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¿Cuál es su próxima gran decisión al considerar un nuevo sistema ERP? Cómo se desplegará. Hay varios enfoques entre los que elegir, incluido el despliegue on-premise tradicional, en la nube o una combinación híbrida de ambos. Usted querrá considerar las diferencias financieras y analizar las fortalezas y atracciones de cada estrategia de implementación de ERP, así como cualquier limitación o desafío único.

 

Antes de empezar a considerar las opciones de implementación de ERP, vea cómo –y por qué– la nube se ha convertido en un entorno vital para el éxito del negocio en la economía digital.

¿Por qué todo el interés en la implementación en la nube?

Todos observamos con gran interés cómo la tecnología informática sigue evolucionando a un ritmo cada vez mayor. Los primeros sistemas empresariales y los primeros sistemas ERP se alojaron en grandes ordenadores mainframe y de gama media con terminales tontas para la captura del usuario, después de reemplazar a las tarjetas perforadas y la entrada de clave a disco. La siguiente tecnología "de última generación" fue la arquitectura cliente/servidor en la que los terminales voluminosos fueron reemplazados por PC (ahora llamados clientes) que podían manejar una parte de la carga de trabajo. Esto redujo la cantidad de datos que tuvieron que ser lanzados de un lado a otro con el ordenador del servidor.

 

Alrededor del milenio, dos desarrollos significativos cambiaron el mundo de la computación y el ERP: Internet y la nube. Ya no era necesario comprar y dar soporte a hardware y software para dirigir su negocio.Todas o las piezas principales de la tecnología podrían ahora ser “alquiladas” o subcontratadas en un paquete que incluía todo el mantenimiento y gran parte de las operaciones técnicas. La omnipresente Internet proporcionó la infraestructura de comunicaciones necesaria para que la nube sea práctica y esté disponible en cualquier lugar del mundo.

 

Pero las empresas no migraron inmediatamente sus sistemas ERP a una implementación en la nube. La tecnología y las aplicaciones tardaron un tiempo en madurar, y las empresas se dieron cuenta de que la computadora no tiene que estar en el lugar para obtener acceso confiable y seguridad para las aplicaciones críticas para el negocio. Parte de esa evolución implicó que los desarrolladores aprendieran a:

 

  • Aprovechar al máximo la implementación en la nube
  • Escribir o reescribir aplicaciones adecuadamente
  • Reconstruir su infraestructura –tanto tecnológica como de recursos humanos– para dar soporte a los sistemas basados en la nube

 

Y, lo que es más importante, ahora los sistemas de ERP en la nube brindan tecnologías avanzadas como inteligencia artificial (IA) y machine learning para mejorar la productividad y el servicio; experiencias de usuario personalizadas para impulsar la adopción; y amplia funcionalidad y analíticas incorporadas para brindar una visión completa del negocio –en última instancia dando soporte a la innovación y el crecimiento del negocio–.

El modelo de precios SaaS

En el pasado, la mayoría del software estaba instalado en las instalaciones de la empresa y la única opción de licencia era comprar una licencia perpetua, donde la aplicación se licencia por un importe inicial más un contrato de mantenimiento anual para actualizaciones y correcciones de errores. Las licencias de software suelen tener un precio por usuario. El mantenimiento anual generalmente se cobra entre el 18% y el 20% del precio de lista de software entonces vigente. Esto significa que la licencia de software es esencialmente "recomprada" cada cinco a seis años.

 

Con ERP on-premise, todo el hardware y software se adquiere o alquila y se instala en las ubicaciones de la empresa. La empresa es responsable del mantenimiento, el soporte y las posibles actualizaciones o ampliaciones del hardware, los sistemas y el software de aplicación, así como del espacio de instalación, los servicios públicos, los seguros, los recursos de conmutación por error y el almacenamiento de copia de seguridad fuera del sitio.

 

Por otro lado, los sistemas ERP basados en la nube no suelen instalarse in situ y son compatibles con el proveedor como parte de una tarifa mensual o anual. Se licencian según lo que se denomina software como servicio (SaaS). El precio de las licencias SaaS se puede determinar por usuario, por aplicación o por conjunto de aplicaciones (todo ERP, por ejemplo), según el tamaño de su empresa u otras variaciones.

 

Un aspecto interesante de las licencias de implementación en la nube es su escalabilidad. Si el usuario tiene la licencia de "asiento", puede añadir o reducir usuarios y pagar un precio más alto o más bajo a partir de entonces en función del nuevo recuento de usuarios. Si sus requisitos de volumen de transacciones, capacidad de almacenamiento o potencia informática cambian, el proveedor es responsable de actualizar sus instalaciones para adaptarse al cambio, lo que significa que no tendrá que comprar ni instalar más servidores ni más almacenamiento en disco.

 

La analogía más cercana podría ser la televisión por cable. Usted paga por lo que necesita, y ese precio incluye el uso y el funcionamiento de todas las instalaciones físicas, el personal, el mantenimiento y cualquier otro gasto relacionado con el servicio de cable en su ubicación. Si necesita y añade más canales, solo pagará por lo que ha solicitado y no se preocupará por cómo se las arreglan para ofrecer los canales adicionales.

Opciones de implementación de ERP

Existen varias formas posibles de implementar un sistema ERP:

Opciones de implementación de ERP

Tipos de implementación de ERP

1. ERP en la nube también conocido como SaaS ERP

 

En ERP en la nube, el modelo de licencia principal es el software como servicio (SaaS). El proveedor del sistema tendrá su propio centro de datos, o puede arrendar espacio en una nube pública para alojar sus aplicaciones y sistemas. Todo el hardware, los sistemas y los servicios de soporte se proporcionan a través de Internet. Esto hace que la implementación sea más rápida y fácil para la empresa del usuario porque, con todas las piezas de hardware y software ya implementadas, pueden comenzar directamente en la transferencia de datos y la formación de usuarios.

 

Con esta opción de implementación de ERP en la nube, su proveedor de software también se ocupará de toda la instalación, el mantenimiento y el soporte, incluidas todas las actualizaciones y actualizaciones de software, como la adición de potencia informática o almacenamiento. Además, los sistemas, las aplicaciones y los recursos pueden "escalarse automáticamente" o aumentarse o reducirse automáticamente para satisfacer las necesidades cambiantes a corto plazo. Esto elimina la necesidad de pagar por recursos informáticos que pueden no utilizarse la mayor parte del tiempo, como es el caso de los sistemas ERP on-premise.

 

El ERP SaaS basado en la nube tiene poco o ningún costo inicial (un “gasto de capital”), pero tiene un costo mensual algo más alto (un “gasto operativo”), en comparación con una instalación típica on-premise. Si se observa en el período de coste normal del ciclo de vida de cinco a siete años, el coste total de propiedad (TCO) es similar, si no menor, a una instalación local y ofrece potencialmente un mejor servicio, soporte y seguridad.

 

El ERP en la nube también ofrece el camino más rápido hacia la innovación, por lo que es ideal para las empresas que desean perseguir agresivamente su estrategia de transformación digital. Esta opción de implementación permite a las empresas reimaginar, optimizar y adaptar fácilmente sus procesos de negocio según sea necesario –y aprovechar las mejores prácticas estandarizadas que los proveedores de ERP modernos deberían admitir–.

 

 

2. Sistemas ERP on-premise

 

On-premise es cómo la mayoría de las empresas implementaron históricamente sus sistemas ERP. En este modelo de despliegue, el software ERP está instalado en su centro de datos en las ubicaciones que desee. La instalación y el mantenimiento del hardware y el software son responsabilidad de su personal.

 

Hoy en día, las empresas están adoptando la nube por su flexibilidad, capacidad de escala y facilidad de innovación. Sin embargo, para algunas empresas, especialmente las de industrias altamente controladas, on-premise es un enfoque preferible debido a restricciones legales, regulatorias u organizativas.

 

 

3. Sistemas ERP híbridos

 

Los elementos de una implementación de ERP on-premise y en la nube se pueden combinar para crear una nube híbrida, lo que proporciona flexibilidad para elegir la implementación óptima para cada aplicación. El ERP en la nube híbrida se puede utilizar como un paso hacia la nube o para satisfacer los problemas normativos de la industria y los requisitos de seguridad especiales que pueden dictar la necesidad de aplicaciones on-premise en determinadas situaciones. También puede haber otras restricciones o preferencias que hagan on-prem deseable para ciertas aplicaciones. La complejidad de un negocio y su entorno actual, así como el deseo de una velocidad más lenta del factor de cambio en la decisión de implementar en un escenario híbrido. 

 

Una implementación híbrida permite que las aplicaciones y los datos se muevan entre las opciones en función de los cambios en la carga de trabajo. Ofrece beneficios en la nube de la parte del sistema que está en la nube. Sin embargo, requiere una mayor participación de TI local para dar soporte a las piezas on-premise, así como la coordinación entre los dos (o más) entornos del sistema ERP.

 

 

4. ERP de dos niveles

 

En realidad, una variación del enfoque híbrido implementado por las mismas razones, la implementación de ERP de dos niveles (a veces llamada implementación hub-and-talk) emplea un sistema central con sistemas satelitales más pequeños que admiten instalaciones remotas. Piense en el ERP corporativo como el hub, con sistemas de ERP individuales en plantas subsidiarias, almacenes u oficinas, todos alimentando los datos de vuelta al hub. Esto no es una idea nueva; surgió durante la fase de procesamiento distribuido de la década de 1990, con empresas que optaron por implementar sistemas más pequeños, simples y menos costosos en ubicaciones remotas mientras mantenían el sistema corporativo más grande y más capaz en la sede de la empresa. Uno o todos los sistemas de una red de dos niveles pueden ser on-premise o basados en la nube, comprados o con licencia SaaS.

 

El costo general de una implementación de ERP de dos niveles –con sistemas menos costosos en los nodos en lugar del mismo sistema corporativo en todas partes– producirá un costo menor para la compra inicial. Sin embargo, la integración y el soporte pueden resultar en un costo general más alto y continuo porque las interfaces deben crearse y mantenerse. Y, año tras año, se necesitará más soporte de TI para coordinarse con múltiples proveedores, así como gestionar cronogramas de actualización no coordinados y cambios de interfaz.

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Consejos para el proceso de selección

Elija su software primero a través de un cuidadoso proceso de evaluación de ERP, luego considere las opciones de implementación basadas en las capacidades de implementación del software y las necesidades de su empresa y el potencial retorno de la inversión de ERP. Algunos software de ERP son solo en la nube o SaaS, mientras que otros proveedores ofrecen servicios en la nube, on-premise e híbridos. Las opciones de despliegue disponibles pueden ser un criterio para su inclusión en la lista corta, pero no deben ser el único determinante para la selección del sistema.

 

Las empresas en rápido crecimiento y aquellas que esperan cambios futuros en el número de usuarios (ya sea hacia arriba o hacia abajo) probablemente deberían enfocarse en sistemas ERP en la nube para su escalabilidad y precios de pago por uso. Además, asegúrese de que todos los miembros del equipo de selección comprendan las características y los beneficios de las diferentes opciones de implementación de ERP.

Resumen

Inicialmente, las empresas pueden estar atraídas a la implementación de ERP en la nube por motivos financieros –como poco o ningún desembolso de capital y un costo total del ciclo de vida reducido–, pero están entusiasmadas por las ventajas técnicas y operativas que ofrece la nube, entre las que se incluyen:

  • ERP que siempre está al día con las últimas actualizaciones (sin costo ni esfuerzo adicionales)
  • Escalabilidad prácticamente ilimitada
  • Pago en base solo por lo que necesita/usa
  • Implementación más rápida
  • Mejores controles de acceso y seguridad, y más

Y la implementación completa en la nube no es la única opción. A veces tiene más sentido mantener algunas de las aplicaciones on-premise y utilizar la nube para el resto. Afortunadamente, hay disponible una variedad de opciones de configuración y despliegue para que pueda elegir la implementación que tenga más sentido desde el punto de vista financiero y operativo.

 

Pasar a un nuevo sistema ERP es un cambio significativo para los usuarios del sistema, TI y toda la organización. Tiene sentido explorar todas las opciones y seleccionar la configuración del sistema que ofrece el mejor rendimiento al mejor coste.Luego, planifique cómo sus recursos internos y estructura tendrán que cambiar para sacar el máximo provecho de su inversión, sin importar la configuración y la implementación. 

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