados citó a la automatización como una de sus prioridades y tácticas de negocio centrales para el éxito.
Definición de automatización de procesos
La automatización de procesos se define como el uso de software y tecnologías para automatizar los procesos y funciones de negocio con el fin de lograr objetivos organizativos definidos, como producir un producto, contratar e incorporar a un empleado o brindar servicio al cliente.
Automatización de procesos de negocio (BPA) y transformación digital
La automatización de procesos de negocio era inicialmente un aspecto único del área más amplia de gestión de procesos de negocio (BPM). BPA se centró en mejorar la productividad del back-end asumiendo tareas que consumían mucho tiempo y eran repetitivas. Sin embargo, hoy en día, BPA ya no es simplemente un componente de BPM, se ha convertido en la fuerza impulsora detrás de él y en una piedra angular central de cualquier recorrido de transformación digital. La transformación digital, potenciada por tecnologías como IA y machine learning, significa que el alcance y la escalabilidad de la automatización de procesos de negocio modernos es casi ilimitada. Las soluciones BPA modernas ahora se pueden integrar en las aplicaciones de back-end y front-end, optimizando los procesos desde las cadenas de suministro hasta RR. HH., finanzas, servicio al cliente y más allá.
Las etapas de la automatización de procesos empresariales
Ejemplos de automatización de procesos de negocio
Las actividades o tareas ad hoc o únicas no son los candidatos ideales para la automatización de procesos. Esta tecnología es más adecuada para tareas repetitivas con pasos formalizados, secuencias y reglas. La automatización garantiza que el proceso de negocio se realice correctamente en todo momento –involucrando a las personas correctas, en el orden correcto, considerando la información correcta y dentro de un período de tiempo especificado–. Un proceso empresarial planificado y modelado es el primer paso para mejorar la eficiencia mediante la reducción de tareas y actividades redundantes. Si bien las prioridades de automatización de procesos variarán de una empresa a otra, a continuación se muestran algunas áreas que a menudo se benefician de la automatización de procesos.
- Contratación. Las herramientas de automatización de procesos pueden ayudar a optimizar varias actividades de contratación, incluida la capacidad de cargar currículums y referencias de forma rápida y eficiente, y procesar rápidamente evaluaciones, rechazos o seguimientos para poder encontrar y ampliar el mejor talento.
- Onboarding y capacitación del empleado. Desde el procesamiento de registros hasta el cumplimiento regulatorio y la capacitación, la automatización de procesos puede ayudar a simplificar las tareas de contratación e incorporación. Esto lleva a un desarrollo más rápido de un empleado comprometido y productivo.
- Procesos de pago y cálculo de nómina. Los últimos años han visto un gran aumento en el número de trabajadores gig y empleados remotos que trabajan en múltiples regiones. Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar tanto las actividades de nómina regulares como el pago de contratistas y proveedores externos.
- Programación de personal. Es una dificultad gestionar la programación de los empleados, especialmente en múltiples ubicaciones y departamentos. La capacidad de sincronizar solicitudes de ausentismo y viajes de negocios en todos los departamentos significa que las ausencias se cubren, y los equipos de RR. HH. y nómina pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
- Facturación más simple y coherente. Aunque lo ideal sería que la generación de facturas fuera competencia de los departamentos de contabilidad, no siempre es así. Los procesos de facturación automatizados pueden ayudar a aliviar errores, confusiones de contabilidad e incluso riesgos legales.
- Experiencia del cliente. En un clima competitivo, es más fácil que nunca que sus clientes se alejen si experimentan molestias y retrasos. La automatización de procesos ayuda a crear una experiencia de cliente más personalizada y a trasladar a los clientes de forma rápida y precisa a través de los flujos de procesos.
- Tareas de cumplimiento y regulación. Es esencial que una variedad de procesos de negocio se adhieran a los requisitos regulatorios y de cumplimiento. Las soluciones de automatización de procesos registran archivos y dejan un seguimiento de datos visible, lo que facilita la supervisión y revisión de estas actividades en tiempo real. Por ejemplo, antes de que los equipos de mantenimiento tengan acceso al funcionamiento de las centrales eléctricas, los gerentes pueden confirmar que todos los sistemas potencialmente peligrosos han completado y registrado con éxito los protocolos de seguridad de parada necesarios.
Tecnologías de automatización de procesos de negocio centrales
La automatización robótica de procesos y las soluciones de automatización de flujos de trabajo están en el centro de cualquier transformación de automatización digital.
Automatización robótica de procesos (RPA)
RPA no se refiere a robots físicos como puede ver en una línea de montaje. En su lugar, las herramientas y bots de RPA se integran en los sistemas empresariales con el fin de automatizar y simplificar varias tareas e interacciones. RPA es un componente primario de BPA. Describe software y bots que están programados para emular y copiar acciones humanas para completar tareas empresariales repetitivas. Los robots de software RPA pueden navegar por los sistemas, leer e introducir datos y realizar una amplia gama de tareas basadas en reglas.
Automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo a menudo se utiliza indistintamente con RPA, pero eso no es preciso. La automatización del flujo de trabajo se puede definir como la realización independiente del flujo de tareas, documentos e información en actividades relacionadas con el trabajo de acuerdo con reglas empresariales definidas y se refiere a tareas específicas dentro de un flujo de trabajo completo.
Algunas técnicas y términos utilizados en la automatización de procesos
La automatización de procesos puede ser simple e incluir solo algunas tareas centrales, o puede formar parte de un recorrido mayor de IPA e hiperautomatización. A continuación se muestran algunas de las técnicas y tecnologías que entran en los mejores resultados de automatización de procesos:
- Hiperautomatización
La hiperautomatización no es una tecnología en sí misma, sino una iniciativa estratégica que la organización se compromete a identificar, revisar y automatizar tantos procesos empresariales y de TI como sea posible, lo antes posible. Para ello, la hiperautomatización se basa en la integración y orquestación de múltiples tecnologías, herramientas y plataformas, incluyendo IA/machine learning, RPA, sistemas ERP modernos y herramientas de desarrollo de bajo código/sin código. - Automatización de procesos inteligente (IPA)
McKinsey define a IPA como "un conjunto emergente de nuevas tecnologías que combina el rediseño fundamental de procesos con la automatización robótica de procesos y el aprendizaje automático". Aumenta los procesos de negocio con IA y herramientas de próxima generación que ayudan a automatizar y simplificar tareas repetitivas, replicables y rutinarias. Esto significa que no solo el IPA puede imitar las actividades y tareas humanas, sino que en realidad puede aprender a realizarlas. La IA y las tecnologías cognitivas permiten incorporar capacidades de toma de decisiones en la automatización basada en reglas, lo que lleva a un mejor rendimiento de los trabajadores humanos, mayor velocidad, menor riesgo y mejores recorridos de cliente.
- Automatización de código bajo/sin código
Bajo código/sin código (LCNC) se refiere a las herramientas de integración y aplicación que están equipadas con funcionalidad de arrastrar y soltar, herramientas visuales y mucho contenido prediseñado. Las herramientas de LCNC hacen posible que alguien con poca o ninguna habilidad de programación o codificación automatice los procesos basándose en su amplia experiencia relevante en la materia. Sin embargo, las tecnologías de automatización de LCNC también están equipadas con sólidas barandillas para garantizar que los equipos de TI puedan tener un control general y asegurarse de que cualquier nuevo proceso o aplicación automatizada se integre bien dentro del sistema –cumpliendo con los estándares de seguridad y cumplimiento más exigentes–.
- Big Data
Los datos no se clasifican como "grandes" simplemente por su volumen. Big Data está definido por un conjunto de criterios relacionados, sí, con su volumen pero también con su complejidad y velocidad. Los datos estructurados tienen un formato lineal, como lo que vería en una hoja de cálculo. Todo encaja en una columna o fila. Por otro lado, los datos no estructurados pueden consistir en información menos cuantificable, como comentarios de clientes, correos electrónicos, vídeos o imágenes. Big Data se puede integrar y utilizar directamente en la automatización de procesos de negocio, en base a reglas de negocio definidas, o aprovechando las capacidades de inteligencia artificial (IA) y machine learning. Estos datos integrados se pueden utilizar para guiar la toma de decisiones, acelerar los procesos y proporcionar alivio de tareas y evaluaciones repetitivas. - Inteligencia artificial
Las tecnologías de RPA están diseñadas para trabajar mejor con datos estructurados, pero gran parte de su información estratégica e información más valiosa se encuentra dentro de datos semiestructurados y no estructurados (en imágenes escaneadas, páginas web, documentos PDF y mucho más). Las tecnologías de IA pueden procesar y convertir esos datos en un formato estructurado que la RPA podrá comprender y utilizar. - Procesamiento de lenguaje natural (NLP)
Los mejores chatbots impulsados por NPL aprenden del contenido informativo del habla humana, pero también aprenden a interpretar el contexto y el tono. En la automatización de procesos, las herramientas NLP pueden ayudar a guiar mejor las interacciones y responder a las consultas estándar tanto internamente como de los clientes. - Aprendizaje automático
Big Data proporciona los grandes volúmenes de datos de los que dependen las tecnologías de machine learning, para ayudarlos a tomar decisiones. Cuando machine learning (y los algoritmos que lo potencian) se integra con RPA, IA y otras herramientas como NLP, ofrece la capacidad de detectar tendencias y patrones, además de aprender de datos y usuarios humanos. Esto hace que la automatización de procesos sea aún más precisa y útil. - Sistemas ERP Inteligentes
Durante años, las empresas han confiado en los sistemas ERP para gestionar y coordinar sus tareas diarias y financieras. Pero los ERP de hoy en día han crecido en capacidad (con tecnologías de IA y machine learning) para aportar inteligencia y soporte a casi todas las áreas del negocio y sus operaciones. Muchas funciones de automatización ya forman parte de los sistemas ERP modernos.
Ventajas de la automatización de procesos empresariales
Los principales impulsores de la automatización de procesos tienen que ver con los beneficios obvios que provienen de una mayor velocidad y eficiencia, y una mayor oportunidad de agilidad e innovación. Estos beneficios incluyen:
- Estructuras de negocio más ágiles y resilientes en general
- Operaciones más eficientes, incluidos tiempos de ciclo más rápidos y tasas de prioridad por primera vez
- Mejora del cumplimiento a través de rastros y monitoreo de datos más visibles
- Menor carga de procesos manuales lentos, lo que crea mayor libertad para innovar y crecer
- Colaboración en tiempo real en toda una organización, creando trabajo en equipo y éxito/satisfacción del empleado
- Mejora de la calidad del servicio al cliente y de los tiempos de respuesta
Automatización de procesos: próximos pasos en su recorrido hacia la transformación digital
Lograr la automatización de procesos de punta a punta es un pilar esencial en cualquier recorrido de transformación digital exitoso. McKinsey realizó recientemente una encuesta a líderes de la industria que habían cumplido con éxito sus objetivos de automatización de procesos de negocio. Descubrieron que en básicamente todos los casos, esos éxitos tenían tres componentes estratégicos en común:
- La automatización debe adoptarse como una prioridad estratégica en toda la organización, no solo abordarla en silos como una manera de abordar algunos procesos aislados
- La automatización de procesos debe centrarse en hacer que la tecnología funcione para las personas, no al revés
- El mercado es particularmente impredecible en este momento, por lo que centrarse en la escalabilidad es esencial para el éxito sostenido de la automatización de procesos
Como todos los recorridos de transformación de negocio, no tiene por qué ocurrir todo a la vez. El primer paso más esencial es estar preparado para gestionar el cambio y comunicar objetivos e hitos claramente definidos a toda su fuerza laboral.
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