새로운 ERP 소프트웨어를 구현하려는 기업은 요구사항을 파악하는 데는 많은 시간을 소비하지만, 구현을 이끌 팀을 구성하는 데는 상대적으로 적은 시간을 소비합니다. 하지만 ERP 프로젝트 팀은 말할 것도 없이 정확한 구현이냐 실패한 프로젝트냐를 결정짓는 성공의 가장 중요한 요인입니다.

다시 말해, 적합한 기술을 갖추고 올바른 단계를 따르는 적합한 인력은 성공적인 구현을 위한 공식입니다. 따라서 ERP 계획 수립은 팀 선정 프로세스와 함께 시작되어야 합니다. 다음 8가지 단계는 프로젝트 팀 구성, 계획 수립, 적절한 조치를 취하도록 도움을 제공합니다.

성공적인 구현을 위한 공식: 적합한 기술을 갖추고 올바른 단계를 따르는 적합한 인력

1. IT 프로젝트가 아님을 인식

ERP 시스템은 정보 기술을 기반으로 하기 때문에 사람들은 종종 ERP 구현을 IT 프로젝트라고 생각합니다. 그렇지 않습니다. ERP 시스템은 기업 운영 전반의 근간을 이루기 때문에 모든 부서의 참여와 노력이 필요합니다. 충분한 조직의 지원이 없는 IT 중심의 구현만으로는 지연으로 인한 비용, 사용자 저항, 불만족, 심지어는 실패라는 결과를 야기할 수 있습니다.

IT 부서는 하드웨어 및 소프트웨어 설치를 관리하게 됩니다(새로운 시스템이 온프레미스로 설치되는 경우). 또한 IT 팀은 기업 내부 및 기업과 연결된 다른 데이터 종속 시스템 및 설비와의 호환성 및 통합을 담당하게 됩니다. 하지만 시스템 구성을 추진할 새로운 비즈니스 프로세스를 정의하는 작업은 시스템 사용자에게도 동일하게 적용되어야 합니다.

2. 경영진의 헌신 학보

CIO 또는 CTO가 구현 프로젝트를 지지했다고 하더라도 이들의 개입은 여기에서 끝나서는 안 됩니다. ERP 투자에 대한 승인은 겨우 시작에 불과합니다. 경영진은 대규모 ERP 구현 프로젝트가 미칠 영향력을 이해하고, 직원들이 프로젝트에 시간과 에너지를 할애할 수 있도록 필요한 절충안을 마련하며, 지원에 대한 눈에 보이는 증거를 제시할 수 있도록 해야 합니다.

경영진은 초기 킥오프 미팅에서부터 헌신을 약속해야 합니다. 팀의 진행 상황에 따라 적절하게 개입하여 필요한 순간에 격려해야 합니다. 또한 경영진의 개입 없이 해결될 수 없는 갈등이나 문제가 발생했을 때는 최종 권한자로서의 역할을 다해야 합니다.

어떤 프로젝트에서나 다른 우선순위가 프로젝트 이행을 방해하는 경우가 있을 수 있습니다. 고객 요구사항, 교육 세션, 경쟁 프로젝트 등으로 팀원이 쉽게 프로젝트에서 멀어질 수 있습니다. 직원은 경영진의 분명한 약속이나 프로젝트에 집중해도 된다는 "허가" 없이는 이러한 방해 공작에 저항하기 매우 어렵습니다.

3. 적합한 프로젝트 팀 리더 선정

주어진 일정과 예산에 맞춰 ERP 프로젝트를 성공적으로 완수하기 위해서는 스마트하고 헌신적인 리더가 이끄는 효율적인 프로젝트 팀이 반드시 필요합니다. 팀 리더는 비즈니스의 운영 부문에서 선정되어야 하며, 질문이나 문제가 생겼을 때 직원이 의지할 수 있는 기업의 비즈니스, 내부 정치, 조직의 상태를 잘 아는 사람이어야 합니다. 프로젝트 리더는 부서 책임자가 될 수 있지만, 대부분은 그렇게 하지 않습니다. 가능하다면 선정 과정에 참여할 수 있도록 가능한 초기에 이러한 사람을 식별해야 합니다.

팀 리더는 업무, 일정, 비용을 추적하기 위한 프로젝트 관리 소프트웨어 사용에 능숙해야 합니다. 이전 프로젝트 관리 경험은 유용하지만 반드시 필요하지는 않습니다. 지정된 인물을 프로젝트 관리 기술 및 툴에 관하여 교육할 수 있는 리소스는 굉장히 많습니다.

4. ERP 구현 팀에 적합한 인력 확보

구현 팀의 구조는 조직을 반영해야 합니다. 프로젝트 팀원은 모두 주요 부서, 특히 시스템의 주요 사용자이자 수혜자가 될 부서를 대표해야 합니다. 이러한 부서에는 비즈니스가 어떻게 구성되어 있는지, 그리고 시스템의 범위에 따라 엔지니어링, 영업 및 고객 현장 서비스, 조달, 재무 및 회계, IT, 실제 플랜트 및 유지보수, 인사 관리 부서 등이 포함될 수 있습니다.

팀은 프로젝트 계획 및 구성을 담당하며 진행상황을 검토하고 발생한 문제를 해결하기 위해 정기적으로 만나야 합니다. 모든 팀원은 직무 영역 안에서 활동을 조율해야 하며, 다양한 업무를 처리하기 위해 개별 태스크 팀을 구성하고 이끌 수도 있습니다. 팀원은 이러한 업무를 맡아 완료하게 되면 프로젝트 팀에 다시 보고해야 합니다.

대부분의 경우 프로젝트 팀은 매주 만나거나, 중요하거나 관련 활동이 많은 기간에는 더 자주 만나게 됩니다. 경영진은 팀 미팅에 참여하지 않지만, 팀 리더의 정기 보고를 통해 구현 활동 및 의사결정에 관해 모두 파악하고 있어야 합니다. 회사 전체의 현황 보고 역시 직원의 의욕과 관심을 높은 수준으로 유지하기 위해 적극 권장됩니다.

5. 체계적이고 포괄적인 구현 계획 프로세스 준수

계획 수립은 프로젝트가 처음 제안되었을 때나 확인되었을 때와 같이 초기에 이루어져야 합니다. 프로젝트 계획은 새로운 정보를 입수할 때마다 지속적으로 업데이트되어야 하지만, 각 단계가 시작되는 시점에는 "변경"해서는 안 됩니다. 이 시점 이후에는 추가적인 변경이 필요할 수도 있지만, 프로세스 중간에는 될 수 있으면 변경을 피해야 합니다. 프로젝트의 목표를 추가하거나 변경하려는 경향을 의미하는 "범위 변경"은 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 있어 가장 큰 위협이 될 수 있습니다. 훌륭한 아이디어는 프로세스 도중에 나오는 경우가 많기는 하지만, 겉보기에는 사소한 변경 사항이라도 프로젝트를 지연시키거나 잘못된 방향으로 이끌 수 있습니다. 따라서 이러한 아이디어는 두 번째 단계를 위해 따로 정리해두도록 합니다.

(미래) 사용자 커뮤니티를 계획 수립 프로세스 초기에 관여시키도록 합니다. 이것이 왜 이렇게 중요할까요? 사용자 커뮤니티는 비즈니스와 프로세스를 "있는 그대로" 설명하는 데 가장 주요한 정보 소스가 되기 때문입니다. 또한 ERP 제안 요청(RFP)의 요구사항 정의 부분에 필요하며, 선택 프로세스에 사용자 커뮤니티가 관여하여 일상적인 프로세스의 맥락에서 시스템이 실제로 요구사항을 충족시키는지를 확인해 줄 수 있기 때문입니다. 무엇보다 사양 및 선택 프로세스 초기부터 지속적으로 관여하는 것은 새로운 사항이 갑작스레 등장했을 때 사용자 커뮤니티 사이에 존재할 수 있는 변화에 대한 저항을 극복하는 데 도움이 됩니다.

다양한 ERP 구현 및 계획 수립에 관한 선진사례는 투자의 효과를 극대화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

(미래) 사용자 커뮤니티를 계획 수립 프로세스 초기에 관여시키도록 합니다.

6. 프로젝트 계획 추적

프로젝트 및 프로젝트 진행 상황을 계획하고 추적하기 위해 프로젝트 관리 툴을 사용합니다. 시중에는 상대적으로 저렴한 프로젝트 관리 소프트웨어 패키지가 많이 있습니다. 이러한 소프트웨어는 일정을 계획하고 필요한 자원을 파악하며 잠재적인 갈등 상황을 찾아내는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 계획 전체가 일단 준비되고 나면 소프트웨어를 통해 각 업무와 계획에 대한 전반적인 진행 상황을 추적하고, 업무가 늦게 완료되어 다른 일정에 영향을 줄 수 있는 지연 상황, 즉 일정에 차질이 발생하여 미치는 영향을 파악할 수 있습니다. 또한 이러한 툴은 예산 대비 지출을 추적하고 자금 및 자원에 대한 요구사항을 경영진에게 지속적으로 알려줍니다.

프로젝트 계획에서 벗어나는 사항이 확인되면 프로젝트 팀은 이를 빠르게 처리해야 합니다. 작은 실수가 해결되지 않아 큰 문제가 되기 때문입니다. 각 태스크 팀 리더는 주간 미팅을 통해 나머지 프로젝트 팀에 활성 프로젝트에 관한 최신 상황을 보고해야 합니다. 그러면 프로젝트 팀은 지연되거나 중단된 업무를 다시 일정에 복귀시키기 위한 방법을 모색할 수 있습니다. 프로젝트 및 프로젝트 진행 상황을 계획하고 추적하기 위해 프로젝트 관리 툴을 사용합니다. 시중에는 상대적으로 저렴한 프로젝트 관리 소프트웨어 패키지가 많이 있습니다. 시중에는 상대적으로 저렴한 프로젝트 관리 소프트웨어 패키지가 많이 있습니다 이러한 소프트웨어는 일정을 계획하고 필요한 자원을 파악하며 잠재적인 갈등 상황을 찾아내는 데 도움이 됩니다.

7. 시스템에 대한 사용자의 "주인 의식"

성공적인 구현은 사용자 커뮤니티가 시스템이 자신의 것이라고 느끼는 데 있다는 점이 반복적으로 강조됩니다. 사용자가 처음부터 프로세스의 일부인 경우, 특정 시스템과 이에 대한 구성이 자신의 아이디어에서 비롯된 것이기 때문에 시스템의 성패에 대한 책임감을 더욱 크게 느끼게 됩니다.

모든 구현 프로세스에는 어려운 순간이나 예상치 못한 장애물이 등장하는 순간이 있습니다. 만약 사용자가 시스템이 자신의 것이라고 생각하지 않는다면, 문제를 깊이 연구하고 해결하려고 하기보다는 경영진, 관리자, IT 팀이나 시스템 자체 등을 비난하려 들 것입니다. 이러한 소유 의식을 갖기 위한 핵심은 프로젝트 계획 및 목표 설정 초기 단계에 관여하는 것입니다.

"시스템이 나에게 가져다줄 이점" 역시 이러한 소유 의식을 갖는 데 중요한 요소입니다. 각 사용자는 사용 편의성, 편리함, 정보의 정확성에 대한 신뢰 향상, 조직에 더 많은, 또 큰 영향력을 미칠 수 있는 능력 또는 스트레스, 초과 근무, 좌절감 완화 등 새로운 시스템을 통해 얻을 수 있는 이점을 살펴봐야 합니다. 이러한 "소프트한" 이점은 사용자가 시스템을 채택하고 성공을 거두도록 동기를 부여하는 데 중요합니다. 교육 및 훈련 역시 사용자가 시스템이 직장 생활과 직무 성과를 어떻게 개선해줄지 이해하는 데 도움을 줍니다.

성공적인 구현은 사용자 커뮤니티가 시스템이 자신의 것이라고 느끼는 데 있습니다.

8. ERP 프로젝트 팀의 성공 측정

프로젝트 팀 유효성에 대한 측정이라 함은 궁극적으로 주어진 일정과 예산에 맞춰 성공적으로 구현을 완료하는 것입니다. 하지만 중간 지점에 이루어지는 측정 역시 매우 중요합니다. 프로젝트 계획은 일정에 따라 계획된 다수의 업무로 이루어져 있으며, 각 업무에는 자원이 할당됩니다. 계획이 승인되고 난 이후의 팀의 임무는 모든 업무를 계획대로 마칠 수 있도록 관리하는 것입니다.

개별 업무가 완료되는 시점을 중요한 이정표로 삼도록 합니다. 매주, 개별 업무 관리자는 시간 및 자원 사용, 문제점이나 갈등, 해결된 이슈 등을 포함하여 업무 진행 상황에 대해 보고해야 합니다. 따라서 프로젝트 팀 전체가 업무를 목표에 맞춰 진행시키는 데 필요한 시정 조치나 자원 재할당 등에 대해 결정을 내릴 수 있습니다. 모든 업무가 성공적으로 완료되면 업무 리더는 물론 더 큰 프로젝트 팀의 성과를 측정하는 기준이 됩니다.

ERP ROI(투자회수) 기대치를 달성하는 것 역시 팀 성과의 척도가 될 수 있습니다. 특히 ROI 기대치가 현실적으로 시간 단계별로 시행되어 진행 상황이나 지속적인 개선을 보여주는 경우에 더욱 그렇습니다.

마지막으로 프로젝트 팀의 커뮤니케이션은 직접적인 척도는 아니지만 성과를 나타내는 또 다른 지표입니다. 팀이 회사 전체를 비롯하여 부서 관리자와 경영진에게 프로젝트 상태를 얼마나 잘 전달했습니까? 강력한 커뮤니케이션은 성공적인 프로젝트에 반드시 필요한 밑거름입니다.

요약

ERP 구현에는 기업 전체의 참여와 지원이 필요합니다. 프로젝트 팀은 실제로 구현 업무를 "수행"하지 않더라도 구현에 있어 핵심적인 역할을 합니다. 팀의 주요 업무는 프로젝트를 계획 및 관리하고, 지원을 요청하고, 프로젝트가 성공적으로 완료될 때까지 기업이 계획된 업무와 활동을 모두 달성할 수 있도록 지속적으로 동기를 부여하고 앞으로 나아가게 하는 것입니다.