ERP 업그레이드를 계획 중이세요? 기존 ERP 시스템 교체 가이드
레거시 ERP의 교체 사유와 시기, 방안에 대한 팁과 조언을 살펴보세요.
개요
귀사의 ERP 시스템은 어떻습니까? EPR를 업그레이드해야 할 시점인가요? 영업 담당자와 직접적으로 이런 질문을 받지는 않았겠지만(영업 담당자와 대화해 본 적이 없다면), 명시적이지는 않더라도 스스로에게 이런 질문을 해본 적이 있을 것입니다. 시스템이 어떤 면에서 더 나은지 조금이라도 의심이 드시나요? 몇 가지 최신 ERP 성공 사례를 들어보셨을 것입니다. 또는 그보다 더 분명한 이유, 즉 고객을 위해 또는 경쟁에서 뒤처지지 않기 위해 기존 시스템으로는 업그레이드나 수정에 많은 시간과 비용을 들이지 않고서는 처리할 수 없는 새로운 작업이 필요할 수도 있습니다. 어느 쪽이든 시스템 성능을 지속적으로 평가하고 개선이 필요한 영역이나 가까운 미래에 문제가 될 수 있는 새로운 문제를 파악하는 것은 좋은 관리 관행입니다.
완벽한 ERP 시스템이 있나요?
간략하게 답하자면 "아니요"입니다. 그리고 특정 요구 사항에 맞는 완벽한 시스템이 특정 시점에 존재했더라도 이러한 요구는 지속적으로 변화하고 있습니다. 따라서 항상 최신 정보를 파악하고, 귀사의 ERP가 현재 요구사항을 얼마나 잘 지원하는지 파악하며, 문제로 이어질 수 있는 추세를 파악하는 것이 좋습니다.
설치된 시스템을 오래된 기술 및 구형 시스템을 의미하는 "레거시 ERP"라고 부르는 것이 유행처럼 번지고 있습니다.설치된 많은 시스템이 정기적으로 유지관리되고 지속적으로 업그레이드되며 변화하는 요구 사항과 필요에 따라 성장하고 적응할 수 있기 때문에 그렇게 부르는 것은 불공평합니다.즉, ERP 업그레이드는 선택사항이지만 소프트웨어 벤더에서는 권장하고 있습니다.솔루션 공급업체에서 제공하는 수정 및 개선 사항을 최신 상태로 유지하는 것이 중요합니다.문제나 좋지 않은 추세를 발견한 경우 가장 먼저 해야 할 일은 시스템에 모든 업데이트와 릴리스가 설치되어 있는지 확인한 다음, 공급업체가 발견한 단점을 해결할 수 있는 추가 기능이나 개선 사항을 제공하는지 알아보는 것입니다.이러한 수정 사항을 구현하는 데 필요한 비용과 노력을 파악하고, 이 정보를 사용하여 현재 솔루션을 계속 사용하는 데 드는 비용을 평가하세요(아래의 "ERP에 얼마를 지출하십니까?" 참조).
현재 귀사의 ERP 소프트웨어가 올바르게 작동하고 있습니까?
요약하자면, 레거시 ERP 시스템을 최신 상태로 유지하세요. 시스템 성능도 면밀히 관찰해야 합니다. 요건과 요구사항이 변하기 때문에 시스템이 귀사와 고객의 요구를 실질적으로 지원하도록 해야 합니다.
위에서 언급한 자체 진단평가는 다음과 같은 취약점과 관심 영역 파악에 도움이 될 수 있습니다.
시스템이 새로운 요구사항을 충족하지 못하거나 신규 프로젝트 이행을 제한합니다.
새로운 기술이나 요구사항을 지원하지 않으며 설령 지원한다 해도 어렵고 고비용과 지연이 발생합니다. 밴더가 새로운 기능을 통합하는 속도가 느립니다.
기능은 학습과 사용이 어렵고 효율성을 지원하기는 커녕 억제합니다.
응답시간이 매우 느립니다. 정보의 저장 및 회수가 부적절하거나 번거롭고 오늘날 요구되는 수준에 전혀 미치지 못합니다.
시스템은 비용이 많이 들고 유지보수와 지원이 어려우며 벤더가 적절한 지원을 제공하지 못합니다.
벤더의 지원이나 기술 지원 인력이 줄어 드는 진짜 레거시 ERP라면 시스템이 보다 노후되고 신뢰성이 떨어져 전문지식이 풍부한 프로그래머와 분석가를 찾기가 어렵고 더 많은 비용이 듭니다.
이러한 종류의 문제는 서서히 발생하기 때문에 오랫동안 인지하지 못하는 경우가 많습니다. 그러다 갑자기 시스템의 단점들이 심각한 비즈니스 문제를 야기한다는 사실이 분명해지면서 조치가 필요한 시점이 옵니다.
ERP에 얼마를 지출하십니까?
많은 기업이 분석을 통해 기존 ERP 시스템을 유지하고 운영하는 데 실제로 얼마나 많은 비용이 드는지 알게 되면 놀라움을 금치 못합니다. 중견기업은 일반적으로 정기적인 관리 책임의 일환으로 지출을 매우 면밀히 관찰하기 때문에 이상하게 들릴 수 있습니다. 그러나 ERP와 연관된 직접비와 간접비를 구분하기가 항상 쉽지 않을 수도 있습니다.
소프트웨어 공급업체 및 하드웨어 공급업체에 대한 월별 및 연간 요금 외에도 다양한 서비스 공급업체(예: 하드웨어 서비스, 컨설팅 또는 네트워킹)의 서비스 및 지원에 대한 비용이 지속적으로 발생합니다. 위에서 언급한 대로 기존 문제 또는 예상 문제를 해결하기 위해 업데이트나 개선 사항이 필요할 수 있다고 의심되는 경우, 최신 정보를 제공하는 데 드는 비용을 포함해야 합니다.
급여 및 복리후생, 공간, 유틸리티, 소모품 등의 직접 내부 IT 부서 비용도 고려해야 합니다. ERP를 직접 지원하는 시스템을 분리해 보세요. 특히 기존 온프레미스 시스템을 다른 온프레미스 시스템으로 교체하는 경우 이러한 비용 중 적어도 일부는 업그레이드하고 신규 시스템을 구현한 후에도 유지됩니다. 클라우드 기반 SaaS(software-as-a-service)의 비용 구조는 다르지만, 기존 시스템을 계속 사용할지, ERP 업그레이드를 시작할지, 레거시 시스템 교체를 추진할지 합리적인 결정을 내리기 위해서는 비교 지점이 필요합니다.
ERP의 ROI 계산
새로운 ERP의 비용과 이점을 평가하는 방법에 대한 단계별 지침을 알아볼 수 있습니다.
ERP의 ROI 계산
새로운 ERP의 비용과 이점을 평가하는 방법에 대한 단계별 지침을 알아볼 수 있습니다.
시스템 비용은 어떻게 됩니까?
신규 ERP 시스템으로 전환할 때 발생할 수 있는 비용이 걱정되십니까? 그럴 수 있습니다. 새로운 ERP 시스템은 기업이 한 해 동안 비생산 장비에 지출하는 비용 중 가장 큰 비중을 차지할 가능성이 높습니다. 그럼에도 불구하고 현재 시스템을 유지하기 위해 현재 지출한 금액과 비교하여 사용 가능한 혜택의 맥락에서 볼 때 대부분의 회사는 비용이 전적으로 합리적이고 정당하다는 것을 알게 됩니다. 수명 주기 비용, 즉 특정 기간 동안의 총 비용(예: 5~7년)에 대해 생각해 보세요.
교체 시스템을 확보하고 구현하는 데 드는 비용을 고려할 때 하드웨어 및 소프트웨어 라이선스 비용은 방정식의 일부에 불과하다는 점에 유의해야 합니다. 평가에 포함해야 하는 항목은 다음과 같습니다.
바코드 스캐너, 원격 진입 스테이션, 모바일 장치 및 클라이언트 소프트웨어와 같은 네트워킹 및 주변 장치와 지원.
새로운 시스템으로의 데이터 변환 및 데이터 입력 기능과 함께 과거 기록을 보관하고 액세스할 수 있는 기능.
백업 또는 장애 조치 시스템, 데이터 복구 리소스, 중복 연결, 통신을 포함한 재해 대비
당시 ERP 구현 팀과 향후 모든 사용자를 위한 교육 및 훈련. (매우 중요한 사항입니다. 여기를 건너뛰지 마세요.)
새로운 워크플로 개발 및 문서화.
구축 지원. 기본 시스템 공급업체로부터 일정 수준의 지원이 패키지에 포함되어 있을 수 있지만, 위에 나열된 항목의 일부 또는 전부에 대해 공급업체, 외부 컨설턴트, 회계법인 등의 추가 지원이 제공될 수 있음.
구축 중 초과 근무, 정규 업무를 보조할 임시직 고용으로 구축에 필요한 시간을 확보하거나 직원들의 동기를 부여하기 위한 보너스 및 기타 인센티브 등의 형태로 직원에게 추가적인 혜택 제공.
클라우드 기반 SaaS 시스템의 비용 구조는 기존의 구매 및 구축, 온프레미스 방식과 상당히 다르다는 점에 유의해야 합니다. SaaS는 기본적으로 구독 방식이기 때문에 하드웨어에 대한 초기 비용이 거의 또는 전혀 들지 않습니다. 그러나 SaaS 계약에는 일반적으로 많은 유지보수 및 지원 비용이 포함되므로 사내 IT 비용이 크게 절감됩니다. 대부분의 기업은 SaaS를 사용하는 5~7년간의 총 비용이 사내에서 구매하고 지원하는 총 비용보다 적을 가능성이 높다는 사실을 알게 됩니다.
기존 시스템을 유지할지 교체할지 결정할 때 장단점을 고려하세요. 새로운 ERP 솔루션을 사용하면 최신 사용자 인터페이스, 추가 기능 및 경쟁 우위를 확보할 수 있지만, 기존 시스템을 유지하면 민첩성, 생산성 및 경쟁력을 유지할 수 있는 능력이 제한됩니다. 비용 절감이 주된 목적은 아니지만, 최신 ERP 성공 사례에 따르면 새 시스템으로 전환할 때 얻을 수 있는 이점이 업그레이드 구축 비용을 초과하는 경우가 많습니다.
새로운 ERP 시스템을 재정적으로 정당화하려면 어떻게 해야 할까요?
이러한 규모의 결정을 내릴 때 대부분의 기업은 투자 수익률(ROI) 계산서 형식의 비용 편익 분석을 요구합니다. 비용의 측면은 간단합니다. 위에 설명된 대로 예상 비용을 합산할 수 있습니다. 이점의 측면에서는 IT 비용을 직접적으로 절감할 수 있지만, 주요 이점을 열거하려면 시스템이 업무 환경을 어떻게 변화시키고 더 높은 성능, 생산성 향상 및 더 나은 고객 서비스를 가능하게 하는 방법을 구상해야 합니다.
성과 향상: 많은 ERP 시스템 프로젝트는 효율성 개선(직접적인 노동력 절감)과 비용 절감(재고 감소를 포함하되 이에 국한되지 않음)에 대한 기대치로 정당화되며, 이는 많은 성공적인 ERP 구축에서 엄청난 투자 회수 이점을 제공하므로 당연한 결과입니다. 하지만 시스템이 회사에 존재한다고 해서 이러한 혜택이 자동으로 제공되는 것은 아닙니다. 이러한 시스템은 관리자가 인력을 더 잘 활용하고 더 나은 의사결정을 내릴 수 있도록 데이터를 정리, 분석 및 제시하여 큰 이점을 제공합니다. 사용자 교육 예산을 편성하고 절차를 개선할 때는 이 점을 염두에 두어야 합니다.
더 나은 고객 서비스: 이러한 이점은 직접적이지는 않지만 더 큰 가치가 있습니다. 고객에게 더 나은 서비스를 제공하면 이론적으로 매출과 수익을 늘리고 시장 점유율을 높일 수 있으며, 우수한 고객 서비스는 제품 자체에 비용을 추가하지 않고도 고객에게 가치를 더해주기 때문에 마진을 높일 수도 있습니다. 신규 고객이나 우량 고객이 전자 주문이나 향상된 전자 보고와 같은 기능을 원하는 경우 ERP 시스템이 이를 제공해야 하기 때문에 고객 서비스 개선이 생존을 위한 필수 요건이 되는 경우도 있습니다.
변화하는 근무 환경: 오늘날의 시스템은 정보에 빠르고 쉽게 액세스할 수 있도록 사용성(UX 또는 사용자 경험은 최근의 유행어)을 고려하여 설계되었습니다. 각 사용자의 작업과 워크플로가 고유하기 때문에 오늘날의 시스템은 각 사용자에게 가장 효율적이고 편안한 작업 화면과 프로세스를 제공하도록 고도로 맞춤화되어 있습니다. 비용 절감보다는 비용 회피라는 점을 고려하세요. 이렇게 효율성이 향상되면 신규 채용 없이도 기존 직원이 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다. 인원 감축을 근거로 시스템을 정당화하는 것은 바람직하지 않습니다. 인원 감축은 일어나지 않을 것이며, 실직에 대한 전망은 직원들이 시스템을 받아 들이고 성공하는 데 동기를 부여하지 않을 것입니다.
선택에 불과한 ERP 선택
ERP 시스템을 평가하기 위한 팁을 따르세요. 그렇지만 레거시 시스템 교체는 간단하거나 빠른 프로세스가 아니라는 점에 유의해야 합니다. 그러나 적절하게 선택하고 구축한다면 상당한 이점을 얻을 수 있으므로 투자할 만한 가치가 있습니다.
대부분의 기업이 이 프로세스 중 최상단에 있는 한 가지 질문은 "레거시 시스템 대체를 선택하고 구현하는 데 얼마나 걸립니까?"입니다. 그 질문에 대한 답은 하나가 아닙니다. 조직의 규모와 복잡성, 기존 시스템과 신규 시스템 중 하나 또는 둘 다 클라우드 기반인지 여부, 회사 및 구현 팀의 역동성, 프로젝트에 대한 경영진의 헌신 수준, 사용자 커뮤니티의 협력 또는 저항 정도 등 몇 가지 변수에 따라 달라질 수 있습니다. 일부 구축은 몇 개월 후에 완료할 수 있으며, 다른 구축에는 1년 이상 걸릴 수 있습니다. 경험이 풍부한 구축 파트너는 구축 계획의 초기 단계에서 프로젝트 계획을 수립할 때 달성 가능한 타임라인을 개발하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
회사의 전략적 정보 관리 중추를 교체하는 것이 혼란스러울 수 밖에 없다는 것은 굳이 설명하지 않아도 알 수 있습니다. 이러한 상황을 완전히 피할 수는 없지만, 잘 계획되고 관리되는 구현 노력을 통해 중단을 최소화할 수 있습니다.