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Mujer revisando analíticas de gobernanza de datos

¿Qué es la gobernanza de datos?

Por definición, la gobernanza de datos empresariales abarca las políticas y procedimientos que se implementan para garantizar que los datos de una organización sean precisos –y que se manejen correctamente cuando se ingresan, almacenan, manejan, acceden y eliminan–. Las responsabilidades de gobernanza de datos incluyen establecer la infraestructura y tecnología, configurar y mantener procesos y políticas, e identificar a las personas (o cargos) de una organización que tienen la autoridad y responsabilidad de gestionar y salvaguardar tipos específicos de datos.

 

La gobernanza de datos es una parte clave del cumplimiento. Los sistemas se encargarán de la mecánica de almacenamiento, manejo y seguridad. Pero es el lado de las personas –la organización de gobernanza– el que garantiza políticas definidas, procedimientos sólidos, tecnologías adecuadamente gestionadas y datos protegidos. Los datos se deben manejar correctamente antes de ingresarlos al sistema, mientras se usan y cuando se recuperan del sistema para usar o almacenar en otro lugar.

 

Mientras que la gobernanza de datos establece las políticas y procedimientos para establecer la precisión, confiabilidad, integridad y seguridad de los datos, la administración de datos es la implementación de esos procedimientos. Las personas asignadas con responsabilidades de administración de datos gestionan y supervisan los procedimientos y las herramientas usadas para gestionar, almacenar y proteger los datos.

Beneficios de la gobernanza de datos

En un momento en el que las organizaciones dependen cada vez más de los datos para cada aspecto de su negocio, no puede permitirse no tener un plan de juego para la información. Los datos están en el centro de todas las funciones informáticas y tecnológicas, incluyendo la contabilidad y finanzas, planificación y control, gestión de pedidos, servicio al cliente, programación, control de procesos, ingeniería y diseño –lo que se le ocurra–. Los datos precisos y confiables son esenciales para el funcionamiento eficaz de estos sistemas y funciones. 

 

Dado que los datos (buenos y confiables) son esenciales para el negocio, las organizaciones deben acompañar la creación, calidad, manejo y seguridad de esos datos. Y cuando lo hacen, se puede confiar en que sus sistemas y bases de datos reflejan realmente la realidad y respaldan eficazmente la toma de decisiones y el éxito del negocio.

La gobernanza de datos central brinda una visión centralizada y confiable de sus datos.


Los beneficios de la gobernanza de datos incluyen:
  1. Datos mejores y más confiables: por supuesto, ese es el punto. Los usuarios y quienes toman decisiones tendrán más confianza en los datos y, por consiguiente, en las decisiones basadas en esos datos. Y esas decisiones serán, de hecho, mejores porque se basan en información precisa.
  2. Una sola versión de la verdad: el beneficio de tener a todas las partes responsables trabajando a partir de la misma información es incalculable. No más tiempo dedicado a discutir respecto a cuál hoja de cálculo o plan es "mejor" o está más actualizado. Todas las áreas de la organización están coordinadas.
  3. Cumplimiento de normas regulatorias, legales e industriales: los procedimientos consistentes para gestión de datos son la clave del cumplimiento. De hecho, los auditores y los representantes de supervisión regulatoria no analizarán los datos, sino cómo se generaron, gestionaron y protegieron.
  4. Reducción de costos: no solo las auditorías se harán rápido y fácil, sino que las operaciones diarias serán más eficientes y eficaces. Usted puede reducir el desperdicio causado por decisiones tomadas en base a información errónea u obsoleta. Y puede mejorar el servicio al cliente conociendo el estado preciso de actividades, inventario y disponibilidad de personal.

Las organizaciones prosperan con datos precisos, consistentes y confiables que, por definición, solo pueden lograrse con una buena gobernanza de datos.

¿Qué es el marco de gobernanza de datos?

Un marco de gobernanza de datos hace referencia al modelo que sienta las bases para la estrategia y cumplimiento de los datos. A partir del modelo de datos que describe los flujos de datos –entradas, salidas y parámetros de almacenamiento–, el modelo de gobernanza establece las reglas, actividades, responsabilidades, procedimientos y procesos que definen cómo se gestionan y controlan esos flujos de datos.

 

Piense en el modelo como un blueprint de cómo funciona la gobernanza de datos en una organización en particular. Y tenga en cuenta que este marco de gobernanza será único para cada organización, ya que refleja aspectos específicos de los sistemas de datos, tareas y responsabilidades organizativas, requisitos regulatorios, y protocolos de la industria.

 

Su marco debería incluir lo siguiente:

  • Alcance de los datos: datos maestros, transaccionales, operativos, analíticos, Big Data, etc.
  • Estructura organizativa: roles y responsabilidades entre el propietario responsable, el jefe de datos, TI, el equipo de negocios, y el patrocinador ejecutivo.
  • Estándares y políticas de datos: guías que describen qué se está gestionando y controlando, y para lograr qué resultados.
  • Supervisión y métricas: parámetros para medir ejecución y éxito de la estrategia.

Procesos de gobernanza de datos

La gobernanza de datos debe estar integrada dentro de los procesos de creación, gestión y protección de datos de la organización. Los siguientes son algunos de los elementos y lineamientos procedimentales:

  • Procedimientos y documentación: más que un simple requisito para mantener satisfechos a los auditores, la documentación debe esbozar claramente todos los procesos. Y los procedimientos también deberían reforzarse a través de la capacitación y mediante incentivos motivacionales.
  • Integridad de los datos: las consideraciones respecto a la integridad de los datos se deben incorporar a los procedimientos de acuerdo con el modelo y el marco de gobernanza de datos. Espere que estas adiciones requieran un poco de atención y disciplina extra por parte del personal y que puedan afectar a la eficiencia (añadiendo tal vez unos segundos a un proceso). Aquí un poco de automatización podría ayudar. Tecnologías relativamente baratas y probadas, como escáneres de códigos de barras y pantallas táctiles, pueden hacer que la recopilación de datos sea más rápida y precisa, especialmente cuando se combina con sensores IIoT (internet de las cosas industrial) y se combina con los sistemas existentes para control de procesos.
  • Auditorías y control de calidad: cree chequeos periódicos de validez de los datos en todos los procedimientos para corroborar el cumplimiento. Un programa de chequeos periódicos por parte de un equipo de calidad es lo que mejor funciona.

¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos de la gobernanza de datos?

El mayor desafío pueden ser los problemas organizativos y de personal. Cada transformación de negocio requiere roles y responsabilidades respecto a las que se debe dar cuenta con un responsable que lidere el cambio. También requiere un cambio de cultura de ver la gestión de datos como un trabajo aburrido y de bajo nivel a uno de extrema importancia. Si los empleados tocan datos –especialmente datos críticos– y si los crean, los cambian, los usan o los mueven de alguna manera, deben comprender el rol que juegan en el mantenimiento adecuado de esos datos y asumir la responsabilidad.

 

Otro gran desafío es la rápida proliferación de datos que solo se está generalizando con el tiempo. Gran parte de estos nuevos datos no están estructurados o son diferentes de lo que hemos visto o con lo que hemos trabajado en el pasado. Esto no solo grava los sistemas y bases de datos existentes, sino que también trae aparejada la necesidad de contar con nuevos procedimientos y requisitos adicionales para la gobernanza.

Herramientas y tecnología de gobernanza de datos

La creación del marco de gobernanza de datos no requiere herramientas adicionales. Sin embargo, las tecnologías pueden ayudar a recopilar, gestionar y proteger los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Las aplicaciones de administración de la información ayudan a crear perfiles de datos y monitorear el rendimiento de la política de gobernanza de datos de la empresa. Facilita la ejecución de iniciativas de gobernanza de la información en todas las unidades de negocio, la aplicación de estándares de calidad con validación de datos y la medición de la mejora en los procesos de calidad de datos.
  • Las soluciones de gestión de metadatos, a menudo denominadas EMM (gestión de metadatos empresariales), categorizan y organizan consistentemente los activos de información de una empresa y se han vuelto cada vez más importantes en la era de Big Data. La información del activo de datos que se mantiene incluye tipo, etiquetas, fuente y fechas.
  • Las tecnologías de gestión de contenidos y ciclo de vida de la información controlan los volúmenes de datos y gestionan el riesgo con políticas automatizadas de archivo, retención y destrucción de la información.  Las capacidades específicas de gestión de contenido también pueden optimizar los procesos empresariales digitalizando documentos e integrando contenido relevante con transacciones y flujos de trabajo.
  • La gestión de datos aumentada, o la integración de datos aumentada, mejora los datos empresariales existentes con información obtenida usando nuevas tecnologías tal como IA (inteligencia artificial) y machine learning. El objetivo es mejorar la toma de decisiones y ayudar a algunas aplicaciones a adaptarse automáticamente.

5 mejores prácticas de gobernanza de datos

Existe un acuerdo general entre los expertos en que las primeras cinco "mejores prácticas" para la gobernanza de datos son:

  1. Piense con el panorama general en mente, pero comience de a poco. Todo un buen consejo. Si está empezando desde cero (y nunca ha tenido un proceso de gobernanza de datos en marcha), usted está abriendo nuevos caminos. Siempre es prudente empezar de a poco –pruebe sus ideas y comprenda de manera limitada cómo aprender, desarrollar habilidades y validar el enfoque antes de comprometerse con todo el esfuerzo–. Al mismo tiempo, es importante mantener el panorama general en mente. Es muy fácil quedar envuelto en las minucias y alejarse del objetivo general. Por lo tanto, documente los objetivos de alto nivel de su proyecto (cómo será su proceso de gobernanza de datos), labre una pieza modesta que pueda ser su área de prueba piloto y valide su enfoque a través de esta prueba "piloto".
  2. Designe un patrocinador ejecutivo. Al igual que con cualquier proyecto para toda la empresa, es importante asegurar que un patrocinador ejecutivo de negocios sea el líder de la estrategia de datos. Éste abogará activamente y comunicará la estrategia a la organización en general. El patrocinador también hará cumplir la responsabilidad, modelará la mentalidad de datos deseada y ayudará a arbitrar los problemas de datos entre las unidades de negocio.
  3. Elabore un caso de negocio. los sistemas de gobernanza de datos no están exentos de costos. Aunque no se requieren equipamientos especiales para desarrollar el marco y completar los detalles, aún queda trabajo por hacer, y eso consumirá recursos, especialmente el tiempo del personal.

    Es una buena idea construir un caso de negocio para un proyecto de este tipo. El caso de negocio debe contener una descripción de alto nivel del proyecto, una declaración de las metas y objetivos, los beneficios esperados y un cronograma con hitos y mediciones (indicadores) del progreso y el éxito. Estos indicadores ayudan a mantener el proyecto en curso a medida que el equipo del proyecto evalúa el progreso en función de los plazos e hitos predeterminados. El caso de negocio también recuerda a los miembros del equipo las razones por las que está haciendo este proyecto y por qué es importante para la organización hacerlo bien y a tiempo.
  4. Desarrolle las métricas correctas. La medición es esencial, pero más no siempre es mejor. Incluso cuando se automatizan, las mediciones requieren tiempo y esfuerzo; alguien tiene que ver los resultados, interpretarlos y quizás tomar medidas correctivas. Demasiadas mediciones –o mediciones que no son significativas– pueden ser contraproducentes. Los usuarios, operadores y trabajadores se darán cuenta rápido cuándo las medidas no son importantes y eso podría llevar a que presten menos atención a las mediciones realmente significativas. Al igual que con los KPI (indicadores clave de rendimiento), un puñado manejable (generalmente de seis a 10) de mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información sobre cómo funcionan realmente los sistemas y si se están cumpliendo los objetivos.
  5. Comunique. La mayoría de las personas tienen una aversión innata al cambio basada en el miedo a lo desconocido, pero el mejor remedio es la información. Estar abierto con aquellos que se verán afectados por los nuevos procesos y procedimientos, sean o no participantes activos en el proceso. Explique qué está haciendo y por qué. Dígales cómo cambiará su vida laboral (puede ser un cambio sutil) y por qué es importante cooperar y apoyar los cambios. Involucre a aquellos que se verán más afectados en la planificación e implementación de los nuevos procedimientos. Ellos están mejor posicionados para ver cómo afectarán los cambios a la productividad, cómo podrían modificarse para ser menos intrusivos y cómo el proceso podría mejorarse para brindar mejores datos.

Un puñado manejable (generalmente de seis a 10) de mediciones útiles y significativas es mucho mejor que 50 o 100 que no brindan mucha información estratégica sobre cómo funcionan realmente los sistemas y si se están cumpliendo los objetivos.

Tenga en cuenta que la gobernanza de datos es un proceso continuo, no un proyecto de una sola vez. Sí, se requiere trabajo inicial en la configuración del sistema, pero estos procesos formarán parte de la vida diaria de su organización. Y los procesos en sí deben ser monitoreados y evaluados continuamente a la luz del volumen, los tipos y el carácter cambiante de los datos que gestiona su organización.

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Preguntas frecuentes sobre gobernanza de datos

La gestión de datos hace referencia a todas las funciones necesarias para recopilar, controlar, proteger, manipular y entregar datos. La gobernanza de datos refiere a la calidad y confiabilidad de los datos. Abarca las políticas y actividades que establecen la infraestructura. También designa a las personas (o cargos) dentro de una organización que tienen la autoridad y la responsabilidad de gestionar y proteger clases y tipos de datos específicos.

La gobernanza de datos establece los procesos y procedimientos y designa a los individuos o cargos responsables de la precisión y confiabilidad de los datos. Por otra parte, la gestión de datos es la implementación de esos procedimientos. Las personas asignadas con responsabilidades de administración de datos gestionan y supervisan los procedimientos y las herramientas usadas para gestionar, almacenar y proteger los datos.

La gestión de datos maestros y la gobernanza de datos deben funcionar juntos. La gobernanza de datos refiere a la calidad y confiabilidad de los datos –establece las reglas, políticas y procedimientos que garantizan la precisión, confiabilidad, cumplimiento y seguridad de los datos–. La gestión de datos maestros es otro término para el concepto de una fuente única y centralizada para los datos empresariales (una única versión de la verdad). Los datos maestros son los datos centrales esenciales para todas las transacciones comerciales, tales como la facturación a clientes o el inventario de compras. Estas transacciones requieren un repositorio central de datos de cliente, proveedor y artículo.

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