ERP 소프트웨어 평가 팁
ERP 시스템을 업그레이드할 준비가 되셨나요? ERP 소프트웨어를 평가하는 5단계 방법론을 통해 조직의 요구사항에 가장 적합한 선택지를 찾아보세요.
개요
기능, 장단점, 적용 가능성, 가격 등 다양한 측면에서 선택할 수 있는 ERP 시스템은 말 그대로 수백 가지에 달합니다. 시스템 선택은 어려운 것처럼 보일 수 있지만, 체계적인 ERP 시스템 비교 프로세스를 통해 적절한 시간 내에 팀을 바람직한 결정으로 이끌 수 있습니다.
여기에 설명된 오랜 시간 동안 검증된 방법론을 통해 귀사의 특정 요구사항을 가장 잘 충족하는 솔루션에 집중할 수 있습니다. 이 방법론은 기본적인 것처럼 들릴 수 있지만, 이러한 논리적 단계를 따르지 않고 ERP 공급업체 선택 프로세스를 수행하는 기업은 지연, 추가 비용 및 불필요한 사용자 지정이 발생하는 경우가 많습니다. 반면에, ERP 평가 선진사례를 적용하는 기업은 일반적으로 선정 프로세스와 후속 구현이 더 원활합니다. 그 결과, 최신 ERP 시스템의 이점을 더 빨리 누리고 디지털 세상에서 더 효과적으로 경쟁할 수 있습니다.
ERP 시스템 평가를 위한 5단계 방법론
회사에서 기존 ERP 시스템을 교체하기로 결정했으면 ERP 소프트웨어의 비교, 선택, 구현 프로세스를 추진하기 위해 프로젝트 팀을 구성하는 것이 첫 번째 단계입니다. 이 팀은 초기 계획을 개발하여 작업을 시작하며, 이 계획은 이 단계에서의 일반적인 전략입니다.
ERP 공급업체 선정 프로세스는 다음 5단계로 요약할 수 있습니다.
ERP 평가 프로세스의 다섯 가지 주요 단계를 설명하는 다이어그램
1. ERP 요구사항 정의
잠재적 ERP 공급업체가 적절한 솔루션을 적절하게 구성, 패키지화 및 가격 책정할 수 있도록 조직과 요구사항을 알려야 합니다. 먼저 제품 데모 및 블로그와 같이 회사의 스토리를 전달할 수 있는 주요 온라인 리소스를 파악하는 것부터 시작하세요.
특정 요구 사항과 프로세스의 긴 목록을 작성하기보다는 비즈니스와 프로세스를 일반적인 방식으로 설명하세요. 잠재 공급업체에게 비즈니스 규모, 활동 및 거래량, 다양한 프로세스의 복잡성, 고유한 기능이나 요소에 대해 설명하세요. 경쟁 우위를 확보할 수 있는 프로세스와 요구사항에 집중하세요. 이러한 요소는 잠재적인 시스템을 서로 구별하고 각 시스템이 고유한 프로세스와 기능을 지원하도록 얼마나 잘 구성할 수 있는지 면밀히 살펴볼 수 있는 부분입니다.
현재 시스템에서 마음에 드는 점을 간략하게 설명하세요. 신규 시스템에서도 최소한 이러한 점이 원활하게 처리되어야 합니다. 기존 시스템에서 처리되지 않는(또는 원활하게 처리되지 않는) 작업을 포함하세요. 새 시스템에서 표준 기능이나 간단한 조정(수정이 아닌)으로 해결해야 하는 사용자 지정 애플리케이션, 기능 또는 수정 사항을 지적하세요. 즉, 비즈니스 고유의 업무에 집중하고 일상적인 업무는 저절로 처리될 것이라고 가정하세요. (이 가정을 데모에서 확인하고 의사결정 포인트에 더 가까운 최종 평가를 수행하게 됩니다.)
비즈니스 고유의 업무에 집중하고 일상적인 업무는 저절로 처리될 것이라고 가정하세요.
ERP 요구사항 정의를 위한 주요 팁
ERP 시스템 요구사항 체크리스트에 의존하지 마세요. 업계의 오래된 표준 관행인 체크리스트는 솔루션을 서로 구별하는 데 거의 도움이 되지 않으며 올바른 선택을 하는 데 실제로 도움이 되지 않습니다. 이 목록에 있는 대부분의 항목은 모든 시스템이 어느 정도 제공하는 기능 및 특징이며, 경쟁 공급업체는 시스템 기능에 대해 가장 자유롭게 해석하여 '예'에 체크하는 경향이 있습니다.
프로젝트 팀에 적합한 인력을 확보하세요. 요구사항의 사양은 힘든 일입니다. 조직에 전념하고, 회사를 잘 알고, 프로젝트에 전념할 시간이 있는 팀원이 필요합니다. 열정적이지만 경험이 없는 사람으로 팀을 포장하는 유혹을 피하세요.
RFP에 다음 정보가 포함되어 있는지 확인하세요.
비즈니스 및 프로세스에 대한 설명
현재 시스템이 잘 수행하는 기능
원하는 만큼 잘 수행되지 않는 기능
새 시스템에 필요한 다른 기능(중요도에 따라 순위 지정)
2. ERP RFP
다음 단계에서는 선택한 공급업체 그룹에 응답하기 위한 초대를 발행합니다. 발송해야 하는 초대 수는 다를 수 있지만 배포한 각 초대에 대해 세부 검토를 수행해야 한다는 점을 기억하세요. 경험에 따르면 잠재적 제공자의 수가 적을수록, 그리고 제공자에게 더 자세한 정보가 제공될수록 더 나은 응답을 얻을 수 있습니다. 후보 목록에 가장 적합한 후보를 12명(또는 그 이하)으로 선정하는 것이 가장 좋습니다.
경험에 따르면 잠재적 제공자의 수가 적을수록, 그리고 제공자에게 더 자세한 정보가 제공될수록 더 나은 응답을 얻을 수 있습니다.
이에 따라 ERP 공급업체는 파악한 요구 사항을 충족하는 데 필요한 기능과 특징을 제공하는 시스템을 제안해야 합니다. 제안서에는 회사, 제품, 비즈니스 경험, 비즈니스 구현을 위해 투입할 리소스, 기타 신뢰를 얻기 위한 정보(따라서 비즈니스)도 포함됩니다.
그렇다면 선택에 집중할 12명(또는 그 이하)의 후보를 어떻게 식별할 수 있을까요? 수백 개의 ERP 공급업체에서 몇 개로 목록을 압축하는 방법은 무엇입니까? 먼저 “ERP 성공 사례”를 소개하는 산업 출판물로 시작하세요. (이러한 간행물에서는 어려움이나 실패에 대해 알려주지 않을 수 있으므로 이 정보를 참고하세요). 업계 연락처(예: 협회 및 비즈니스 그룹)를 활용하여 최근 ERP를 선택하고 구현한 경험이 있는 다른 전문가를 찾아보세요.
또한, 필요한 기능이 있거나 해당 업계에서 경험이 있는 소프트웨어를 식별하는 데 도움이 되는 온라인 디렉터리, 선택 도구 및 시스템 선택 서비스도 많이 있습니다.
맞춤형 조언을 받으려면 계정 회사의 컨설팅 지점과 계약하거나 해당 지역 및/또는 업계에서 독립적인 컨설팅 리소스를 찾을 수 있습니다. 해당 업체의 배경과 소속을 확인하여 진정으로 독립적인 업체인지, 한 곳 또는 여러 ERP 공급업체와 연계되어 있지 않은지 확인하세요.
다른 이유로 관심 있는 특정 ERP 시스템 공급업체를 포함하도록 선택할 수 있습니다. 규모가 크고 중요한 고객 중 한 명 이상이 ERP 시스템을 사용하고 있으며 동일한 시스템을 사용하도록 권유했을 수 있습니다. 또는 귀사가 특정 ERP 플랫폼에서 "표준화"된 대기업이나 산업 그룹의 일부일 수도 있습니다. 추천된 공급업체로부터 제안서를 받아 모든 제안서를 공정하고 편견 없이 평가한 후 결정하세요..
ERP RFP를 위한 주요 팁
모든 이해관계자가 자신의 요구사항을 식별하도록 하세요. 그렇지 않으면 일부 비즈니스 기능만 지원하는 ERP 시스템을 선택하게 되어 다른 영역에서는 독립형 시스템에 투자해야 할 위험이 있습니다. 전체 비즈니스에서 작동하는 시스템을 평가하고 구현 일정을 사용하여 우선순위 모듈을 먼저 제공하세요.
요구사항 순위에 주의하세요. RFP는 각 부서가 완료할 수 있는 섹션으로 기능 영역으로 구분되는 경우가 많습니다. 각 영역(HR 또는 운영 등)은 일반적으로 비즈니스 단위에 대해 우수한 직무 순위 기능을 수행하지만 우선순위는 전체 비즈니스 목표에 부합하지 않을 수 있습니다. 프로젝트 평가 팀이 보다 폭넓은 관점에서 우선순위를 조정하는 것은 매우 중요합니다. 어떤 요구 사항이 필수적이거나 중요하거나 단순히 있으면 좋은가요?
실제 기능의 사용 가능성을 확인하세요. 소프트웨어 회사에는 훌륭한 마케팅 부서가 있으며, 일부는 개발 및 테스트가 완료되지 않은 제품을 판매하기도 합니다. "향후 릴리스에 제공될 기능"과 현재 레퍼런스에서 사용 중인 기능에 대해 조사하세요. 개발 중인 기능을 고려하는 것은 괜찮지만, 성공적인 프로젝트에 필수적인 기능이라면 향후 출시될 기능에 프로젝트의 모든 것을 걸지 마세요.
프로세스를 평가하세요. 패키지 ERP 소프트웨어에 내장된 프로세스는 "선진사례"로 간주됩니다. 숙련된 ERP 컨설턴트 및 구현자는 기존 절차에 맞게 소프트웨어를 변경하는 것보다 소프트웨어에 맞게 절차를 변경하는 것이 거의 항상 더 낫다고 말할 것입니다("선진사례" 측면을 인식). 그러나 이 결정은 여러분의 결정입니다. 하지만 새로운 프로세스는 새로운 시스템에서 얻을 수 있는 개선사항과 이점을 촉진할 수 있다는 점을 기억하세요. 또한, 모든 최신 ERP 소프트웨어는 맞춤형이므로 코드를 수정하지 않고도 화면 레이아웃과 흐름, 절차, 데이터 특성 및 처리 등을 변경할 수 있는 상당한 유연성이 있습니다.
귀사의 ERP ROI를 고려하세요. 대부분의 회사는 주요 프로젝트를 승인하고 자금을 조달하기 위한 선행 조건으로 ERP ROI(투자 수익율) 분석을 요구합니다. 이름에서 알 수 있듯이 이는 신규 시스템의 구매 및 구현과 관련된 원가의 합계와 기존 시스템의 원가 대비 운영 비용 차이입니다. 또한, ROI는 성과 개선, 고객 서비스 향상, 직장 생산성 등 직접 비용 절감과 더불어 이점을 고려합니다.
3. 최초 ERP 평가
평가는 두 단계로 수행됩니다. 이 첫 번째 단계에서는 RFP에 설명된 대로 모든 제안이 환경 및 요구사항에 얼마나 잘 맞는지 확인하기 위해 이러한 제안을 평가합니다. (이 단계에는 공급업체 비교가 포함되지 않습니다. 이 단계는 평가의 두 번째 단계에 속합니다.)
이 시점에서의 목표는 기준에 맞지 않는 항목을 제거하고 기준에 맞는 항목의 순위를 매기는 것입니다. 그 결과 최적의 제안 리스트가 표시됩니다. 이들에 한해서만 세부적인 평가를 거쳐 최종 선정이 이루어집니다.
검토해야 할 응답이 많으면 세부 사항이 흐려져 어떤 RFP 응답이 특히 강점(또는 약점)이 있는지, 어떤 영역에서 강점이 있는지 기억하기 어려워집니다. 숫자 평가 척도를 사용하면 모든 평가 척도를 올바르게 유지하고 결정 프로세스를 문서화할 수 있습니다.
이 문서 단계에서 도움이 되는 몇 가지 추가적인 팁은 다음과 같습니다.
검토자가 RFP에서 지정한 주요 기준에 따라 각 제안을 평가할 수 있는 방식으로 정렬된 양식 또는 스프레드시트를 설정합니다. 각 검토자가 각 평가 기준에 숫자 등급(1~10, 1~5, 1~3 또는 적절하다고 느끼는 단위 레벨)을 지정하도록 합니다. 검토자를 원하는 만큼 많이 또는 적게 둘 수 있습니다.
후속 조치를 위해 응답에 대한 메모와 질문을 남길 공간을 남겨두세요. 이 단계에서 확인을 요청하거나 최종 후보업체 명단에 있는 제안서에 대한 세부 평가까지 기다릴 수 있습니다. 기능 또는 프로세스가 비즈니스에 얼마나 중요한지에 따라 각 기준에 가중치를 지정합니다.
각 검토자가 부여한 점수에 각 기준의 가중치를 곱하여 각 공급업체에 대한 총점을 계산합니다. 대부분의 경우 상위권에 가까운 응답업체 몇 곳과 순위에서 조금 더 높은 곳에 있는 응답업체 그룹, 그리고 순위권에 들지 못한 응답업체 몇 곳이 있습니다. 이제 최종 평가를 위한 최종 후보업체 명단(이상적으로는 3~5곳)을 확보했을 것입니다.
최상의 후보업체를 찾을 수 있을 확률이 높지만, 명확하지 않은 경우에는 개별 평가로 돌아가서 팀과 논의하세요.
예비 ERP 평가를 위한 주요 팁
모든 잠재적 공급업체를 동일하게 대우하세요. 모든 공급업체에게 동일한 액세스 권한을 제공할 의향이 없다면 라이브 데모, 특별 대면 회의 또는 현장 방문을 수락하지 마세요. 공정한 경쟁의 장을 유지하는 것이 중요합니다. 일반적인 기법 중 하나는 시설에서 "입찰자 컨퍼런스"를 개최하여 모든 잠재적 공급업체를 둘러보고 모든 사람이 보는 앞에서 질문에 답하는 것입니다.
제안은 판매 문서라는 점을 기억하세요. 응답에는 요청된 정보 등이 포함됩니다. 모든 주장이 진실이라고 가정하고 평가 과정에서 전부는 아니더라도 대부분의 주장을 검증할 수 있습니다. 하지만 제안서 작성자는 자신의 제품을 가장 유리하게 설명하는 방식으로 귀하의 질문에 답변할 것이라는 점을 이해하세요.
이상값을 찾습니다. 평점이 큰 편차를 보이는 기준은 특히 주의하세요. 한 검토자가 한 기준에서 제안서를 매우 높게 평가한 반면 다른 검토자는 매우 낮게 평가한 경우 토론할 가치가 있습니다. 두 검토자에게 위협적이지 않은 건설적인 방식으로 질문하여 각자의 생각을 알아보세요. 다른 검토자들이 놓쳤거나 중요하다고 생각하지 않은 것을 한 명 또는 두 명이 발견했을 가능성이 높습니다. 이러한 논의의 결과, 특정 기준에 대한 평점을 조정할 수 있으며 전체 순위를 변경할 수 있습니다.
4. ERP 비교 및 세부 평가
최종 후보업체 3~5곳을 선정했다면, 이제 이들의 주장을 검증하고 참고 자료를 확인하는 작업을 시작해야 합니다.
ERP 평가를 시작하는 방법
각 잠재적 공급업체에 연락하여 최종 후보에 올랐다는 기쁜 소식을 전해주세요! (다른 최종 후보업체가 몇 곳인지 알려주고 어떤 회사와 경쟁하는지 알려주는 것도 괜찮습니다. 괜찮다면 그렇게 해도 좋습니다).
경우에 따라 제안의 세부 조정을 요청할 수도 있습니다.
선호하는 업종(또는 유사 시장)과 회사 규모에 가까운 시스템의 기존 사용자와 대화(또는 방문)하세요.
공급업체가 아직 참조를 제공하지 않은 경우 레퍼런스를 확보하세요. (공급업체들은 경쟁 우위로 인해 레퍼런스를 제공하기를 주저할 수 있습니다. 하지만 제공해 달라고 해야 합니다. 비공개 계약에 서명하고 이를 준수할 것이라고 안심시키세요).
ERP 시스템 데모 관리 방법
최종 후보업체 명단에 포함된 후보업체를 초청하여 시스템에 대한 자세한 데모를 수행할 때이기도 합니다. 하지만 이러한 데모를 반드시 제어해야 합니다.
각 후보업체에게 예정된 데모에 앞서 확인하려는 스크립트 또는 기능 리스트를 제공하세요. 모든 잠재적 공급업체는 동일한 리스트를 가져와야 합니다.
RFP에 요약된 기능과 프로세스를 보여준 이후에만 강조하고 싶은 특별한 기능을 보여줄 수 있도록 하세요.
스크립트 또는 리스트에 1단계에서 식별된 고유한 요구사항이 포함되어 있는지 확인하세요. ERP 시스템은 일반 프로세스를 거의 동일한 방식으로 처리하지만, 문제가 되는 것은 일반 프로세스에 있는 예외입니다. (예를 들어, 재고가 없는 품목에 대한 주문 입력 기능, 패키지, 키트 또는 세트로 그룹 또는 품목을 판매해야 하는 요구사항, 고유 송장 매칭 프로세스 지원 등이 이에 해당합니다).
데모를 통해 고유한 프로세스와 절차를 지원하도록 소프트웨어를 설정하고 맞춤화할 수 있는 방법을 확인할 수 있습니다. 즉, 회사의 운영과 결과를 개선할 수 있는 표준 기능에서 몇 가지 선진사례를 발견할 수 있을 정도로 열린 마음을 유지하세요.
데모는 사용자의 데이터를 사용하여 시스템 기능을 표시하는 것이 이상적입니다. 항상 가능한 것은 아니지만 가능한 경우 시스템이 사용자 환경에서 어떻게 작동하는지 훨씬 더 잘 보여줄 수 있습니다.
상세한 ERP 평가를 위한 주요 팁
시연에 현혹되지 마세요. 소프트웨어를 시연하는 전문가는 일반적으로 매우 경험이 많고 개성이 뛰어납니다. 그들의 목표는 사용자의 마음을 사로잡아 소프트웨어를 판매하는 것입니다. 아무리 재미있는 사람이나 세일즈 피치라도 주의를 분산시키지 마세요. 비즈니스 프로세스가 고객의 요구 사항을 충족하는 방식에 집중하세요.
사이트 레퍼런스 방문을 최대한 활용하세요. 방문 대상을 신중하게 선택하세요. 호스트에게 짧은 전화를 걸어 소프트웨어를 구현하고 약속한 혜택을 실현했는지 확인하세요. 방문 기간 동안 무엇을 보여줄 것인지, 누구를 만날 것인지에 대해 합의하세요. 현장에 도착한 후에는 해당 성공 사례가 여러분의 환경에서 재현 가능한지 신중하게 판단하세요. "가장 놀랐던 점은 무엇인가요?" 그리고 "다시 할 수 있다면 무엇을 다르게 하시겠습니까?"와 같은 어려운 질문도 해보세요.
계속해서 질문하세요. 선발 팀에게 명확한 답변을 얻기 위해 질문을 하도록 장려하세요. RFP 검토는 물론 데모 중에도 이 작업을 수행하세요. 이렇게 하면 향후 예상치 못한 일이 발생할 가능성을 크게 줄일 수 있습니다. 협상이 시작되기 전에 마음에 들지 않는 답변이 있다면 지금 바로 찾아보세요. 또한. 이 단계에서 답변을 무료로 받을 수 있으므로 최대한 배워야 합니다. 제품을 구현하기 시작하면 지원을 기다리거나 질문의 답변에 대한 비용을 지불해야 할 수도 있습니다.
5. ERP 선택 및 계약
세부 평가를 완료하면 기준을 충족하는 공급업체가 두세 곳 정도 있을 것입니다. 현재와 미래의 요구 사항을 가장 잘 충족한다고 생각되는 업체를 선택하되, 다른 업체를 무시하지 마세요. 대신, 해당 업체가 적임자이지만 1순위 후보자는 아니라는 점을 알려주어 1순위 후보자와의 협상이 계획대로 진행되지 않을 경우를 대비해 문을 열어두세요.
이제 상위 후보업체와 계약 세부사항 협상을 시작하세요. 대부분의 회사들은 이 단계가 "작동 예정"인 방법이라는 것을 알고 있습니다. 하지만 ERP 평가 및 선택 프로세스의 다른 모든 단계와 마찬가지로 여기에서 몇 가지 문제가 발생할 수 있습니다.
협상의 힘은 여러분의 편입니다. 그러나 공급업체를 협상의 상대가 아닌 회사의 미래 성공을 위한 파트너로 생각하는 것이 가장 좋습니다. 양측 모두에게 시스템을 효율적으로 구축하고 효과적으로 운영할 수 있는 인센티브를 제공하는 공정한 거래를 목표로 하세요.
시스템 구현 및 지속적인 지원의 모든 측면에 대해 논의하고 문서화해야 하며, 가격, 책임자, 경우에 따라 필요한 시간도 자세히 설명해야 합니다. 계약에는 다음과 같은 여러 측면이 있습니다(단, 이에 국한되지 않음).
하드웨어 및 소프트웨어의 최초 구매, 임대 또는 라이선스
하드웨어 및 소프트웨어 구현("구현" 항목 지정)
회의실 파일럿의 비용 및 시점(소프트웨어 지불 이전 또는 이후)
초기 및 지속적인 교육 비용
하드웨어 및 소프트웨어의 지속적인 유지보수 지원(및 해당 수준)
데이터 변환 및 다른 시스템으로의 통합
네트워킹 및 보안
커스터마이징(초기 릴리스 및 향후 릴리스)
최종 ERP 소프트웨어 선정을 위한 주요 팁
협상 전에 최종 선택을 발표하지 마세요. 세부 평가 단계가 끝나면 팀은 "선정업체"를 선언할 수 있습니다. 그러나 유력한 후보업체에게 "선택 업체"라고 알리는 것은 회사의 최선의 이익이 아닙니다. 협상 과정에서 예상치 못한 돌발 상황이 발생하여 선택을 다시 검토해야 할 수도 있습니다.
장기적인 계획을 수립하세요. 시작을 서두를 때는 장기적인 비용을 면밀히 검토하여 추정치가 정확하고 ERP ROI 수치가 왜곡되지 않도록 해야 합니다. 일부 공급업체는 더 긴 기간 동안 더 많은 무료 서비스를 제공하며, 일부 공급업체는 장기 지원을 지원 통화당 지불 업체에 아웃소싱할 수 있습니다. 일부 공급업체는 연간 유지보수 또는 구독 요금을 어느 정도 인상할지에 대한 상한이 있으며, 그렇지 않은 경우도 있습니다. SaaS(software-as-a-service) 구독률이 낮고 몇 년이 지나면 이를 크게 높이는 사람도 있습니다. 일부 공급업체는 연간 유지 관리 또는 구독 요금 인상 폭에 상한선을 두고 있으며, 많은 제공업체는 상한선을 두지 않습니다. 장기적인 비용을 완전히 이해할 수 있도록 질문하고 서면으로 답변을 받아보세요.
여기에는 많은 인력(최소 팀 단위)이 필요합니다.
ERP 시스템 평가 프로세스의 성공에서 가장 중요한 요소는 프로젝트 팀입니다. 이 팀은 매우 조기에 수립되어야 하며 RFP 개발, 배포 및 평가 및 신규 ERP 시스템 선택의 원동력이 되어야 합니다.
경험상 팀이 세부적인 조사 및 평가를 진행 중일 때는 지름길을 택하는 경우가 많습니다. 하지만 프로젝트 팀이 이 5가지 단계를 따르고 여기서 얻은 교훈에 주의를 기울인다면 현재와 미래의 요구 사항을 충족하는 최적의 솔루션을 찾을 수 있을 것입니다.