Estructurar su equipo de implementación de ERP para un proyecto exitoso
Al implementar un nuevo software de ERP, las empresas suelen pasar mucho tiempo identificando sus requisitos, pero relativamente poco armando el equipo que impulsará la implementación. Sin embargo, el equipo de proyecto de ERP es sin duda el mayor factor de éxito, uno que puede marcar la diferencia entre la implementación precisa y un proyecto que se va de cauce.
Engañosamente simple, esta es la fórmula para una implementación exitosa: las personas adecuadas, con las habilidades adecuadas, siguiendo los pasos correctos. Asegúrese de comenzar su planificación de ERP junto con el proceso de selección del equipo. Estos ocho pasos le ayudarán a estructurar su equipo de proyecto, crear su plan y aplicar las medidas correctas.
La fórmula para una implementación exitosa: las personas adecuadas, con las habilidades adecuadas, siguiendo los pasos correctos.
1. Reconozca que no es un proyecto de TI
Debido a que los sistemas ERP se basan en tecnología de la información, las personas a menudo asumen que las implementaciones de ERP son proyectos de TI. No es así. Un sistema de ERP es la columna vertebral de toda la operación de su empresa, por lo cual usted necesita la participación y el compromiso de todos los departamentos. Sin el suficiente apoyo organizativo, una implementación impulsada por TI puede resultar en retrasos costosos, resistencia de los usuarios, insatisfacción o incluso fracaso total.
Su departamento de TI se encargará de la instalación de hardware y software (si el nuevo sistema es instalado on-premise). TI también será responsable de la compatibilidad y la integración con otros sistemas y equipos dependientes de los datos, tanto dentro de la empresa como conectados a ella. Sin embargo, la responsabilidad de definir los nuevos procesos de negocio que impulsarán la configuración del sistema recae directamente sobre los hombros de los usuarios del sistema.
2. Asegure el compromiso ejecutivo
Si bien su CIO o CTO sin duda respalda el proyecto de implementación, su participación no termina allí; aprobar la inversión en ERP es solo el principio. Los ejecutivos deben comprender el impacto de un gran proyecto de implementación de ERP, estar dispuestos a realizar las compensaciones necesarias para permitir que la gente dedique tiempo y energía al proyecto, y proporcionar evidencia visible de su apoyo.
Los ejecutivos deben expresar su compromiso desde las primeras reuniones de arranque. Deberían seguir involucrados, haciendo un seguimiento del progreso del equipo y ofreciendo aliento cuando y donde corresponda. También deben servir como autoridad final cuando surgen conflictos o problemas que no pueden resolverse sin la participación del ejecutivo.
En cualquier proyecto habrá momentos en los que otras prioridades interfieran con los compromisos del proyecto. Las demandas de los clientes, las sesiones de capacitación o los proyectos que compiten pueden fácilmente alejar a los miembros del equipo. Los empleados se verán presionados a resistir esas distracciones si no hay un compromiso ejecutivo visible y “permiso” para mantenerse enfocados.
3. Elija el líder adecuado del equipo de proyecto
Se necesita un equipo de proyecto eficaz, encabezado por un líder de proyecto inteligente y dedicado, para impulsar un proyecto de ERP hacia la finalización exitosa, a tiempo y dentro del presupuesto. El líder del equipo debe proceder del lado operativo de la empresa y ser la persona a la que más personas recurren cuando tienen una pregunta o un problema, alguien que conoce el negocio de la empresa, las políticas internas y cómo funcionan las cosas en su organización. El jefe de proyecto podría ser jefe de departamento, pero en muchos casos no lo será. Si es posible, identifique a esta persona lo antes posible para permitir la participación en el proceso de selección.
El líder del equipo debe ser –o tornarse– competente en el uso del software de gestión de proyectos para el seguimiento de tareas, cronogramas y costos. La experiencia previa de gestión de proyectos es útil pero no necesaria; hay muchos recursos disponibles para capacitar al individuo designado en técnicas y herramientas de gestión de proyectos.
4. Ponga a las personas correctas en su equipo de implementación de ERP
La estructura de su equipo de implementación debe reflejar su organización. Los miembros del equipo de proyecto deben representar a todos los departamentos funcionales principales, especialmente aquellos que son los principales usuarios y beneficiarios del sistema. Los departamentos pueden incluir ingeniería, ventas y servicio de campo al cliente, procurement, finanzas y contabilidad, TI, planta física y mantenimiento, recursos humanos, u otros, según cómo esté organizada su empresa y la amplitud del alcance de su sistema.
El equipo es responsable de planificar y organizar el proyecto y debe reunirse regularmente para revisar el progreso y abordar cualquier problema que surja. Cada miembro del equipo asumirá la responsabilidad de coordinar las actividades dentro de su área funcional, a menudo estableciendo y liderando equipos de tareas específicos para realizar varia iniciativas. Los miembros informarán al equipo de proyecto cuando estas tareas se lleven a cabo y se completen.
En la mayoría de los casos, el equipo de proyecto se reunirá semanalmente o con mayor frecuencia durante períodos críticos o de actividad alta. Si bien no se espera que los miembros de nivel ejecutivo asistan a las reuniones del equipo, se los debe mantener al tanto de todas las actividades y decisiones de implementación a través de informes regulares por parte del líder del equipo. También se recomienda fuertemente la generación de reportes de status en toda la empresa para ayudar a mantener altos el entusiasmo y el interés.
5. Siga un proceso de planificación de la implementación estructurado e inclusivo
La planificación debe comenzar de manera temprana, cuando el proyecto se sugiera o identifique por primera vez. El plan del proyecto se actualizará continuamente a medida que haya nueva información disponible, pero debe “quedar cerrado” al comienzo de cada fase. Si bien pueden ser necesarios cambios adicionales después de ese momento, los cambios en la mitad del proceso deben evitarse, en lo posible. Los “aumentos de alcance”, la tendencia a seguir añadiendo o cambiando los objetivos del proyecto, es probablemente la mayor amenaza para la finalización exitosa del proyecto. Es probable que surjan buenas ideas durante el proceso, pero incluso cambios aparentemente pequeños pueden ralentizar o descarrilar su proyecto. Deje estas ideas a un lado para la segunda fase.
Involucre a la (futura) comunidad de usuarios en el proceso de planificación inicial. ¿Por qué esto es tan importante? Son la principal fuente de información para la descripción "tal cual es" del negocio y sus procesos. Lo necesitará en la parte de definición de requisitos de su solicitud de propuestas de ERP (RFP). Usted querrá que participen en el proceso de selección para que puedan decirle si el sistema realmente satisface sus necesidades en el contexto de sus procesos diarios. Lo más importante es que la participación temprana y continua en el proceso de especificación y selección ayudará a superar cualquier resistencia al cambio que a menudo está presente entre la comunidad de usuarios cuando se les impone algo nuevo.
Estas y otras mejores prácticas de planificación e implementación de ERP pueden ayudarlo a sacar el máximo provecho de su inversión.
Involucre a la (futura) comunidad de usuarios en el proceso de planificación inicial.
6. Realice seguimiento del plan de su proyecto
Utilice herramientas de gestión de proyectos para programar y realizar un seguimiento del proyecto y su avance. Hay muchos paquetes de software de gestión de proyectos relativamente baratos entre los que puede elegir. El software ayudará a establecer el cronograma, identificar las necesidades de recursos y detectar posibles conflictos. Una vez cargado todo el plan del proyecto, le ayudará a realizar un seguimiento de cada tarea y el avance general respecto al plan, así como a identificar el impacto de cualquier desvío: retrasos causados por la finalización tardía de tareas que pueden afectar a otros plazos. Las herramientas también harán un seguimiento de los gastos en comparación con el presupuesto y mantendrán a la alta gerencia informada de la financiación y las necesidades de recursos.
A medida que se identifican las desviaciones del plan del proyecto, el equipo de proyecto debe abordarlas rápidamente. Los pequeños resbalones se convierten en problemas importantes si no se resuelven mientras siguen siendo pequeños. Cada jefe de equipo de tareas debe informar al resto del equipo de proyecto sobre el estado actualizado de los proyectos activos en la reunión semanal. Luego, el equipo del proyecto puede averiguar cómo volver a poner en marcha la programación de cualquier tarea retrasada o interrumpida. La programación es primordial: no permita que se desplace ninguna actividad planificada, ya que habrá otros impactos en sentido descendente. (Está bien construir una pequeña reserva para tareas y fases críticas del plan. Usted podría considerar adoptar algunos de los principios de gestión de proyectos de la Cadena crítica de Eli Goldratt, incluyendo formas de hacer que estos amortiguadores sean más eficaces).
7. Asegúrese de que los usuarios "se apoderen" del sistema
Cabe repetir este punto: el éxito de su implementación reside en que la comunidad de usuarios se sienta dueña del sistema. Si los usuarios forman parte del proceso desde el principio, tendrán un mayor sentido de responsabilidad por su éxito, ya que fue idea suya, al menos en parte, elegir este sistema en particular y configurarlo como lo hicieron.
En cualquier implementación, habrá momentos en los que aparezcan obstáculos difíciles o imprevistos. Si los usuarios no sienten que sea su sistema, es fácil culpar a otra persona –ejecutivos, gerentes, TI o el propio sistema– en lugar de investigar y solucionar el problema. La clave para obtener el compromiso de propiedad es la participación temprana en la planificación del proyecto y el establecimiento de objetivos.
El factor “¿qué hay para mí?” también es importante para lograr ese sentido de propiedad. Cada usuario debe ver los beneficios del nuevo sistema, ya sea facilidad de uso, comodidad, más confianza en la precisión de la información, la capacidad de lograr más y tener un mayor impacto en la organización, o la reducción del estrés, las horas extras y la frustración. Algunos de estos beneficios “blandos” son importantes para motivar a los usuarios a adoptar el sistema y convertirlo en un éxito. La educación y la capacitación son fundamentales para ayudar a los usuarios a comprender cómo el sistema mejorará su vida laboral y su rendimiento laboral.
El éxito de su implementación depende de que la comunidad de usuarios sienta una sensación de propiedad del sistema.
8. Mida el éxito de su equipo de proyecto de ERP
La medida definitiva de la eficacia del equipo del proyecto es, por supuesto, una implementación exitosa, completada a tiempo y dentro del presupuesto. Sin embargo, las mediciones intermedias son igualmente importantes. El plan del proyecto se compone de una serie de tareas interdependientes dispuestas en un cronograma, con recursos asignados para cada tarea. La responsabilidad del equipo, una vez aprobado el plan, es gestionar la finalización de todas las tareas según lo planificado.
Las tareas individuales, una vez completadas, sirven como hitos. Cada semana, los gerentes de tareas individuales deben informar sobre el avance de las tareas, incluida la utilización de tiempo y recursos, así como cualquier desafío, conflicto o problema que deba abordarse, de modo que el equipo del proyecto en su conjunto pueda decidir sobre las acciones correctivas o la reasignación de recursos necesaria para mantener las tareas dentro del objetivo. La finalización exitosa de todas las tareas a lo largo del camino actúa como una medición tanto para el rendimiento de los líderes de tareas como para el equipo de proyecto en su conjunto.
Alcanzar las expectativas de ROI (retorno de la inversión) del ERP también es una medida del logro del equipo, especialmente si esas expectativas de ROI han sido realistas en el tiempo para mostrar el progreso o la mejora continua.
Y, por último, la comunicación del equipo del proyecto, si bien es una medida menos directa, es otro indicador del logro. ¿Cuán bien comunicó el equipo el estado del proyecto a la empresa en general y a lo largo de la cadena a los gerentes de departamento y ejecutivos de la empresa? Una comunicación sólida es un ingrediente esencial de un proyecto exitoso.
Resumen
La implementación de un ERP requiere participación y soporte en toda la empresa. El equipo del proyecto está en el centro de la implementación, aunque realmente no "realicen" la implementación ellos mismos. El trabajo principal del equipo es planificar y gestionar el proyecto, obtener soporte y mantener a la empresa motivada y avanzar hacia el logro de todas las tareas y actividades planificadas, hasta que el proyecto se complete con éxito.
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