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Mujer revisando el inventario con una tablet en un depósito

¿Qué es un WMS (sistema de gestión de almacenes)?

Un WMS, o sistema de gestión de almacenes, es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de almacén, desde el momento en que las mercancías y los materiales entran en un centro de distribución o cumplimiento hasta el momento en que salen. Los sistemas de software de WMS son un componente clave de la gestión de la cadena de suministro y ofrecen visibilidad en tiempo real de todo el inventario de una empresa, en almacenes y en tránsito. Además de la gestión de inventario, un WMS ofrece herramientas para los procesos de retiro y embalaje, utilización de recursos, analíticas y más.

 

 

Significado de WMS: un sistema de gestión de almacenes es un software que ayuda a las empresas a gestionar y controlar las operaciones diarias de los almacenes, desde el momento en que los bienes y materiales entran en un centro de distribución o cumplimiento hasta el momento en que salen.

Ahora más que nunca, los mayoristas, los proveedores de logística tercerizados (3PL) y los transportistas están bajo presión para cumplir y entregar pedidos omnicanal a la velocidad de Amazon. Las ventas de comercio electrónico también se han disparado. Solo en 2019, Statista informa que las ventas de comercios minoristas on-line de EE. UU. ascendieron a USD343.15 mil millones –y se proyecta que lleguen a casi USD476.5 mil millones para 2024–. Si bien las ventas on-line y las expectativas de envío rápido están creciendo, la mano de obra se está reduciendo. Y hasta que la pandemia de COVID-19 se consolidó a mediados de marzo de 2020, una baja tasa de desempleo nacional hizo difícil encontrar trabajadores de almacén. Aunque el número de trabajadores disponibles es temporalmente mayor, es probable que la mano de obra de almacén posterior al COVID-19 vuelva a ser escasa. Todo esto obliga a crear la necesidad de contar con procesos de logística y gestión de almacenes más rápidos y eficientes.

 

Un buen sistema de WMS puede ayudar optimizando todas las facetas de la gestión de almacenes –desde los procesos de recepción, almacenamiento y retiro, embalaje y envío hasta el seguimiento y reabastecimiento del inventario–. Y organiza todas estas actividades desde una única interfaz. Los sistemas de gestión de almacenes también se integran con otras herramientas, incluyendo conceptos básicos como el escaneo de código de barras y etiquetado RFID, robótica más avanzada y dispositivos portátiles de realidad aumentada (AR) y otras soluciones de misión crítica, tales como sistemas de gestión de transporte (TMS), ERP y software de logística.  

 

 

Cinco beneficios de un sistema de gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes digital robusto es esencial para cualquier negocio con inventario disponible –y puede ayudar a ahorrar dinero y ganar nuevas eficiencias en muchas áreas–. Los cinco beneficios principales de un sistema de WMS son:  

  1. Eficiencia operativa mejorada: los sistemas de WMS automatizan y optimizan los procesos de almacén, desde el ingreso hasta las entregas salientes, para lograr una mayor eficiencia, operaciones más fluidas y la capacidad de manejar mayores volúmenes. Reducen errores en el retiro y envío de mercancías, y eliminan el trabajo duplicado e innecesario. Un WMS también comparte datos con el ERP y sistemas de gestión de transporte, lo cual le da una perspectiva holística que se extiende más allá de su almacén y ayuda a acelerar el movimiento de mercancías.
  2. Menos desperdicios y costos: si usted tiene inventario perecedero o restringido por fecha fecha de vencimiento, el software de WMS puede identificar qué artículos deben ser retirados primero, o cuáles pueden necesitar un impulso de ventas, para minimizar el desperdicio. También puede ayudar a determinar el uso más eficaz del espacio del almacén, desde la ubicación del inventario hasta recorridos óptimos. Algunos sistemas ofrecen simulaciones avanzadas para crear planos de planta y colocar palés, estanterías y equipamiento en las mejores ubicaciones para operar con la máxima eficiencia y ahorrar tiempo y dinero.
  3. Visibilidad del inventario en tiempo real: utilizando la codificación de barras, el etiquetado RFID, sensores u otros métodos de seguimiento de la ubicación, un sistema de WMS le brinda información estratégica en tiempo real sobre su inventario a medida que es trasladada a su almacén, a cercanías y a la siguiente ubicación. Con esta visibilidad, usted puede crear previsiones de demanda más precisas, ejecutar una estrategia de inventario "just-in-time" y mejorar la trazabilidad, lo cual es especialmente importante en el caso de una retiro del mercado.
  4. Gestión mejorada de la mano de obra: un WMS puede ayudar a pronosticar las necesidades de mano de obra, crear cronogramas, optimizar el tiempo de viaje dentro de un almacén y asignar la tarea correcta al empleado adecuado según el nivel de habilidad, la proximidad y otros factores. Un buen sistema de WMS también puede ayudar a mejorar la moral de los empleados creando un entorno más relajado, organizado y seguro en el que los trabajadores sientan que su tiempo se valora y se utiliza sabiamente. 
  5. Mejores relaciones con clientes y proveedores: con un sistema de gestión de almacenes, los clientes disfrutan de un mejor cumplimiento de los pedidos, entregas más rápidas y menos imprecisiones, lo que aumenta su satisfacción y fidelidad y mejora la reputación de su marca. Los proveedores también pueden experimentar tiempos de espera reducidos en las dársenas y muelles de carga, para mejorar las relaciones.
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¿Qué hace un WMS?

Cualquier actividad que fluya hacia y desde el almacén, y aquellas que se expanden hacia la cadena de suministro extendida, puede ser mejorada con un buen WMS –desde la recepción y el almacenamiento hasta el retiro, embalaje y envío–. Las características principales de un sistema de gestión de almacenes brindan soporte a estas actividades de las siguientes maneras.   

 

Proceso de recepción y almacenamiento

 

Un WMS puede ayudar a las empresas a recibir, procesar y almacenar artículos de la manera más eficiente según las reglas de negocio y el flujo del almacén. Antes de los sistemas de gestión de almacenes, se utilizaban un bolígrafo y papel para recibir artículos y conciliarlos con los pedidos de compra y los recibos físicos, y algunos almacenes más pequeños todavía utilizan ese enfoque hoy en día. De hecho, en una encuesta de Peerless Research de 2018, el 87% de los encuestados dijeron que manejaban materiales manualmente durante el proceso de recepción. 

  

Un sistema WMS habilita el uso de tecnología RFID y la integración con facturación y otro software para que los artículos se puedan recibir, validar y conciliar automáticamente contra pedidos de compra digitales con el escaneo de un código de barras, y con etiquetas impresas para facilitar el almacenamiento y el retiro.  

 

Gestión de inventario

 

El software de gestión de almacenes brinda visibilidad en tiempo real del inventario de una organización en cualquier ubicación, incluidos los artículos en tránsito y en las tiendas. Brinda información de seguimiento mediante la tecnología de identificación automática y captura de datos (AIDC), tal como códigos de barras o RFID. Y muchos sistemas dan soporte al conteo cíclico y el pronóstico de la demanda utilizando analíticas avanzadas e información estratégica sobre el rendimiento de productos y proveedores. Con esta información estratégica, las empresas pueden adaptar los niveles de inventario sobre la marcha para garantizar que haya suficiente para satisfacer la demanda de los clientes, ya sea en la tienda u on-line.  

 

El seguimiento preciso del inventario y otras prácticas son clave para mejorar las tasas de pedidos –es decir, pedidos que llegan completos, a tiempo, sin daños y con una factura precisa–. También pueden ayudar a asignar el inventario de acuerdo con flujos de trabajo personalizados y la lógica de retiro para que el inventario pueda moverse más rápido, tanto dentro como fuera del almacén.     

 

Retiro, embalaje y cumplimiento de pedidos

 

El lugar más citado para las actividades de embalaje y cumplimiento se encuentra en el almacén, según una encuesta de Logistics Magazine. Y ResearchGate estima que los costos relacionados con el retiro de pedidos representan el 55% del costo total del almacenamiento.  

 

Los sistemas de WMS pueden ayudar a reducir estos costos guiando la manera más eficiente de almacenar, recuperar y embalar productos. También dan soporte a tecnologías de retiro que optimizan el proceso, tales como la radiofrecuencia (RF) con y sin verificación por escaneo, tecnología pick-to-light y pick-to-voice, robótica y algoritmos que pueden ayudar a optimizar rutas de retiro.  

 

Algunas soluciones de gestión de almacenes facilitan el cumplimiento de los pedidos utilizando técnicas tales como el retiro de un solo pedido, el retiro por lotes, el retiro por zona, el "cross-docking", el retiro por fases, el "put to order", sistemas "put-wall" y más, todo lo cual ayuda a optimizar el cumplimiento de los pedidos.  

 

Envíos

 

Muchos sistemas de almacén se integran con software de gestión de transporte y logística que permite innumerables maneras de acelerar el proceso de cumplimiento –generando automáticamente cartas de porte, listas de embalaje y facturas para envíos, por ejemplo, así como enviando notificaciones de envío automáticas.  

 

Con las funciones de seguimiento en tiempo real, las empresas pueden controlar si los paquetes llegan a tiempo y al destino correcto.  

 

Vale la pena hacerlo bien. Las mejores operaciones de depósito de su clase logran sacar la gran mayoría de los envíos del muelle y ponerlos en tránsito hacia su destino a tiempo.  

 

Gestión laboral

 

Obtener información estratégica sobre los costos relacionados con el trabajo y la productividad puede ayudar a los almacenes a manejar operaciones más ágiles y eficientes. Un WMS puede brindar visibilidad en tiempo real de los empleados del almacén, costos de mano de obra, tiempos de respuesta, brechas de productividad, tendencias para planificar y más –para que las empresas puedan reaccionar en consecuencia.

 

Además de brindar información estratégica clave, muchos sistemas también dan soporte al intercalado de tareas basado en factores tal como la prioridad o la proximidad para ayudar a minimizar el tiempo de viaje general de los trabajadores, así como el "tiempo muerto" o tiempo perdido. También pueden ayudar con la planificación y programación, ya sea directamente o mediante la integración con otros sistemas.

 

Gestión de dársenas y muelles

 

Las funciones para la gestión de predios y muelles pueden ayudar a los conductores de camiones a encontrar rápidamente los muelles de carga adecuados. El soporte para el cross-docking, donde las mercancías que llegan al almacén se colocan inmediatamente en envíos salientes sin almacenamiento intermedio, es ideal para los productos frescos de comestibles. El software ayuda con esto verificando los escaneos de recepción en relación con los pedidos de clientes actuales y, luego, notificando al receptor si las mercancías deben colocarse en una ubicación de cross-docking.  

 

Métricas y analíticas de almacén 

 

Los datos en tiempo real se pueden recopilar automáticamente a través de un WMS en lugar de confiar en métodos de recopilación de datos manuales, eliminando errores de clave y acelerando drásticamente el proceso. Estos datos también se pueden integrar con analíticas para realizar un seguimiento de métricas importantes, tales como el envío puntual, la precisión del inventario, los costes de distribución, la tasa de cumplimiento de pedidos o de líneas, la duración del ciclo de pedidos, etc. El sistema entonces puede crear informes visuales  que se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas y utilizarse para realizar ajustes.  

Sistemas de gestión de almacenes en acción

Los sistemas y las herramientas de gestión de almacenes se utilizan en casi todas las industrias, aunque suelen ser utilizados por distribuidores más grandes, centros de cumplimiento de comercio electrónico y proveedores de logística tercerizada (3PL), a menudo con múltiples almacenes. Las empresas farmacéuticas, sanitarias y de almacenamiento de frío también son usuarios comunes. Con frecuencia, las soluciones de WMS se integran con los sistemas de transporte y logística para mejorar la transparencia, la eficiencia y el ahorro.

 

Vea cómo estas empresas usaron un sistema de gestión de depósitos y tecnologías modernas para maximizar la eficiencia: 

  • Freudenberg unificó las operaciones de alto volumen y ajustó la precisión del inventario. 
  • El productor de papas Aviko migró tres almacenes a la nueva tecnología para dar soporte al crecimiento futuro. 
  • Bridgestone (video a continuación) se mantiene en control de sus operaciones de negocio con gestión de almacén digital de punta a punta

Descubra cómo Bridgestone ahora sabe lo bien que está operando su almacén y puede realizar rápidamente las mejoras necesarias.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Existen tres tipos principales de software de WMS: independiente (on-premise y, a menudo, un sistema heredado propio), basado en la nube y aplicaciones integradas en plataformas de ERP o de gestión de la cadena de suministro ya sea on-premise o alojadas en la nube). Cada tipo de WMS tiene ventajas e inconvenientes, y el mejor tipo diferirá de una empresa a otra: 

  • WMS independiente: Estos sistemas generalmente se implementan en las propias instalaciones de la empresa usando su propio hardware. Por lo general, pueden dar soporte a una mayor personalización (aunque pueden ser costosas) y la organización puede mantener un control más estricto sobre sus datos y software. Aunque el costo inicial del sistema es sustancialmente superior al de otras opciones, una vez que una empresa es su propietaria, lo posee. Al mismo tiempo, las actualizaciones, el mantenimiento y los costos asociados con ellos son responsabilidad de la organización. A medida que el WMS envejece, se torna cada vez más difícil de integrar con otras plataformas e implementar nuevas tecnologías. 
  • WMS en la nube: los sistemas de WMS basados en la nube se pueden implementar rápidamente con costos iniciales más bajos. Entregados en forma de software como servicio (SaaS), brindan más flexibilidad para dar soporte a las condiciones de mercado estacionales y otras condiciones cambiantes del mercado –y son más fáciles de escalar a medida que las empresas crecen–. Mediante actualizaciones periódicas, la gestión de almacenes en la nube ofrece un camino más rápido hacia la innovación. Y otra persona asume la carga de mantener y actualizar el sistema. Los proveedores de SaaS también invierten mucho dinero y experiencia en medidas de seguridad y brindan capacidades de recuperación ante desastres. Los sistemas de gestión de almacenes en la nube también se pueden integrar más fácilmente con otras soluciones.
  • ERP integrado y WMS basado en SCM: algunos sistemas de gestión de almacenes se crean como módulos o aplicaciones que se integran con un ERP y plataformas de cadena de suministro. La ventaja de estos es que son capaces de trabajar mejor con otras soluciones en áreas superpuestas, tales como contabilidad y business intelligence. Brindan una visión holística de toda la cadena de negocio y logística para permitir la transparencia de punta a punta, y para que los procesos de almacenamiento y logística se organicen y ejecuten juntos. En última instancia, estas capacidades se pueden usar para optimizar las operaciones y brindar experiencias de cumplimiento rápidas y ágiles. 

Tecnología de almacenamiento inteligente

Para cumplir con los cambiantes patrones de compra, canales y expectativas de los clientes –y para mantenerse al ritmo de los mercados en evolución y las nuevas disrupciones–, las empresas necesitan tecnologías de almacenamiento inteligentes, desde IA y machine learning hasta robots autónomos.  

 

Automatización de almacenes

 

Las tecnologías de automatización están teniendo un impacto significativo en los almacenes y centros de distribución. Los flujos de trabajo y procesos de almacenamiento que se pueden optimizar mediante la automatización incluyen la recopilación de datos, la asignación de códigos de barras, el escaneo, la retiro y el embalaje, el envío y el seguimiento del inventario. Esta automatización permite operar de manera mucho más eficiente y escalar a una demanda cambiante. También reduce los errores humanos, tal como introducir la dirección de envío o SKU incorrectos .

 

Tecnología de retiro por voz

 

El retiro por voz, también conocido como almacenamiento dirigido por voz y retiro mediante voz, permite a los operadores llevar a cabo tareas y comunicarse cuando se han completado sin tener que usar papel ni sus manos y ojos. Los operadores utilizan un dispositivo de retiro por voz, por lo general un auricular de voz o un terminal para voz, para recibir instrucciones habladas del sistema de WMS sobre dónde y cuándo retirar los pedidos entrantes. Los trabajadores pueden utilizar el lenguaje cotidiano para enviar actualizaciones en tiempo real al sistema de almacenamiento, incluso cuando se completan lotes.  

 

Dispositivos móviles 

 

Los empleados de los almacenes de primera línea dependen de los dispositivos móviles para realizar su trabajo de manera más eficiente. En la encuesta de 2020 Warehouse DC Equipment, el 73% de los participantes utilizaban smartphones y tabletas, el 55% escáneres de código de barras y el 18% tecnología GPS (con un 28% que planea implementar GPS en los próximos 12 meses). Un WMS que pueda dar soporte a la integración con estas tecnologías es crítico.  

 

IA e internet de las cosas (IoT) en la gestión de almacenes

 

La inteligencia artificial e IoT se están incorporando cada vez más en las operaciones de almacén. Prometen ayudar a las empresas a responder dinámicamente a las cambiantes condiciones de almacenamiento en lugar de tener que seguir reglas predefinidas. Los sensores de IoT brindan los datos y la IA puede analizarlos y hacer proyecciones avanzadas que antes no eran posibles. Las dos tecnologías funcionan de la mano para ayudar a las empresas a cambiar a un modelo de almacenamiento basado en la demanda.

 

Los datos de IoT fluyen al WMS desde innumerables ubicaciones, incluidos equipamientos de manejo de materiales tales como transportadores, teléfonos inteligentes y dispositivos portátiles, radiobalizas pasivas, RFID y más. Los sistemas de IA toman estos datos y los transforman en información estratégica, tales como tendencias, modelos predictivos y otros algoritmos que ayudan a las empresas a tomar decisiones importantes en función de las condiciones actuales. Estas tecnologías se pueden poner a trabajar para ayudar a gestionar el enrutamiento y el movimiento de la mano de obra, los pedidos por lotes, el inventario de espacios dinámico y mucho más.  

 

Robots de almacén

 

Los robots que operan en almacenes se basan en IA y machine learning para tomar decisiones basadas en aportes de su entorno. Y mediante el uso de una combinación de sensores de video, de audio, térmicos y táctiles, los robots pueden medir la temperatura ambiente e incluso percibir el tacto. Si se está habilitado para la integración, el software WMS dirige sus actividades. 

 

Hoy existen una variedad de robots utilizados en centros de distribución y almacenes que pueden aumentar algunas tareas de la fuerza laboral y automatizar otras.   

 

Los vehículos guiados automatizados (AGV), por ejemplo, utilizan una pista o banda magnética para transportar el inventario alrededor del almacén, mientras que los robots móviles autónomos (AMR) dependen de sensores a bordo, computadoras y mapas para navegar por el almacén y redirigir cuando sea necesario. Los AMR pueden identificar información incluida en paquetes para ayudar con la clasificación y las verificaciones de inventario. Los drones aéreos están equipados con sensores ópticos y utilizan tecnologías de deep learning para escanear artículos en lugares altos y peligrosos rápidamente y cargar los últimos recuentos en el sistema de WMS, siempre que el sistema pueda dar soporte a la integración. Y los sistemas automatizados de almacenamiento y retiro (AS/RS) pueden almacenar y retirar elementos ayudados por software que dirija sus operaciones. Estos pueden tomar la forma de transbordadores, grúas o incluso robots trepadores.

 

Hay una gran cantidad de ventajas en el uso de robots en el almacén, siendo el más obvio el aumento de la velocidad de las operaciones. Pero la seguridad y la moral de los trabajadores también pueden mejorar a medida que los trabajos peligrosos y mundanos son reemplazados por tareas más estratégicas.   

 

Apps de realidad virtual y aumentada 

 

La tecnología de realidad aumentada (AR) implica el uso de una cámara para capturar un entorno real, tal como un pasillo en un almacén, y luego superponer instrucciones o información sobre ese entorno –en un dispositivo móvil–. Los visores inteligentes de AR, por ejemplo, permiten a los operadores realizar tareas sin usar sus manos. Estas apps pueden trazar rutas, mostrar dónde se encuentran los contenedores, y más. Las tecnologías de realidad virtual (VR) también están siendo utilizadas para todo, desde capacitar a los operadores de camiones de elevación hasta mejorar la seguridad de las rutas de entrega. 

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Preguntas frecuentes sobre gestión de almacenes

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un software que optimiza cada parte de la gestión de almacenes, desde la recepción y el almacenamiento hasta el retiro, el embalaje, el envío, el seguimiento del inventario y todos los pasos intermedios. Un WMS ayuda a las empresas a aumentar la eficiencia operativa y a reducir los desperdicios y los costos, al tiempo que mejora la gestión de la mano de obra y las relaciones con clientes y proveedores. Los sistemas de gestión de almacenes se integran con una variedad de otras herramientas y soluciones, incluido el escaneo de códigos de barras, la realidad aumentada (AR), los sistemas de gestión de transporte (TMS) y la planificación de recursos empresariales (ERP).

Existen tres tipos principales de sistemas de gestión de almacenes (WMS): independientes, en la nube e integrados. Los sistemas WMS independientes se implementan on-premise utilizando el hardware propio de la empresa. Los sistemas WMS basados en la nube se entregan como ofertas de SaaS escalables en una nube pública o privada. Y los sistemas WMS integrados se entregan como parte de una solución más amplia de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de la cadena de suministro (SCM).

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