전사적 자원 관리 ROI(투자 수익률)를 계산하는 프로세스는 매우 간단해 보입니다(비용 합산, 혜택 합산, 두 가지 수치 비교). 그러나 결과가 유효하고 유용한지 확인하기 위해서는 몇 가지 요인을 고려해야 합니다. 기존 시스템과 평가 중인 신규 시스템 모두에 대해 현재와 미래의 비용뿐 아니라 혜택을 완벽하게 파악하는 것이 중요합니다. 다음은 수십 가지 ERP 구현을 기반으로 한 전문가 팁입니다.

ERP ROI 분석 준비

ROI 분석에 합리적인 시간 범위를 사용합니다. 분석에서 비용뿐 아니라 혜택의 전체 수명주기를 포함하려면 최소 5년간의 시간 범위를 고려해야 합니다.

기존 시스템과 대체 ERP 시스템 간의 비용 차이를 확인하세요. 이를 위해서는 현재 기존 시스템 유지보수 비용과 향후 ERP 업그레이드 비용을 열거해야 합니다. 시스템을 변경하는 주요 동기는 경쟁력 유지를 의한 새로운 기능의 추가입니다. 따라서 기존 시스템에 대한 현실적인 업그레이드 비용 예상치를 포함하세요.

철저하게 살펴보세요. 새로운 시스템을 확보하고 이를 구현하여 효과적으로 운영해야 하는 등의 비용 예상치를 모두 취합했는지 확인하세요. 많은 경우 새로운 시스템 운영비는 기존 시스템 비용보다 적습니다. 또한 ERP 투자 수익률을 계산할 때 예상되는 혜택을 고려해 시간이 지나면서 이러한 혜택이 실현된다는 사실을 기억하세요.

긍정적이면서도 현실적으로 생각하세요. 유통업체나 제조업체 등 제품을 기반으로 하는 회사라면 상당한 재고 감소를 예상할 수 있지만 일반적으로 어떤 결과가 발생하는지 파악하기 위해 노력하세요. 또한 비용이 자동 또는 즉시 감소하지 않는다는 점을 기억하세요.

이렇게 세부적인 작업을 해야 하는 이유는? ROI는 재무 계획 목적으로 필요한 경우가 많습니다. 또한 총 프로젝트 비용 및 혜택을 이해해 ERP 투자의 타당성을 입증하고 구현되었을 때 예상되는 점과 실제 시스템 성능을 비교 및 평가해야 합니다. 아래의 ERP ROI 계산기 워크시트를 사용하면 비용을 정확하게 식별할 뿐 아니라 프로세스를 원활하게 진행할 수 있는 팁과 조언을 얻을 수 있습니다.

이 워크시트 사용

이 페이지에서는 일련의 표를 완성하도록 안내합니다. 각 단계에서는 해당 표를 작성하는 데 도움이 되는 정보를 제공합니다.

프로세스를 진행하면서 이러한 표를 기반으로 사용자 정의 스프레드시트를 생성할 수 있습니다. 다운로드 가능한 ERP ROI 템플릿 워크시트를 사용하셔도 좋습니다.

ERP 업그레이드의 ROI를 계산하는 세 가지 주요 단계는 다음과 같습니다.

• 비용 산출
• 혜택 추산
• ROI 계산

1. ERP 비용 계산

ERP 시스템은 어떻게 배포되나?

ERP 시스템이 배포되는 방식은 비용 추산에 상당한 영향을 미칩니다. 옵션은 다음과 같습니다.

• 온프레미스(on-prem): 온프레미스 배포는 수십 년 동안 기존 ERP 시스템을 구현할 때 사용한 전통적인 방식입니다. 하드웨어 및 소프트웨어는 회사 자체 서버에 구매 및 설치되며 회사는 시스템을 유지보수하고 업그레이드합니다.
• 클라우드: 클라우드 배포에서는 일반적으로 서드파티 사업자가 소유하고 지원하는 하드웨어와 소프트웨어를 사용하여 인터넷을 통해 시스템이 실행됩니다. 비즈니스는 이 서비스에 가입하는데 SaaS(Software-as-a-Service) ERP라고 하는 라이센스 모델입니다.
• 하이브리드: 이 모델에서는 온프레미스 배포 및 클라우드 요소를 결합해 하이브리드 클라우드를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 회사는 궁극적인 유연성을 확보할 수 있지만 IT 직원의 관여도를 크게 높여야 합니다.

어떤 배포 옵션을 비교하고 싶으신가요?

두 시스템의 ERP 비용 계산

워크시트에서 이 섹션은 기존 ERP 시스템과 신규 대체 시스템의 총소유비용(TCO) 계산을 위한 항목입니다. 일반적으로 다음 네 가지 투자 영역이 있습니다.

• 인프라
• 소프트웨어
• 구현
• 상시 운영 인건비

초기 프로젝트 투자 정당화를 위해서는 제안 및 견적 확인 전에 이러한 비용을 추정해야 합니다. 여기에 나열된 항목 중 상당수 또는 대부분이 패키지 견적에 포함될 수 있지만 작업을 완료하기 위해서는 추가 서비스, 교육, 하드웨어, 소프트웨어에 대한 비용을 지불해야 할 수 있습니다.

기존 시스템이 오래되었거나 개발자의 지원을 제대로 받지 못하는 경우, 즉 개발자 수정사항과 릴리스가 최신 버전이 아닌 "하위 수준"인 경우 성장 및 지원 비용이 상당히 증가합니다.

ERP 인프라 비용

초기 비용 외에도 초기 구매 이상의 업그레이드 및 확장 비용을 예상하세요. 이 예상치는 시간 중심의 추정치이므로, 모든 비용은 수명주기의 5년(최소) 동안 복제(및 에스컬레이션) 됩니다. 이러한 업그레이드 및 확장 비용은 미래 비용으로 배정합니다. 향후 1년 동안 업그레이드 또는 확장이 필요 없기 때문입니다.

• 초기 하드웨어: 예를 들어 컴퓨터, 서버, 프린터 등의 구매 또는 임대 비용 등. 비교 표에서 이 비용은 이미 "기존 시스템"에 지출되었어야 합니다.
• 지속적인 업그레이드 및 유지보수: 상기 인프라에 대해 지속적으로 지출되는 비용. SaaS를 사용하면 인프라 유지보수 비용이 없거나 적습니다.
• 시스템 소프트웨어 라이센스: 운영체제, 데이터베이스, 유틸리티 등을 포함합니다.
• 시스템 소프트웨어 업그레이드 및 유지보수: 상기 시스템 소프트웨어에 대해 지속적으로 지출되는 비용. SaaS를 사용하면 인프라 유지보수 비용이 없거나 적습니다.
• 네트워킹 장비 및 요금: 네트워킹 장비 및 서비스의 초기 예산.
• 사용자 기기: 다양한 PC, 태블릿, 스캐너 등을 구입, 교체, 유지보수하는 비용.
• 인프라 시설 요금: 공간 및 유틸리티에 대해 계산된 비용(예: 시스템에 필요한 비용)

ERP 소프트웨어 비용—비즈니스 애플리케이션 및 생산성 애플리케이션

여기서는 업그레이드 및 확장 비용을 위한 예산을 초기 구매 이상으로 책정해야 합니다. 공급업체 가격 전략에 따라 사용자 또는 애플리케이션이 추가되면 연간 요금이 지속적으로 증가할 수 있습니다.

• 영구 라이센스 요금 초기 비용: 특히 온프레미스와 일부 호스팅 및 하이브리드 라이센스 옵션의 경우 선불 비용. 이 비용은 기존 시스템에 이미 지출되었습니다.
• 영구 라이센스 지속적인 연간 비용: 업데이트와 일부 수준의 지원에 대한 비용입니다. ERP 시스템의 경우 일반적으로 연간 정가의 16~20%입니다. 연간 20%의 라이센스는 5년마다 "재구매"합니다.
• 연간 구독(SaaS): 클라우드 애플리케이션에 대한 견적 비용 또는 예상되는 연간 구독 비용입니다.
• 연간 유지보수 요금(SaaS): 다른 소프트웨어에 포함되지 않은 소프트웨어에 필요한 추가 지원 요금. 대부분의 SaaS 소프트웨어 유지보수 요금은 구독에 포함되어 있습니다.

ERP 구현 비용

그런 다음 초기 시스템 구현과 5년간의 업그레이드 계획에 따른 비용을 추정해야 합니다. 대부분의 소프트웨어 벤더는 1년에 1~2번 정도 주요 릴리스를 출시합니다. 각 릴리스는 사실 소규모 구현입니다. 먼저 프로젝트 팀이 릴리스를 검토해 현재 비즈니스 프로세스에 대한 전반적인 영향을 확인해야 합니다. 그런 다음 릴리스를 로드하고 테스트 합니다. 사용자는 본가동 전에 새 소프트웨어로 충분한 교육을 받아야 합니다. 다음과 같은 잠재 비용을 고려하세요.

• 프로젝트 팀 인원 배치: IT 인력 및 사용자에 편성한 시간(초과 근무 포함)을 고려합니다.
• 컨설팅 수수료: 필수적인 초기 지원을 공급업체가 포함하는 수준 이상으로 정합니다.
• 데이터 변환, 입력, 테스트: 데이터 입력, 테스트 또는 필요한 기타 기본 작업에 정직원이나 계약 직원을 활용합니다. (대개 이에 대한 예산이 부족하므로 데이터 품질 문제가 발생할 수 있습니다.)
• 사용자 교육: 공급업체가 일부 초기 최종 사용자 교육을 제공하지만 시스템을 최대한 활용하려면 추가 교육을 받는 것이 좋습니다.

상시 발생하는 ERP 인건비

새로운 ERP 비즈니스 시스템을 계속 운영하기 위해 필요한 "일반" 운영 비용을 추산하세요. 지속되는(반복되는) 비용을 고려할 때는 가능한 한 현실적인 관점에서 연간 에스컬레이션 또는 인플레이션에 대한 합리적인 예상치를 포함하세요. 주요 항목은 내부 IT 직원과 컨설턴트의 시간 및 비용을 합친 내역입니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• 인프라 지원 비용: 여기에는 공급업체 권장사항 이상으로 지원에 편성된 시간이 포함됩니다. SaaS를 사용하면 인프라 유지보수 비용이 들지 않거나 비용이 절감됩니다.
• 백업 및 재해 복구: 아웃소싱 또는 사내 관행을 포함합니다.
• 네트워크 및 기기 지원: 네트워크, PC, 모바일 등에 필요할 것으로 예상되는 지원.
• 정기적인 버그 수정: 이는 IT 직원이 버그 수정 스트림을 적용하는 활동입니다.
• 소프트웨어 통합: 소프트웨어 제품 업데이트를 통한 정기적인 유지보수를 기대하세요.
• 소프트웨어 커스터마이징: 소프트웨어 릴리스 주기에 업데이트 또는 재적용됩니다.
• 사용자의 모바일 기기 지원: 앱 개발 및 지원에 필요한 활동.

기존 ERP와 신규 ERP 시스템의 총 비용을 비교, 확인하세요

위의 4개 표에서 각 투자 영역 총계 및 신규 시스템 비용 소계를 아래 표로 보냅니다. 이제 신규 시스템 전환에 따른 절감 총액 또는 추가 비용을 확인할 수 있습니다. "5년간 차액"에 대해 음수 소계와 양수 소계가 모두 발생할 것으로 예상할 수 있습니다.

이 정보로 수행할 작업

• "5년간 차액" 총계가 양수이면 기존 시스템 유지보수 비용이 교체 비용보다 더 비싸다는 뜻입니다. 이 금액은 직접적인 혜택이므로 표 8: ERP 혜택 요약(아래)에 추가해야 합니다.
• "5년간 차액" 총계가 음수이면 신규 시스템 구현 비용이 기존 시스템 유지보수 비용보다 더 비싸다는 뜻입니다. 추가 혜택은 다음 섹션에서 다룹니다.
• 신규 시스템 5년간 비용 총계는 아래 ROI 계산에서 "투자"입니다.

2. ERP 혜택 추정

새 시스템을 5년간 사용하는 비용이 기존 시스템 유지보수 비용보다 비싼 경우 그러한 변경을 정당화할 충분한 추가 혜택이 필요합니다. 그렇지 않다면 전환할 이유가 없습니다.

예를 들어 새로운 ERP로 업그레이드한 매출과 마진 증가가 예상되거나 시스템이 더 많은 가치와 더 높은 수준의 고객 지원을 제공할 경우 이러한 혜택은 새로운 ERP로의 업그레이드를 합리화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

새로운 시스템의 일부 혜택은 그 특성상 따로 떼어 새로운 시스템에만 공을 돌리기는 좀 어렵지만 노력이 헛되지 않았음을 보여줍니다. 대부분의 경우 새로운 시스템 구현 정당화 이상의 직접적인 혜택이 많습니다. 그러나 간접 혜택을 문서화하고 추정하면 프로젝트 계획 수립, 우선순위 설정, 조직의 ERP 구현 결과 측정에 도움이 됩니다. 이러한 혜택에 금전적 가치를 할당할 수 없더라도 ROI 워크시트와 프로젝트 계획에 계속 나열하세요.

ERP 혜택 예시

이 워크시트에서는 샘플 ERP 혜택을 다섯 가지 개선 영역으로 구성했습니다.

• 직원 생산성
• 의사결정
• 재무 및 회계
• 운영
• Business Technology

아래 리스트는 혜택의 예입니다. 그 외에도 여러 가지가 있으며 고객 성공 사례, 분석 보고서, 비즈니스 요구사항, 소프트웨어 옵션, 새로운 기술을 검토할 때 여러분과 팀은 더 많은 혜택을 발견할 것입니다. 가능한 혜택을 나열하고 프로세스 개선을 위한 초기 예상치 및 재무 가치를 파악하세요.

직원 생산성

• 언제 어디서나 작업할 수 있도록 모바일 기기를 지원하세요.
• "사용자 친화적"이지 않은 이전 ERP 시스템으로 인한 불편한 절차와 느린 시스템 응답에 영향을 받는 데이터 입력의 효율성과 정확성을 개선하세요.
• 역할 기반의 최신 사용자 인터페이스(UI)로 사용자의 운영에 필요한 교육 시간을 단축해 생산성 실현 기간을 단축하세요.
• 제어, 관리되는 환경을 구축함으로써 표준 프로세스를 통해 변동성을 낮추도록 도우세요.

의사결정

• 시스템을 통합해 부정확한 데이터를 줄이고 중복 데이터를 제거하세요.
• 정보(단일 데이터 소스)를 중앙 집중화하고 관리해 기업 내 커뮤니케이션의 효율성을 높이고 오해와 혼동을 방지할 수 있습니다.
• 최신 분석 툴로 빅데이터에 액세스해 더 나은 의사결정을 위한 통찰력을 제공하세요.
• 알림 및 대시보드 등 사용자에게 친숙한 툴을 제공해 신속 정확한 셀프 서비스 쿼리를 지원하세요.

재무 및 회계

• 전사적으로 재무 및 회계 프로세스를 합리화하세요.
• 월말 결산 시간을 단축하고 재무 보고 정확성을 개선하세요.
• 매출채권회전일수(DSO)를 줄여 채권 개선
• 체계화되고 즉시 사용할 수 있을 뿐 아니라 정확하고 완전한 데이터를 통해 감사 스트레스를 줄이세요.
• 규정 준수를 지원합니다.

운영

• 전사적으로 비즈니스 운영을 개선하고 오래된 프로세스를 현대화하세요.
• 전자상거래를 고객 및 주문 관리에 통합하세요.
• 더 나은 계획 시스템을 통해 운영 인건비를 절감하세요.
• 견적 시 확정 제품 또는 납품일에 대한 고객 만족도를 높이세요.
• 급한 처리나 혼란 없이도 선제적으로 제어되는 구매조달이 이루어지도록 지원하세요.
• 재고 계획 및 관리 개선을 통해 재고 부족 발생, 백오더, 고객 실망 없이 재고를 줄이세요.

Business Technology

• 비즈니스의 발목을 잡는 인프라를 교체하세요.
• 다양한 부서의 비즈니스 시스템 간 상호작용을 개선하세요.
• 독립 실행형 기존 애플리케이션을 통합하고 엑셀 스프레드시트 사용과 수작업을 줄이세요.
• 인공지능(AI), 머신러닝, 사물인터넷(IoT) 등 새로운 기술에 액세스하세요.
• 비즈니스 성장에 맞게 성장하도록 설계된 최신 시스템을 통해 확장 경로를 제공하세요.
• 최신 시스템 및 제어를 통해 데이터 보안을 강화하세요.
• 벤더가 더 이상 지원하지 않는 기존 시스템에 대한 지원을 찾아야 하는 문제를 줄이세요.

ERP 개선사항 문서화

아래 워크시트는 프로세스 개선을 위한 관찰값과 예상치, 재무 가치 등을 문서화하기 위한 샘플 스프레드시트입니다. 반드시 스프레드시트의 모든 열에 값을 입력하세요.

• 위에 나열된 다섯 가지 개선 영역 각각에 대한 워크시트를 만듭니다.
• 각 개선 영역 아래에 프로세스를 기록하세요.
• 연간 직접 금액 및 간접 금액을 추산하세요.
• 5년간의 총액을 계산하세요.
• 금액을 결정할 수 없는 경우에도 혜택을 구체적으로 기입하세요.

조직 내 각 부서가 누릴 직간접 혜택을 확인하세요. 다음은 재무 및 회계 영역의 혜택의 예시입니다. 조직의 각 부서에 대해 이와 같은 표가 필요합니다.

모든 ERP 혜택 요약

개선 분야를 모두 고려한 후에는 각 부서의 5년 총합을 합산해 총 혜택을 계산합니다.

또한 표 6: 비용 요약의 "5년 차액 총계"가 양수이면 기존 시스템의 유지보수가 교체보다 더 비싸다는 사실이 명확해집니다. 절감액은 직접 혜택액이므로 6행의 아래 표에 추가해야 합니다. 이 숫자가 음수이면(신규 시스템이 기존 시스템보다 비쌀 경우) 6행에 0을 입력합니다.

3. ERP ROI 계산

이 단계에는 스프레드시트가 필요하지 않습니다.

이때 다음 수식을 사용해 ERP 투자의 ROI를 계산하기 위해 필요한 모든 정보를 갖추어야 합니다.

ROI = (혜택 – 투자)/투자

해당 정보는 다음에서 확인할 수 있습니다.

• "투자"는 "신규 시스템의 5년 비용 총계"로, 표 6: ERP 비용 요약의 총계입니다.
• "혜택"은 표 8: ERP 혜택 요약의 "프로젝트 ERP 혜택 총계"입니다.

대부분의 경우 혜택은 투자보다 크며 결과값은 1 이상입니다.

예를 들어 5년 혜택이 미화 2백만 달러이고 5년 투자액이 57만 5천 달러라면 비율은 ($2,000,000 – $575,000) / $ 575,000 = 2.479이며 반올림하면 2.5입니다.

이 비율에 100을 곱하면 ERP 시스템 업그레이드에 따른 ROI 백분율이 나옵니다. 이 예에서 2.5 비율은 ROI가 250%임을 나타냅니다.

다음 단계

혜택과 ROI가 만족스러우면 다음 단계는 회사의 계획 및 예산 편성 프로세스에 맞게 작업을 확장하는 일입니다. 소프트웨어는 운영 예산과 자본 예산에 모두 영향을 미치기 때문에 더 많은 이해관계자의 관여가 필요할 수도 있습니다.

• 후원 임원 및 예상값을 작성한 팀원과 커뮤니케이션합니다.
• 판매, 비용, 기타 문서 등 지원 자료를 제공합니다.
• 연도별로 구체적인 판매량 및 비용을 예측합니다.
• 총소유비용(TCO), 투자회수 기간, 기타 계산을 위한 재무 분석 데이터를 준비합니다.