American Eagle Outfitters: rediseñar los procesos de compras y las relaciones con proveedores mediante soluciones digitales.
Remodelando la gestión de compras y proveedores en el sector minorista
American Eagle Outfitters (AEO) es un minorista líder mundial especializado en ropa, accesorios y productos de cuidado personal de alta calidad a través de su porfolio de marcas. Como había crecido, necesitaba evaluar la relación con los proveedores y los procesos de compra indirecta y hacer cambios para maximizar la eficiencia. SAP Business Network for Procurement y las soluciones de SAP Ariba ayudaron a simplificar los procesos y brindar protocolos de compra que cumplen con las normas, en toda la empresa.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa |
| Comercio minorista | Pittsburgh, EE. UU. | >40.000 empleados |
de compliance en pedidos de compra (5% por encima del objetivo).
de compliance en recuento de 48.000 facturas anuales (dentro del objetivo).
en transacciones de gastos en SAP Business Network.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Optimizar la gestión de compras y la gestión de proveedores en línea con el crecimiento del negocio
AEO es un portafolio de marcas únicas, queridas y duraderas, con una variedad de productos que incluye ropa de alta calidad y a la moda, lencería, ropa deportiva, accesorios y productos de cuidado personal para hombres y mujeres. La empresa opera tiendas en Estados Unidos, Canadá, México y Hong Kong, junto con ventas on-line a 80 países. Además, los productos de American Eagle y Aerie están disponibles en más de 260 ubicaciones internacionales operadas por socios en aproximadamente 30 países.
Sin tener un grupo de compras centralizado, la empresa estaba interesada en una solución para gestionar el gran volumen de proveedores y facturas. Las responsabilidades de compra estaban repartidas entre los socios de negocios, de quienes se esperaba que mantuvieran registros y pedidos de compra (PO) precisos haciendo a la vez seguimiento de envíos y conciliación de facturas.
AEO también quería integrar nuevos proveedores a sus sistemas de TI. Deseaba influir en la forma en que sus usuarios abordaban las compras indirectas y la relación con el proveedor, reconociendo que la gestión del cambio y la educación del usuario serían las piedras angulares del éxito.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Adaptar la colaboración y habilitación de proveedores con soluciones digitales
Para hacer frente al crecimiento sustancial de su volumen de negocios y transacciones, AEO necesitaba una transformación digital de sus procesos de compras. Se decidió por SAP Business Network for Procurement y las soluciones de SAP Ariba debido a la versatilidad de sus ofertas de productos y los canales fluidos de procure-to-pay, siendo las capacidades clave la colaboración con proveedores y una experiencia de usuario intuitiva. Estas incluyen las soluciones SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Sourcing y SAP Ariba Spend Analysis, así como la funcionalidad de compra guiada.
La red de negocios y las soluciones le permiten a AEO gestionar el gasto indirecto en distintas categorías, tales como equipamiento, suministros, tecnología, logística y marketing. Esto abarca desde clips de papel y bombillas de luz hasta campañas de marketing y software digital. AEO pudo establecer reglas de transacción complejas y una lógica basada en cada país para la facturación. El equipo de servicios de SAP Business Network brindó soporte a la empresa para planificar fases de habilitación de proveedores y definir sólidos procedimientos operativos de habilitación estándar. Por ejemplo, AEO pudo pasar de un proceso de matching triple a uno bidireccional para recibos y facturas. También se asoció con el líder de habilitación de la red en cuanto a reglas para transacciones internacionales y requisitos para presentaciones de impuestos a las ventas en México. La empresa suele agregar flujos de trabajo mejorados a las áreas de PO, facturas, informes y contratos transaccionales dentro de SAP Business Network for Procurement.
AEO trabaja con equipos internos y de terceros para configurar analíticas personalizadas de taxonomía y gastos gracias a la solución SAP Ariba Spend Analysis. Siete sistemas fuente se incorporan dentro de la solución para brindar visibilidad sobre los datos en un solo lugar. Integrando la solución Concur Travel & Expense, la cual utiliza para la gestión de reservas on-line y de gastos, con SAP Ariba Spend Analysis, la empresa puede resumir los gastos de viaje en una sola y concisa herramienta de informes. También aprovecha la capacidad de la IA dentro del servicio de auditoría para verificar los reclamos y recibos de gastos.
La empresa implementó el servicio SAP Ariba Education and Training para desarrollar guías de referencia rápida que cubren procesos clave tales como conciliación de facturas y recibos, solicitudes de compra y pedidos de cambio. AEO también aprovechó consultores calificados y expertos de SAP Services and Support que ayudaron con el diseño y configuración de IU, las mejores prácticas y el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI). AEO se enfocó en el compliance de las políticas de gestión del cambio y en la aplicación de normas para PO a fin de dirigir todas las transacciones a la red de negocios usando el servicio de SAP Ariba Change Management. AEO realizó análisis detallados para examinar las compras a nivel de centro de costos o departamento, estableciendo parámetros estrictos para definir qué requería una orden de compra (PO) frente a una factura sin orden de compra (non-PO).
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.
Brindar información estratégica valiosa sobre gastos y mejorando el compliance
Implementar SAP Business Network for Procurement y las soluciones de SAP Ariba le permite a AEO gestionar los gastos a través de siete integraciones diferentes que se alinean con su taxonomía personalizada. Creando integraciones con múltiples sistemas fuente, la empresa obtiene en una sola herramienta un acceso rápido a los detalles de gasto provenientes de esos sistemas, e informes sólidos e integrales por proveedor y departamento. Descrito como “un cambio radical”, la información estratégica y las analíticas de gastos le permiten al equipo de sourcing estratégico identificar oportunidades de abastecimiento y ahorro. A nivel transaccional, el equipo puede tomar medidas sobre tendencias emergentes, ya sea habilitando el catálogo o estableciendo contratos y acuerdos con proveedores de industrias específicas. Esto ayuda a la empresa a tomar decisiones más fundamentadas en los procesos de compras.
Automatizar los PO, facturas y transacciones de contratos con proveedores y socios internos aumenta la amplitud para que el equipo de compras extendido se enfoque en iniciativas estratégicas que puedan brindarle a AEO resultados significativos. Estos incluyen programas de abastecimiento o compras tales como Concur Travel & Expense, y programas de empleador corporativo que también utilizan la tecnología de SAP. El componente descendente de las soluciones SAP Ariba le permite a la empresa mejorar el compliance con menos esfuerzo. Alcanza de forma consistente el objetivo del 80% o más en compliance de PO, lo cual se traduce en ahorro de costos. Para la habilitación, tiene como objetivo un compliance del 75% en recuento de facturas. En más de 62.000 facturas anuales, AEO suele alcanzar o superar ese porcentaje.
Hay un impacto positivo en la relación con los proveedores porque, una vez incorporados, se sienten cómodos usando SAP Business Network como one-stop shop. Ya no necesitan ponerse en contacto con socios comerciales ni enviar facturas en PDF y pueden hacer seguimiento de los planes de pago a través de la red. Los correos electrónicos y las llamadas telefónicas se reducen con preguntas y comunicaciones centralizadas para atender a las personas correctas. AEO utiliza el portal de información de proveedores para entregarles mensajes clave. Paralelamente, las cumbres de proveedores, las capacitaciones funcionales y la actualización periódica de materiales de capacitación de SAP sobre nuevos lanzamientos y funcionalidades también contribuyen a fortalecer la relación con los proveedores. La empresa lleva a cabo una combinación de fases de habilitación para proveedores grandes y ad hoc: una gran ola por trimestre y una normal por semana. El equipo de servicios de SAP Business Network brinda soporte a AEO facilitando el “hiperenfoque” en la implementación para una nueva región. Por ejemplo, la empresa ejecutó una campaña de habilitación y compliance de PO en México cuando incorporó proveedores de Asia-Pacífico. En la medición de KPI de habilitación en base a cantidad de facturas que pasan por SAP Business Network, México representa de forma consistente cerca del 91% del total. El índice de compliance es del 90%. En otras palabras, el 90% del gasto pasa por un PO. Esto se debe a la capacidad de recopilar electrónicamente toda la documentación necesaria para el país y de entregar los PO a través de la red.
Senior Manager of Procure-to-Pay Services, American Eagle Outfitters Inc.