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Personal mirando un inventario

Optimización del inventario: minimizar riesgos y residuos 

La optimización del inventario es la práctica de tener el inventario adecuado para cumplir con su demanda y protegerse frente a disrupciones inesperadas, evitando a la vez los excedentes innecesarios. La optimización del inventario es una práctica ágil que no solo responde rápido frente a riesgos y oportunidades, sino que también tiene la capacidad de preverlos y prepararse.

La optimización del inventario es más crucial que nunca

Como saber cualquier líder de negocios, la optimización del inventario es un componente particularmente difícil de la gestión de la cadena de suministro porque es vulnerable a muchos factores, incluyendo tendencias sociales, fenómenos naturales, política, economía y competidores (por nombrar solo algunos). Cuando llegó la pandemia, provocó grandes disrupciones en la cadena de suministro global y echó luz sobre la volatilidad de las prácticas tradicionales en la cadena de suministro.

 

Además, cuando los consumidores esperaban recibir las entregas en una semana o más, las empresas podían arreglárselas con un par de depósitos. Pero hoy, el efecto Amazon hace que la entrega en el día o al día siguiente sea una demanda creciente de los consumidores. Esto ha tenido un gran impacto en la optimización del inventario porque ahora las empresas deben tener múltiples centros de distribución y gestionar un inventario con varias ubicaciones. Para colmo, las compras on-line son más altas que nunca y la fidelidad a la marca se ve erosionada  por el aumento de las opciones on-line. Esto ha dado lugar a niveles de competencia sin precedentes, y a una reducción del margen de ganancia y error.

Las cosas en la cadena de suministro son realmente complicadas.

Elon Musk

La diferencia entre gestión y optimización del inventario

Ambas forman parte de las mismas operaciones inventario de la cadena de suministro relacionadas con el inventario, pero cuando se trata de definir las prácticas específicas, la categoría general es "control del inventario", que contiene la gestión del inventario, que a su vez contiene la optimización.

 La optimización del inventario es un componente clave de control del inventario

El control del inventario abarca todas las operaciones de gestión, incluyendo la optimización.

  • La gestión del inventario hace establece objetivos de alta productividad y eficiencia para todas las operaciones del área. Las modernas tecnologías para planificación de la cadena de suministro les dan a gerentes de la cadena de suministro una mayor visibilidad de todos los eslabones. Internet de las cosas (IoT) y los dispositivos y activos conectados a la nube se pueden automatizar para una mayor eficiencia en la fabricación. Los procesos de producción, almacenamiento y logística también suman eficiencia aplicando tecnologías inteligentes como inteligencia artificial (IA), machine learning, robótica y automatización robótica de procesos.
  • La optimización del inventario es un subconjunto dentro la gestión del inventario referida más específicamente a los márgenes de ganancia y pérdida. Cargar con excedentes de inventario innecesarios provoca pérdidas y derroche. Ocupa espacio, queda obsoleto, y a menudo no se vende o se vende con precio reducido. Por otro lado, como vimos durante la pandemia, escasez y demanda inesperadas son la otra cara del inventario, donde los costos son pérdida de ganancias potenciales y daño a la marca. Por lo tanto, el objetivo de la optimización del inventario es proyectar mejor la demanda y maximizar las finanzas de la empresa.

Los diferentes tipos de inventario

Para el consumidor, el inventario consta principalmente de productos terminados. Pero para un negocio, el inventario es todo aquello que deban tener, mantener y reponer. Si una empresa hace sopas, entonces su inventario va desde las semillas de los vegetales hasta el combustible de los camiones de entrega a tiendas de comestibles. Mirar la gestión del inventario de esta manera más holística permite apreciar mejor su complejidad. 

 

Existen cuatro tipos de inventario básicos:

  1. Materias primas: todo el inventario que lleva al producto terminado.
  2. Trabajo en curso (WIP): todo el inventario que se está en preparación y embalaje. Es una etapa costosa y riesgosa, así que las soluciones para optimización del inventario ayudan a encontrar los procesos más rentables y rápidos.
  3. Productos terminados: el significado más común de "inventario", ya embalado y listo para vender.
  4. Material de mantenimiento, reparación y operación (MRO): todo lo necesario para fabricación, producción y entrega de bienes. La optimización del inventario se aplica para equilibrar mejor los excedentes y faltantes de estos bienes que no son para el consumidor.

Los desafíos de la tradicional optimización del inventario

Desde que hay cadenas de suministro y almacenes, uno de los mayores desafíos para optimizar el inventario ha sido lograr el equilibrio entre "solo lo suficiente" y "no demasiado". Tradicionalmente, la proyección de la demanda ha sido una práctica retroactiva. Aunque los expertos en optimización del inventario y proyección de la demanda sean muy capaces, hay un límite para lo que pueden lograr el análisis y la proyección humanos. Por lo tanto, las cadenas de suministro lineales de los sistemas heredados siempre serán vulnerables, sin importar cuánto expertise se aplique. Algunos de los desafíos más comunes incluyen:

  • Sistemas heredados que no pueden recopilar ni gestionar Big Data: las tecnologías manuales no conectadas no pueden manejar volúmenes de datos dispares y no estructurados. A partir de estos datos –aplicando tecnologías inteligentes como IA, machine learning y analíticas avanzadas– se logra mayor precisión en la proyección tanto de riesgos como de demanda.
  • Cambiantes demandas de cliente: cada año crece la demanda de entregas rápidas y productos personalizados. Además, los ciclos de vida de los productos son más cortos que nunca. Para las empresas es costoso aumentar sus redes de logística y suministro para cumplir con estas demandas, por lo cual se le pide más precisión a la optimización del inventario. 
  • Más competencia: gracias a la Industria 4.0 y las tecnologías inteligentes y conectadas para la cadena de suministro, las empresas pueden prepararse y crecer más rápido que nunca –todo gestionado desde un hub central–. Esto ha dado lugar a un nivel sin precedentes de competencia y de opciones para el consumidor. Cada vez más se recurre a soluciones de optimización del inventario para obtener una ventaja competitiva.
  • Fenómenos climáticos y desastres naturales: cada año vemos más tormentas e incendios forestales muy destructivos. Obviamente, no hay manera de preverlos con precisión, pero usando analíticas avanzadas y soluciones conectadas a la nube, los gerentes de inventario tienen la oportunidad de afrontar las alteraciones en la demanda.

Construir procesos de proyección básicos para la optimización del inventario

Hay varios desafíos en optimización del inventario B2B Para determinados productos estacionales o B2B, el proceso puede ser bastante sencillo, mientras que los grandes minoristas, por ejemplo, pueden tener cientos o miles de SKU, y un mercado y clientes altamente volátiles. 

 

Las prácticas fundamentales para la optimización del inventario no han cambiado en décadas –ni en siglos–. Lo que sí cambió son las soluciones de software que potencian a estos procesos y sus especialistas. Pero incluso los sistemas digitales más sofisticados siguen basándose en muchos protocolos y fórmulas conocidos para la optimización del inventario:

  • Análisis ABC: identificar los productos más y menos populares y rentables. Eso tradicionalmente se hacía analizando datos de ventas anteriores. Pero con analíticas avanzadas y tecnologías inteligentes, ahora es posible proyectar tendencias y anticiparse a las subas y bajas del inventario.
  • Proyección de la demanda: las analíticas predictivas ayudan a anticipar la demanda del cliente. También se usan para prever tendencias y riesgos. Este también solía ser un proceso más retroactivo, pero ahora el software para gestión del inventario permite que gerentes de cadena de suministro minimicen el riesgo tanto de faltantes como de excedentes, y proyecten la demanda con más precisión. 
  • Planificación de los requerimientos de material (MRP): un sistema que gestiona planificación, cronogramas y control del inventario para fabricación. Cada vez más, los sistemas de MRP heredados son reemplazados por sistemas integrados de planificación y sistemas de MRP impulsados por la demanda (DDMRP) que brindan mayor precisión y resiliencia. 
  • Fórmula de punto de pedido: refleja la cantidad mínima de inventario antes de que haga falta volver a realizar el pedido. Este siempre ha sido un proceso complicado porque difiere de un producto a otro. Por ejemplo, los calcetines blancos y negros pueden tener diferentes puntos de pedido. Las tecnologías para optimización del inventario permiten que hasta los complejos inventarios con varias ubicaciones sean precisos y visibles –en cualquier lugar y en tiempo real–.
  • Gestión del inventario perpetuo: especialmente relevante para los bienes de consumo de alta rotación (FMCG), que se mueven a gran velocidad. Con las tecnologías inteligentes, la gestión del inventario perpetuo se puede automatizar en todos los puntos de contacto de compra omnicanal. A su vez, el machine learning hace que estas herramientas se vuelvan más inteligentes y precisas con el tiempo, incluso que sigan noticias, tendencias e informes meteorológicos para brindar en vivo información estratégica e informes de inventario. 
  • Inventario de seguridad y de reserva: es el proceso de garantizar que haya reservas realistas en casos imprevistos. Desde que hay cadenas de suministro este es un desafío fundamental, porque tanto el faltante como el excedente hacen perder ingresos. El software moderno para la cadena de suministro aporta velocidad, conectividad y análisis de datos avanzado al proceso de gestión del inventario. Ayuda a las empresas a optimizar sus márgenes de reserva con una precisión impresionante.

Sistemas para optimización del inventario: beneficios y resultados

Históricamente, incluso con pequeñas mejoras a la optimización estratégica del inventario se pueden obtener beneficios en costos y márgenes de ganancia. Aplicando procesos de negocio integrados y software para gestión del inventario, estos beneficios se vuelven más robustos y medibles –y mejoran con el tiempo a medida que el software aprende y se adapta–. 

  • Mayor visibilidad en todo el negocio: el software para optimización del inventario mejora la transparencia desde ventas, marketing y contabilidad hasta proveedores de materias primas, e incluso socios, activos y gastos globales. La conectividad en la nube permite que todos los equipos involucrados en la cadena de suministro trabajen juntos en tiempo real.
  • Mejor proyección de la demanda y capacidades predictivas: las tecnologías inteligentes pueden procesar datos complejos de fuentes internas y externas –y brindar proyecciones e información estratégica precisas–. Cuando las tecnologías para la cadena de suministro están potenciadas por IA y machine learning, las analíticas predictivas y la proyección de la demanda son más precisas y esclarecedoras.
  • Resultados de optimización más sofisticados: con sistemas inteligentes que pueden analizar data sets complejos y diversos, los gerentes de inventario pueden ver no solo los productos más rentables, sino también las mejores ubicaciones para cada SKU, y los mejores momentos del año para vender productos combinados.
  • Escalabilidad: las empresas deben escalar rápido por muchas razones, incluyendo éxito, crecimiento, eventos inesperados y estacionalidad. El software inteligente y las bases de datos modernas son infinitamente escalables y pueden impulsar y optimizar las operaciones a escala global.

Ir más allá con optimización del inventario multiescalón (MEIO)

Las cadenas de suministro complejas (especialmente las globales) se benefician con las soluciones de MEIO, que se basan en la optimización del inventario tradicional pero usan tecnologías modernas y en la nube para obtener una imagen central y en tiempo real de las operaciones globales. Una solución de MEIO eficaz recomienda los niveles de inventario óptimos en cada eslabón –o "escalón"– de la cadena de suministro optimizando el inventario en varias ubicaciones a la vez.

 

Con ella, los fabricantes pueden analizar las proyecciones de demanda con una vista integral de la cadena de suministro. Y frente al efecto Amazon, los ayuda a abordar los inventarios más pequeños y distribuidos de hoy.

Comience usando las mejores prácticas para planificación de inventario

Las modernas tecnologías inteligentes ofrecen enormes beneficios a toda la gestión de la cadena de suministro, pero finalmente lo que dirige un negocio son las prácticas y las personas. La conectividad en la nube ayuda a conectar sus equipos y socios de la cadena de suministro en todo el mundo, para obtener visibilidad compartiendo y reconociendo las prácticas eficientes de planificación del inventario.

  1. Use técnicas sólidas para proyección de la demanda.
    La proyección de la demanda es clave para fundamentar las estrategias de gestión del inventario y otros procesos, como los de compras, logística, finanzas y riesgos.
  2. Haga que el presupuesto de su inventario sea una prioridad del 1er. trim.
    Cada negocio tiene sus ciclos a lo largo del año. Con un presupuesto de inventario trimestral, los planificadores de la cadena de suministro pueden fijar objetivos y KPI más realistas y factibles.
  3. Implemente sistemas estandarizados de revisión del inventario.
    Los sistemas de revisión pueden personalizarse para diferentes tipos de inventario, y ayudar a mejorar eficiencia y flujos de trabajo. Es muy común que las organizaciones complejas usen diferentes sistemas de negocio. Lo importante es tener consistencia y un plan. Existen dos tipos principales de sistemas de revisión del inventario:
    • Revisión continua: en este modelo, se pide la misma cantidad de artículos en cada ciclo, y los gerentes continuamente deben monitorear el inventario y reponerlo cuando la cantidad sea menor al nivel establecido. 
    • Revisión periódica: en este modelo, gerentes de inventario solicitan los productos en el mismo momento dentro de cada ciclo. Al final se pide el inventario que resulte necesario según los niveles de ese momento. Este sistema no usa niveles de pedido fijos, y es más eficiente para productos de movimiento más lento.
  4. Escuche a sus clientes.
    Muchas empresas solo prestan atención al feedback más recurrente para tomar sus decisiones. Pero las mejores soluciones para gestión del inventario podrán recopilar y analizar regularmente datos de todos sus clientes y compradores para ofrecer información estratégica y recomendaciones –en tiempo rea–l. Esto ayuda a optimizar el inventario garantizando que las decisiones estén fundamentadas en datos.
  5. Use los principios just-in-time (JIT) y on-demand.
    Los ciclos de vida de producto más cortos y la creciente demanda de velocidad y personalización obliga a que la optimización del inventario sea ágil y rápida. Tecnologías como impresión 3D y automatización robótica de procesos habilitan los inventarios virtuales. La fabricación y logística de la cadena de suministro operan cada vez más usando redes de proveedores on-demand. Con software inteligente, los gerentes de inventario pueden tomar decisiones de optimización del inventario en tiempo real, confiando en el respaldo de los datos.

Próximos pasos para una mejor planificación y optimización del inventario

Como en cualquier transformación del negocio, es importante que establezca una buena comunicación entre todo su equipo. Comience eliminando silos, desarrollando estrategias sólidas de gestión del cambio y comunicación, y hablando con líderes. Dentro de su fuerza laboral hay una mina de oro de información sobre riesgos y oportunidades, que puede aprovechar para establecer estrategias accionables de planificación y optimización del inventario. Los proveedores de software también pueden ayudar a desarrollar un roadmap para la optimización de su inventario.

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