범주 관리란? 포괄적인 가이드.
범주 관리는 유사한 제품 및 서비스를 범주로 그룹화하여 지출을 통합하고 절감 효과를 극대화하는 조달 방식입니다.
전 세계 공급 시장의 지속적인 변동과 급변하는 비즈니스 요구사항으로 인해 조달은 엄청나게 복잡해졌습니다. 기업에는 공급 기반을 선제적으로 관리하고 구매 지출을 최적화할 더 나은 방법이 필요합니다. 이 대목에서 범주 관리가 빛을 발하며 오늘날 많은 비즈니스에서 중요한 선진사례로 자리하는 이유도 바로 여기에 있습니다.
범주 관리 정의
범주 관리는 상품과 서비스를 유형, 가치, 공급업체, 위험, 위치, 부서 등 유사한 특성에 따라 범주로 묶어 조달하는 프로세스입니다. 이 프로세스를 통해 각 범주의 총소유비용을 더 쉽게 이해하고 관리할 수 있으며, 각 구매에 대한 비용 절감과 가치를 극대화할 수 있습니다. 범주 관리를 통해 기업은 조달 프로세스를 합리화하고, 공급업체 관계를 강화하며, 지출 분석을 개선하고, 위험을 완화하는 등의 작업도 수행할 수 있습니다.
“범주 관리를 완벽 최적화하는 기업은 잠재적으로 1억 1,400만 달러의 비용 절감과 500% 이상의 투자 수익률을 달성할 수 있을 뿐 아니라 위험도 줄일 수 있습니다.” – 퓨처 퍼처싱(Future Purchasing)
범주 관리의 진화
범주 관리는 1980년대에 개발되어 그동안 수작업으로 진행되어 왔으며, 고립된 스프레드시트, 문서, 프레젠테이션에서 단절되고 시간이 많이 소요되는 단계를 수행해 왔습니다. 데이터를 수작업으로 수집하고 분석, 보고하는 데 많은 시간을 할애하다 보니 구매팀은 전략과 가치 실현에 투자할 시간이 줄어들었습니다.
지금 바로 구현: 범주 관리용 소프트웨어는 이 프로세스의 많은 단계를 자동화하고 신속하게 처리할 수 있습니다. 이를 통해 범주 관리자는 대량의 데이터를 분석하고 범주 전략의 개발, 실행, 모니터링을 합리화하여 일상 작업에서 훨씬 더 효율적이고 전략적으로 업무를 수행할 수 있습니다. 최신 솔루션은 범주 인사이트, 프로세스 안내, 템플릿, AI 기반 추천 등을 제공하여 관리자가 지출 관리 목표를 달성하고 초과 달성도 가능하도록 도와줍니다.
범주 관리와 전략적 소싱 비교
범주 관리와 전략적 소싱이라는 용어는 때때로 동일한 의미로 사용되기도 하지만 동일한 의미는 아닙니다. 전략적 소싱은 적절한 공급업체를 선택하고 단기간의 조직 목표를 달성하기 위해 최적의 가격을 협상하는 데 초점을 맞춘 조달 프로세스입니다. 전략적 소싱의 1차 목표는 비용 절감입니다. 반면 범주 관리는 구매를 범주로 세분화하여 관리자가 비용을 절감하고 품질, 공급업체 성과, 효율성 등을 개선할 기회를 식별하도록 지원합니다. 범주 관리는 장기적으로 수행되는 지속적인 프로세스이며, 초기 단계로 전략적 소싱을 포함하는 경우가 많습니다.
범주 관리의 6가지 이점
중복을 줄이고 공급업체 협상을 간소화하는 범주 주도 조달은 구매팀의 긴축 운영과 새로운 기회 발굴에 도움이 되는 여러 가지 뚜렷한 이점을 제공합니다.
1. 인사이트 향상. 지출을 분류하고 모든 관련 공급업체에 대한 단일 연락 창구를 통해 기업은 비용, 벤더 성과, 잠재적 공급망 문제 등에 대해 더 큰 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한, 계약, 가격, 시장 동향에 대한 심도 깊은 이해는 더 나은 수익성 있는 조달 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 절감 효과 향상. 관리자는 범주화를 통해 얻은 범주 전문 지식과 인사이트를 바탕으로 더 나은 가격을 협상하고 성과를 개선하여 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 관리자는 장기적으로 구매하기 때문에 규모의 경제를 활용하여 비용을 더욱 절감할 수 있습니다.
3. 위험 노출 감소. 각 벤더에 대한 심층적인 이해와 효과적인 장기적인 협력 관계를 통해 범주팀은 공급업체 관리에 더 능동적인 접근법을 취하고, 잘 알려지지 않았거나 야반도주 벤더와 거래할 위험을 줄일 수 있습니다.
4. 구매 효율성 향상. 오랜 시간 검증된 디지털화, 자동화된 프로세스를 통해 팀은 시장 변화에 더 빠르게 대응하고 부가가치 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
5. ESG 및 SR 약속 준수 향상. 범주 목표 일치, 투명성, 모니터링을 통해 기업은 환경 및 사회적 책임 약속을 더 쉽게 준수할 수 있습니다.
6. 관리 대상 지출 증가. 지능형 자동화를 통해 조달은 더 많은 범주를 관리하고 궁극적으로 관리 대상 지출을 늘릴 수 있습니다.
조달 범주의 유형
범주 그룹화는 업종, 지출 정책, 특정 시장에 따라 비즈니스마다 다를 수 있습니다. 일반적으로 각 조달 범주는 유형, 공급업체, 가치, 위치 또는 부서 등 유사한 특성을 가진 제품 또는 서비스 그룹으로 구성됩니다. 예를 들어, 인사, 기술, 유지 관리, 출장 등은 일반적인 범주에 속합니다.
또한, 직접 지출(원자재, 포장 용품 등 핵심 비즈니스 제품 및 서비스에 필요한 항목)과 간접 지출(사무용품 등 일상적인 비즈니스 운영을 지원하는 상품 및 서비스)을 각각의 범주로 구분하는 것이 일반적입니다. 비즈니스 전반에서 사일로로 관리되는 간접 지출을 그룹화하면 간접 구매 비용을 표준화하고 절감할 수 있습니다.
일부 회사는 범주를 결정하기 위한 지침을 위해 UNSPSC(United Nations Standard Products and Services Code)와 같은 글로벌 표준을 채택하지만 대부분은 자체 내부 지출 분류를 생성합니다. 범주의 정확한 구성에 관계없이 성공적인 범주 관리에는 비즈니스 운영에 필요한 상품과 서비스를 세분화하는 표준 프레임워크를 적용하는 것이 포함됩니다.
범주 관리 프로세스의 3가지 주요 단계
프로세스는 조직에 따라 다를 수 있지만 범주 관리에는 일반적으로 다음 세 단계가 포함됩니다.
- 범주 프로파일 정의. 먼저, 팀은 현재 지출을 분석하고 리스크 및 규제에서 비즈니스 로직을 강화하여 범주를 식별할 수 있는 다양한 요인을 파악합니다. 그 결과, 조직 전체에서 사용할 수 있는 구매 관련 통합 범주 분류 체계를 만들 수 있습니다.
- 전략 개요 및 계획. 이 단계에서 팀은 가격, 공급업체 성과, 공급 및 수요 예측, 기타 요인을 기반으로 범주를 평가하고 지출을 최적화하고 가치를 높일 기회를 파악합니다. 이 정보를 바탕으로 각 범주의 목표를 달성하기 위한 마스터 전략을 수립하고, 이를 구체적인 전술과 단계로 세분화합니다.
- 전략 실행 및 결과 모니터링. 마지막으로, 전략을 실행하고 성과, 공급업체, 비즈니스 요구 사항, 시장을 지속적으로 모니터링하여 필요에 따라 변화에 신속하게 대응하고 범주 전략을 최적화할 수 있습니다.
범주 관리 소프트웨어에서 살펴야 할 사항
범주 관리 소프트웨어는 모든 범주 전략에 대한 프로세스를 중앙 집중화, 디지털화, 합리화하고 이를 개선할 수 있는 실행 가능한 인사이트를 제공하도록 설계되었습니다. 이를 위해 최상의 솔루션에는 최소한 다음과 같은 기능이 포함되어 있습니다.
자동화. 범주별 지출 프로파일을 생성하고 전략을 개발 및 실행하기 위해 지능적으로 자동화된 프로세스입니다.
단계별 안내. 시스템 기반 추천, 가이드 프로세스, 선진사례 템플릿, 툴, 프레임워크입니다.
실시간 모니터링 및 분석. 시장 인텔리전스, 범주, 가격, 공급업체 성과, 결과 등을 실시간으로 모니터링하고 분석할 수 있습니다.
전략 실행. 전략, 계획, 이니셔티브를 소싱 프로젝트 또는 이벤트로 쉽게 전환할 수 있는 툴입니다.
통합. 소싱-지급(source-to-pay) 및 기타 공급업체 관리 솔루션과 완벽하게 통합할 수 있습니다.
AI. 지출 데이터 및 기타 요인에 기반한 빌트인 AI 기반 기회 분석 및 추천 기능, 그리고 전략 수립을 지원하기 위해 ChatGPT와 같은 거대언어모델(LLM)과 통합할 계획입니다.
효과적인 범주 관리 전략을 위한 선진사례
다음과 같은 선진사례를 통해 성공적인 범주 전략을 더 빠르게 개발할 수 있습니다.
전용 범주 관리자 및 팀 수립. 대규모 범주와 전략적 지출 영역에는 시간과 전문성이 필요하므로 관련 부서의 지식이 풍부한 이해관계자로 구성된 전담 팀을 구성하면 더 효과적인 프로세스를 진행할 수 있습니다. 범주 관리자는 전체 범주의 시장, 규정, 가격 동향을 감독하고 파악하며 단기, 중기, 장기 계획을 개발하는 업무를 담당합니다.
조직 전체에서 일관된 분류 체계 구축. 이는 지출에 대한 더 나은 인사이트와 가시성을 확보하기 위한 중요한 단계입니다. 일부 조직은 UNSPC와 같은 보편적인 표준을 가이드로 사용하지만, 대부분의 기업은 고유한 목표나 업계 요구에 더 잘 부합하는 자체 내부 범주를 만드는 경우가 많습니다.
자동화된 솔루션을 이용해 지출 데이터를 중앙 집중화. 한 곳에서 데이터를 추적하고 모니터링하면 중요한 인사이트를 쉽게 찾고 보고할 수 있으며, 거버넌스 관행을 강화할 수 있습니다.
범주 관리 기술 활용. 팀은 AI와 같은 기술을 이용하여 패턴을 더 쉽게 파악하고, 지출을 자동으로 범주화하고, 공급업체를 범주별로 정리하고, 벤치마크를 설정하고, 추천을 만들고, 작업을 자동화하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
이해관계자의 참여 유도 및 지속적 관여. 분석 툴과 소프트웨어를 통해 성과와 기회를 전달하면 이해관계자의 동의를 얻고 조직의 목표에 부합하는 것이 더 쉬워집니다.
역동적 공급업체 관계 구축. 비용뿐 아니라 전반적인 가치에 초점을 맞추고 공개적으로 협업하여 원만한 업무 관계를 구축합니다.
타사 데이터 통합. 범주 전략을 보완하기 위해 제3자 사업자의 관련 외부 데이터 요소를 활용하는 메커니즘을 개발합니다.
범주 수명주기 프로세스를 지속적으로 개선. 범주별 인텔리전스를 수집하고, 전략을 개선하고, 주기적인 검토를 수행하여 내부 및 외부 데이터 분석을 개선합니다.
그 밖의 유용한 리소스
더 스마트한 범주 관리를 통해 더 큰 가치를 실현할 수 있는 솔루션을 살펴보세요.
범주 관리에서 흔히 발생하는 실수 방지
본 백서에서는 특히 불확실한 시기에 조달 부문이 범주 관리에서 쉽게 저지를 수 있는 3가지 오류와 이를 바로잡아 큰 이익을 얻는 방법을 살펴봅니다.