Cuando los precios no coinciden, las cantidades son incorrectas o faltan referencias, las facturas se acumulan en las filas de Cuentas por Pagar para ser evaluadas, corregidas y enviadas de vuelta a los proveedores.

Pero este modelo operativo está fundamentalmente roto.

Cada factura incorrecta que llega a Cuentas por Pagar es trabajo que no debería existir. La verdadera oportunidad no es hacer que Cuentas por Pagar sea más rápido corrigiendo errores; es evitar que facturas erróneas ingresen al sistema desde el principio.

Verificación de la realidad: la automatización no puede corregir una entrada incorrecta.

Muchas organizaciones invierten fuertemente en la automatización de cuentas por pagar dentro del ERP. Sin embargo, las tasas de excepción siguen siendo obstinadamente altas. ¿Por qué?

Porque la automatización no elimina los errores, solo los procesa más rápido.

Si los proveedores pueden presentar facturas que superan las tolerancias de precio o cantidad, hacen referencia a una orden de compra incorrecta o faltante, o ignoran los datos fiscales obligatorios, entonces Cuentas por Pagar se ve obligada a asumir un papel reactivo de corrección. Esto también genera riesgos de cumplimiento tributario, especialmente con requisitos crecientes como los mandatos de facturación electrónica.

Estos problemas no son causados por la ineficiencia de Cuentas por Pagar, sino porque la mayoría de los sistemas de automatización de Cuentas por Pagar no están diseñados para evitar que facturas incorrectas ingresen al proceso.

Según la investigación de Ardent Partners*:

• El 49% de los ejecutivos de cuentas por pagar mencionan que el tiempo que se requiere para aprobar facturas y pagos es uno de los principales desafíos.
• El 48% de los ejecutivos de cuentas por pagar identifican el alto volumen de excepciones de facturas como un problema importante.

La AP moderna no debería funcionar de esta manera.

La solución: Promueva la proactividad con SAP Business Network Commerce Automation

Con SAP Business Network Commerce Automation, la automatización de cuentas por pagar comienza incluso antes de que se envíe la factura.

Las personas compradoras pueden configurar reglas empresariales que se ajusten a sus requisitos y políticas. Mientras se crea y se completa una factura en SAP Business Network, esta se valida en tiempo real según los requisitos y políticas del comprador, incluyendo:

• Campos obligatorios y referencias
• Tolerancias de precio y cantidad
• Alineación de la orden de compra, el recibo de mercancía o la hoja de entrada de servicios
• Normas fiscales y de cumplimiento específicas por país o región

Si una factura no cumple con las reglas, no puede ser enviada y se le solicita al proveedor que corrija el problema. Además, las facturas creadas mediante un “volteo” de OC dentro de SAP Business Network suelen presentar muchos menos problemas desde el principio.

El resultado es simple pero poderoso: Solo las facturas estructuralmente válidas, financieramente precisas y conformes llegan a Cuentas por Pagar.

Los beneficios: menos excepciones, menor costo operativo, cumplimiento garantizado.

Esta aplicación cambia los resultados de manera significativa. SAP Business Network ha logrado:

• El 83% del total de las facturas se procesan sin excepciones
• Hasta un 60% de reducción en los costos operativos para el procesamiento de facturas
• Cumplimiento de facturación electrónica en más de 40 países/regiones con requisitos regulatorios

Y nuestras personas clientas prosperan. Deutsche Telekom es una empresa líder en telecomunicaciones con más de 260 millones de clientes en 50 países/regiones. Han logrado:

• Más de 92% de procesamiento de facturas sin intervención manual
• 96% de pagos a tiempo
• Más de €1 millón en ahorros al enfocarse en procesos empresariales automatizados

Consideraciones clave

Cuando las facturas se detienen en la fuente, Cuentas por Pagar cambia fundamentalmente. Los equipos pasan de la corrección y el retrabajo a la optimización de pagos, el análisis de datos y la experiencia del proveedor.

Eso es automatización; incorporada en el proceso, como en SAP Business Network.

Descubra cómo las reglas de negocio ayudan a las organizaciones a lograr un procesamiento de facturas completamente automatizado y sin intervención manual en SAP Business Network.