Saltar al contenido
Dos colegas revisando datos financieros en un tablero digital

¿Qué es un sistema para gestión financiera (FMS)?

Los primeros registros contables se encontraron entre ruinas de 7.000 años de antigüedad de la antigua Mesopotamia. Esto precede a la invención de la rueda por más de 3.000 años y habla de la importancia histórica y cultural del comercio en la evolución de la sociedad humana. Pero no fue hasta finales del siglo XV que vimos la génesis de la contabilidad moderna con el auge de la contabilidad de doble entrada del matemático italiano Luca Pacioli. Con ella, las empresas podían ver tanto su situación actual (débito) como futura (crédito), y nació un rudimentario sistema para gestión financiera. Por supuesto que los sistemas para gestión financiera modernos serían irreconocibles para signore Pacioli.

Definición de sistema para gestión financiera

Un sistema para gestión financiera es el software y los procesos que se usan para manejar los ingresos, los gastos y los activos de una organización. Además de dar soporte a las operaciones financieras diarias, el objetivo de un sistema para gestión financiera es maximizar las ganancias y garantizar la sostenibilidad empresarial a largo plazo. Ayuda a los equipos financieros a:

  • Optimizar la facturación y el cobro de facturas
  • Optimizar el flujo de efectivo diario, mensual y anual
  • Mantener seguimientos de auditoría y cumplir con las regulaciones contables
  • Automatizar los procesos financieros y reducir los errores de contables
  • Brindar mejores presupuestos, proyecciones y planificación
  • Acelerar el cierre financiero y las actividades de generación de informes
  • Y mucho más

El software para gestión financiera suele formar parte de un sistema más amplio de planificación de recursos empresariales (ERP), que consolida los datos financieros y operativos y brinda a los equipos una visión integral del negocio. Cada vez más, los CFO eligen  ERP basados en la nube  y sistemas de gestión financiera que pueden escalar rápido para manejar el crecimiento y brindar funcionalidad apta para diferentes zonas geográficas, idiomas, monedas y regulaciones. A veces se necesitan capacidades adicionales –como analíticas más potentes y herramientas personalizadas– y éstas se integran dentro del sistema.

Captura de pantalla que muestra cómo los sistemas para gestión financiera le permiten monitorear y gestionar la variación de gastos.

Componentes esenciales de un sistema para gestión financiera

Un sistema para gestión financiera eficaz brinda a las empresas una suite completa de software para contabilidad y una única fuente de verdad. Dentro del sistema hay muchas herramientas diferentes, que se pueden agrupar en las siguientes cuatro categorías:

  • Contabilidad general y cierre financiero: estas herramientas dan soporte a actividades contables esenciales, tales como libro mayor, cuentas por pagar (AP), cuentas por cobrar (AR) y nómina. Ayudan a los equipos a generar informes, crear estados financieros para ingresos, gastos y saldos –y cerrar rápido los libros y con menos esfuerzo–. Las características para gestión impositiva también ayudan a garantizar la precisión y el cumplimiento tributario.

sistema para gestión financiera que muestra el estado de las cuentas por cobrar

  • Gestión de ingresos, efectivo y tesorería: con las herramientas para contabilidad de ingresos, los equipos de finanzas pueden automatizar los procesos de facturación, ver los pagos al minuto y garantizar el cumplimiento de las regulaciones legales para el reconocimiento de ingresos, tales como el IFRS 15. Las herramientas para gestión de efectivo y tesorería ayudan a los equipos a prever el flujo de efectivo, mejorar la liquidez y proactivamente mitigar el riesgo. Este software también se integra con sistemas bancarios, así los usuarios pueden obtener visibilidad en tiempo real de los saldos bancarios y simplificar la conciliación de cuentas.
  • Planificación y análisis financieros: este conjunto de herramientas para planificación, proyección, presupuesto y análisis ayuda a los CFO y a sus equipos a dar soporte a la salud financiera de la empresa. El software FP&A es fundamental para analizar los costos y la rentabilidad, mejorar el rendimiento, prever condiciones futuras y brindar un soporte rápido y preciso para la toma de decisiones a nivel ejecutivo. También brinda soporte para la planificación de múltiples escenarios y la colaboración entre Finanzas y todos los demás departamentos.
  • Gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC): las herramientas para GRC ayudan a los equipos a alinear las actividades organizacionales con los objetivos de negocio, identificar y mitigar diferentes tipos de riesgo y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones –desde el GDPR y SOX hasta los acuerdos comerciales internacionales–. Sincronizando los datos de toda la gobernanza corporativa, la gestión de riesgos y las actividades de cumplimiento, las empresas pueden operar de manera más eficiente, navegar la incertidumbre y actuar con integridad.

El software para GRC ayuda a las empresas a monitorear y gestionar la disponibilidad de capital y los riesgos asociados.

Transformación digital de las finanzas y nuevas tecnologías

La mayoría de las empresas aún están en las primeras etapas de aplicar a los procesos financieros tecnologías digitales como la nubeanalíticas aumentadasautomatización robótica de procesos (RPA), inteligencia artificial (IA)blockchain  –pero están en la cúspide de un cambio importante, y la presión se siente–. No solo se espera que los CFO y sus equipos brinden al negocio un rápido soporte para la toma de decisiones, sino que las difíciles lecciones aprendidas en la pandemia de COVID-19 están obligando a los líderes a acelerar la transformación financiera y la adopción de nuevas tecnologías.

 

Es fácil ver por qué. Los beneficios de la transformación digital de las finanzas –tal como inteligencia instantánea, modelado predictivo altamente preciso y procesos automatizados más ágiles– son los ingredientes que las empresas necesitan para navegar el cambio y adaptarse a la nueva normalidad. La IA, en particular, es una fuerza impulsora detrás de la transformación financiera que revoluciona completamente las analíticas financieras, la automatización y todos los procesos –desde las actividades de cierre financiero hasta la mitigación de riesgos y el cumplimiento–.

En la próxima década, la IA optimizará o transformará casi todas las actividades en finanzas.

Gartner

  • Gestión financiera en la nube: además de la escalabilidad, la eficiencia de costos y la capacidad de conectarse a más fuentes de Big Data , la gestión financiera basada en la nube ofrece acceso seguro al sistema desde cualquier lugar –lo cual es especialmente importante ahora que tantos empleados están trabajando de manera remota–. La nube también es la puerta de entrada –y el requisito previo– para tecnologías nuevas e inteligentes como IA, machine learning y blockchain.
  • Analíticas financieras avanzadas: las analíticas financieras potenciadas por IA y machine learning pueden extraer conjuntos masivos de datos estructurados y no estructurados –desde dentro y fuera de la organización– casi en tiempo real. Estas analíticas permiten a los profesionales de finanzas crear proyecciones y planes más precisos, modelar escenarios futuros, comprender el impacto financiero de las decisiones potenciales, generar informes on-demand y prever riesgos y oportunidades. En última instancia, las analíticas financieras avanzadas se pueden usar para orientar el negocio en la dirección correcta y garantizar la sostenibilidad a largo plazo.
  • Automatización financiera: el noventa por ciento de los controladores corporativos pronto usará una combinación de RPA e IA para automatizar todo, desde los informes financieros y los cierres hasta la preparación impositiva y de nómina. Los bots de RPA no solo automatizan tareas repetitivas y liberan a los trabajadores para que se enfoquen en trabajo de mayor valor –también pueden completar más trabajo más rápido, minimizar costos y errores, optimizar flujos de trabajo y organizar actividades en todos los equipos humanos-bot–. 
  • Blockchain: en finanzas, la tecnología blockchain ofrece nuevos niveles de transparencia, eficiencia y seguridad. Por ejemplo, los equipos de finanzas pueden usar blockchain para crear un único libro mayor inmutable que esté siempre actualizado y no requiera conciliaciones. Los contratos inteligentes basados en blockchain (contratos que se ejecutan automáticamente una vez que se cumplen las condiciones predeterminadas) también se pueden usar para automatizar y acelerar actividades como el procesamiento de pagos y el cumplimiento regulatorio.

#1

las analíticas financieras avanzadas fueron una de las principales prioridades para los líderes de finanzas en 2020

80

%

de los líderes de finanzas han implementado o planean implementar RPA

Los mejores sistemas para gestión financiera basados en la nube ahora incorporan tecnologías inteligentes como analíticas avanzadas, IA, machine learning y blockchain directamente dentro de sus herramientas –lo cual acelera drásticamente la transformación financiera y ofrece una rápida obtención de valor y ROI–.

Opere sus procesos financieros con un ERP

Ponga a trabajar a la IA y analíticas avanzadas y optimice sus capacidades financieras.

Preguntas frecuentes sobre gestión financiera

La contabilidad es un componente de un sistema para gestión financiera. Un sistema contable brinda soporte a los requisitos de registro contable de la empresa –libro mayor (GL), las aplicaciones de contabilidad que alimentan directamente el libro mayor, incluyendo cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina–. Un sistema para gestión financiera incluye herramientas para gestionar todos los aspectos financieros de la organización, incluida la gestión de tesorería y efectivo, contabilidad de costos, planificación estratégica, analíticas y previsión financiera, gobernanza y más.

La planificación de recursos empresariales (ERP) es una suite integrada de software para gestión de negocios diseñada para abordar la amplia gama de funcionalidades que necesita una empresa. Las aplicaciones financieras –como la gestión de contabilidad, informes y tesorería– son una parte clave de una suite de ERP y un buen lugar para comenzar si busca gestionar mejor sus procesos financieros.

Las cuentas por cobrar (AR) es la función de negocios responsable de gestionar los ingresos entrantes, normalmente el dinero que deben los clientes por las compras y el crédito extendido a los clientes como condiciones de pago. Las cuentas por cobrar comienzan con la facturación, gestionan el cobro y mantienen registros de los importes adeudados, la antigüedad de los créditos y el historial de pagos.

Las cuentas por pagar (AP) es la función de negocio que realiza un seguimiento y gestiona los importes adeudados a proveedores, subcontratistas, prestamistas y otros terceros. Las cuentas por pagar (deuda) generalmente comienzan con el reconocimiento de la factura de compra y finalizan con el pago. Las cuentas por pagar realiza un seguimiento de importes adeudados y a quién, antigüedad, pagos y requisitos de efectivo.

La gestión de ingresos busca aumentar los ingresos previendo con precisión la demanda y el comportamiento del consumidor –y luego optimizando productos, precios, promociones y colocación (distribución) para lograr los mejores resultados financieros posibles–.

Un subconjunto del proceso de cuentas por cobrar, la gestión de cuentas por cobrar se refiere principalmente al proceso de cobros –las comunicaciones con quienes deben dinero a la empresa y las actividades de cobro realizadas para asegurar el pago–.

La conciliación refiere al proceso de hacer coincidir registros en dos o más fuentes o repositorios para identificar cualquier diferencia, determinar cuál es la correcta y sincronizar los registros. Entre los ejemplos se incluyen la comparación de entradas de libro mayor con documentos de origen y la coincidencia de registros bancarios con pagos recibidos y realizados.

En términos generales, un sistema para contabilidad es el mecanismo usado para realizar un seguimiento del dinero que entra y sale de un negocio. A menudo, el término se refiere a un conjunto de aplicaciones de software que realiza un seguimiento de las actividades financieras. Las funciones básicas del sistema o los módulos de software para contabilidad incluyen libro mayor, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Las funciones opcionales incluyen nómina, gestión de efectivo, créditos y cobros, entre otros.

La planificación y análisis financieros son un conjunto de actividades de planificación, proyección, presupuesto y análisis que dan soporte al estado financiero general de una empresa. Las herramientas para FP&A ayudan a los equipos de finanzas a brindar un soporte rápido para la toma de decisiones a nivel ejecutivo, crear modelos financieros detallados y proyecciones, planificar para múltiples escenarios, identificar y evaluar nuevas oportunidades de ingresos, y más.

El flujo de efectivo es el movimiento de efectivo que ingresa y sale de la empresa. El efectivo procedente de ventas se retiene en cuentas bancarias y otras inversiones líquidas hasta que se gasta en materiales, nóminas, pagos de préstamos y otros gastos. El estado del flujo de efectivo, uno de los tres informes financieros básicos (ingresos, balance, flujo de efectivo), realiza un seguimiento de los cambios en el efectivo de una organización durante un período contable: saldo inicial, efectivo recibido, pagos salientes y saldo final. 

La gestión de efectivo es el proceso de cobro y la gestión de flujos de efectivo. Centrada en el efectivo disponible en cuentas bancarias y de inversión, la gestión de efectivo determina dónde se coloca el efectivo entrante y cómo se asigna al capital circulante, las inversiones, la reserva de efectivo u otras disposiciones.

De forma similar a la gestión de efectivo, la gestión de tesorería es la gestión de fondos dentro de la organización, centrada en el capital circulante, con el objetivo de mantener la liquidez y hacer el mejor uso de los fondos para optimizar el rendimiento de la empresa.

El informes de gastos es un formulario que realiza un seguimiento y da cuenta de los gastos de negocio. Por lo general, se espera que un empleado que realice tareas fuera de las instalaciones de la empresa informe todos los gastos en los que incurra durante esa actividad, tales como transporte, alojamiento y comidas. Los gastos se pagan directamente desde los fondos de la empresa o por la persona y luego se informan para su reembolso.

Cuando un empleado paga por artículos y costos relacionados con la empresa con fondos personales, éste informará dichos gastos a la empresa para que sean reembolsarlos. Esta es una práctica común para los gastos de viaje incurridos durante viajes para ventas, reuniones y convenciones, instalación y servicio de equipos, y casos similares. También se puede aplicar a los materiales de consumo o los suministros necesarios para completar un proyecto cuando es más rápido comprarlos en lugar que pasar por los canales de compra habituales.

T&E refiere a viajes y gastos. Un empleado que viaja con fines de negocio informará los costos incurridos por transporte, alojamiento, comidas y otros gastos usando un informe de T&E de la empresa (en papel o formato electrónico). Los gastos pueden ser pagados directamente por la empresa (cuenta de la agencia de viajes o tarjeta de crédito de la empresa) o pagados por el empleado e informados para su reembolso.

SAP Insights Newsletter

Suscríbase hoy

Obtenga información estratégica clave suscribiéndose a nuestro newsletter.

Lectura adicional

Volver al inicio