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Personas planificando la implementación de ERP

Mejores prácticas de implementación de ERP para reducir riesgos y costos

 

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Implementar un nuevo sistema ERP brinda una gran oportunidad para transformar digitalmente su empresa. No solo puede pasar de la funcionalidad limitada o la tecnología obsoleta de su sistema heredado, sino que también puede aprovechar las capacidades modernas del sistema ERP para ayudarlo a aprovechar nuevas oportunidades de negocio.

 

Sin embargo, no todas las implementaciones se llevan a cabo sin problemas. Entonces, ¿cómo prepara a su empresa para una implementación de ERP exitosa? ¿Cómo evita costos y riesgos innecesarios? Estas mejores prácticas de implementación de ERP pueden ayudarle a evitar obstáculos comunes y a obtener los beneficios de su nuevo sistema de ERP más rápidamente.  

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Evaluación de sistemas
ERP

¿Seleccionar un nuevo software de ERP? Consejos para evaluar su próximo sistema.

¿Dónde debe iniciar su proyecto de ERP?

Cuando las personas piensan en las implementaciones de sistemas, a menudo comienzan por considerar las características deseadas. Pero las nuevas características o tecnologías no son el problema central; lo que un negocio necesita para crecer son procesos de negocio modernos. Solo con procesos eficaces que le permitan ser ágil y receptivo podrá impulsar su competitividad y prestar un mejor servicio a los clientes internacionales.  

 

A menudo, los procesos existentes son inflexibles y no satisfacen las necesidades de la empresa. Incluso cuando existen procesos probados y rentables, a menudo deben actualizarse para satisfacer las necesidades cambiantes o mejorarse con nuevas funcionalidades, como el acceso móvil, las alertas y la inteligencia empresarial. Por lo tanto, es importante mantener estos procesos en el centro de su plan de implementación.

¿Cuál es el mayor factor de éxito? Su equipo de proyecto.

El caso práctico después del estudio de caso de las implementaciones de ERP cuenta la misma historia: el factor make-or-break es el equipo de implementación. El gran software solo es genial si lo implementa un equipo sólido. Si las personas carecen del tiempo, el apoyo o las habilidades para hacer el trabajo eficazmente, no tendrán éxito, y el proyecto probablemente sufrirá retrasos, costos adicionales y/o software que no satisfaga las necesidades de la empresa.

El caso práctico después del estudio de caso de las implementaciones de ERP cuenta la misma historia: el factor make-or-break es el equipo de implementación.

Las empresas que han experimentado contratiempos o fracasos en ERP a menudo han asignado personal que "tenía tiempo" para trabajar en el proyecto. Pero para tener éxito, debe contratar a la gente que “no puede prescindir”. Estas son las personas ocupadas que conocen los procesos de negocio, trabajan bien con otros miembros de la organización y tienen el respeto de la gerencia ejecutiva. Dedicar estas personas al proyecto a tiempo completo (40 horas disponibles), o tantas horas como sea posible por semana.

 

No añada nadie al equipo de proyecto clave que no pueda dedicar al proyecto al menos el 25% de su tiempo (mínimo 10 horas) cada semana. Los miembros del equipo que gasten menos de una cuarta parte de su tiempo simplemente podrán ponerse al día en las actividades del proyecto, pero no añadirán valor al proyecto.

 

El apoyo ejecutivo a su equipo también es crítico. En cada aplicación importante, deben tomarse decisiones sobre las prioridades y los compromisos en materia de recursos. Sin un fuerte apoyo y compromiso, incluso los equipos calificados pueden florecer.

 

Implementar rápidamente un sistema ERP moderno es una de las cosas más significativas que puede lograr una empresa. Vale la pena dedicar a su mejor personal y sentar las bases para el éxito de antemano.

Cómo planificar la implementación de ERP

Planifique la secuencia de implementación de forma realista. Considere la disponibilidad de su equipo de liderazgo, gerentes y expertos internos que contribuyen al esfuerzo.

 

Priorice sus necesidades para poder enfocarse en las grandes ganancias y, al mismo tiempo, construir una base de software y tecnología central que pueda expandirse con sus necesidades de negocio.

 

Su plan detallado y sus KPI se adaptarán a sus necesidades específicas. Sin embargo, las siguientes actividades clave son pasos comunes en todas las implementaciones exitosas:

Gráfico que describe los siete pasos principales en un proceso de planificación de implementación de ERP

Los pasos principales implicados en la planificación de la implementación de ERP

  1. Seleccione un partner de software y servicios para ayudarle en la implementación.
Es probable que su equipo de proyecto no tenga mucha experiencia en la implementación de software ERP, por lo que necesitarán ayuda. Investigue y seleccione un recurso de consultor de implementación ERP calificado con conocimiento íntimo y experiencia de la aplicación ERP que va a instalar. Confirme que comprenden cómo la nueva solución de software da soporte a sus procesos empresariales actuales y en evolución. Entrever sus referencias para verificar esto.


Sus partners de software y servicios deben contar con personal capacitado en su sector y disponible para sus ubicaciones. Si tiene clientes y proveedores internacionales, sus socios deben tener el negocio multinacional, el idioma y las habilidades monetarias para optimizar su implementación.

Por último, revise el software de gestión de proyectos que utiliza una empresa para asegurarse de que es compatible con su sistema interno de planificación, programación y seguimiento.

 

2. Detalle todas las tareas del proyecto.

 

Su partner de implementación le ayudará a desarrollar una lista de tareas detallada de todo lo que debe hacerse. Esta lista será extensa. Solo la formación, por ejemplo, incluye muchas tareas:

  • Capacitación del equipo de proyecto: su equipo debe conocer el software para que pueda decidir cómo personalizar sus procesos de negocio.
  • Capacitación del equipo de TI: el equipo de TI debe estar formado para que comprenda cómo instalar y mantener el sistema de manera óptima.
  • Capacitación de usuarios de negocio: Todos los que esperaban utilizar el software deben aprender cómo funciona.
  • Capacitación continua: los nuevos usuarios necesitarán capacitación a medida que se unan a su empresa, por lo que usted necesitará un plan a largo plazo.

La lista de tareas debe dividirse en fases. Se debe asignar tiempo para el piloto de la sala de conferencias, personalizando la aplicación, la integración con otras aplicaciones y fuentes de datos, la implementación de la infraestructura, la depuración de datos, la aceptación del usuario, etc.

 

Su partner de implementación debe poder proporcionar una lista detallada de todas las fases y pasos necesarios.

 

3. Calcular horas de trabajo.

 

Estimar cuidadosamente la cantidad de tiempo que lleva cada tarea. Para ello, comprenda la tarea y el trabajo implicado y, a continuación, asigne el número de "horas de trabajo" necesarias. Puede ser un rango de horas, pero debe ser preciso. Sume las horas de trabajo para cada fase del proyecto y asigne la persona responsable de realizarlo.


Esta puede ser una tarea abrumadora; por eso es importante involucrar a un partner de implementación familiarizado con la solución de software. Si da este paso bien, podrá calcular con precisión su cronograma, determinar si necesita ayuda fuera de su equipo actual y limitar el aumento del alcance.

 

4. Cree su cronograma realista.

 

Ahora que ha tabulado las horas de trabajo disponibles y necesarias, se puede crear un plan de horario gestionable. En muchos casos, el primer pase revela un problema de capacidad en comparación con el período de implementación que se presentó originalmente a los ejecutivos.


Este es un cálculo de ejemplo que ilustra las discrepancias potenciales:

  • Período de entrada en productivo objetivo = 12 meses o 1 año
  • Número total de horas de trabajo disponibles en un período de 12 meses = 540/semana o 28,080 horas/año
  • Número total de horas de trabajo necesarias para la implementación = 42,000 horas en total
  • Horas requeridas divididas por horas disponibles por año = 1.496 años

¿El resultado? Se pierde la fecha de entrada en productivo antes de que comience el proyecto. Estas son algunas soluciones posibles:

  • Reducir el alcance, aunque el equipo haya acordado que se trata de tareas esenciales
  • Amplíe la fecha a una fecha realista
  • Añadir más recursos internos y externos (horas de trabajo disponibles)
  • Dividir el proyecto en fases

Aquí es donde el equipo de gestión ejecutiva deberá tomar la decisión. Es solo un ejemplo de por qué deben participar en el proceso de selección e implementación del software.

 

5. Llevar a cabo un piloto de sala de conferencias.


Una vez iniciado el proyecto, y antes de entrar en productivo, realice una ejecución de prueba o un piloto (en una sala de conferencias) antes del despliegue completo. Este piloto de sala de conferencias le garantizará que dispone de los procesos empresariales adecuados para las necesidades actuales y futuras de la empresa. A medida que diseña sus nuevos procesos, es importante comprender la gama de opciones disponibles en su sistema ERP y validar sus procesos con el equipo del proyecto y las partes interesadas de la comunidad de usuarios.


En esta fase de varias semanas, su partner de implementación instalará un software piloto que le permitirá probar todos sus procesos y asegurarse de que funcionan como se espera, sin sorpresas. A menudo, puede aplicar las mejores prácticas para ahorrar tiempo, especialmente si dispone de las herramientas de configuración para realizar ajustes rentables a medida que refina sus operaciones.

 

6. Depure sus datos.

 

Suena sencillo, pero la limpieza de datos es una actividad que requiere mucho tiempo. Es mejor comenzar a evaluar la precisión de sus datos lo antes posible porque se requiere mucho esfuerzo para completar este paso correctamente. Durante el proyecto, se producirán cambios en los procesos de negocio; por lo tanto, prepárese para los pasos adicionales de gestión de datos durante la implementación.

 

7. Mantenga informados a todos.


Cada semana, un miembro del personal debe ponerse en contacto con todas las partes interesadas clave para que conozcan los aspectos positivos y "no tan positivos" del progreso del proyecto de implementación. El peor escenario es cuando la gente no se mantiene al día y se la toma por sorpresa.


La mayoría de los buenos sistemas de gestión de proyectos tienen representaciones visuales del progreso del proyecto.

Comience con los procesos que más importan

No todas las empresas tienen los mismos problemas, por lo que es mejor revisar sus procesos de negocio y priorizar cuáles abordar primero. Esta es una lista de las áreas de alto valor que se deben tener en cuenta: 

  • Business Intelligence, que incluye alertas y cuadros de mando de gestión: Su equipo necesita actualizaciones rápidas de los problemas empresariales, así como la capacidad de profundizar fácilmente en los detalles para resolver los problemas rápidamente: en la oficina, en casa o en la carretera. Necesita Business Intelligence integrada y datos que se encuentran en una única base de datos. 
  • Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Hoy en día, los procesos de CRM suelen afectar a todas las partes de un negocio. Las ventas directas, los distribuidores, las salas de exposición minoristas, el comercio electrónico, el cliente y el servicio de campo comparten la información del cliente con la gestión de pedidos, las operaciones, las compras, la ingeniería, las cuentas por cobrar y los envíos. 
  • Finanzas y contabilidad: las transacciones financieras precisas y en tiempo real, los KPI y las analíticas son cruciales para cada negocio, y deben abarcar todas las ubicaciones y departamentos. Además de la contabilidad, deben integrarse con el cálculo de costes, la presupuestación, la previsión, los proyectos, la gestión de activos fijos, el cumplimiento y la gestión de caja. 
  • Gestión de la cadena de suministro (SCM) y fabricación: los cronogramas ajustados, los márgenes bajos y las disrupciones de la cadena de suministro desafían a todos los negocios. Su gestión requiere un esfuerzo de equipo –trabajando con proveedores, transportistas, empresas de importación/exportación, bancos y otros socios– a menudo en dispositivos móviles en muchas ubicaciones.
  • Recursos humanos (RR. HH.): gestionar una fuerza laboral diversa es hoy más desafiante que nunca, y su equipo necesita acceso inmediato y seguro a la información del empleado para las necesidades de nómina, beneficios, presupuestos, programación y cumplimiento. Además, la contratación, el desarrollo y la retención de empleados son una parte importante de la evaluación de los planes de negocio actuales y propuestos. 
  • Idiomas, monedas y ubicaciones multinacionales: a medida que expande su negocio, particularmente si se traslada a nuevas regiones o países, necesita la capacidad de abrir y expandir nuevas operaciones de manera consistente y rápida. Esto requiere capacidades de software amplias y avanzadas, así como servicios consistentes de su proveedor de software en cada ubicación.
  • Movilidad: la capacidad de acceder a la información y trabajar a distancia es ahora vital, como demostró la pandemia de COVID-19. Aquellas empresas que disponen de las herramientas para adaptarse rápidamente pueden ganar ventaja en tiempos de disrupción. 

Consejos para mitigar los riesgos de implementación

Todos los proyectos tienen un elemento de riesgo, pero a continuación encontrará cinco valiosos consejos para mejorar las posibilidades de que finalice un proyecto dentro del plazo y el presupuesto.

  1. Seleccione software, procesos de negocio y partners de implementación con conocimiento local y de la industria. Siempre entreviste referencias en negocios como el suyo.
  2. No estire tecnología obsoleta más allá de sus límites. Elimine sistemas antiguos, obsoletos e independientes y, en la medida de lo posible, consolide sus datos en una única base de datos (única versión de la verdad) con business intelligence incorporada para el rendimiento multinacional. 
  3. En la economía digital, las empresas a menudo deben integrar sistemas en todas las unidades de negocio, así como con clientes y proveedores. Confirme que tiene capacidades de integración en la nube y experiencia en redes de proveedores.
  4. Evite el aumento del alcance del proyecto. Es común descubrir necesidades y oportunidades durante una implementación de ERP, por lo que es importante gestionar los pedidos de cambio para evitar retrasos y excesos de costos.
  5. Confirme que tiene experiencia consistente en todas sus ubicaciones. Necesita capacitación, implementación y soporte –a menudo de una combinación de gestión local, distribuidores de software, empresas de consultoría y su partner de software–.

Consejos para evitar costes adicionales de implementación de ERP

Una nueva inversión en el sistema ERP incluye el compromiso de su empresa con el tiempo, los procesos de negocio y la consultoría de implementación, el software y los servicios en la nube, así como equipos de computadora, tablet y teléfono –por lo que es importante controlar el proyecto y los costos–.

 

Estas son algunas áreas clave de las que realizar un seguimiento:

  • Céntrese en el costo total de propiedad (TCO). Gestione sus costos totales –y los beneficios a lo largo del tiempo para minimizar los gastos y maximizar el retorno–. Recuerde que las implementaciones del sistema ERP tendrán un gran impacto en su negocio. 
  • Coincidir con la dirección del negocio y no forzar cambios de proceso innecesarios. En muchos casos, las empresas se ven presionadas a cambiar la forma en que operan para adaptarse a su software, aumentando tanto los costos de implementación como los operativos. 
  • Enfóquese en los procesos de negocio rutinarios que brindan un valor significativo a la empresa.  La gestión de pedidos de clientes, la actualización de precios, la adición de nuevos productos y servicios, la modificación de los detalles de fabricación y la incorporación de nuevos empleados son ejemplos de estos procesos rutinarios. 
  • Evite personalizaciones y capitalice una interfaz de usuario configurable, paneles de instrucciones, alertas, flujos de trabajo, business intelligence y funcionalidades móviles. Con estas capacidades, puede optimizar el trabajo para todos sus departamentos, así como realizar ajustes rápidos y rentables según sea necesario. 
  • Los piratas informáticos y las vulneraciones de datos son costosos. Cuando utilice Internet, utilice una solución de ERP en la nube segura donde corresponda; confirme que sus proveedores de software y servicios admiten una variedad de opciones de implementación de software seguro.

¿Cuándo se ha completado su implementación?

Una vez que la implementación inicial esté en productivo, todavía necesitará la flexibilidad necesaria para agregar capacidades adicionales para su negocio. Muchos cambios pueden impulsar estas oportunidades, como nuevas ubicaciones, líneas de productos y servicios y adquisiciones. 

 

La transformación digital también ofrece oportunidades adicionales para que usted se una con clientes y proveedores a fin de redefinir cómo se hacen negocios en su industria. A menudo, estos proyectos incluyen nuevas tecnologías, como machine learning e inteligencia artificial (IA), así como integración con equipos y vehículos que utilizan tecnología de internet de las cosas (IoT) para mejorar la velocidad y la eficiencia.

¿Listo para dar el siguiente paso?

En todos los proyectos de ERP habrá problemas inesperados –así que espere que estén en el suyo–. Sin embargo, siguiendo las mejores prácticas para una implementación de ERP exitosa, usted puede identificarlas y abordarlas a medida que surgen para gestionar eficazmente sus riesgos y costos. 

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