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Mujer trabajando en una laptop

¿Qué es un ATS?

Un sistema de seguimiento de aspirantes (ATS) es una aplicación de software para recursos humanos (RR. HH.) que ayuda a las organizaciones a gestionar digitalmente tareas de selección de personal y contratación. Sirve como base de datos central para la información de puestos y aspirantes donde se gestionan los requerimientos de empleo, las ofertas de empleo y las solicitudes de empleo, y donde se verifican y seleccionan aspirantes.

 

Un ATS apoya la realización de tareas comunes, como la creación de descripciones de puestos, la publicación de puestos en sitios de desarrollo de carrera profesional y portales de empleo, el escaneo de currículums, la programación de entrevistas, la recopilación de comentarios, la realización de verificaciones de antecedentes, y la generación de cartas de oferta con firmas electrónicas.

 

El sistema también gestiona la experiencia de los solicitantes de empleo. Esto incluye la búsqueda de puestos de trabajo, la solicitud on-line y la verificación del estado de una solicitud, así como la generación de notificaciones para los candidatos.

Cómo funciona un ATS

¿Qué hace un sistema de seguimiento de aspirantes?

Un ATS actúa como una base de datos para los solicitantes de empleo, automatizando y gestionando los flujos de trabajo asociados con el proceso de selección de personal. Permite a los gerentes de contratación y selección de personal a recortar el volumen de currículums recibidos para que puedan centrar su tiempo en los aspirantes más calificados.

 

Con la capacidad de programar reglas de negocio en un ATS, las empresas pueden asegurarse de seguir las mejores prácticas de contratación y, al mismo tiempo, proteger los datos personales que envían los aspirantes. 

Vea cómo los selectores de personal y gerentes de contratación usan un ATS para identificar y contratar rápidamente a los mejores candidatos.

¿Quién usa un sistema de seguimiento de aspirantes?

Empresas de todos los tamaños y sectores usan sistemas de seguimiento de candidatos para organizar, buscar y comunicarse con los solicitantes de empleo y gestionar su proceso de solicitud de empleo. Si bien antes era del dominio de empresas más grandes de la lista Fortune 500 debido a los costos y requisitos de infraestructura asociados, hoy las organizaciones más pequeñas pueden aprovechar el ahorro de costos de las ofertas de software como servicio (SaaS) en la nube.

 

Estos son dos ejemplos de implementaciones exitosas de un ATS por parte de clientes en una variedad de sectores de negocio e industrias:

 

Tower Health: el proveedor de cuidado de la salud y bienestar Tower Health usa descripciones de trabajo optimizadas para mejorar la atención al paciente. Lea la historia del cliente.

 

Sephora: minorista multinacional francés de productos de cuidado personal y belleza, Sephora usa flujos de trabajo de contratación eficientes y móviles para ayudar a contratar a 15.000 personas por año.

¿Por qué es importante un ATS?

Un ATS acelera el proceso de contratación. Pasando de procesos off-line y basados en papel a un proceso digital automatizado, las tareas de selección de personal y contratación se optimizan, liberando tiempo y garantizando que se sigan prácticas de contratación justas y más adecuadas.

 

Estos son algunos ejemplos de cómo un sistema de seguimiento de aspirantes puede beneficiar a una organización:

  • Más solicitantes: un ATS facilita a los solicitantes de empleo la búsqueda de empleo y su postulación on-line, aumentando el número total de solicitudes. 
  • Ciclos de contratación más rápidos: los selectores de personal pueden buscar rápidamente en todo el grupo de candidatos, seleccionar candidatos de interés e invertir su tiempo en trabajos de mayor valor, como entrevistas de evaluación, referencias y ofertas.
  • Mayor colaboración con las partes interesadas: durante la etapa de entrevista, los gerentes de contratación revisan y brindan retroalimentación respecto a los candidatos dentro del ATS. Las reglas empresariales se pueden configurar para automatizar la progresión de los candidatos a través de las etapas de selección de personal y contratación.  

La evolución de los sistemas de seguimiento de los candidatos

Antes de internet, se anunciaban ofertas de empleo en periódicos clasificados y publicaciones de la industria. El proceso se basaba en papel, lo cual hacía que fuera lento y difícil de gestionar. Los aspirantes al puesto no podían determinar fácilmente el estado de una solicitud. Los selectores de personal y gerentes de contratación –debido al gran volumen de solicitudes en papel– no podían identificar a los aspirantes más calificados.

 

Con las tecnologías digitales y on-line, solicitar un trabajo se hizo mucho más fácil. Los sitios web de empleo a nivel mundial promovieron oportunidades de empleo para personas de todo el mundo. De repente, la selección de personal se había convertido en un negocio de volumen.

 

Los primeros sistemas de seguimiento de postulantes se desarrollaron a finales de la década de 1990 y se alojaron on-premise. Los sistemas se centraban en procesar y almacenar la gran cantidad de currículums recibidos y, al mismo tiempo, garantizar el cumplimiento y la consistencia en las prácticas de contratación. Los selectores de personal y gerentes de contratación también sentían el impacto de un volumen tan alto de aplicaciones y pronto estos sistemas evolucionaron para dar soporte a la preselección de personal, el escaneo de currículums, el análisis, las notificaciones automatizadas y las analíticas.

 

En la actualidad, los sistemas de seguimiento de candidatos se implementan principalmente en la nube y se ofrecen como una solución de software como servicio, o SaaS. Un ATS basado en la nube elimina los altos costos de implementación y los procesos ineficientes, reduciendo así la dependencia de TI.

 

La tecnología de ATS ha evolucionado para dar soporte a los requisitos modernos de contratación, que pueden incluir:

  • Contratación virtual: brinde soporte al lugar de trabajo remoto y a las iniciativas de selección de personal, tales como los sitios de carrera profesional, la comunicación con candidatos, y las ofertas y entrevistas. 
  • Contratación masiva: atraiga, verifique y contrate grandes volúmenes de postulantes rápidamente para industrias específicas, tales como el cuidado de la salud, alimentos , e-commerce y tecnología.  
  • Grandes volúmenes de solicitantes: evalúe grandes volúmenes de solicitantes para vacantes específicas.  
  • Contratación interna: identifique al personal para fomentar el progreso interno.  
  • Diversidad e inclusión: garantice la alineación con las iniciativas de contratación de la empresa y las prácticas de contratación no sesgadas. 

Un ATS brinda soporte al proceso de selección de personal, desde la publicación de una oferta de empleo hasta la presentación de una carta de oferta. Dado que los datos de selección de personal son datos personales, los sistemas de seguimiento de candidatos también ayudan a las empresas a cumplir con la legislación de protección de datos, como el RGPD.

Casos de uso para un ATS

Los selectores de personal son los usuarios más activos de un ATS. Usan el sistema diariamente para gestionar las solicitudes de empleo, publicar ofertas, evaluar a los aspirantes y gestionar la progresión de los candidatos a través de las etapas de selección de personal y contratación.

 

Los gerentes de contratación usan un ATS para participar en el proceso de contratación. El sistema les brinda acceso directo a las solicitudes de trabajo activas para evaluar las descripciones de los puestos, los aspirantes y los currículums, y para ver el estado de cada candidato. La información se genera desde el ATS para preparar y llevar a cabo entrevistas, así como para almacenar comentarios cuantitativos y cualitativos después de una entrevista.

 

Los postulantes usan el ATS para buscar y solicitar empleos, verificar el estado de una solicitud y aceptar ofertas de trabajo.

Mensaje de seguimiento para nuevos puestos de trabajo coincidentes en un ATS moderno.

Qué buscar al considerar un ATS

Los sistemas de seguimiento de candidatos se ofrecen como soluciones independientes o pueden incluirse como parte de una plataforma para software de selección de personal integral que incluye capacidades para la gestión de las relaciones con los candidatos (CRM).  

 

El software de CRM con frecuencia se usa en paralelo con un ATS. Pero a diferencia de un ATS, estos sistemas se usan para atraer talento y construir relaciones con los postulantes que han pasado al estado de candidato. Los sistemas de gestión de las relaciones con los candidatos se centran en la interacción con el candidato y en la creación de una experiencia de contratación positiva en general.  

 

Algunas organizaciones prefieren la simplicidad de una aplicación de ATS independiente para la gestión de datos de candidatos. Sin embargo, esta opción presenta algunas limitaciones. Aunque son suficientes para procesar candidatos activos, estos sistemas no brindan las capacidades necesarias para captar y fomentar el talento pasivo.  

 

El software de selección de personal que incluye las funcionalidades ATS y CRM brinda la mayor flexibilidad y eficiencia a lo largo de todo el proceso de postulación a candidato. Los beneficios combinados incluyen: 

  • Acceso a sitios web avanzados de carrera profesional 
  • Páginas de destino personalizadas 
  • Campañas de e-mail marketing 
  • Pools de talento más grandes 
  • Mayor interés e interacción con candidatos preseleccionados 
  • Ciclos de contratación más rápidos 
  • Mayor colaboración con las partes interesadas internas 

Una solución de contratación integral reduce costos y elimina la complejidad de gestionar varios sistemas en paralelo. 

 

Consideraciones adicionales incluyen: 

  • Escalabilidad: las necesidades de contratación de una organización fluctuarán, por lo que el software debe ser ágil y escalable. 
  • Integración: determine de antemano cómo se integrará la tecnología con otro software de contratación, así como con la infraestructura tecnológica de recursos humanos en general. Estas integraciones darán soporte a la eliminación de procesos de datos manuales y brindarán la capacidad de combinar datos de contratación con datos del personal. 
  • Requisitos del usuario: tenga en cuenta a todos los usuarios – postulantes, selectores de personal, gerentes de contratación– y asegúrese de que el ATS sea capaz de brindar una experiencia eficiente y positiva para todos.  

¿Cuáles son las capacidades de una plataforma de contratación integral que incluye ATS y CRM?

Aquí tiene un resumen de las características y funciones combinadas que usted puede aprovechar con una solución integral para selección de personal: 

 

Publicar de un cargo

  • Cree descripciones de puestos que enfaticen las competencias preferidas. 
  • Identifique los sesgos de género y los benchmarks salariales usando escaneos automatizados. 
  • Cree un sitio web de marca de empleador para postulantes.   
  • Cree y gestione publicaciones en sitios web laborales y portales de empleo. 
  • Utilice aplicaciones configurables por pedido (postulación móvil, rápida, en múltiples etapas). 

Evaluación de aspirantes 

  • Busque postulaciones externas e internas usando una única base de datos. 
  • Configure preguntas de verificación previas a la solicitud para cada publicación. 
  • Automatice el almacenamiento y el análisis de los datos del currículum, incluido el desglose.
  • Reciba notificaciones automáticas y alertas personalizadas para cada rol.  
  • Brinde acceso seguro para agencias externas. 
  • Genere informes y analíticas en tiempo real en todo el proceso de contratación.

Entrevistar candidatos 

  • Programe entrevistas y realice un seguimiento del progreso.  
  • Recopile comentarios y consolide automáticamente las calificaciones de los candidatos.  
  • Brinde acceso seguro al portal de candidatos para el estatus actual y la información. 

Contratación y onboarding 

  • Acceda a plantillas de marca y formularios con datos previamente completados. 
  • Genere y presente cartas de oferta con capacidad de firma electrónica para lograr una respuesta más rápida. 
  • Automatice el proceso de onboarding (inducción). 

¿Cuándo una organización debe implementar un ATS?

Una implementación de ATS debe ser considerada por organizaciones que están creciendo rápidamente y tienen objetivos de contratación ambiciosos que se correlacionan con la estrategia de negocio general. Requisitos adicionales podrían incluir enfocarse en un conjunto de habilidades o roles especializados de alta demanda, apoyar esfuerzos masivos de selección de personal o resolver ineficiencias significativas dentro de RR. HH. donde un modelo de datos centralizado y flujos de trabajo automatizados ahorrarían tiempo y dinero. Estas ineficiencias podrían ser:

  • El seguimiento de los esfuerzos de contratación se realiza en hojas de cálculo. 
  • La misma publicación de oferta de empleo debe enviarse manualmente a varios portales de empleo. 
  • Inversión de tiempo en revisar un gran volumen de aplicaciones irrelevantes.  
  • El feedback y las decisiones del equipo de contratación son difíciles de obtener. 
  • Los recursos internos no están disponibles para crear, mantener o mejorar un existente sitio de carrera profesional.  
  • Medir el valor de la contratación resulta difícil e inconsistente.  

¿Cuándo debo actualizar mi ATS?

Muchas organizaciones eligen actualizarse desde un ATS existente hacia una plataforma de software integral para selección de personal, que incluya capacidades de interacción con el candidato en un CRM. 

 

Un ATS obsoleto puede dar lugar a las siguientes ineficiencias de RR. HH.: 

  • La misma solicitud de empleo se presenta para cada oferta de empleo. 
  • Se produce una gran tasa de abandono dentro del proceso de contratación.  
  • El fomento e interacción con los candidatos es difícil e ineficaz. 
  • Se desconoce la presencia de sesgo inconsciente. 
  • Las estrategias de contratación específicas, como la contratación en masa , el avance interno y la selección de personal virtual, son difíciles, si no imposibles.  

Los sistemas de seguimiento de candidatos, especialmente cuando están integrados en soluciones de contratación de punta a punta, brindan una plataforma moderna y segura para que RR. HH. atraiga, identifique, comprometa y contrate a los mejores candidatos. Un ATS elimina los procesos manuales que requieren mucho tiempo para que los esfuerzos de contratación puedan sincronizarse perfectamente con el crecimiento previsto de la empresa.

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