조달이란? 종합 가이드
조달은 원자재부터 소프트웨어, 사무용품에 이르기까지 비즈니스 운영에 필요한 모든 상품과 서비스를 소싱, 구매, 수령, 검사하는 프로세스입니다.
조달 기능은 종종 당연한 것으로 여겨지지만, 문제가 발생하면 그렇지 않습니다. 회사의 원활한 운영을 책임지는 조달은 필요할 때 적절한 자재와 소모품을 확보할 수 있도록 합니다. 운영에 초점을 맞춘 조달은 일반적으로 지금까지 전략적 분야로 간주되지 않았습니다.
특히 인플레이션과 소모품 비용의 상승을 고려할 때 비용 억제는 계속해서 우선 순위로 자리합니다. 그러나 비용 관리는 오늘날 조달을 압박하는 압력 중 하나에 불과합니다. 공급 부족의 위협과 추가 재고 비축에 따른 비용 사이에서 압박을 받는 조달은 기후 변화나 기타 장애로 인해 배송이 중단되는 경우에도 어떻게든 공급망 회복탄력성을 지원해야 합니다. 지속가능한 상품을 조달하고 확대되는 규제 요건을 준수해야 하는 기업은 소싱 프로세스에 데이터 수집과 면밀한 조사를 추가해야 합니다. 여기에 지정학적 압박과 위험, 그에 따른 물자 부족까지 더해지면 조달은 갑자기 풍전등화의 위기에 처하게 됩니다.
최근, 최고조달책임자(CPO)의 역할은 더 이상 비용 절감과 규제준수에 주로 관여하는 백오피스 기능이 아닙니다.
조달 정의
조달은 조직에 필요한 모든 상품과 서비스를 확보하는 중요한 비즈니스 기능입니다. 제조 기업의 경우 필요한 자재 없이는 완제품을 생산할 수 없기 때문에 공급 가용성이 특히 중요합니다. 조달 부서는 내부 이해관계자와 연락하여 예측 및 요구사항을 수집한 다음 최적의 비용으로 최상의 공급업체를 소싱해야 합니다.
공급 및 운송 세부 사항을 기록한 파피루스 두루마리가 발견되어 조달 기능은 피라미드 건설 당시에도 존재한 것으로 나타났습니다. 시간이 지남에 따라 조달은 단순한 기록 관리 업무에서 전략적 사고와 협상이 필요한 분야로 발전하는 등 수많은 변화를 겪어왔습니다.
산업혁명 시기에는 급성장하는 제조 운영에서 자재를 소싱, 구매, 운송이 필요해지면서 조달의 중요성이 커졌습니다. 20세기 중반, 경제가 호황을 누리던 시기에는 기회와 경쟁 입찰이 조달 업무를 재정의하는 데 도움이 되었습니다. 개인들은 공급망 관리의 다양한 측면에 대해 교육을 받고 전문가로서의 지위를 얻게 되었습니다. 조달은 사무 업무가 아닌 관리 기능으로 인식되기 시작했습니다.
오늘날 조달은 과거의 그 어떤 변화 못지않게 극적인 변화를 다시 겪고 있습니다.
비즈니스에서 조달이 이처럼 중요한 이유는?
백오피스 관리 기능에 머물렀던 조달은 이제 복잡한 최고 경영진의 전략 결정에 있어 전략적 파트너로서 중심 무대에 서게 되었습니다.
또한 조달은 회사 비용의 상당 부분(일부 추산에 따르면 40~80%)을 차지하므로 예산 고려에 필수적입니다. 하지만 효과적인 조달 관행은 위험 평가, 공급업체 감독, 공급망 내 가치 창출의 잠재력도 향상합니다.
비즈니스에서 조달이 중요한 몇 가지 주요 방법은 다음과 같습니다.
비용 절감: 조달은 기업의 비용을 절감하고 현금 흐름을 안정화하여 수익 마진과 수익에 영향을 미치는 첫 번째 방어선입니다. 경쟁력 있는 제품 소싱과 계약 협상을 통해 상당한 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 구매 프로세스를 합리화하면 재무 성과에 실질적인 영향을 미칠 수 있습니다.
품질: 고품질 제품을 생산하기 위해서는 적시에 적절한 원자재를 조달하는 것이 중요합니다. 자재와 공급업체의 선택이 제품 및 서비스 품질에 직접적인 영향을 미치기 때문에 품질은 조달 프로세스의 모든 측면을 포괄합니다. 품질을 우선시하는 것은 평판, 생산, 법무 문제와 관련된 위험을 완화하는 데 핵심입니다.
목표 조정: 전략적 소싱은 조달 구매를 회사의 목표에 맞게 일치시킵니다. 예를 들어, 민첩성과 회복탄력성 향상이 비즈니스의 핵심 가치라면 이러한 목표를 달성하기 위한 툴을 조달 프로세스에 포함시켜야 합니다. 시장과 내부 요구사항에 대한 상세한 분석을 통해 요구사항을 가장 잘 충족할 수 있는 공급업체를 파악할 수 있습니다.
리스크 완화: 부정확한 요구사항 분석부터 공급업체 배송 문제까지 조달 프로세스의 모든 단계에서 위험이 발생할 수 있습니다. 규제준수 의무, 불명확한 윤리 기준, 날씨 관련 사고, 전 세계적인 혼란, 이와 유사한 문제에 대한 비효율적인 대응으로 인해 추가적인 위험이 발생할 수 있습니다. 오늘날의 기술 기반 조달 프로세스는 위험을 사전에 식별, 평가, 완화하는 데 필요한 가시성을 제공할 수 있습니다.
지속가능성 및 윤리: 조달팀은 환경 영향, 윤리적 소싱, 환경, 사회, 거버넌스(ESG) 약속 등에 관한 회사의 가치와 일치하여 규정을 준수하고 위험, 평판 손상, 불필요한 비용 지출을 방지해야 합니다. 지속가능한 소싱 및 규제준수 관리는 조달 부서의 핵심 책임입니다.
조달 관리의 유형
조달에는 다음의 네 가지 주요 유형이 있습니다.
- 직접 조달: 여기에는 원자재, 구성요소, 부품, 서비스, 도매 품목 등 회사가 판매하는 상품의 생산을 직접적으로 지원하는 모든 항목의 조달이 포함됩니다. 이러한 모든 것은 매출, 성장, 평판에 영향을 미치므로 직접 조달에서 공급업체 관계는 매우 중요합니다.
- 간접 조달: 내부 사용 및 일상 비즈니스 운영을 위한 자재, 상품, 서비스를 포함하여 생산과 직접 관련이 없는 모든 사항은 간접 조달에 해당합니다. 여기에는 사무용품, 전력, 수도 등 유틸리티, 출장비 등의 항목이 포함됩니다.
- 상품 조달: 직접 조달과 간접 조달 모두 품목 조달에 해당할 수 있으며, 여기에는 장비에서 원자재, 사무실 의자에 이르기까지 완제품이든 미완성품이든 모든 유형의 제품을 조달하는 활동이 포함됩니다.
- 서비스 조달: 컨설팅, 대행사, 로펌, 아웃소싱 IT, 보안 서비스, SaaS (software as a service) 제공, 시설 수리 등 전문인력 기반 서비스는 모두 서비스 조달에 해당합니다. 이러한 서비스는 효율적인 업무 흐름과 인력 공백을 메우기 위해 필요합니다.
조달 프로세스의 12단계
조달 프로세스는 회사마다 다를 수 있지만 일반적으로 다음의 12단계로 구성됩니다.
1. 요구사항 확인: 조달 프로세스의 첫 번째 단계는 부족, 신규 프로젝트 또는 정기적인 운영 요구사항으로 인해 필요한 특정 자재, 제품, 소프트웨어 또는 서비스를 파악하는 것입니다. 이 단계에는 수요 계획 및 예측이 포함됩니다.
2. 공급업체 조달: 비즈니스 요구사항에 가장 적합한 잠재적 공급업체를 조사하고 평가하는 것은 조달 프로세스의 초기에 수행됩니다. 대체 공급업체를 개발하면 공급 부족이나 중단에 대비해 옵션을 제공함으로써 리스크 관리에 도움이 될 수 있습니다.
3. 구매 요청서 제출: 내부 검토 및 승인을 위해 가격, 기간, 수량 등의 사양이 포함된 구매 요청서를 제출하면 구매 프로세스가 시작됩니다.
4. 공급업체 평가 및 선정: 제안요청서(RFP), 견적요청서(RFQ), 전자 경매 또는 '3회 입찰 후 구매'와 같은 경쟁 입찰 절차를 통해 최적의 공급업체를 선정하려면 비용뿐 아니라 품질, 평판, 신뢰성, 속도, 지속가능성 등을 기준으로 벤더를 평가해야 합니다.
5. 가격 및 조건 협상: 공급업체가 선정된 후 조달팀은 가격, 수량, 납품 일정, 결제 조건 등 다양한 구매 조건을 협상합니다.
6. 구매오더(PO) 생성: 공급업체가 선정되고 조건이 확정되면 회사는 해당 공급업체에 주문에 포함된 정확한 상품, 서비스 및 조건을 자세히 설명하는 공식 PO를 발행합니다.
7. 상품 입고 및 품질 확인: 상품이 입고되면 다음 단계는 손상이나 오류가 없는지 꼼꼼히 검사하여 품질과 수량이 주문 내역과 일치하는지 확인하는 것입니다.
8. 송장 처리 및 지급 조건 이행: 상품 배송이 수량 및 품질 검사를 통과했음을 확인하면 공급업체의 송장을 AP(매입채무)를 통해 처리하여 적시에 대금을 지급할 수 있습니다. 계약 조건에 따라 조기 결제 할인이 적용될 수 있으며, 다양한 결제 수단을 사용할 수 있습니다.
9. 우수한 공급업체 관계 구축 및 관리: 조달팀은 공급업체와 지속적으로 긍정적인 관계를 구축하는 것이 전략적입니다. 이를 통해 공급업체의 성과, 조건, 할인, 협업, 신뢰성 향상 등의 이점을 얻을 수 있습니다.
10. 계약 관리: 조달 계약 관리에는 계약 모니터링, 규제준수 보장, 필요에 따른 계약 조건 재협상 등이 포함됩니다. 잠재적인 문제를 파악하고 해결하여 협상된 비용 절감을 실현하고 수익을 달성하는 데 중요한 역할을 합니다.
11. 리스크 관리: 조달팀이 조직에서 필수적인 역할을 하는 이유 중 하나는 바로 위험 관리에 대한 역할입니다. 공급 부족, 공급망 중단과 같은 잠재적인 문제를 예측하고 관리하며 이를 완화하기 위한 조치를 실행하는 것이 필수적입니다. 규정 및 요건을 파악하고 규정 위반의 위협을 파악하는 것도 리스크 관리의 필수 요소입니다.
12. 검토 및 분석: 조달 프로세스의 마지막 단계는 지속적입니다. 조달 KPI를 검토하고 분석하여 격차를 파악하고 비용 절감 및 위험 감소를 위한 새로운 기회를 발견하는 것은 비즈니스 성공에 중요한 역할을 합니다.
이 12단계는 업무가 겹치고 프로세스가 연속적이기 때문에 일반적으로 조달 수명주기로 간주됩니다. 성공적인 조달 수명주기를 위해서는 예산, 예측, 공급망 관리와 같은 다른 주요 비즈니스 영역과의 통합이 필요합니다.
조달과 구매 및 기타 관련 워크플로 비교
많은 조직에서 '조달', '구매', '소싱', '공급망 관리'라는 용어를 혼용하여 사용하지만, 이 용어는 같은 의미는 아닙니다. 그 차이점은 다음과 같습니다.
조달 대 구매 구매는 조달 프로세스에서 거래에 초점을 맞춘 부분입니다. 여기에는 협상, 제품 주문, 상품 및 서비스 수령, 결제 제출 등이 포함됩니다. 구매는 조달의 중요한 부분이지만 전체 조달 프로세스는 훨씬 더 광범위합니다.
조달 대 소싱 소싱은 전체 조달 프로세스의 필수적인 초기 단계로, 요구사항 파악, 공급업체 찾기, 구매 요청서 발행, 공급업체 평가 및 선정, 가격 및 조건 협상 등이 포함됩니다. 소싱 단계는 강력한 공급업체 관계를 구축할 수 있는 곳입니다.
조달 대 공급망 관리 조달은 제품을 제조하고 내부 운영을 유지하는 데 필요한 상품과 서비스를 확보하는 데 초점을 맞춘 전체 공급망 관리 프로세스의 일부입니다. 조달은 물류, 재고 관리, 수요 계획과 같은 다른 공급망 부문과 역동적으로 상호작용합니다.
지속가능한 조달 관리
ESG 기준을 조달 관행과 의사결정에 통합하는 지속가능한 조달은 단순한 조달 트렌드가 아니라 중요한 고려사항입니다.
지속가능한 조달의 과제에는 공급망의 복잡성과 투명성, 성과 측정, 표준 준수 보장, 역량 구축 등이 포함됩니다. 친환경 강철, 재활용 알루미늄 및 플라스틱과 같이 탄소 배출 강도가 낮은 소재를 조달하는 것은 이미 어려운 일이며, 앞으로 더욱 어려워질 것입니다. 또한, 고객들은 지속가능한 비즈니스를 증명할 수 있는 브랜드에서 구매하기를 원하기 때문에 지속가능한 조달은 비즈니스에 필수적인 요소입니다.
지속가능한 조달의 한 가지 측면인 공급망 배출량 감소를 예로 들어 보겠습니다. 이 프로세스에는 몇 년이 걸릴 수 있으므로 지금 전환을 시작하면 향후 비즈니스의 경쟁력과 회복탄력성을 높일 수 있습니다.
지속가능한 조달의 몇 가지 예시는 다음과 같습니다.
친환경 소싱 또는 친환경 조달: 친환경 소싱은 환경에 미치는 영향이 적은 제품과 서비스를 전략적으로 구매하는 것을 말합니다. 친환경 조달에는 일회용 플라스틱 및 기타 일회용품을 사용하지 않고, 재활용 또는 업사이클 원료를 사용하고, 청정 기술이나 연료를 채택하는 것이 포함됩니다. 친환경 조달은 생산 비용을 절감하고, 기업의 사회적 책임 이니셔티브에 기여하며, 환경을 생각하는 소비자들에게 어필하여 매출을 높일 수 있습니다.
윤리적으로 소싱되는 자재: 지속가능한 조달에서는 윤리적 소싱을 이용합니다. 즉, 생활 임금을 보장하고, 좋은 근무 조건을 제공하며, 아동 노동을 이용하지 않고, 지역사회에 긍정적인 기여를 하며, 기타 윤리적 기준을 충족하는 기업에서 제품을 구매하는 것입니다.
탄소 배출량 및 에너지 소비 절감: 회사의 탄소 배출량과 에너지 소비를 줄이려면 공장과 운송 등 일상적인 운영에서 직접 발생하는 배출량을 줄이는 것뿐 아니라 공급망 전체에서 배출량을 줄이는 것이 중요합니다.
조달 분야의 AI: 더 스마트한 자동화 및 인사이트
조달 분야의 AI는 지출 분석, 계약 관리, 전략적 소싱, 규제준수 관리 같은 복잡한 작업을 자동화하고 간소화할 수 있습니다. 또한 더 스마트한 분석과 의사결정을 지원하고, 기회, 잠재적 비용 절감 및 이상 징후를 파악하고, 새로운 공급업체를 더 쉽게 식별할 수 있도록 도와주며, 조달 사기를 없애고 오류를 줄이는 데 도움을 줄 수 있습니다.
또한 AI는 비즈니스에 실제로 필요한 것이 무엇인지 파악하고, 기존 프로세스에 도전하고, 새로운 참조 지점의 지식을 활용하고, 새롭고 다양한 방식으로 공급망을 설계하여 비즈니스 가치를 창출하는 데 사용될 수 있습니다.
생성형 AI는 조달 분야에서도 큰 잠재력을 가지고 있습니다. 생성형 AI는 작업을 자동화하고 인사이트를 제공하며 투명성을 개선하는 기능은 효율성, 생산성, 더 나은 공급자 선택 및 관리를 지원합니다. 생성형 AI는 리스크를 완화하고 지출을 줄이는 데도 도움이 될 수 있습니다.
더 나은 의사결정, 새로운 기회 파악, 업무 자동화, 운영 효율성 개선을 위해 조달을 지원하는 AI를 활용하면 조달팀은 인간의 전문성이 가장 가치 있는 분야에 집중할 수 있습니다.
조달 소프트웨어에서 고려해야 할 사항
조달 소프트웨어를 선택할 때는 조달 프로세스를 디지털화, 합리화할 뿐 아니라 전략적 의사결정을 강화하는 툴을 우선적으로 고려해야 합니다. 이상적인 소프트웨어는 강력한 클라우드 기반 인프라와 인공지능 역량을 갖추고 복잡한 조달 작업을 간소화할 수 있어야 합니다. 기존 재무 및 공급망 시스템과의 원활한 통합, 사용자 친화적인 인터페이스, 심층적인 지출 분석을 위한 종합적인 분석 기능 등이 필수 기능입니다.
실시간 인사이트와 보고 기능을 제공하여 조달 활동을 선제적으로 관리할 수 있는 솔루션을 선택하세요. 소프트웨어가 확장 가능하고 비즈니스와 함께 발전할 수 있으며 회사의 성장 궤도에 적극적으로 기여할 수 있는지 확인하세요.
그 밖의 유용한 리소스
엔드투엔드 조달 프로세스의 디지털 혁신을 시작할 수 있는 솔루션을 살펴보세요.
