SAP opera con SAP: empoderar al personal con un lugar de trabajo moderno y digital
Hacer negocios como siempre a la vez que se migran más de medio millón de usuarios
SAP SE necesitaba revisar su lugar de trabajo digital interno –con mínima disrupción para los usuarios–. Después de una transición fluida a SAP Build Work Zone, el personal y los usuarios externos ahora disfrutan de una experiencia excepcional que brinda de manera inteligente acceso centralizado a aplicaciones, procesos, contenido web, conocimiento e información –en cualquier lugar y en cualquier dispositivo–.
| Industria | Región | Tamaño de la empresa |
| Alta tecnología | Walldorf, Alemania | 111.961 empleados |
usuarios migrados.
grupos convertidos en áreas de trabajo en SAP Build Work Zone.
de datos migrados.
Senior Product Owner, SAP SE
Satisfacer la necesidad del personal de un lugar de trabajo digital moderno y fácil de usar
La tecnología ha cambiado drásticamente en la última década, y los usuarios ahora esperan la misma experiencia de consumo elegante, intuitiva e integrada, ya sea que estén en el trabajo o jugando. Y cuando esos usuarios son miembros del personal de uno de los proveedores de software de aplicaciones empresariales más grandes del mundo, puede asegurarse que las expectativas son aún más altas.
Pero SAP SE descubrió que su implementación interna de hace 10 años de la plataforma de colaboración SAP Jam, que ya no está disponible para comprar y se encuentra en modo de mantenimiento, ya no cumplía con sus expectativas. Las encuestas de usuario reflejaban una disminución en la satisfacción interna y las calificaciones de usabilidad. El personal quería una interfaz más rápida y moderna que lo ayudara a ser más productivo y conectado y, al mismo tiempo, lo empoderara para crear sitios de negocio más fácilmente.
SAP sabía que era hora de llevar su lugar de trabajo digital interno al siguiente nivel. Se propuso ofrecer a los usuarios una herramienta que les permitiera crear sitios de negocio intuitivos para acceder al contenido que necesitaban, desde foros y feeds hasta documentos y aplicaciones, e integrar sin problemas datos y procesos de aplicaciones de SAP y de terceros.
Pero con más de 600.000 usuarios, que comprendían 111.000 empleados y alrededor de 500.000 usuarios externos, SAP necesitaba que la transición fuera lo más fluida posible.
Head of Employee Digital Experience, SAP SE
Habilitar una transición casi fluida a un creador de páginas intuitivo no-code
SAP ha decidido pasar de SAP Jam a SAP Build Work Zone, parte del porfolio de SAP Build, que permite a los usuarios empresariales crear aplicaciones, automatizar procesos y diseñar sitios empresariales con la simplicidad de arrastrar y soltar. La nueva solución creada con SAP Build Work Zone, ilustrada en el siguiente diagrama de arquitectura, ofrece varias capacidades y funciones, entre las que se incluyen:
Una experiencia moderna de creación de páginas no-code con un espacio de trabajo intuitivo, editor de temas, encabezado y menú, con grandes capacidades de accesibilidad
Habilitación de la comunidad, que facilita debates grupales eficaces y permite que grandes grupos de usuarios, incluyendo usuarios internos y externos, tanto clientes como socios, intercambien mejores prácticas, recopilen ideas y se mantengan informados
Concentradores de soporte, que ayudan a los usuarios a acceder a información de la solución, guías prácticas y notas de versión más fácilmente a través de integraciones personalizadas con sistemas internos y externos
Centro de expertise, que permite el intercambio entre pares sobre temas específicos ofreciendo un lugar central para compartir información y conocimientos
Pasar a SAP Build Work Zone también fue una elección inteligente en términos de mantener la continuidad del negocio y minimizar las demandas de un equipo de TI muy ocupado. Como explica Eduardo Antunes da Cunha, Senior Product Owner, “no fue como una migración tradicional donde los datos van de un lugar a otro. Fue una transición in situ en la que usted convierte una instancia de SAP Jam en una de SAP Build Work Zone ejecutando algunos scripts, actualizando la base de datos y haciendo cosas de las que los usuarios, sinceramente, no necesitan conocer detalles. Mantiene los mismos usuarios y contenido y convierte todo. Los grupos de SAP Jam se convierten en áreas de trabajo en SAP Build Work Zone, actualiza los diseños y plantillas, y la base de usuarios y los inicios de sesión permanecen iguales”.
Así, por ejemplo, para mantener las conexiones de SAP Jam a otros sistemas, el equipo de TI simplemente tenía que actualizar el punto final de la URL para garantizar que todo continuara funcionando sin problemas.
A pesar del alto nivel de personalización en el antiguo sitio de SAP Jam, desde cabeceras hasta integraciones y scripts, el proyecto fue ejecutado por un equipo de TI muy pequeño. Esta complejidad se vio agravada por el tamaño de la migración, que implicaba:
15 millones de documentos
>40 flujos de trabajo de proyectos, desde capacitación de RR. HH. hasta interacción con el cliente y compliance de seguridad
~30 integraciones con diferentes sistemas
Poner el contenido y las aplicaciones al alcance de los usuarios de una manera contextual
La transición a SAP Build Work Zone implicó una disrupción notable y no requirió formación para la mayoría de los usuarios. Como comenta Antunes da Cunha, “el viernes, los usuarios tenían SAP Jam. El lunes, iniciaron sesión y tuvieron SAP Build Work Zone”.
Lo que esperaba a los usuarios fue una nueva y rica experiencia accesible a través de múltiples dispositivos que ofrece espacio de trabajo intuitivo, editor de temas, encabezado y menú modernos, junto con un creador de páginas no-code mejorado con más columnas, mejores diseños y accesibilidad optimizada. Mientras que SAP Jam se centraba en el contenido web, SAP Build Work Zone combina contenido web y aplicaciones de negocio, ya sean de SAP o de terceros; un gran paso que aumenta significativamente la productividad.
Justo después de la migración, varios miles de grupos operaban sin problemas, lo que permitía al personal completar tareas e interactuar con clientes, socios y otras partes interesadas. Ahora, con un punto de entrada central para el contenido web y las aplicaciones de negocio, el personal disfruta de una experiencia más holística.
Una nueva herramienta que ha demostrado ser popular es la tarjeta de integración basada en SAPUI5, que permite el acceso directo a aplicaciones externas como Twitter y herramientas de Q&A. Antunes da Cunha señala: “Antes, incluir un widget personalizado en una página era un proceso torpe que implicaba dos o tres pasos. Ahora, los usuarios pueden añadir un widget personalizado en un solo paso”. Las tarjetas de integración reúnen contenido, desde páginas de Wikis y Microsoft SharePoint hasta repositorios de documentos en SAP Build Work Zone. Lo combinan con información contextual y significativa y la conectan en diferentes ubicaciones para que los usuarios solo tengan que actualizarla una vez.
SAP Build Work Zone también contribuye a la agilidad del negocio al permitir que los usuarios ajusten rápidamente el sitio en respuesta a los comentarios y las cambiantes necesidades comerciales. La empresa puede desplegar campañas de manera más eficiente, comunicarse de manera más eficaz y con un alcance más amplio y fomentar una mayor adopción por parte de los usuarios. Además, una comunicación más transparente y una colaboración mejorada aumentan el compromiso del personal con la estrategia corporativa y el cambio.
TI, por su parte, aprecia el hecho de que no solo lanzó, sino que también puede administrar SAP Build Work Zone con un equipo pequeño. El acceso por autoservicio al conocimiento a través de contenido, foros y feeds ha reducido el número de tickets de soporte y la carga de trabajo de TI. Mientras tanto, una habilitación y una incorporación de usuarios más rápidas no solo benefician a TI, sino a la empresa en su conjunto, por ejemplo, permitiendo que los consultores facturen más rápido las horas a los clientes.
Extender la funcionalidad para una experiencia cada vez más rica
SAP Build Work Zone representa un paso fundamental para lograr una experiencia de nivel empresarial para los usuarios. Aprovechando los beneficios de integración y extensibilidad de SAP Business Technology Platform, tales como configuraciones mejoradas de alta disponibilidad y marcos de conectividad e integración más sólidos, SAP puede ayudar a preparar el desarrollo de esta plataforma estratégicamente importante para el futuro.
Una de las mejoras planeadas implica la incorporación de SAP Fiori Launchpad en SAP Build Work Zone. Esto permitirá a los usuarios acceder a cientos de aplicaciones de SAP Fiori –que abarcan desde menús de almuerzo hasta solicitudes de vacaciones y recibos de nómina– en su nuevo lugar de trabajo digital, aumentando aún más la productividad y la experiencia holística.
También está previsto integrar SAP Build Work Zone con la solución SAP Build Process Automation y el entorno de desarrollo de SAP Build Apps. Esto empoderará a las líneas de negocio para automatizar procesos y publicar sus propias aplicaciones en SAP Build Work Zone usando herramientas low-code y no-code, lo que les dará más control mientras TI mantiene la gobernanza adecuada.
Y la empresa busca integrar las soluciones de SAP SuccessFactors más profundamente en diferentes escenarios, como onboarding, gestión de desempeño y seguimiento de objetivos, para que el personal pueda realizar estas tareas de RR. HH. sin problemas desde la comodidad de su lugar de trabajo digital.
Por su parte, la integración de SAP Build Work Zone con el software de analíticas ayudará a los usuarios a supervisar el uso del espacio de trabajo, lo cual ayudará a SAP a realizar mejoras adicionales en su nuevo y cambiante lugar de trabajo digital.
Con su migración a SAP Build Work Zone, SAP sentó las bases para mejorar continuamente su nuevo lugar de trabajo digital.