Helvetia Group: preparar a RR. HH. para el futuro con SAP SuccessFactors
Unificar los servicios de RR. HH. y dando forma a la transformación digital
Teniendo más de 12.000 empleados en seis países, para Helvetia la gestión del talento representaba un desafío. Sin tener una visión general unificada sobre la fuerza laboral del grupo, ¿cómo podría tener al personal correcto en los roles correctos? Reemplazando sistemas dispares por un único portal de RR. HH. basado en las soluciones de SAP SuccessFactors, Helvetia está aumentando la transparencia, impulsando la eficiencia y mejorando la experiencia del empleado.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa | Partners |
| Seguros | St. Gallen, Suiza (sede central) | Más de 12.000 empleados en toda Europa | BearingPoint y HR Campus |
para la información estratégica sobre los datos del personal
transparencia
costo total de propiedad
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Tomar posición
Fundada en 1858, Helvetia ha crecido hasta convertirse en un importante grupo asegurador europeo con más de 12.000 empleados y más de 7 millones de clientes. Helvetia, líder en el mercado suizo de seguros, también opera en Austria, Francia, Alemania, Italia y España.
A medida que continúa construyendo sobre el éxito de los últimos 165 años, Helvetia reconoce que para lograr sus objetivos estratégicos debe enfocarse en su personal, la digitalización, una cultura de desempeño y la excelencia técnica.
Desde una perspectiva de RR. HH., esto era un desafío, porque cada país tenía sus propios sistemas centrales y procesos locales para RR. HH., gestión del talento, y otras aplicaciones de RR. HH. La integración entre estos sistemas era limitada y era difícil obtener un panorama unificado de la fuerza laboral.
Jochen Hübner, Head of HR Operations de Helvetia Switzerland, confirma: "Tantos sistemas dispares en funcionamiento dificultaban incluso obtener una vista básica de cómo se ejecutaron los diálogos con el personal y la gestión del desempeño, por ejemplo. Es más, muchos de estos sistemas eran antiguos, con interfaces de usuario obsoletas”.
Un período de fuerte crecimiento nacional e internacional hizo más evidente la necesidad de tener visibilidad sobre todo el grupo. A medida que el grupo se expandía, identificar y sumar talento para ocupar puestos críticos se volvió aún más desafiante. Para dar soporte al desarrollo del personal y la planificación de sucesiones, la dirección quería tener una mayor visibilidad sobre el flujo del talento en todo el negocio.
Con la tarea de crear una plataforma centralizada para la gestión del talento, el equipo de operaciones de RR. HH. rápidamente se dio cuenta de que debía ir más allá. “Pronto quedó claro que necesitábamos pensar en algo más grande que solo la gestión del talento”, dice Hübner. “Necesitábamos hacer una revisión de pies a cabeza en todo el grupo del entorno de TI para RR. HH., así que nos embarcamos en un recorrido más amplio de digitalización de RR. HH.”
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Repensar RR. HH.
Como primer paso, el equipo central de operaciones de RR. HH. de Helvetia interactuó con sus contrapartes de cada país a fin de desarrollar una visión de todo el grupo sobre el futuro de RR. HH.
“Nuestra visión es que personal y gerentes puedan acceder a sistemas, servicios y datos de RR. HH. en cualquier momento y lugar”, dice Hübner. "Para lograrlo, nuestro objetivo es armonizar y alinear los procesos de RR. HH. de todo el grupo en una única plataforma para finales del 2025".
Después de un extenso período de evaluación, Helvetia seleccionó SAP SuccessFactors HCM como la base tecnológica de esta nueva plataforma. “Fuimos al mercado en busca de una suite de RR. HH. holística, y SAP SuccessFactors se ajusta al propósito, con módulos que cubren todo el ciclo de vida del empleado”, dice Hübner.
Trabajando con el partner de implementación HR Campus, Helvetia comenzó con SAP SuccessFactors Employee Central antes de implementar las soluciones de SAP SuccessFactors para selección de personal, desempeño y objetivos, sucesión y desarrollo, compensación, capacitación, y seguimiento de horas trabajadas para dar soporte a sus operaciones suizas.
También en Suiza, Helvetia ha integrado SAP SuccessFactors Employee Central con PeopleDoc, su plataforma para entrega de servicios de RR. HH. y gestión de documentos. "Utilizamos PeopleDoc para emitir tickets de soporte de RR. HH., así como para gestionar los expedientes del personal, así que para nosotros es una aplicación crítica", explica Hübner. "Fue fácil integrar PeopleDoc, una aplicación de terceros, con SAP SuccessFactors Employee Central a través de SAP Integration Suite, parte de SAP Business Technology Platform, así que los datos ahora fluyen libremente entre ambas soluciones".
Actualmente, SAP SuccessFactors Employee Central también se está implementando en Francia. El equipo de proyecto está trabajando para implementarla en Austria, Italia y España a finales del 2023. Helvetia apunta a que todos los módulos estén en funcionamiento en todos los países para finales del 2025.
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Un solo grupo, una sola función de RR. HH.
Cuando finalice la implementación, Helvetia utilizará SAP SuccessFactors para gestionar los recursos humanos en todo el grupo. Ya está cosechando las recompensas de una plataforma centralizada en Suiza, donde Helvetia reemplazó una mezcla diversa de soluciones on-premise y en la nube –así como procesos manuales– con un único portal web de autoservicio.
Por ejemplo, ahora en Suiza SAP SuccessFactors Time Tracking brinda autoservicios para la gestión de horas trabajadas y asistencia, dándoles a los 3800 empleados suizos la capacidad de registrarlas rápido marcando su horario de entrada y de salida a través del portal web –una característica que valoran–. La integración del seguimiento de horas trabajadas dentro de SAP SuccessFactors ha sido muy bien recibida por el personal, ya que brinda acceso central a todos los procesos de RR. HH., incluyendo el seguimiento de las horas trabajadas. Helvetia promueve modelos de trabajo flexibles, por lo cual poder hacer seguimiento de horas trabajadas y asistencia es clave para garantizar precisión y transparencia.
“El feedback de los usuarios sobre SAP SuccessFactors Time Tracking ha sido muy positivo, ya que es mucho más fácil de usar que el sistema heredado”, confirma Hübner. “Los empleados informan que les gusta tener un acceso fácil a su hoja de horas, la cual muestra el impacto directo del trabajo registrado en las horas extra y en sus cuentas de tiempo. Si tienen que trabajar de noche, hay aprobaciones configuradas específicas que los gerentes deben acordar por adelantado, lo cual ayuda a garantizar que el personal mantenga un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal”.
“SAP SuccessFactors Employee Central sirve como única fuente de verdad para los datos de la organización y de los empleados”, dice Hübner. “Ellos tienen acceso directo a su información personal, y la pueden actualizar en cualquier momento. Los gerentes pueden obtener un resumen instantáneo de su equipo, incluyendo evaluaciones y objetivos de desempeño, diálogos e historial de capacitación. Los líderes sénior y los miembros directivos tienen una mejor visibilidad sobre el flujo del talento, lo cual ayudará en la planificación de sucesiones y la selección del personal interno. La eficiencia y facilidad con la que el personal puede acceder y gestionar los datos de RR. HH. es fantástica".
Y agrega: “Reemplazar tantos sistemas dispares con una solución moderna en la nube ha reducido significativamente los costos operativos. Una vez que los cuatro países restantes salgan en vivo con SAP SuccessFactors Employee Central, tendremos una única solución con un único modelo de licencias y nos beneficiaremos de mayores economías a escala”.
Head of HR Operations, Helvetia Switzerland
Esforzarse para lograr más
En 2025, las soluciones de SAP SuccessFactors serán utilizadas por el personal de Suiza, Austria, Francia, Alemania, Italia y España. Helvetia también planea implementar la app SAP SuccessFactors Mobile para que los autoservicios de RR. HH. sean aún más convenientes para su fuerza laboral.
En Suiza, Helvetia ya está trabajando para pasar de su existente solución SAP HCM Payroll on-premise a SAP SuccessFactors Employee Central Payroll a fin de obtener más sinergias.
El acceso directo a los datos de RR. HH. ya ha aumentado significativamente la transparencia, y Helvetia está deseosa de sacarle el máximo provecho. “Queremos hacer más cosas en torno a las analíticas de personal”, confirma Hübner. “Queremos empoderar a los equipos, gerentes y líderes sénior de RR. HH. con mejores dashboards, informes y analíticas, para que puedan profundizar en los datos. Esto los ayudará a tomar decisiones estratégicas mejor fundamentadas”.
De cara al futuro, Helvetia planea elaborar una estrategia que escucha al empleado para comprender mejor los deseos y necesidades de su fuerza laboral. El grupo planea ejecutar un proyecto piloto usando las soluciones de Qualtrics para la gestión de experiencias del empleado a fin de recopilar feedback y fundamentar acciones con información estratégica y así mejorar aún más la satisfacción del personal.
Partners destacados
BearingPoint es una consultora de gestión y tecnología con raíces europeas y alcance global, y es un SAP Gold Partner. Para conocer más, visite www.bearingpoint.com
HR Campus es un SAP Gold Partner y un partner certificado para operaciones de la solución SAP SuccessFactors que opera en Suiza y Liechtenstein. Para conocer más, visite www.hr-campus.ch/en