트랜잭션 조달 방식에서 벗어나기

구매는 트랜잭션 구매와 기록 보관에서 다각적인 관리 분야로 진화했습니다. 오늘날에는 전술적, 분석적, 대인관계 기술이 필요합니다. 조달은 여전히 비즈니스 운영에 필요한 모든 상품과 서비스를 조사, 소싱, 구매, 수령, 검사, 결제 승인하는 프로세스입니다. 원자재와 기계부터 컨설팅 비용과 회의 테이블에 이르기까지 이 중요한 그룹이 관여합니다.

비용 절감 우선순위 외에도 구매는 조직의 수익 전략에서 점점 더 큰 역할을 담당하고 있습니다. 동시에 업무로 바쁜 이 팀에는 글로벌 공급망의 기회와 압박, 그리고 속도와 투명성에 대한 고객의 기대가 더해지고 있습니다. 이로 인해 기업은 프로세스를 간소화하고 회사 데이터를 보호할 수 있는 새로운 방법을 모색하고 있습니다.

협업 조달 정의 및 이점

협업 조달이란 내부 부서, 공급업체, 외부 파트너 간의 조달 활동을 전략적으로 조정하고 통합하는 것을 말합니다. 이 접근 방식은 공동 구매력을 활용할 수 있으며 기업이 비용을 절감하고 효율성을 개선하며 가시성을 확대하고 규정 준수를 강화하는 데 도움이 됩니다.

참여자들은 사일로 방식으로 운영하지 않고 정보를 공유하여 소싱, 계약, 구매, 공급업체 관리 및 결제를 간소화합니다. ERP(전사적 자원 관리) 소프트웨어 시스템의 맥락에서 협업 조달은 SAP Business Network와 같은 디지털 플랫폼을 통해 통합될 수 있습니다. 이러한 클라우드 네이티브 솔루션은 구매자와 공급업체를 실시간으로 연결하고 트랜잭션을 자동화하며 협업을 촉진하는 허브 역할을 합니다. 따라서 구매자, 파트너, 공급업체가 서로 다른 소프트웨어 및 하드웨어 솔루션에서 작업을 실행하더라도 마찰이 줄어듭니다.

협업 조달이 더 이상 선택이 아닌 이유

조달 전문가들은 불확실한 자재 가용성과 비용 상승으로 인한 추가 재고 보유 비용 사이에서 고민하고 있습니다. 하지만 조달 팀은 규정을 준수하고 예산 범위 내에서 모든 것을 해결해야 합니다. 과거에는 운영상의 역할에 불과했던 구매팀의 역할이 이제는 비즈니스 성과에 직접적인 영향을 미치고 있습니다. 성공을 위해 내부 팀이 과도한 지출 없이 매일 더 많은 일을 할 수 있도록 지원하는 새로운 툴과 프로세스를 찾고 있습니다.

기존의 조달 모델은 글로벌 혼란, 규제 변화, 높아지는 고객 기대치를 따라잡는 데 어려움을 겪고 있습니다. 이러한 모델에서는 수작업 프로세스, 레거시 툴, 파편화된 커뮤니케이션 방식이 특징입니다.

최신 클라우드 기반 ERP 시스템을 운영하는 조직도 공급업체의 프로세스와 일정에 대한 투명성 부족으로 인해 어려움을 겪을 수 있습니다. 그 결과 재고와 오더 또는 결제 현황 등을 효율적으로 파악하는 데 한계가 있습니다.

이러한 격차를 해소하기 위해 전 세계의 구매팀은 협업 조달 및 기타 공급망 기능 전용 클라우드 플랫폼에서 데이터를 공급업체와 안전하게 공유하고 자동화할 수 있도록 ERP 솔루션을 확장하고 있습니다. 이를 통해 다음과 같은 일반적인 문제를 해결하고 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.

• 모든 당사자가 각 트랜잭션의 상태를 확인할 수 있도록 하여 가시성 향상.
• PO, 송장, 지급을 자동화하여 주기 단축.
• 목표 공유 및 성과 추적을 통한 공급업체 관계 개선.
• 사전 협업 및 비상 계획 수립을 통한 리스크 완화.

이러한 새로운 기능을 통해 팀은 트랜잭션 운영에서 전략적 운영으로 전환할 수 있으므로 협업 조달은 유익할 뿐만 아니라 필수적인 요소가 됩니다.

조달 협업의 주요 역할, 프로세스 및 이해관계자

조달 협업 솔루션에 예산을 투입하거나 워크플로를 수정하거나 IT의 지원을 받기 전에 누가 참여해야 하는지, 그리고 제안된 시기를 평가하는 것이 중요합니다.

구매 협업을 위한 비즈니스 사례 구축은 현대화의 필요성 인식, 운영 효율성을 위한 전자 인보이스 도입 추진, 전자 인보이스를 요구하는 세금 규정, 비즈니스의 다른 영역에 재투자할 수 있는 장기적인 비용 절감 등 여러 가지 요인에 의해 주도됩니다.

일반적으로 기본 클라우드 마이그레이션 프로젝트가 일정 기간 동안 원활하게 운영된 후에 논의와 도입이 이루어집니다. 이해관계자를 만날 때 최근 현대화 업그레이드의 가치를 설명하기 위해 긍정적인 KPI를 조사하고 제시하는 것이 도움이 됩니다.

여기에는 조달 부서 외에도 다음과 같은 부서가 포함될 수 있습니다.

• 재무: 조달 지출을 추적하고, 예산을 예측하고, 재무 규정 준수를 보장하고, 비용 편익 분석을 지원합니다.
• 법률 및 규제 준수: 규제 요건 및 내부 정책 표준 충족과 관련된 문제가 있는지 계약서를 검토합니다.
• 운영 및 공급망 관리: 물류, 재고, 배송 세부 정보 및 조달 방법을 조정합니다.
• IT 및 시스템 분석가: 회사의 요구사항에 가장 적합한 솔루션을 검토하고 조달 플랫폼 제공업체와의 데이터 통합을 감독합니다.

구매 협업 툴: 기능 및 에코시스템

최신 조달 협업 툴은 확장성, 상호운용성, 실시간 데이터 교환을 지원하는 클라우드 기반의 API 지원 아키텍처입니다. 하지만 아직 온프레미스 또는 하이브리드 환경을 운영하는 기업도 미들웨어와 커넥터를 통해 이러한 최신 툴을 활용할 수 있습니다.

조달 플랫폼은 비교적 새로운 기술이지만, 이 플랫폼이 제공하는 기능은 재무 및 공급 관리 전문가들의 주목을 받고 있습니다. 예를 들어, SAP Business Network는 300만 개 이상의 기업이 서로 거래하고 협업할 수 있도록 지원합니다. 사용자는 프로세스 자동화를 통해 시간을 절약하고 플랫폼이 호환성 및 통합 문제를 해결해 준다는 점을 높이 평가합니다. 참가자들은 어떤 ERP 시스템을 사용하든 네트워크상의 다른 모든 사람과 데이터를 주고받을 수 있도록 비즈니스 환경을 설정합니다. 회사의 벤더나 공급업체가 아직 네트워크에 가입하지 않은 경우, 초대장을 보내 쉽게 가입할 수 있으며 대부분 무료로 가입할 수 있습니다.

이는 전자 데이터 교환(EDI)이나 전자메일을 통한 스프레드시트 주고받기와 같은 기존 프로세스에 비해 크게 개선된 기능입니다. EDI를 사용하면 공급업체와 구매자가 PO와 송장을 전자적으로 교환할 수 있지만, 경직된 아키텍처로 인해 정확성 자동화나 규제 준수 확인이 불가능합니다. 이러한 작업은 발신자와 수신자 모두 수작업으로 수행해야 하므로 시간이 더 걸리고 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 또한 EDI 시스템은 문서에 포함된 데이터를 분석하거나 통찰력 있는 리포트를 생성할 수 없습니다. 이러한 많은 문제점은 협업 조달 기능을 통해 해결할 수 있습니다.

조달 협업 솔루션에서 찾아야 할 부가 가치 기능은 다음과 같습니다.

• 문서 공유: 자동화된 전자 구매 오더, 송장, 결제 및 확인을 지원합니다.
• 네트워크 검색: 특정 기준 또는 등급을 충족하는 새로운 공급업체를 검색하고, 소싱 요구 사항을 게시하고, 입찰을 받는 등의 작업을 수행합니다.
• 공급자 셀프 서비스 포털: 공급업체가 프로필을 관리하고, RFQ에 응답하고, PO를 송장으로 전환하고, 송장을 제출하고, 오더를 추적합니다.
• 분석 대시보드: 지출, 공급업체 성과, 프로세스 효율성에 대한 인사이트를 제공합니다.
• 워크플로우 오케스트레이션: 승인, 에스컬레이션 및 예외 처리를 자동화합니다.
• 규정 준수 가드레일: PO와 송장을 일치시키고, 오더와 송장이 구매자 매개변수 및 계약을 준수하며, 국가별로 승인된 공급업체를 사용하고, 규제 요건을 충족하는지 확인합니다.
• ERP 시스템과 통합: 데이터 일관성을 보장하고 ERP 환경 전반에서 대부분의 수작업 입력을 제거합니다.

협업 조달 플랫폼은 안전한 터치리스 트랜잭션과 실시간 조정을 가능하게 합니다. 또한 소싱, 물류, 자산 인텔리전스 네트워크를 포함하는 광범위한 에코시스템의 일부로서 통합된 디지털 공급망을 구축합니다.

피해야 할 일반적인 협업 조달의 함정

조달 협업 플랫폼의 많은 이점에도 불구하고 구매 동의를 얻는 것은 여전히 어려울 수 있습니다. 이는 일반적으로 혁신에 대한 피로감, 시기, 공급업체의 저항, ROI 데이터 부족 등 여러 가지 이유 때문입니다. 이는 관련된 팀의 수, 기술 계획 및 초기 투자를 고려할 때 이해할 수 있는 부분입니다.

그러나 현명한 구매 관리자는 가시적인 문제와 긍정적인 결과를 통해 이해관계자를 교육함으로써 이러한 우려를 해결할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

통합 부족: 단절된 시스템은 데이터 흐름과 가시성을 방해합니다.
솔루션: ERP 네이티브 플랫폼을 사용하여 원활한 통합을 보장하세요.

제한적인 공급업체 참여: 공급업체의 디지털 플랫폼 도입이 느릴 수 있습니다.
해결책: 온보딩 지원을 제공하고 빠른 결제 및 오류 감소와 같은 상호 이점을 강조하세요. 많은 공급업체와 고객이 이미 네트워크에 참여하고 있다는 사실을 알게 될 수도 있습니다.

보안 및 규제 준수 리스크: 조직 간에 데이터를 공유하면 취약점이 발생할 수 있습니다.
해결책: 강력한 보안, 감사 추적, 규제 준수 인증을 갖춘 플랫폼을 선택하세요.

가시성 부족: 개별 시스템에는 여러 단계의 수작업 조달 프로세스가 필요합니다.
해결책: 공유 시스템에서 계약서 공동 작성, 전자 인보이스 발행, 성과 추적을 허용하세요.

추가 비용: 경영진이 추가 예산 배정에 소극적일 수 있습니다.
해결책: 파일럿 프로그램을 실행하고 검증된 ROI 통계를 제공하여 추가 투자를 설득하세요.

경영진이 여전히 확신을 갖지 못한다면 타사 리포트를 통해 주저하는 마음을 달랠 수 있습니다. IDC 비즈니스 가치 백서, "The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations"¹에 따르면 고객은 다음과 같은 형태로 긍정적인 ROI 수익을 기대할 수 있습니다.

• 시장 출시 기간 단축.
• 제품 및 오더 배송 시간 단축.
• 신규 파트너 온보딩 시간 단축.
• 더 빠른 문서 전달.
• 전자 PO 사용 증가.
• 인보이스 승인 주기 단축.
• 예외 없이 처리되는 인보이스 수 증가.

기타 도움이 될 수 있는 타사 리소스로는 IDC 비즈니스 가치 계산기² 및 IDC 비즈니스 가치 백서, "The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations"³이 있습니다. 승인이 확정되면, 이제 기존 프로세스에서 시간을 절약하는 워크플로로 전환하기 위한 로드맵을 구축해야 합니다.

조달 리더를 위한 협업 로드맵 개발

조달 협업 솔루션을 통합하는 것은 전사적인 클라우드 마이그레이션에 비하면 사소한 작업이지만, 최적의 결과를 위해서는 전략적 로드맵을 구축하는 것이 좋습니다. 이 작업을 통해 모든 당사자가 각자의 필요, 요구사항, 기대치를 고려할 수 있습니다. 또한 변경 관리 단계나 교육을 계획하기에 적절한 시기이기도 합니다. 그러면 직원들은 새로운 조달 협업 툴이 출시되는 즉시 사용할 준비가 된 것입니다. 고려해야 할 권장 단계는 다음과 같습니다.

1. 현재 성숙도 평가: 기존 조달 프로세스, 시스템 및 이해관계자 참여를 평가합니다. 팀에서 가장 어려움을 겪고 있는 부분은 무엇인가요? 어떤 단계에서 오류나 잘못된 커뮤니케이션이 발생하기 가장 쉬운가요? 팀에서 변경되기를 원하지 않는 것은 무엇인가요?
2. 협업 목표 정의: 비용 절감, 민첩성, 지속가능성 등 비즈니스 우선순위에 맞게 조정하세요. 귀사의 우선순위는 무엇인가요? 성공을 어떻게 정의하시겠습니까? 더 빠른 인보이스 발행? 오류 감소? 더 탄력적인 공급망?
3. 적합한 플랫폼 선택:  ERP 시스템과 통합되고 협업 요구사항을 지원하는 툴을 선택하세요. 이미 조달 플랫폼을 사용하고 있는 벤더나 공급업체가 있나요? 그렇지 않다면 쉽게 가입할 수 있는지 확인하여 채택 가능성을 높이세요.
4. 이해관계자 참여: 프로세스 초기에 조달, 재무, IT 및 공급업체를 참여시켜 이들의 의견을 수렴하고 질문에 답하며 동의를 얻으세요. 모든 사람의 요구를 가장 잘 충족하는 조달 플랫폼을 선택하세요.
5. 파일럿 및 반복: 소규모 공급업체 또는 카테고리 그룹으로 시작하여 결과를 측정하고 개선하세요. 예를 들어, 주요 공급업체가 이미 선택한 네트워크에 있는 경우 해당 공급업체와 먼저 통합하세요. 워크플로를 설정하고, 팀을 교육하고, 3개월 등 일정 기간 동안 개선 사항을 평가하세요.
6. 규모 조정 및 최적화: 혜택과 ROI가 설득력이 있다면 나머지 파트너, 공급업체 및 구매자에게도 적용하세요. 협업을 확대하여 프로세스를 개선하고, 분석을 통해 지속적인 개선을 추진하세요.

지금 바로 조달 협업 탐색 시작하기

기업이 마찰을 줄이면서 거래할 수 있는 클라우드 기반 네트워크의 도움으로 수동적이고 사일로화된 트랜잭션 조달 프로세스의 시대는 점차 사라지고 있습니다. 이러한 새로운 툴을 사용하는 구매팀은 더 쉽게 업무를 수행할 수 있습니다.

• 새로운 공급업체를 발굴하고 신속하게 계약 조건에 도달
• 변화하는 공급망 상황에 더 빠르게 대응
• 구매 및 판매 프로세스의 모든 단계에 대한 가시성 향상
• 모든 내부 및 외부 규제와 정책 준수

협업 조달 플랫폼을 사용하면 공급망에 가시성, 효율성, 규제 준수를 불어넣을 수 있습니다. 적합한 솔루션이 준비되어 있으며 귀사의 혁신을 지원할 수 있는 다양한 옵션이 있습니다.