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Mujer revisando el estado del sistema de nómina en un dispositivo móvil

Cálculo de nómina en la nube: ¿centro de costos o centro de valor?

El creciente interés en los sistemas de nómina en la nube no es sorprendente dada la cantidad sin precedentes de complejidad y cambio que enfrentan los equipos de RR. HH. modernos. En la era de la gran renuncia, las expectativas de los empleados están en aumento. La mayoría de las empresas ahora emplean modelos de trabajo híbridos y remotos que añaden una capa adicional de complejidad a las operaciones de nómina. Y la precisión de la nómina es más importante que nunca porque los errores de nómina a menudo tienen una apuesta muy alta. 

 

Incluso los errores menores pueden conducir a la vergüenza pública y a la pérdida de credibilidad con los mejores candidatos potenciales al empleo. En 2020, el IRS evaluó a los empleadores de EE. UU. alrededor de $ 6.000 millones en sanciones por mal cálculo o pagos faltantes, y en 2021 una campaña de "vergüenza pública" y una demanda judicial generaron millones de dólares en multas y costos de reparación para cientos de empleadores del Reino Unido, incluidas varias empresas muy conocidas.

 

Sin embargo, la buena noticia es que un sistema de nómina en la nube moderno puede convertir estos desafíos en nuevas oportunidades significativas. La nómina en la nube no solo reduce la complejidad, sino que también ayuda a gestionar el riesgo y aumenta la protección con seguridad en la nube. Además, puede desempeñar un papel esencial en la satisfacción y retención de los empleados.

¿Qué es el software de nómina en la nube?

Hasta hace poco, las soluciones de nómina eran principalmente on-premise. Estaban alojadas en servidores internos, requerían que las empresas adquirieran una licencia de software por adelantado y necesitaban infraestructura para dar soporte al sistema, incluido el personal de TI y los presupuestos en curso para mantenerlo. 

 

 

Con la nómina en la nube, su proveedor gestiona todas las actualizaciones y mantenimiento de software, lo que le ahorra tiempo, dinero y la necesidad de expertise y hardware internos. A sus empleados les encantará el cálculo de nómina en la nube, además de ofrecerles la flexibilidad de ver sus documentos de nómina y beneficios en una laptop o aplicación móvil. El software de nómina en la nube conecta y simplifica cada parte del proceso: desde la compensación hasta los impuestos de nómina hasta garantizar el cumplimiento. También permite que su equipo de nómina acceda y gestione la nómina desde cualquier lugar desde donde tenga acceso a Internet. Y hace todo esto a la vez que protege los datos de la empresa y los empleados de brechas o acceso no autorizado gracias a protocolos de ciberseguridad sólidos e integrados.

Un sistema de gestión de nómina en la nube simplifica los procesos de nómina globales: usted puede pagar a los colaboradores con precisión y a tiempo.

Transparencia salarial y equidad salarial

Hace tiempo que es tabú hablar de cuánto ganan sus compañeros de trabajo. Sin embargo, como con tantas cosas a raíz del COVID-19, las expectativas de los empleados están cambiando. Quieren saber cuál es la postura de sus empleadores en temas sociales, cómo las empresas por las que trabajan invierten su dinero y tienen transparencia en los salarios de todos desde el CEO hacia abajo. La legislación está cambiando junto con las expectativas de los empleados. Las ciudades y los estados están promulgando cada vez más leyes de transparencia de remuneración que requieren que el rango salarial de cada rol aparezca en la descripción del puesto.

 

 

Es imperativo centrarse en la equidad salarial y en la transparencia salarial. Las mujeres ganan 82 centavos por cada dólar que ganan los hombres. Y persisten otras diferencias salariales de género y raciales, mientras siguen apareciendo otras nuevas. Por ejemplo, las empresas con sede en la ciudad están viendo un notable aumento de trabajadores que abandonan centros urbanos caros y trabajan a distancia desde lugares menos costosos. Esto plantea un complejo grupo de desafíos de RR. HH. que incluyen si se deben ajustar o no las tasas de remuneración por el costo de vida local (y, de ser así, cómo), además de lidiar con diferentes impuestos y deducciones para los trabajadores de otros estados, provincias o incluso países. La transparencia salarial y la equidad salarial benefician tanto a los empleados como a los empleadores. Divulgar las estructuras de pago internas y comprometerse con la equidad salarial genera confianza y fidelidad de los empleados, lo que aumenta la retención de los empleados. Y las empresas pueden utilizar datos de sistemas de nómina en la nube para dar soporte a los esfuerzos de transparencia salarial y equidad de salarial.

La nómina en la nube está potenciando el bienestar financiero de los colaboradores

Los empleadores buscan formas de obtener una ventaja competitiva. Ofrecer beneficios de bienestar financiero como asistencia para préstamos estudiantiles y servicios de planificación financiera personal a través de un portal de nómina en la nube puede dar soporte al bienestar general del colaborador. De hecho, el 62% de los colaboradores influye en los beneficios que ofrece un empleador al decidir si solicita un nuevo trabajo –lo que demuestra que la compensación total va más allá del salario y las bonificaciones–. 

 

 

Los servicios de bienestar financiero ampliados que dan soporte a los empleados incluyen la planificación de la jubilación, la presupuestos digitales y el acceso a asesores financieros. El pago on-demand y las opciones alternativas de nómina también contribuyen al bienestar financiero y son cada vez más comunes. 

 

 

Los colaboradores que están estresados por el dinero son menos productivos y comprometidos. Como dice Josh Bersin: "En última instancia, el bienestar se trata del rendimiento. Ya no es un beneficio, sino una necesidad del negocio. Debe integrarse en los modelos de liderazgo, gestión y colaborador". 

Beneficios adicionales del software de nómina en la nube

Los sistemas de nómina en la nube dan soporte a una mayor eficiencia y ayudan a las empresas a ahorrar en gastos de RR. HH. y nómina, hardware y software on-premise que consumen mucho tiempo. Y con su interfaz de acceso desde cualquier lugar, los equipos de nómina tienen herramientas potentes y con capacidad de respuesta a su alcance.

 

  • Datos centralizados del colaborador: el uso de software de nómina basado en la nube para centralizar los datos del colaborador ofrece un acceso conveniente a toda la información esencial del empleado. También simplifica el mantenimiento de datos precisos para que los equipos de nómina y RR. HH. puedan estar seguros de que los datos a los que acceden son correctos. Aparte de la comodidad, la centralización de los datos de los empleados para ser precisa y segura también da soporte a las necesidades de cumplimiento y es una gran área de interés para las empresas que han crecido por adquisición. 
  • Ofrecer opciones de pago on-demand: la remuneración on-demand respalda el bienestar financiero de los trabajadores, lo que les facilita el cumplimiento de gastos inesperados y evita endeudarse. También puede beneficiar a las empresas. Por ejemplo, en los sectores en los que las empresas compiten por los empleados, ofrecer un pago a demanda puede hacer que una empresa sea más atractiva para los candidatos potenciales. El período de pago tradicional de dos semanas vuelve a los equipos de nómina que necesitan tiempo para calcular los impuestos de nómina manualmente. La tecnología moderna de nómina en la nube puede automatizar ese proceso para hacer que el streaming pague una realidad.
  • Mayor seguridad y seguridad de los datos: parte de lo que ofrecen los proveedores de nómina en la nube son características de seguridad incorporadas –después de todo, su reputación depende de mantener seguros los datos del cliente–. Debido a que alojan información confidencial del empleado y del negocio, los proveedores de nómina no solo cifran y realizan copias de seguridad de los datos del cliente; también invierten sus recursos en seguridad de datos e infraestructura, incluidos los protocolos de recuperación ante desastres.

Monitoreo previo de nómina con alertas y análisis en una nómina en la nube.

  • Escalable y personalizable: escalar el software de nómina on-premise puede ser engorroso y requerir mucho tiempo. El software de nómina en la nube tiene características incorporadas y está diseñado para escalar a medida que las empresas se expanden o sus necesidades cambian. También puede configurar y personalizar los ajustes, lo que optimiza la incorporación de nuevos roles, reembolsos a contratistas, acceso a la API y más. 
  • Cumplimiento simplificado: no alcanzar un nivel de cumplimiento puede ser costoso. Cuando se aprueban nuevas leyes o cambian las leyes existentes, la nómina en la nube está mucho mejor posicionada para incorporar estos cambios a las regulaciones, lo que garantiza que las empresas se mantengan por delante de los plazos críticos y eviten penalizaciones. Y para las empresas con alcance global, la nómina basada en la nube incluye funcionalidades de localización global para mantener a las empresas en cumplimiento donde sea que operen. 
  • Generación de informes y analíticas precisas: la nómina basada en la nube elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y la posibilidad de errores que los acompañan. También pueden consolidar detalles del cálculo de nómina basados en datos en tiempo real y generar informes personalizados con solo pulsar un botón. El uso de analíticas de datos de nómina para identificar tendencias y patrones ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones de negocio.
  • Accesible y flexible: la nube les permite a los colaboradores acceder a sus datos cuando y donde quieran. Esto aumenta el compromiso y la confianza de los colaboradores, y también libera a RR. HH. de algunas de sus responsabilidades administrativas, lo que les permite enfocarse en el panorama general. Esta accesibilidad y flexibilidad aportan beneficios significativos cuando el futuro del trabajo es híbrido

Próximos pasos para la transformación al software de nómina en la nube

La nómina basada en la nube ofrece mucho más que solo servicios de nómina optimizados. Desempeña un rol vital a la hora de dar soporte a una experiencia positiva del empleado y aumentar su retención –no solo aumentando su confianza pagándoles la cantidad correcta a tiempo, cada vez, sino apoyando su bienestar financiero y mental–. La nómina en la nube también se integra con su estrategia de negocio general para proporcionar información estratégica sobre dónde se gasta el dinero y ofrece informes y analíticas en tiempo real que dan soporte a todo su negocio.

 

 

Pero, como cualquier transformación operativa importante, el cambio puede ser un poco aterrador y lleva tiempo a las personas a adaptarse. Las claves para una implementación exitosa de la nómina en la nube radican en una buena comunicación y una sólida estrategia de gestión de cambios. Muestre a las personas todas las mejoras que pueden esperar, ayúdelas a conocer las herramientas fáciles de usar y comparta su entusiasmo por crear un lugar de trabajo más fuerte y resiliente.

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