지원자 추적 시스템 개요

지원자 추적 시스템(ATS)은 조직의 채용 및 고용 관련 태스크를 디지털로 관리하도록 지원하는 인사 관리(HR) 소프트웨어 애플리케이션입니다. 이 애플리케이션은 채용 및 지원자 정보의 통합 데이터베이스로, 여기서 채용 요청, 공고, 지원을 관리하고 지원자를 심사, 선정할 수 있습니다.

ATS를 사용하면 직무 설명을 작성하고, 구인 사이트 및 채용 정보 게시판에 채용 공고를 게시하고, 이력서를 살펴보고, 면접 일정을 계획하고, 피드백을 수집하고, 배경 정보를 확인하고, 전자 서명을 활용하여 직무 제의서를 생성하는 것과 같은 일반적인 태스크를 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.

또한, 채용 정보 검색, 온라인 지원, 지원 상태 확인, 지원자 알림 생성 등의 지원자 경험을 관리할 수도 있습니다.

ATS의 기능

ATS는 채용 프로세스와 관련된 워크플로우를 자동화하고 관리하여 지원자를 위한 데이터베이스 역할을 합니다.이 시스템은 채용 관리자 및 담당자가 살펴보아야 하는 이력서를 선별하여 가장 적합한 지원자에게 집중할 수 있게 합니다.

회사는 ATS 내에 비즈니스 규칙을 프로그래밍하여 채용과 관련된 선진 사례를 준수하고, 지원자가 제출하는 개인 데이터를 안전하게 보호할 수 있습니다.

ATS의 사용자

업종과 규모를 막론하고 모든 회사가 ATS를 사용하여 채용을 계획하고, 지원자를 찾고, 지원자와 소통하고, 지원 프로세스를 관리할 수 있습니다. 이전에는 제반 비용과 인프라 문제로 규모가 큰 Fortune 500대 기업에 한정되었지만, 이제 중소기업도 클라우드에서 SaaS(Software-as-a-Service)로 제공되는 소프트웨어의 비용 절감 효과를 누릴 수 있습니다.

ATS가 중요한 이유

ATS를 사용하면 채용 프로세스를 가속화할 수 있습니다. 오프라인의 종이 기반 프로세스에서 자동화된 디지털 프로세스로 전환하여 채용 태스크를 간소화하고, 시간을 절약하고, 공정하고 최적화된 채용 관행을 준수할 수 있습니다.

다음은 ATS가 조직에 어떻게 도움이 되는지 보여주는 사례입니다.

• 지원자 수 증가: ATS를 사용하면 구직자가 온라인에서 채용 정보를 검색하고 지원할 수 있어 전체적인 지원 건수가 증가합니다.
• 채용 주기 단축: 채용 담당자는 전체 지원자 파이프라인을 빠르게 검색해서 주요한 후보자를 선택하고 면접, 추천 및 제안 같은 더 중요한 일에 시간을 투자할 수 있습니다.
• 이해관계자와 더 효율적으로 협업: 채용 관리자는 면접 단계를 진행하는 동안 ATS 내에서 후보자에 관한 피드백을 검토 및 제공할 수 있습니다. 후보자의 심사 및 채용 단계 진행을 자동화하기 위해 비즈니스 규칙을 구성할 수 있습니다.

ATS의 변화

인터넷이 사용되기 전에는 일부 신문과 업계 간행물에 채용 공고를 게시했습니다. 이 프로세스는 종이를 기반으로 하기 때문에 시간이 오래 걸리고 관리가 어려웠습니다. 지원자는 지원 상태를 손쉽게 확인할 수 없었습니다. 채용 관리자 및 담당자는 순전히 종이로 된 지원서의 분량 때문에 가장 적합한 지원자를 찾을 수 없었습니다.

디지털 및 온라인 기술의 등장으로 일자리 지원은 훨씬 더 간편해졌습니다. 글로벌 구인 구직 웹사이트를 통해 구인 공고를 전 세계 사람에게 홍보할 수 있게 되었습니다. 그 결과 채용 관련 업무량이 급증했습니다.

최초의 ATS는 1990년대 말에 개발되었으며, 온프레미스에 배치되었습니다. 초기 시스템은 회사에 제출되는 대량의 이력서를 처리하고 저장하는 동시에, 채용 관행의 규제 준수와 일관성에 집중했습니다. 또한 지원서의 분량이 대폭 증가함에 따라 채용 관리자 및 담당자의 업무 부담이 커지면서, 시스템은 사전 심사, 이력서 스캔, 구문 분석, 자동 알림, 분석 기능을 지원하는 방향으로 발전했습니다.

현재 지원자 추적 시스템은 주로 클라우드에 배포되며 AI 기능을 갖춘 서비스형 소프트웨어(SaaS) 솔루션으로 제공됩니다. 클라우드 기반의 ATS는 구현 비용이 적고 비효율적인 프로세스가 없어 IT 팀에 대한 의존도를 낮출 수 있습니다.

ATS 기술은 다음과 같은 요즈음의 채용 관련 요구사항을 충족하도록 진화했습니다.

• AI 지원 워크플로: AI 기반 매칭, 자동화된 심사, 면접 일정 관리, 디지털 오퍼 관리로 채용을 간소화하여 의사 결정을 가속화하고 인력 계획을 지원하세요.
• 온라인 채용: 원격 작업 공간 및 채용 작업 지원(예: 구인 구직 사이트, 후보자 커뮤니케이션, 제안 및 면접)
• 대규모 채용: 의료, 식료품, 전자상거래, 기술 등과 같은 특정 산업에서 지원자를 대규모로 빠르게 확보, 심사 및 채용
• 대규모 지원: 특정 채용 공고에 대한 다수의 지원자를 심사
• 내부 채용: 내부 승진 대상 직원 식별
• 다양성 및 포용성: 회사의 채용 이니셔티브와 선입견을 배제한 채용 관행에 일치하는지 확인

ATS는 채용 공고 게시부터 직무 제의서 발송에 이르는 채용 프로세스 전반을 지원합니다. 또한 채용 데이터는 개인 정보이기 때문에, ATS를 사용하면 GDPR과 같은 데이터 보호 규정을 준수하는 데도 도움이 됩니다.

ATS 사용 사례

ATS를 가장 활발하게 사용하는 사용자층은 채용 담당자입니다. 채용 담당자는 이 시스템으로 매일 채용 요청을 관리하고, 채용 공고를 게시하고, 지원자를 검토하고, 후보자의 채용 단계 진행을 관리합니다.

채용 관리자는 ATS를 통해 채용 프로세스에 참여합니다. 채용 관리자는 이 시스템에서 진행 중인 채용 요청에 바로 액세스하여 직무 설명, 지원자 및 이력서를 검토하고 각 후보자의 상태를 확인할 수 있습니다. ATS는 면접을 준비하고 실시하기 위한 정보를 생성하고, 면접 후에는 정량적, 정성적 피드백을 저장합니다.

지원자는 ATS를 사용하여 채용 공고를 검색하고, 지원하고, 지원 상태를 확인하고, 직무제의를 수락합니다.

ATS 선택 시 고려해야 할 점

ATS는 독립 실행형 솔루션으로 제공될 수도 있고, 후보자 관계 관리(CRM) 기능이 포함된 포괄적인 채용 소프트웨어 플랫폼의 일부로 제공될 수도 있습니다.

CRM 소프트웨어는 ATS와 병행하여 사용되는 경우가 많습니다. 하지만 ATS와 달리, CRM 시스템은 인재를 확보하고 후보자 상태로 전환된 지원자와의 관계를 다지는 용도입니다. 후보자 관계 관리 시스템은 후보자와 상호작용하고 전체적으로 긍정적인 채용 경험을 제공하는 데 중점을 둡니다.

일부 조직에서는 심플한 독립 실행형 ATS 애플리케이션으로 후보자 정보를 관리하는 편을 선호합니다. 하지만 이 경우 몇 가지 단점이 있습니다. ATS 애플리케이션은 적극적인 후보자를 처리하는 데는 문제가 없지만, 소극적인 인재와 상호작용하고 이들을 육성하는 데 필요한 기능을 제공하지는 못합니다.

ATS와 CRM 기능을 함께 갖춘 채용 소프트웨어가 전체 지원자-후보자 여정에서 훨씬 더 높은 유연성과 효율성을 제공합니다. 두 가지 기능을 함께 사용하여 얻을 수 있는 이점은 다음과 같습니다.

• 고급 구인 구직 웹사이트에 액세스
• 맞춤형 랜딩 페이지
• 전자메일 마케팅 캠페인
• 더 넓은 인재 풀
• 선별된 소수 후보자에게 더 집중하여 관계 형성
• 채용 주기 단축
• 내부 이해관계자와 더 긴밀하게 협업

포괄적인 채용 솔루션을 사용하면 여러 시스템을 병행 관리하는 경우에 드는 비용을 줄이고 복잡성을 없앨 수 있습니다.

따라서 다음 사항을 추가로 고려해야 합니다.

• 확장성: 조직의 채용 관련 요구사항 항상 변하기 때문에 민첩하고 확장 가능한 소프트웨어를 사용해야 합니다.
• 통합: 기술이 다른 채용 소프트웨어 및 HR 기술 인프라와 통합되는지 사전에 확인하세요. 이러한 통합을 통해 수작업 방식의 데이터 프로세스를 없애고 채용 데이터와 직원 데이터를 결합할 수 있습니다.
• 사용자 요구사항: 모든 사용자, 즉 지원자, 채용 관리자 및 채용 담당자를 고려하고 ATS가 모든 사람에게 효율적이고 긍정적인 경험을 제공할 수 있는지 확인하세요.

ATS와 CRM 기능을 함께 제공하는 포괄적인 채용 플랫폼의 기능

포괄적인 채용 솔루션에서 지원하는 복합적인 기능에 대한 간략한 설명을 다음과 같습니다.

채용 공고 게시

• 선호하는 역량을 강조한 직무 설명을 작성합니다.
• 자동화된 스캔을 사용하여 성별 관련 선입견을 탐지하고 급여 기준을 확인합니다.
• 구직자를 위한 고용주 브랜드 웹사이트를 만듭니다.
• 구인 구직 웹사이트와 채용 게시판에서 채용 공고를 작성하고 관리합니다.
• 요구 사항에 맞게 구성 가능한 지원서를 사용합니다(모바일 지원, 빠른 지원, 다단계).

지원자 검토

• 단일 데이터베이스를 사용하여 외부 및 내부 지원을 검색합니다.
• 각 채용 공고에 대해 지원 전 심사를 구성합니다.
• 이력서 데이터의 저장과 분석을 자동화합니다(구문 분석 포함).
• 각 역할에 대해 개인화된 자동 통지 및 알림을 수신합니다.
• 제3자 에이전시에 대한 보안 액세스를 제공합니다.
• 전체 채용 프로세스에 걸쳐 실시간 리포트와 분석을 생성합니다.

후보자 면접

• 면접 일정을 계획하고 진행 상황을 추적합니다.
• 피드백을 수집하고 후보자 평가를 자동으로 통합합니다.
• 최신 정보 및 상태를 확인할 수 있도록 후보자 포털에 대한 보안 액세스를 제공합니다.

채용 및 온보딩

• 브랜드가 표시되어 있으며 데이터가 사전 입력되어 있는 템플릿과 서식에 액세스합니다.
• 전자 서명 기능으로 제안서를 생성하고 제공하여 처리 시간을 줄입니다.
• 온보딩 프로세스를 자동화합니다.

조직에서 ATS를 구현해야 하는 시기

빠르게 성장하고 있으며, 전체 비즈니스 전략과 관련된 거시적 채용 목표를 설정한 조직에서는 ATS 구현을 고려해야 합니다. 추가적인 필요 사항으로는 수요가 높은 특별한 기술을 보유했거나 역할에 맞는 인재를 타게팅하거나, 대규모 채용 작업을 지원하거나, 중앙화된 데이터 모델과 자동화된 워크플로우로 시간과 비용을 절감하여 HR 부서 내의 심각한 비효율을 해결하는 것 등이 포함될 수 있습니다. 비효율의 예는 다음과 같습니다.

• 스프레드시트를 기반으로 채용 작업을 추적합니다.
• 동일한 채용 공고를 여러 채용 게시판에 수동으로 제출합니다.
• 관련 없는 대량의 지원서를 검토하는 데에는 많은 시간이 소요됩니다.
• 채용 중인 팀의 피드백과 의사결정을 확인하기 어렵습니다.
• 기존 구인 구직 사이트를 구축, 유지보수, 개선할 수 있는 내부 리소스가 없습니다.
• 채용의 가치가 측정하기 어려우며 일관성이 없습니다.

ATS를 업그레이드해야 하는 시기

기존 ATS를 사용하는 많은 조직에서 후보자 상호작용 기능을 제공하는 CRM이 포함된 포괄적인 채용 소프트웨어 플랫폼으로 업그레이드 선택합니다.

오래된 ATS를 사용하면 HR 부문에 다음과 같은 비효율을 초래할 수 있습니다.

• 모든 채용 공고에 동일한 지원서를 제공합니다.
• 채용 프로세스 중에 높은 중도 이탈률이 발생합니다.
• 후보자 육성 및 관계 형성이 어렵고 비효율적입니다.
• 무의식적인 선입견이 존재하더라도 파악할 수 없습니다.
• 특정 채용 전략(예: 대규모 채용, 내부 승진, 온라인 채용)이 어렵거나 불가능합니다.

ATS(특히 포괄적인 채용 솔루션 내에 통합된 경우)는 현대적인 보안 플랫폼을 제공하여 HR 부문에서 최고의 후보자를 확보하고, 식별하고, 효율적으로 상호작용하고, 채용할 수 있도록 지원합니다. ATS를 사용하면 많은 시간이 소요되는 수작업 프로세스를 없애고 회사의 예상 성장 속도와 규모를 반영하여 인재 채용을 최적화할 수 있습니다.