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Hombre trabajando en un dispositivo móvil

¿Qué es un HRMS?

Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) ayuda a que las empresas gestionen y automaticen sus procesos centrales de RR. HH., tales como almacenamiento de datos, administración de beneficios, horas de trabajo y asistencia, y nómina. Un sistema de gestión de talento también ofrece funciones como selección de personal, onboarding, gestión de desempeño, planificación de objetivos, capacitación y entrenamiento, compensaciones, y planificación de sucesiones.

 

Un HRMS moderno ayuda a remplazar los laboriosos procesos tradicionales basados en papel y hojas de cálculo. También reduce los errores humanos y automatiza los procesos manuales repetitivos y lentos. Esto permite que el equipo de RR. HH. se enfoque en las tareas de más valiosas y gratificantes.

Historia del HRMS

En la década de 1970, las grandes empresas empezaron a digitalizar algunos de sus procesos básicos, en particular los que tenían muchos datos y eran propensos a error, como nómina y contabilidad. Pero los primeros sistemas de gestión de RR. HH. tenían un alcance limitado. En la década de 1990, una informática más potente y el auge de internet permitieron que las empresas digitalizaran y automatizaran más funciones de RR. HH., como gestión de registros, administración de beneficios, y flujos de trabajo de selección de personal.

 

Hoy, con el crecimiento de las tecnologías inteligentes y la conectividad en la nube, los procesos de RR. HH. ya no se limitan a los datos transaccionales. Un HRMS moderno puede recopilar e integrar datos para ajustar las estructuras de información en tiempo real, según las variaciones regionales en infraestructuras, leyes y cumplimiento. Estos sistemas también automatizan el flujo de trabajo y aprovechan la inteligencia artificial (IA) para crear procesos más inteligentes y optimizados.

HRMS, HRIS, HCM y HXM: significado de los acrónimos

"Sistemas de gestión de recursos humanos" (HRMS), "sistemas de información de recursos humanos" (HRIS)"gestión del capital humano" (HCM) son términos de RR. HH. que suelen usarse indistintamente, pero que tienen algunas diferencias fundamentales. El término HCM es un paraguas que se usa para describir el amplio conjunto de prácticas y software que una organización usa para gestionar a su personal, desde la selección hasta la jubilación.

 

Un HRIS habitualmente se desarrolla sobre una base de datos del personal, y se usa para dar soporte a los procesos centrales de RR. HH. más lineales y cuantitativos en su estructura, como procesamiento de nómina o gestión de horas de trabajo y asistencia. En comparación, el software de HRMS es una solución más completa que contiene todas las estructuras para gestión de datos de un HRIS, pero también incorpora una funcionalidad más cualitativa y compleja de gestión de talento. Además, las mejores soluciones de HRMS usan tecnologías inteligentes como IA, machine learning y la nube para ayudar a personalizar y automatizar las funciones con inteligencia.

 

El término general de "gestión de la experiencia humana" (HXM) es un cambio cultural que pone en el corazón de RR. HH. la importancia de la experiencia total del personal y el valor de negocio de su compromiso. Gracias a los avances tecnológicos y la conectividad, ahora las empresas pueden obtener una imagen clara de su fuerza laboral desde cualquier ángulo. Esto ayudó a que las empresas se dieran cuenta del valor incalculable de dar prioridad a la experiencia de empleado y usar un enfoque people-first para la administración de RR. HH. Este enfoque más holístico representa un cambio en las prioridades y gestión de los procesos de RR. HH.

Diagrama mostrando la relación entre HXM, HCM, HRMS y HRIS

Diagrama mostrando la relación entre HXM, HCM, HRMS y HRIS

 

¿Por qué es tan importante el software HRMS hoy en día?

Desde hace años, las empresas buscan nuevas tecnologías y formas de automatizar mejor sus procesos de RR. HH. La pandemia trajo consigo enormes cambios sin precedentes en la mano de obra. Los equipos de RR. HH. se vieron obligados –de forma muy repentina– a empezar a usar nuevas tecnologías para dar soporte y gestionar a una fuerza laboral remota y distribuida.

Whirlpool: historia de éxito con HRMS

Después de implantar un HRMS, Whirlpool redujo un 20% los costos operativos de RR. HH.

Al principio, muchas de esas transiciones fueron problemáticas, pero ahora, más de un año después, los responsables de RR. HH. se han vuelto más creativos y adaptables. Un artículo de SHRM indica que a la larga esto ha resultado positivo. Cuando la mayoría de la fuerza laboral pasó a ser remota –casi de la noche a la mañana–, los equipos de RR. HH. fueron los "socorristas" de las empresas, y muchos otros departamentos y líderes siguieron su ejemplo. A raíz de la pandemia, muchas empresas de pronto se dieron cuenta de la mina de oro de datos y analíticas sobre el personal que tenían en sus departamentos de RR. HH. –y de cómo esa información podía ayudar a definir decisiones y estrategias en toda la empresa–.

 

Hoy, el software de HRMS tiene un valor incalculable para ayudar a organizar, comprender y agilizar este mundo laboral tan cambiante. Las soluciones de HRMS ponen los procesos complejos de RR. HH. en un solo lugar, ofreciendo un almacenamiento centralizado de los datos del personal, capacidades de automatización, y analíticas avanzadas e IA incorporadas. Además, las capacidades de gestión de talento sofisticadas y fáciles de usar ayudan a garantizar la contratación, desarrollo y retención del mejor talento de su industria.

¿Quién usa el software de HSMS?

Muchas de las áreas que se enumeran debajo tradicionalmente funcionaban en silos –el feedback o los nuevos datos de una no siempre llegaban a la otra–. Un HRMS moderno no solo optimiza y mejora los procesos de estos profesionales, sino que también garantiza que se se comparten los datos recopilados y el feedback ofrecido –y puede fundamentar las analíticas de personal en general–.

  • Profesionales de RR. HH.: para estos equipos, la utilidad de un HRMS va desde la edición básica y acceso a los datos del personal, hasta informes complejos basados en datos y automatización de sofisticadas tareas de gestión de talento.
  • Selectores de personal: las herramientas de HRMS les ofrecen un portal centralizado donde publicar vacantes, buscar candidatos, y gestionar las funciones de onboarding.
  • Gerentes: incluso desde sus dispositivos móviles, pueden usar el software de HRMS para supervisar la estructura del equipo, horas de trabajo y ausencias, solicitudes de tiempo libre, y hacer un seguimiento del desempeño para ver si se necesita apoyo o feedback para alcanzar los objetivos.
  • Personal: un único portal fácil de usar permite que el personal edite sus datos personales, vea organigramas, presente solicitudes de tiempo libre, vea las capacitaciones asignadas, y hasta gestione sus propios objetivos profesionales y planes de desarrollo.
  • Postulantes: hoy existen portales de HRMS para postulantes, dedicados a buscar y solicitar vacantes, hacer seguimiento de la solicitud, y aceptar ofertas digitales con firma electrónica.

Componentes del software de HRMS

El software de HRMS puede aportar claridad y simplificación. Reunir los datos del personal en un solo lugar no solo facilita las cosas, sino que también brinda información y análisis provenientes de fuentes y departamentos dispares a fin de ofrecer recomendaciones e informes cada vez más precisos y procesables.

 

Estos son los diferentes elementos de una solución de HRMS:

  1. HRIS: RR. HH. centrales y nóminas

    Autoservicio para el personal: las herramientas de HRIS ayudan tanto al personal como a responsables de equipo a eliminar el desorden de las tareas administrativas de RR. HH. heredadas y en papel. Las funciones por autoservicio y acceso móvil ayudan a aumentar la productividad y transparencia del personal en áreas como gestión de datos del personal, informes y analíticas, control de asistencia, y nómina.

    Gestión de beneficios: con el aumento de los modelos de trabajo híbridos, las empresas luchan por estar al día con los muchos requisitos de beneficios laborales. Administrar los beneficios de modo automatizado puede liberar a RR. HH. del papeleo para que puedan ofrecer el asesoramiento y orientación que el personal demanda y valora. Los portales para el personal, por autoservicio y fáciles de usar, lo empoderan con información sobre sus beneficios personales y familiares.

    Gestión de horas de trabajo: las fugas en la nómina son resultado de prácticas inexactas de control de las horas de trabajo y puede costar hasta un 2,5% del gasto total de la nómina. Aunque a veces es intencional, normalmente se debe a errores de sistemas obsoletos y prácticas manuales. Afortunadamente, es una pérdida operativa de las más evitables, y puede mitigarse mucho usando software inteligente para de RR. HH. Las herramientas de HRMS son altamente personalizables y se pueden sincronizar con vacaciones, horas acumuladas, y otras reglas de negocio. Los cálculos automáticos de horas de trabajo y pago se integran con funciones para nómina, y el personal accede por autoservicio para tener una visión completa de sus horas de trabajo.

  2. Gestión de talento

    Selección y onboarding: a pesar del enorme crecimiento debido al COVID-19 en el desempleo, las empresas notan un cambio en las actitudes y expectativas laborales y les es difícil encontrar postulantes. Las soluciones de HRMS pueden ayudarlas a optimizar el proceso de selección de personal para encontrar y atraer al mejor talento. Esto incluye mejor soporte para búsquedas globales, y gestión de la relación con postulantes. También da soporte a un seguimiento más integral de postulantes, y agiliza la planificación de sucesiones.

    Y para las nuevas contrataciones, las herramientas de HRMS para onboarding permiten desarrollar un portal para el nuevo personal –incluyendo flujos de trabajo automatizados y sin papel, y una capacitación más atractiva y personalizada–.

    Gestión del rendimiento y la remuneración: la gestión de desempeño puede ser desafiante, porque requiere equilibrar datos cualitativos y cuantitativos sin perder objetividad. Las herramientas de HRMS ayudan a gestionar los objetivos y revisiones de personal, brindando una gestión de desempeño continua y planificación de acciones guiadas.

    La gestión de compensaciones también puede ser una propuesta complicada que requiere evaluar múltiples factores tanto internos como externos. El software de HRMS puede ayudar a planificar y diseñar eficazmente las compensaciones.

    Capacitación y desarrollo profesional: la carrera es una parte crucial de la experiencia del personal. Las herramientas de HRMS usan tecnología inteligente para ofrecer una experiencia de capacitación más personalizada y atractiva –que conecte personas, información y expertos en toda la empresa y fuera de ella–. Esto ayuda al personal a estructurar mejor su tiempo y objetivos profesionales. La capacitación y cumplimiento obligatorios pueden programarse fácilmente, y los objetivos a más largo plazo, como desarrollo de líderes o planificación de sucesiones, se pueden incorporar a ajustándolos a necesidades y compromisos específicos.

    Gestión del rendimiento de ventas: como sabe cualquier líder de negocios, lo mejor del equipo de ventas es cuando venden y buscan atraer clientes. Un HRMS ayuda a agilizar y gestionar de forma centralizada temas de ventas, como comisiones, zonas, cuotas y desempeño de agentes.

  3. Analíticas y planificación de la fuerza laboral: la información basada en datos es clave para alinear los recursos humanos con la estrategia corporativa general. Gracias a métricas, KPI, informes, modelos predictivos y analíticas basadas en la IA, responsables de RR. HH. pueden dar un mejor soporte a la planificación estratégica y operativa, así como a presupuestos y gestión del desempeño.

  4. Gestión de la experiencia del personal: con más atención a la experiencia, las empresas deben buscar formas innovadoras de entender por qué el personal siente lo que siente en el trabajo, desde que se postulan hasta que se van.

    Las tecnologías y herramientas de voz del empleado (VoE) para recopilar esta información incluyen completas evaluaciones de feedback, encuestas, análisis de comportamiento y sentimiento, y más. Usando esos conocimientos, las organizaciones pueden personalizar las experiencias durante todo el ciclo del personal, impulsando compromiso y productividad.

HRMS y los próximos pasos hacia la transformación digital en RR. HH.

La transformación digital en RR. HH., como cualquier gran cambio operativo, al principio siempre encontrará cierta resistencia e inercia –además de riesgos inevitables–. La mejor manera de prepararse para un cambio operativo es empezar a compartir y comunicar los objetivos del proyecto. Comienza con una comunicación abierta entre responsables de equipos, ejecutivos y especialistas de RR. HH. Una estrategia eficaz de gestión y planificación del cambio puede preparar mejor a sus equipos para que desde el principio lo acepten.

 

La siguiente lista destaca algunos elementos importantes a tener en cuenta en la transformación digital de RR. HH.

  • Integridad de los datos: antes de comenzar a migrar los datos, asegúrese de tener los recursos adecuados y de brindar un upskilling o reskilling a su personal IT para que pueda llevar a cabo la tarea y minimizar los errores humanos. 
  • Costos y esfuerzo: cuantifique los requisitos del proyecto en todas las áreas involucradas, incluyendo implementación e integraciones. Identifique presupuestos y plazos realistas para ayudar a garantizar el éxito de la implementación. 
  • Necesidades actuales y futuras: trabaje estrechamente con líderes de departamentos y equipos desde el principio para comprender bien sus objetivos, requisitos y desafíos específicos. Asegúrese de que su HRMS se adapte a las necesidades cambiantes de todas las partes interesadas. 
  • Cumplimiento: defina los requisitos normativos, laborales, legales y demás, y confirme que su nuevo sistema sea compatible con estas necesidades en todas las regiones. 
  • Preparación en el lanzamiento: consiga que su equipo de RR. HH. esté de acuerdo desde el principio y ayude con los programas y objetivos de capacitación. Establezca hitos mensuales para asegurarse de que todos sus administradores, gerentes y personal están debidamente capacitados y preparados para aprovechar todo el valor del nuevo sistema de HRMS. 

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