인적 자원 관리 시스템(HRMS)이란?
HRMS는 기업이 코어 HR 프로세스를 관리 및 자동화하고 인재 관리 기능을 제공하도록 지원합니다.
인적 자원 관리 시스템(HRMS) 정의
HRMS는 인적 자원 관리 시스템의 약자로, 흔히 HCM(인적 자본 관리) 소프트웨어라고도 합니다. 기업은 HRMS를 사용하여 직원 데이터 스토리지, 복리후생 관리, 근태 및 급여와 같은 핵심 HR 프로세스를 디지털화, 자동화 및 중앙집중화합니다. 또한 인적 자원 관리 시스템은 채용, 온보딩, 성과 관리, 목표 계획, 학습 및 교육, 보상, 승계 계획 등 인재 관리 기능을 제공합니다.
최신 HRMS는 반복적이고 시간이 많이 소요되는 수작업 프로세스를 자동화하여 기존의 노동 집약적인 스프레드시트 및 종이 기반 프로세스를 대체할 수 있습니다. 이를 통해 HR 팀원들은 인적 오류를 줄이고 더 가치 있고 궁극적으로 더 보람 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
인적 자원 관리 시스템의 역사
1970년대에 대기업들은 급여 및 회계와 같이 데이터가 많고 오류가 발생하기 쉬운 일부 기본 프로세스를 디지털화했지만, 이러한 초기 인적 자원 관리 시스템은 그 범위가 제한적이었습니다. 1990년대, 더 강력한 메인프레임 컴퓨팅과 인터넷의 출현으로 기업은 레코드 관리, 복리후생 관리, 채용 워크플로와 같은 핵심적인 HR 기능을 디지털화 및 자동화할 수 있게 되었습니다.
오늘날, 스마트 기술과 클라우드 연결성이 증가하며 HR 프로세스는 트랜잭션 데이터에만 국한되지 않습니다. 최신 인적 자원 관리 시스템은 데이터를 수집하고 통합하여 인프라, 법률, 규제준수 부문의 지역적 차이를 기반으로 리포팅 구조를 실시간으로 조정할 수 있습니다. 또한 워크플로를 자동화하고 인공 지능(AI)을 활용하여 더욱 스마트하고 간결한 프로세스를 구축합니다.
HRMS, HRIS 및 HCM – 다양한 약어 이해하기
인적 자원 관리 시스템(HRMS), 인적 자원 정보 시스템(HRIS), 인적 자본 관리(HCM)는 모두 같은 의미로 사용되는 HR 용어이기는 하지만, 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.
HRIS는 일반적으로 직원 정보 데이터베이스를 기반으로 구축되며 급여 처리나 근태 관리와 같이 보다 선형적이고 정량적인 구조의 핵심 인사 프로세스를 지원하는 데 사용됩니다.
이에 비해 HRMS는 HRIS의 모든 데이터 관리 구조를 포함하지만 더 정성적이고 복잡한 기능과 인재 관리까지 통합하는 보다 포괄적인 시스템입니다. 최고의 HRMS 솔루션은 AI, 머신러닝, 클라우드 연결과 같은 스마트 기술을 사용하여 기능을 개인화하고 지능적으로 자동화합니다.
HCM은 채용부터 퇴직까지 조직이 인력을 관리하는 데 사용하는 광범위한 관행과 소프트웨어를 설명하는 데 사용되는 포괄적인 용어입니다. HCM 시스템을 인사관리 시스템(HRMS)이라고도 하며 여기에는 HRIS 소프트웨어가 포함됩니다. 기술 발전과 연결성 덕분에 기업은 이제 모든 각도에서 인력에 대한 명확한 엔드투엔드 그림을 얻을 수 있게 되었습니다. 이는 기업이 직원 경험을 우선시하고 사람 중심의 접근 방식을 사용하는 것의 측정 가능한 가치를 깨닫고 이러한 가치와 관련된 HR 관리 기능을 뒷받침하도록 합니다. HR 프로세스의 우선순위 결정 및 관리의 변화를 나타냅니다.
오늘날 HRMS 소프트웨어가 중요한 이유는?
수년간, 기업은 HR 프로세스를 보다 자동화하기 위해 새로운 기술과 방법을 도입하려는 고민을 거듭해왔습니다. 그리고 팬데믹은 인력에 대한 광범위하고 전례 없는 변화의 바람을 일으켰습니다. HR 팀은 매우 갑작스럽게 새로이 등장한 원격 및 분산된 인력을 지원하고 관리할 새로운 기술을 사용해야 했습니다.
처음에는 이러한 전환의 상당수가 문제가 되었지만, 지금은 1년 넘게 HR 리더들이 자신의 관행에서 더 창의적이고 적응하게 되었습니다. SHRM 기사에서는 이러한 변화가 궁극적으로 좋은 일로 판명되었다고 전합니다. 전체 인력이 거의 하루 아침에 원격 인력이 되면서 HR 팀은 비즈니스 세계의 구급대원 같은 "최초 응답자"가 되었고, 다른 많은 부서와 팀 리더가 주도했습니다. 팬데믹 상황에서 많은 기업이 갑자기 HR 부서에 있는 데이터와 인력 분석의 골칫거리가 무엇인지, 그리고 그러한 정보가 비즈니스 전반에 걸쳐 의사결정과 전략을 알리는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 알게 되었습니다 .
오늘날 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어는 기업이 급변하는 업무의 세계를 구성하고, 이해하고, 간소화할 수 있도록 지원하는 매우 유용한 모델입니다. 인적 자원 관리 시스템 솔루션은 복잡한 HR 프로세스를 한곳에 모아 기업에 중앙 집중화된 직원 데이터 저장, 자동화 기능, 내장된 AI 및 고급 분석을 제공합니다. 또한 정교하고 사용자 친화적인 인재 관리 기능도 기업이 업계에 필요한 최고의 인재를 채용, 개발, 보유할 수 있도록 도움을 제공합니다.
인적 자원 관리 시스템 소프트웨어 사용 대상
아래 나열된 다양한 영역은 기존에 서로 단절되어 있었기 때문에 피드백이나 새로운 데이터가 다른 영역으로 전달되기가 어려웠습니다. 최신 인적 자원 관리 시스템은 각 영역의 전문가를 위해 프로세스를 최적화하고 개선할 뿐만 아니라 수집한 데이터와 피드백이 공유되어 인력 분석에 보다 폭넓게 정보를 제공할 수 있도록 합니다.
HR 전문가: HR 팀의 경우, 인적 자원 관리 시스템은 직원 데이터에 대한 기본 편집 및 액세스 등 복잡한 데이터 중심의 리포팅을 제공하고 정교한 인재 관리 업무를 자동화하는 데 점차 유용하게 활용되고 있습니다.
채용 담당자: 인적 자원 관리 시스템 툴은 채용 담당자에게 중앙 집중화된 포털을 제공하여 이곳에서 채용 공고를 게시하고, 후보자를 양성 및 소싱하며, 온보딩 기능에 액세스하여 사용자 정의할 수 있습니다.
관리자: 관리자는 모바일 장치에서도 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어를 사용하여 팀 구조를 감독하고, 근태를 추적하며, 휴가와 휴일 요청을 승인하고, 직원 성과를 추적하여 직원이 목표를 달성하기 위해 도움을 제공할 지원 또는 피드백이 필요한지 확인할 수 있습니다.
직원: 사용자 친화적인 단일 포털을 통해 직원은 개인 데이터를 수정하고, 조직도를 확인하며, 휴일 및 휴가를 요청하고, 학습 과제를 확인하고, 개인적인 경력 목표나 개발 계획을 관리할 수 있습니다.
후보자: 오늘날 후보자에게는 전용 인적 자원 관리 시스템 포털이 주어져 채용 정보를 검색하고 지원하며, 지원서 상태를 추적하고, 전자 서명을 통해 디지털 오퍼를 수락할 수 있도록 지원합니다.
인적 자원 관리 시스템 소프트웨어의 구성요소
HRMS 소프트웨어는 명확성과 단순화를 제공할 수 있습니다. 인력 데이터를 한 곳에 통합하면 업무를 더 쉽게 수행할 수 있을 뿐 아니라 서로 다른 소스와 부서의 인사이트와 분석을 제공해 더욱 정확하고 실행 가능한 추천과 리포트를 제공할 수 있습니다.
HRMS 솔루션의 다양한 요소는 다음과 같습니다.
HRIS: 코어 HR 및 급여
직원 셀프 서비스: HRIS 툴은 직원과 팀 리더 모두 레거시 및 종이 기반의 인사 관리 업무의 복잡함을 없애는 데 도움이 됩니다. 모바일 친화적인 셀프 서비스 기능은 직원 데이터 관리, 리포팅 및 분석, 근태, 급여 등 수많은 영역에서 인력 생산성과 투명성을 높이는 데 도움을 줍니다.
복리후생 관리: 하이브리드 업무환경 모델의 증가로 많은 기업이 미국 전역의 다양한 복리후생 요건을 따라잡기 위해 어느 때보다도 고군분투하고 있습니다. 자동화된 복리후생 관리로 HR 팀은 방대한 서류 작업에서 벗어나 삶의 중요한 영역에서 직원에게 가치 있는 풍부한 조언과 가이드를 제공할 수 있습니다. 사용자 친화적인 셀프 서비스 직원 포털은 직원에게 자신과 가족에게 제공되는 복리후생에 대한 정보를 제공받을 수 있도록 역량을 강화합니다.
시간 관리: 급여 누수는 직원과 관리자의 부정확한 근무 시간 관리 관행으로 인해 발생하며, 기업 총 급여 비용의 최대 2.5%에 달하는 비용이 발생할 수 있습니다. 고의적인 경우도 있겠지만, 대체로 노후된 시스템과 수작업으로 이루어지는 부정확한 관행으로 발생합니다. 하지만 다행히도 운영 손실을 예방할 수 있는 가능성이 매우 큰 영역 가운데 하나로 지능형 HR 소프트웨어 솔루션을 사용하여 문제를 크게 완화할 수 있습니다. 인적 자원 관리 시스템 툴은 고도로 맞춤화가 가능하며, 휴일, 발생액 및 기타 비즈니스 규칙과 동기화할 수 있습니다. 근무 시간 및 급여의 자동 계산은 급여 기능과 통합되고, 직원은 셀프 서비스 액세스를 통해 자신의 근태를 정확하게 파악할 수 있습니다.
인재 관리
채용 및 온보딩: HRMS 솔루션은 고용주가 채용 프로세스를 최적화하여 최고의 인재를 찾고 유치할 수 있도록 도와줍니다. 여기에는 전 세계 인재 소싱 및 후보자 관계 관리에 대한 더 나은 지원이 포함됩니다. 또한 보다 포괄적인 지원자 추적과 간소화된 프로세스를 지원하여 승계 계획을 지원합니다. 그리고 신입 인력의 경우, HRMS 온보딩 툴은 종이 없는 자동화된 신입 인력 워크플로, 보다 참여적이고 개인화된 교육 및 온보딩 프로세스 등 신입 인력을 위한 포털을 제공할 수 있습니다.
성과 및 보상 관리: 성과 관리는 객관성을 유지하면서 정성적 데이터와 정량적 데이터의 균형을 맞춰야 하는 까다로운 작업일 수 있습니다. HRMS 툴은 직원의 목표와 리뷰를 관리하여 가이드 액션 플랜과 함께 지속적인 성과 관리를 제공할 수 있습니다. 또한 보상 관리는 비즈니스 내부와 외부의 여러 요소를 평가해야 하는 까다로운 문제일 수 있습니다. 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어는 보상 계획과 설계를 효과적으로 지원하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
학습 및 전문성 개발: 성장과 경력 개발은 직원 경험의 중요한 부분입니다. HRMS 툴은 스마트 기술을 사용하여 보다 개인화되고 매력적인 학습 경험을 제공하며, 비즈니스 전반에서 사람, 정보, 전문가를 연결합니다. 이를 통해 직원은 자신의 시간과 경력 계획 목표를 더 잘 세울 수 있습니다. 필수 학습 및 규정 준수 교육을 쉽게 예약할 수 있으며 리더십 개발 및 승계 계획과 같은 보다 장기적인 목표를 각자의 고유한 요구와 약속에 가장 적합한 방식으로 캘린더에 통합할 수 있습니다.
영업 성과 관리: 모든 비즈니스 리더가 알다시피, 영업팀은 리드를 판매하고 육성할 때 최고의 성과를 낼 수 있습니다. HRMS를 사용하면 커미션, 지역 및 할당량, 에이전트 성과와 같은 영업 관련 문제를 간소화하고 중앙에서 관리할 수 있습니다.
분석 및 인력 계획: 데이터 기반 인사이트는 HR을 전체 기업 전략과 연계하는 데 있어 핵심적인 역할을 합니다. HR 리더는 메트릭 및 KPI, 보고, 예측 인력 모델링, AI 기반 분석을 통해 전략 및 운영 계획은 물론 예산 및 성과 관리를 더 효과적으로 지원할 수 있습니다.
직원 경험 관리: 직원 경험에 대한 관심이 높아짐에 따라 기업은 지원자 시절부터 퇴사하는 날까지, 그리고 그 사이의 모든 과정에서 직원들이 직장에서의 경험에 대해 왜 그렇게 느끼는지 더 잘 이해할 수 있는 혁신적인 방법을 찾아야 합니다. 이러한 정보를 수집하는 직원의 목소리(VoE) 기술과 툴에는 360도 피드백 평가, 설문조사, 행동 및 감정 분석 등이 포함됩니다. 조직은 이러한 인사이트를 활용하여 직원의 수명 주기 전반에 걸쳐 각 직원의 경험을 개인화하여 참여도와 생산성을 높일 수 있습니다.
HRM 시스템과 HR의 디지털 혁신을 위한 다음 단계
HR 부문의 디지털 혁신과 그 외 주요한 운영상의 변화는 항상 초기에 반발이나 무력감과 관련한 문제와 마주하거나 불가피한 리스크를 발생시키기도 합니다. 운영상의 변화에 대비하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 목표에 대해 공유하고 커뮤니케이션하는 것입니다. 팀 리더, 경영진, HR 전문가 간에 개방된 커뮤니케이션 통로가 있을 때 장벽은 무너지기 시작합니다. 효과적인 변화 관리 및 계획 전략은 팀의 사전 동의를 확보할 수 있도록 도움을 제공합니다.
아래 목록은 HR 디지털 혁신 여정을 시작하기에 앞서 중요한 체크리스트 항목을 나타냅니다.
데이터 무결성: 데이터 마이그레이션 프로세스를 시작하기 전에 이 작업을 수행하고 인적 오류를 최소화할 수 있도록 적절한 리소스를 확보하고 IT 인력의 숙련도를 높이거나 재교육해야 합니다.
비용 및 노력: 구현 및 통합을 포함하여 비즈니스의 모든 영향을 받는 영역에서 프로젝트 요구 사항을 정량화합니다. 성공적인 배포를 위해 현실적인 예산과 일정을 파악하세요.
현재와 향후 요구사항: 처음부터 소속 부서 및 팀 리더와 긴밀하게 협업하여 구체적인 목표, 요구사항, 문제점을 파악할 수 있도록 합니다. 모든 이해관계자의 변화하는 요구사항을 충족할 수 있도록 HRMS를 확장할 수 있는지 확인하세요.
규제 준수: 규제, 고용 및 기타 법적 요구 사항을 정의하고 새 시스템이 모든 지역에서 이러한 요구 사항을 지원하는지 확인합니다.
출시 준비 완료: HR 팀이 조기에 합류하여 교육 일정 및 목표를 개발하는 데 지원을 제공하도록 합니다. 월별 마일스톤을 설정하여 모든 관리자, 상사, 직원이 적절한 교육을 받고 새로운 HRM 시스템의 가치를 최대한 활용할 수 있도록 준비할 수 있도록 합니다.