Saltar al contenido
Hombre calculando el ROI de ERP

Cálculo del ROI en ERP: ¿ERP heredado vs. nuevo sistema de ERP?

El proceso para calcular el ROI (retorno de la inversión) de la planificación de recursos empresariales parece lo suficientemente sencillo: sume los costos, sume los beneficios y compare las dos cifras. Sin embargo, hay una serie de factores que deben tenerse en cuenta para asegurarse de que sus resultados sean válidos y útiles. Es importante tener una visión completa de los costos y beneficios, ahora y en el futuro, tanto para el sistema existente como para el nuevo sistema en evaluación. A continuación encontrará consejos de expertos basados en docenas de implementaciones de ERP. 

Preparación para el análisis del ROI de ERP

Utilice un período de tiempo razonable para el análisis del ROI. Para garantizar que su análisis abarque todo el ciclo de vida de los costos y beneficios, considere un período de al menos cinco años.

Busque las diferencias de costo entre el sistema de ERP heredado y el sistema de ERP sustituto Para hacerlo, debe enumerar los costos actuales de mantener su sistema heredado, así como los costos futuros de actualización de ERP . Recuerde que un motivador clave para cambiar los sistemas es agregar nuevas funcionalidades para seguir siendo competitivos, así que incluya una estimación realista de los costos de actualización para el sistema heredado.

 

Sea meticuloso. Asegúrese de haber recopilado todas y cada una de las estimaciones de costos: para adquirir el nuevo sistema, implementarlo y operarlo de manera eficaz. En muchos casos, los costos de funcionamiento del nuevo sistema serán inferiores a los costos del sistema existente. También tenga en cuenta los beneficios proyectados al calcular el retorno de la inversión de su ERP, reconociendo que esos beneficios se obtendrán con el tiempo.

 

Piense de manera positiva pero realista. Si su empresa se basa en productos (por ejemplo, como distribuidor o fabricante), es posible que usted prevea una reducción significativa del inventario, pero haga los deberes para comprender qué resultado es más común. Tenga en cuenta también que el ahorro no se producirá de forma automática ni inmediata.

 

¿Por qué un trabajo tan detallado? El ROI a menudo es necesario para fines de planificación financiera. También es importante comprender los costos y beneficios totales del proyecto para justificar su inversión en ERP y evaluar el rendimiento del sistema en función de las expectativas una vez implementado. La hoja de trabajo para calcular el ROI de ERP a continuación puede ayudar a identificar con precisión sus costos –a la vez que brinda consejos y recomendaciones para que el proceso sea más fluido–.

Utilizar esta hoja de trabajo

Esta página servirá de guía en una serie de cuadros a completar. Cada paso proporcionará información para ayudar a rellenar dichos cuadros.

 

A medida que usted avanza por el proceso, puede crear sus propias hojas de cálculo personalizadas basadas en estos cuadro. También hemos creado una hoja de cálculo plantilla de ROI de ERP descargable que le será de ayuda.

 

Existen tres pasos principales para calcular el ROI de una actualización de ERP:

placeholder

Obtenga la hoja de cálculo de ROI de ERP

Hemos creado una plantilla de ROI de ERP descargable para ayudar con los cálculos.

1. Calcule los costos de ERP

¿Cómo se implementará su sistema de ERP?

 

La manera en que se implemente el sistema de ERP afecta significativamente a las estimaciones de costos. Existen varias opciones: 

  • On-premise (on-prem): la implementación on-premise es la forma tradicional en que se han implementado los sistemas de ERP heredados durante décadas. El hardware y el software se adquieren e instalan en los servidores propios de una empresa, y el sistema es mantenido y actualizado por la empresa.  
  • Nube: en una implementación en la nube, el sistema se ejecuta en internet con hardware y software que normalmente son propiedad y cuentan con el soporte de un proveedor externo. Las empresas se suscriben al servicio –un modelo de licencia al que se denomina software como servicio (SaaS) de ERP–.  
  • Híbrido: en este modelo, los elementos de la implementación on-premise y la nube se pueden combinar para crear una nube híbrida. Esto le da a la empresa la máxima flexibilidad, pero requiere una participación significativamente mayor del personal de TI. 

¿Qué opciones de implementación comparará?

Opciones de implementación de ERP

Cuadro 1: Opciones de implementación de ERP

Calcular el costo de ERP de ambos sistemas

 

Esta sección de la hoja de trabajo está diseñada para calcular el costo total de propiedad (TCO) tanto para el sistema existente ERP existente como para el nuevo sistema sustituto. Típicamente existen cuatro áreas de inversión: 

Para la justificación inicial del proyecto, será necesario estimar estos costos (antes de salir a buscar propuestas y ofertas). Muchos o la mayoría de los elementos enumerados aquí se pueden incluir en una oferta de paquete, pero prevea tener que pagar por servicios adicionales, capacitación, hardware y software para completar el trabajo.

 

Los costos de crecimiento y soporte serán significativamente más altos si su sistema existente es antiguo, no cuenta con el soporte adecuado del desarrollador, o si es "de nivel inferior", es decir, no está actualizado con las correcciones y los lanzamientos del desarrollador.

 

Costos de infraestructura de ERP

Además de los costos iniciales, calcule el costo de las actualizaciones y la expansión más allá de la compra inicial. Dado que se trata de una estimación en términos tiempo (todos los costos se replicarán (y escalarán) a lo largo de los cinco años (al menos) del ciclo de vida –coloque estos costos de actualización y expansión en los años futuros, ya que es poco probable que necesite actualizarse o expandirse durante el primer año y pico. 

  • Hardware inicial: costo de compra o arrendamiento de las computadoras, servidores, impresoras, por ejemplo. En el cuadro comparativo, este gasto ya debería haberse realizado para el "sistema existente". 
  • Actualizaciones y mantenimiento continuos: costos continuos para la infraestructura precedente. Con SaaS no habrá costos de mantenimiento de infraestructura o estos serán bajos. 
  • Licencia de software del sistema: incluye el sistema operativo, la base de datos y los servicios, por ejemplo. 
  • Actualizaciones y mantenimiento del software del sistema: costos continuos para el software del sistema precedente. Usted puede prever que los costos de mantenimiento de infraestructura sean nulos o bajos con SaaS. 
  • Equipos y tarifas de trabajo en red: presupuesto inicial para equipos y servicios de red.  
  • Dispositivos de usuario: costo de compra, reemplazo y mantenimiento de las distintas PC, tablets, escáners, etc.   
  • Tarifas de instalaciones de infraestructura: costos calculados para el espacio y los servicios, por ejemplo, requeridos por el sistema. 
Costos de infraestructura de ERP

Cuadro 2: Costos de infraestructura de ERP

Costos de software ERP – aplicaciones de negocio y productividad

Aquí, es conveniente presupuestar el costo de las actualizaciones y la expansión más allá de la compra inicial. Las tarifas anuales pueden aumentar con el tiempo a medida que se agregan usuarios o aplicaciones adicionales, según la estrategia de precios de un proveedor. 

  • Costo inicial de tarifa de licencia vitalicia: costos iniciales, especialmente para on-premise, además de algunas opciones de licencia alojadas e híbridas. Estos son gastos ya incurridos para el sistema heredado. 
  • Tarifa anual continua de licencia vitalicia: cubre las actualizaciones y algún nivel de soporte. Para un sistema de ERP, normalmente es del 16 al 20 % del precio de lista al año. A una tasa del 20% anual, la licencia se "recompra" cada cinco años.
  • Suscripción anual (SaaS): utilice los costos de suscripción anuales estimados o cotizados para las aplicaciones en la nube.  
  • Tarifas anuales de mantenimiento (SaaS): tarifas adicionales de soporte que se necesitarán para el software que no están incluidas en otra parte. La mayoría de las tarifas de mantenimiento de software SaaS están incluidas en la suscripción. 
Costos de software de ERP

Cuadro 3: Costos del software

Costos de implementación de ERP

A continuación, debe estimar los costos de implementación tanto del sistema inicial como de las actualizaciones planificadas durante el período de cinco años. La mayoría de los proveedores de software tienen uno o dos lanzamientos importantes cada año. Cada versión es, de hecho, una mini implementación. En primer lugar, el equipo de proyecto debe revisar el lanzamiento para determinar el impacto general en el proceso de negocio actual . Luego, se carga y se prueba el lanzamiento. Antes de la puesta en marcha, los usuarios deben estar suficientemente capacitados respecto al nuevo software. Los costos potenciales que se deben tener en cuenta incluyen: 

  • Personal del equipo de proyecto: contemple el tiempo presupuestado (incluso las horas extras) para el personal de TI y los usuarios. 
  • Cuotas de consultoría: determine la asistencia inicial que pueda necesitar más allá de lo que incluya el proveedor. 
  • Conversión, ingreso y prueba de datos: utilice personal de planta o temporal para el ingreso de datos, las pruebas o cualquier otra tarea básica que necesite realizar. (A menudo, se presupuestan de forma insuficiente, lo cual puede derivar en problemas de calidad de datos). 
  • Capacitación y formación del usuario: el proveedor incluirá algo de  capacitación inicial para el usuario final, pero para obtener el máximo de su sistema, se recomienda fuertemente brindar capacitación adicional. 
Costos de implementación de ERP

Cuadro 4: Costes de implementación de ERP

Costos continuos de personal de ERP 

Calcule los costos operativos "normales" del funcionamiento de su nuevo sistema de ERP. Al considerar los costos continuos (recurrentes), sea lo más realista posible e incluya una expectativa razonable de aumentos o inflación interanual. Los elementos principales serán una combinación de horas y gastos del personal de TI interno y de los consultores, como por ejemplo: 

  • Costos de soporte de infraestructura: esto cubre las horas de soporte presupuestadas más allá de lo que incluye la recomendación del proveedor. Con un SaaS, no habrá costos de mantenimiento de infraestructura ni costos mínimos. 
  • Copia de seguridad y recuperación ante desastres: incluye prácticas tercerizadas o internas. 
  • Soporte para redes y dispositivos: soporte estimado requerido para redes, PC y dispositivos móviles, por ejemplo.  
  • Corrección periódica de errores: esto es para que el personal de TI aplique el flujo de corrección de errores. 
  • Integraciones de software: prevea hacer el mantenimiento regularmente para seguir la actualización de los productos de software. 
  • Personalizaciones de software: actualizadas o aplicadas nuevamente en los ciclos de lanzamiento de software. 
  • Soporte a dispositivos móviles del usuario: esfuerzo requerido para el desarrollo y soporte de aplicaciones. 
Plan de costos de personal ERP continuos

Determine el costo total de su sistema de ERP existente frente al nuevo sistema de ERP

 

De los cuatro cuadros de arriba, transfiera al cuadro de abajo el total de cada área de inversión, así como los subtotales de los costos del nuevo sistema, . Ahora usted podrá ver el ahorro total o los costos adicionales de pasar a un nuevo sistema. Puede esperar una mezcla de subtotales negativos y positivos para la "Diferencia a 5 años".

Resumen de los costos de ERP para calcular el ROI

Cuadro 6: Resumen de los costos de ERP

Qué hacer con esta información

  • Si la "Diferencia a 5 años" total es positiva, significa que es más costoso actualizar su sistema heredado que sustituirlo. Ese monto es un beneficio directo y debe sumarse al Cuadro 8: Resumen de beneficios de ERP  (a continuación). 
  • Si la "Diferencia de 5 años" total es negativa, significa que el nuevo sistema resultará más caro de implementar que mantener su sistema existente. Los beneficios adicionales se tratarán en la siguiente sección.
  • El total de  costos a 5 años del nuevo sistema se utilizará a continuación en el cálculo del ROI como "la inversión".

2. Estime los beneficios de ERP

Si el costo a cinco años del nuevo sistema es superior al costo de mantener el sistema heredado, entonces necesitará beneficios adicionales suficientes para justificar el cambio; de lo contrario, ¿por qué hacer el cambio?

 

Por ejemplo, si prevé más ingresos y mayores márgenes como resultado de la actualización a un nuevo ERP, o si el sistema proporcionará más valor y un mayor nivel de soporte al cliente, estos beneficios pueden ayudar a racionalizar la actualización a un nuevo ERP.

 

Algunos de los beneficios del nuevo sistema son, por su naturaleza, un poco más difíciles de segregar y asignar al nuevo sistema, pero bien vale la pena esforzarse para hacerlo. En la mayoría de los casos, habrá muchos beneficios directos para justificar más que la nueva aplicación del sistema. Pero documentar y estimar los beneficios indirectos ayudará a planificar proyectos, establecer prioridades y medir los resultados de la implementación de ERP en la organización. Incluso si no puede asignar un valor monetario a estos beneficios, continúe y enumérelos en la hoja de trabajo del ROI y en el plan del proyecto.

 

Ejemplos de beneficios de ERP

 

Para esta hoja de trabajo, se han organizado beneficios de ERP de muestra en cinco áreas de mejora: 

Las siguientes listas son ejemplos de los beneficios. Habrá muchos más que usted y su equipo descubrirán al revisar historias de éxito de clientes, informes de analistas, requisitos de negocio, opciones de software y nueva tecnología. Enumere los posibles beneficios y obtenga estimaciones iniciales para mejoras de procesos y su valor financiero.

 

Productividad de las personas
  • Brinde soporte a los dispositivos móviles para permitir trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. 
  • Mejore la eficiencia y precisión en el ingreso de datos asociado a procedimientos incómodos y una respuesta lenta de los sistema de ERP antiguos que no son "fáciles de usar". 
  • Reduzca el tiempo para alcanzar la productividad con una interfaz de usuario (IU) moderna basada en roles que disminuye el tiempo de capacitación necesario para que los usuarios se pongan en marcha. 
  • Ayude a establecer un entorno controlado y gestionado para reducir la variabilidad con procesos estándar. 
Toma de decisiones 
  • Consolide los sistemas para reducir las imprecisiones en los datos y eliminar los datos redundantes. 
  • Centralice y gestione la información (única fuente de verdad) para que las comunicaciones dentro de la empresa sean más eficaces y ayuden a evitar malentendidos y confusiones.  
  • Acceda a Big Data con herramientas analíticas modernas para brindar información estratégica que permita una mejor toma de decisiones. 
  • Brinde herramientas fáciles de usar, tales como alertas y dashboards, para posibilitar consultas de autoservicio rápidas y precisas.
Finanzas y contabilidad 
  • Optimice los procesos financieros y contables en toda la empresa. 
  • Acelere los cierres mensuales y mejore la precisión de los informes financieros. 
  • Mejore la contabilidad de las cuentas por cobrar reduciendo el tiempo de demora de cobro del crédito (DSO). 
  • Reduzca el estrés de las auditorías porque los datos están organizados y están disponibles, además de ser precisos y completos. 
  • Facilite el cumplimiento regulatorio.  
Operaciones 
  • Mejore las operaciones de negocio en toda la empresa y modernice los procesos obsoletos. 
  • Integre el comercio electrónico en la gestión de clientes y pedidos. 
  • Disminuya los costos de mano de obra operativa a través de mejores sistemas de planificación. 
  • Aumente la satisfacción del cliente con un producto o una fecha de entrega firme al momento de la cotización. 
  • Ayude a que Compras se vuelva un área proactiva y controlada, en lugar de caótica y dependiente del manejo expeditivo. 
  • Reduzca el inventario sin aumentar la escasez, los pedidos atrasados o la decepción del cliente a través de una mejor planificación y control del inventario. 
Tecnología de negocios  
  • Reemplace la infraestructura obsoleta que retiene al negocio. 
  • Mejore la interacción entre los distintos sistemas de negocio de los departamentos. 
  • Consolide aplicaciones heredadas independientes y reduzca el uso de hojas de cálculo de Excel y soluciones manuales. 
  • Acceda a nueva tecnología, como inteligencia artificial (IA), machine learning e internet de las cosas (IoT). 
  • Brinde un camino hacia la escalabilidad con sistemas modernos que están diseñados para crecer a medida que crece el negocio.  
  • Aplique la seguridad de los datos con sistemas y controles actualizados. 
  • Alivie el problema de encontrar soporte para los sistemas existentes que ya no no cuentan con el soporte del proveedor. 

Documente las mejoras del ERP

 

La siguiente hoja de trabajo es una hoja de cálculo de muestra para documentar sus observaciones y estimaciones para las mejoras del proceso y su valor financiero. Recuerde rellenar cada columna en su propia hoja de cálculo. 

  • Cree una hoja de cálculo para cada una de las cinco áreas de mejora enumeradas anteriormente.   
  • Registre los procesos en cada una de las que se mejorará. 
  • Estime los montos anuales directos e indirectos.  
  • Calcule el valor total a cinco años. 
  • Especifique el beneficio, aunque no se pueda determinar el importe en dólares.  

Identifique los beneficios directos e indirectos para cada departamento de su organización. A continuación se muestra un ejemplo de beneficios en el área de finanzas y contabilidad. Necesitará un cuadro como este para cada departamento de su organización.

Ejemplo de beneficios de ERP para finanzas y contabilidad

Cuadro 7: Ejemplo de beneficios de ERP para finanzas y contabilidad

Resuma todos los beneficios de ERP

Una vez consideradas todas las áreas de mejora, sume los montos del total quinquenal de cada departamento para determinar el beneficio total. 

 

Además, si usted determinó que la "Diferencia total de 5 años" del Cuadro 6: Resumen de costos era positiva, entonces claramente será más caro mantener su sistema existente que reemplazarlo. El monto del ahorro es un importe de beneficio directo y debe añadirse al cuadro a continuación en la línea 6. Si ese número resultó negativo (el nuevo sistema cuesta más que el existente) coloque un cero (0) en la línea 6. 

Resumen de beneficios de ERP

Cuadro 8: Resumen de beneficios de ERP

3. Calcule el ROI de ERP

No necesitará una hoja de cálculo para esta fase.

 

En este punto, usted debería tener toda la información que necesita para calcular el ROI de su inversión en ERP usando esta fórmula:

 

ROI = (Beneficios – Inversión)/Inversión 

 

Aquí encontrará la información:

  • La “Inversión” es el “Costo total del nuevo sistema a 5 años”, que es el total del Cuadro 6: Resumen de costos de ERP
  • Los "Beneficios"  son los "Beneficios de ERP del proyecto en su conjunto" del Cuadro 8: Resumen de los beneficios de ERP

En la mayoría de los casos, el beneficio será mayor que la inversión y acabará con una tasa superior a 1.

 

Por ejemplo, si el beneficio a cinco años es de USD 2.000.000 y la inversión a cinco años es de USD 575.000, la tasa sería de (USD 2.000.000 – USD 575.000) / USD 575.000 = 2,479 y eso se redondea a 2,5.

 

Multiplique esa tasa por 100 para obtener el porcentaje de ROI que resulta de la actualización de su sistema de ERP. En nuestro ejemplo, la tasa de 2,5 representa un ROI de 250%.

placeholder

Comience sus cálculos de ROI

Descargue la hoja de trabajo para el ROI de ERP para comenzar.

El siguiente paso

Si los beneficios y el ROI son apropiados, el siguiente paso es extender la iniciativa para que coincida con el proceso de planificación y presupuestación de su empresa. Dado que el software afecta tanto a los presupuestos operativos como de capital, es posible que usted deba involucrar a más interesados.

  • Comuníquese con los ejecutivos patrocinadores y los miembros del equipo que hayan creado las estimaciones. 
  • Brinde documentación de soporte sobre ventas, costos, y demás. 
  • Cree proyecciones específicas de ventas y costos anuales. 
  • Prepare los datos de análisis financiero para calcular el costo total de propiedad (TCO), el período de amortización, y realizar otros cálculos. 
placeholder

Actualice hoy mismo su ERP heredado

Obtenga un ERP con una base de datos relámpago, IA incorporada y una UX de nivel de consumidor.

SAP Insights Newsletter

placeholder
Suscríbase hoy

Obtenga información estratégica clave suscribiéndose a nuestro newsletter.

Lectura adicional

Volver al inicio