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Fuerza laboral distribuida durante una llamada virtual en conferencia

¿Qué es la fuerza laboral distribuida?

La fuerza laboral distribuida se compone de personal remoto "distribuido" fuera del lugar tradicional de trabajo. La composición de un equipo distribuido varía mucho. Sus integrantes pueden trabajar a distancia, de forma permanente, u ocasional. Puede ser que vivan cerca de las oficinas centrales y vayan a las reuniones, o que estén a muchos kilómetros y husos horarios de distancia. Pero lo que todas las fuerzas laborales distribuidas comparten es la necesidad de estar conectadas en tiempo real –entre sí y con todos los recursos y herramientas de los que dispone el personal que trabaja en el lugar–.

 

Si los equipos distribuidos están formados por personal remoto, ¿qué diferencia a una empresa distribuida de otra que también puede tenerlo? La respuesta está en el grado de compromiso para lograr la transformación del lugar de trabajo –tanto a nivel digital como de gestión–. El 2020 trajo consigo muchos cambios en el mundo laboral tradicional. Las empresas verdaderamente distribuidas responden a ese desafío aprovechando tecnologías modernas para el lugar de trabajo, y desarrollando procesos más ágiles y resilientes para negocios y RR.HH.

Lo que todas las fuerzas laborales distribuidas comparten es la necesidad de estar conectadas en tiempo real –entre sí y con todos los recursos y herramientas corporativos que están a disposición del personal que trabaja en el sitio–. 

Los equipos remotos y el cambiante mundo laboral

Muchas empresas que tenían previsto modernizar gradualmente sus estructuras de personal seguían usando sistemas y procesos obsoletos cuando llegó el COVID-19 –momento en el cual se vieron en el apuro de entrar a la década del 2020 transformando de emergencia su lugar de trabajo y operaciones de RR. HH.–

 

Gartner realizó una encuesta entre más de 200 líderes sénior de RR. HH. antes y después de la pandemia para determinar el impacto en su fuerza laboral. Señalaron que, antes de la pandemia, una promedio del 30% de su personal trabajaba a distancia al menos una parte del tiempo. En abril del 2020, esa cifra había aumentado al 81%. 

 

Tradicionalmente, era el personal quien impulsaba las tendencias de equipos distribuidos, y muchas empresas dudaban en adoptar el trabajo remoto. Luego de todo este tiempo en el cual los equipos remotos han aprendido esta nueva forma de trabajo, queda claro que incluso con la vuelta de la normalidad, es esperable que este cambio se mantenga. A principios de junio de 2020, PricewaterhouseCoopers realizó una amplia encuesta sobre el trabajo remoto1. El informe posterior muestra que "la semana laboral flexible permanente... cuenta con un amplio apoyo". También afirma que el 85% del personal de oficina quiere trabajar a distancia al menos un día a la semana, y que el 55% de la alta gerencia prevé que esto sería así incluso si el COVID-19 dejara de ser una preocupación.   

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Ventajas de la fuerza laboral remota

Mucho antes del COVID-19, la globalización y las mejoras en las tecnologías de trabajo ya habían comenzado a impulsar un aumento constante de las fuerzas laborales remotas. Según la revista Tech Republic, el número de personal remoto aumentó un 159% entre 2005 y 2017, y ha crecido exponencialmente desde entonces. 

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Sin embargo, algunas empresas siguen siendo escépticas y se muestran reticentes a ampliar su fuerza laboral distribuida. Consideran que sin las estructuras tradicionales y la supervisión individualizada de un lugar de trabajo central, el personal sería ineficiente. También se expresó la preocupación de que los equipos de RR. HH. carecieran de los sistemas necesarios para ofrecer un soporte completo, como capacitación, bienestar y evaluaciones de desempeño, al personal remoto. En una encuesta de Gartner del 2020, los líderes de RR. HH. señalaron que "su mayor desafío es la falta de infraestructura tecnológica y comodidad con las nuevas formas de trabajo". 

 

Con la llegada de la pandemia, ya no hubo tiempo para debatir los beneficios ni el momento de una fuerza laboral distribuida –nos cayó encima estuviéramos a favor de ella o no–. Desde hace años, existen estudios e informes que demuestran los beneficios de trabajar desde cualquier lugar –tanto para los empleadores como para el personal–. Pero a los pocos meses de cuarentena, empezaron a aparecer muchas nuevas estadísticas sólidas sobre el trabajo remoto. Y los datos en gran medida reiteraban lo que habían dicho siempre: cuando el personal tiene flexibilidad e independencia, está a la altura del desafío. McKinsey, en una encuesta de mediados de 2020, informa una mejora de hasta el 55% en factores de experiencia de empleado, incluyendo logro de objetivos, reconocimiento, compromiso y relación con su empresa, y satisfacción.  

Cuando el personal tiene flexibilidad e independencia, está a la altura del desafío

Algunas de las ventajas de los equipos remotos son: 

  • Aumento de la productividad: muchos informes y estadísticas recientes demuestran los buenos resultados de los equipos remotos en rendimiento y eficiencia. Según un sólido artículo de la revista Forbes de 2020, la productividad del personal remoto ha aumentado un 35%.  
  • Mejora del bienestar: en su encuesta anual, FlexJobs concluyó que más del 85% de la muestra sentía que su bienestar había mejorado trabajando desde casa, y que podían cuidarse mejor. Más del 50% de la muestra también declaró que tenía menos días por enfermedad y menos tiempo de inactividad trabajando a distancia.  
  • Menos rotación: las dificultades de traslado y los entornos llenos de gente y estresantes suelen provocar altas tasas de rotación, incluso entre quienes están conformes con su trabajo. Como señaló la revista Forbes en junio del 2020, las empresas con trabajo remoto reducen un 25% la rotación.   
  • Más amplio acceso al talento: el trabajo remoto abre oportunidades de trabajar con personas con discapacidades o problemas de movilidad. Apoya a quienes necesitan formas de trabajo más flexibles, como madres o padres con hijos pequeños.  También amplía las opciones de talento, incluyendo a quienes no viven cerca del lugar de trabajo ni pueden mudarse razonablemente cerca.   
  • Menos gastos generales: un reciente informe recopiló y analizó estadísticas sobre trabajo remoto de la Office of Management and Budget de EE. UU.. La conclusión fue que por cada colaborador que trabaja a distancia –aunque sea solo el 50% del tiempo–, las empresas ahorran un promedio de USD 11.000 anuales en gastos generales y espacio de oficina. El mismo informe también muestra que el personal remoto a su vez ahorra hasta USD 7000 anuales trabajando desde su casa.  
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¿Cómo funcionan los equipos distribuidos?

Desde luego, siempre habrá algunos trabajos manuales que no es posible hacer a distancia. Sin embargo, la tecnología moderna amplia rápidamente los roles que puede tener la fuerza laboral distribuida. Para que estos equipos remotos prosperen, deben poder colaborar, comunicarse y relacionarse entre sí –y con todos los sistemas operativos internos del negocio– al menos con la misma eficacia que en un espacio de trabajo físico centralizado. Para lograrlo hay que equilibrar las modernas tecnologías para el lugar de trabajo con una gestión resiliente y eficaz.

 

Los equipos distribuidos dependen de soluciones de software que sean potentes y ágiles. La inteligencia artificial (IA) permite que los equipos distribuidos no solo accedan a los datos y sistemas conectados, sino que usen esa información en tiempo real y con confianza. Otras tecnologías impulsadas por IA, como sensores y chatbots, pueden ayudar a líderes de equipo y especialistas de RR. HH. a mantener la conexión con el personal remoto a través de la nube. Tareas como capacitación, evaluaciones de rendimiento y controles de bienestar pueden personalizarse y gestionarse con fluidez para toda la fuerza laboral distribuida.  

 

Sin duda, el personal remoto necesita sistemas de negocio potentes y sólidos para hacer su trabajo. Pero sobre todo, su éxito depende de unas estrategias de gestión sensibles y resilientes.

 

Estrategias de gestión de la fuerza laboral distribuida  

  • Gestione las expectativas. Mucho personal distribuido se siente a gusto con las tecnologías colaborativas, pero alguien puede necesitar una ayuda adicional. Es importante que líderes de RR. HH. y gerentes se aseguren de comunicar claramente las expectativas, y de facilitar el acceso a soporte y capacitación –siempre que se necesite–.  
  • Muestre receptividad. La gestión de equipos distribuidos requiere feedback y tutoría. Por ejemplo, en vez de hacer  evaluaciones de rendimiento formales en persona, hay gerentes de equipos remotos que hacen un seguimiento semanal en línea. Este proceso más informal les permite mantenerse al tanto del trabajo de los miembros del equipo sin tener que recurrir a la microgestión.  
  • Fomente la confianza y el trabajo en equipo. La gerencia debe encontrar formas innovadoras de motivar al personal remoto para que todos colaboren por igual. Las tecnologías modernas para el lugar de trabajo funcionan apoyando la colaboración, transparencia y responsabilidad –y no haciendo que las personas se sientan controladas–.  
  • Priorice el bienestar del personal. El trabajo remoto tiene sus propios desafíos en cuanto al bienestar. Para ayudar con el cambio a una nueva forma de trabajo, gerentes de equipos distribuidos y líderes de RR.HH. pueden usar tecnología para tener un lugar de trabajo conectado que ayude a desarrollar  programas de bienestar dedicados a las necesidades del personal remoto.  

El futuro del trabajo remoto y las fuerzas laborales distribuidas

En una época de incertidumbre global, las empresas buscan soluciones que las hagan más resilientes y competitivas. La pandemia las obligó a avanzar drásticamente en su camino hacia la transformación del lugar de trabajo. Usando  tecnologías digitales modernas y planificación estratégica de la fuerza laboral, las empresas distribuidas se preparan para el futuro del lugar de trabajo. 

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