로봇 프로세스 자동화(RPA)란?
반복적인 업무를 처리하는 데 드는 시간은 상상을 초월합니다. 사무실에서 일하는 근로자의 경우 컴퓨터로 수동 작업을 하고 데이터를 입력하는 일이 일과 중 많은 시간을 차지합니다. 그냥 물어보면 알 수 있습니다. 최근 설문조사에 따르면 참가자들은 자동화해야 하는 일에 매주 5시간을 낭비하는 것으로 추정합니다. 맥킨지(McKinsey)의 조사에서는 그 수치가 더 높게 나타납니다. 60%의 직업에서 직무 활동 중 최소 3분의 1 이상을 자동화할 수 있는 것으로 보입니다.
데이터 수집, 승인 또는 업데이트 등 수많은 업무에는 직무 만족도를 높이는 데 필수적인 특성인 창의성이나 직관이 필요하지 않습니다. 이러한 단조로운 작업은 만족도를 떨어뜨리고 그 결과 생산성을 낮추며 그 밖의 비효율을 초래합니다.
여러 조직이 기술, 특히 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 사용해 반복적인 업무를 줄이고 직원이 더 중요하고 가치 있는 일에 시간을 할애할 수 있게 합니다. 이렇게 확보된 시간은 고객 관리를 향상시키고 복잡한 문제를 해결하며 회사의 성공에 도움이 되는 비즈니스 인사이트를 개발하는 데 사용할 수 있습니다.
RPA의 의미
RPA는 디지털 로봇 또는 봇이라고도 알려져 있는 가상 소프트웨어 로봇을 사용해 시간이 많이 드는 수작업을 수행하는 비즈니스 프로세스 자동화 기술입니다.
소프트웨어 봇이란?
소프트웨어 봇은 특정 액션을 수행하도록 설계된 컴퓨터 프로그램입니다. 단순하거나 복잡한 활동을 수행하도록 구축된 봇은 반복 업무가 포함된 프로세스를 자동화합니다. 보다 정교한 버전의 소프트웨어 봇은 사람의 행동을 모방하거나 사람과 상호작용합니다. Amazon의 Alexa, Microsoft의 Cortana, Apple의 Siri 등과 같은 가상 비서가 그러한 봇에 속합니다.
RPA의 기능은?
로봇 프로세스 자동화 기술은 다음과 같은 다양한 활동을 처리합니다.
- 수작업으로 이루어지는 반복 업무 :Microsoft Excel, 벤더 포털, 기타 소스와 같은 여러 소스로부터 제공되는 데이터와의 상호작용
- 대량의 업무: 반복해서 완료해야 하는 프로세스 단계(예: 데이터 마이그레이션, 승인 워크플로 등)
- 다중 시스템 업무: 웹 앱, RP 솔루션, 서드파티 솔루션 등의 여러 애플리케이션에 대한 액세스
RPA를 채택하는 조직은 두 자릿수 비율로 급증하고 있습니다. RPA가 글로벌 엔터프라이즈 소프트웨어 시장에서 가장 빠르게 성장하는 세그먼트로 자리 잡으면서 RPA에 지출하는 연간 비용은 2021년에 18억 9천만 달러가 될 것으로 예상됩니다. 이 수치는 2020년 대비 19.5% 증가한 것입니다.
로봇 프로세스 자동화가 중요한 이유는?
RPA는 기술 스택의 모든 애플리케이션과 함께 사용할 수 있습니다. RPA는 UI 기반의 자동화를 통해 모델링되지 않은 '자연스럽게 증가하는' 프로세스를 처리합니다. 이 점은 API가 존재하지 않고 데이터에 직접 액세스할 수 없는 기존 시스템을 통합해야 하는 경우에 특히 중요합니다. 따라서 RPA는 회사의 디지털 혁신에서 핵심적인 역할을 합니다.
RPA는 대부분 수작업 프로세스의 대체로 사용되어 키 입력 오류를 최소화하고 작업 속도를 높이며 비용을 절감합니다. 직원은 일상적이고 반복적인 작업에서 해방되어 자신의 휴먼 스킬을 발휘할 수 있습니다. RPA 봇을 통해 단순한 업무를 처리하면 회사의 효율성을 높여 다음과 같은 결과를 달성할 수 있습니다.
- 생산성 향상
- 워크플로 자동화
- 사람의 실수 제거
- 인건비 절감
- 규제 준수 리스크 관리
- 비즈니스의 민첩성 강화
- 프로세스 투명성 제고
이러한 모든 결과는 성과를 개선하고 비용을 줄여 궁극적으로 비즈니스 성공에 기여합니다. 그 외에도 다음과 같은 이점이 있습니다.
고객 경험 향상
RPA는 고객 경험을 보호할 뿐 아니라 개선합니다. 매우 우수한 확장성을 바탕으로(RPA 소프트웨어는 365일 24시간 작업 가능) 예외적인 수요 급증 또는 피크 시즌 중에도 서비스 수준을 일관성 있게 유지할 수 있습니다. 직원은 자동화할 수 없는 고부가가치 고객 상호작용을 요하는 업무에 집중할 수 있습니다.
IT 효율화
RPA는 기존 시스템이 포함된 프로세스의 자동화를 지원합니다. RPA 기술은 기존 그래픽 사용자 인터페이스(GUI) 대 API 통합을 통해 이러한 시스템과 상호작용해 IT 비용을 크게 줄이고 기본 아키텍처와 시스템을 현대화할 필요를 없앱니다.
일부 RPA 툴은 로코드/노코드 속성을 제공해 현업 사용자가 IT 부문의 도움을 받지 않고도 프로세스를 직접 자동화할 수 있게 지원합니다. 이는 소프트웨어 봇을 통해 대부분의 역할 기반 수작업 워크플로를 처리하기 때문에 직원 교육도 간소화하는 이점이 있습니다.
운영 효율화
RPA는 사용자 정의 소프트웨어 또는 깊은 수준의 통합이 필요하지 않기 때문에 더 저렴한 비용으로 더 쉽고 빠르게 구현할 수 있습니다. 예를 들어 스위스의 아르가우 및 취리히 주 당국은 14일 만에 RPA를 구현하여 수작업 프로세스를 대체하고 팬데믹 기간 중 감소한 근로 시간에 대한 보상 지급을 밀리지 않고 처리할 수 있었습니다.
RPA가 사용되는 방식은?
RPA는 다른 소프트웨어 프로그램과 마찬가지로 PC, 데스크톱 또는 서버에서 실행됩니다. RPA 기술은 사람의 행동을 모방하고 사내 애플리케이션, 웹사이트, 사용자 포털 및 기타 앱과 상호작용해 사람과 동일한 작업을 수행하는 소프트웨어 봇을 빌드, 배포 및 관리합니다.
기본적인 내용은 다음과 같습니다. (사람) 사용자는 RPA로 액션 및 애플리케이션과의 상호작용 순서를 기록해 워크플로를 개발합니다. 시스템은 사람이 태스크를 수행하는 과정을 관찰해 액션 리스트를 개발한 다음 애플리케이션의 GUI 내에서 해당 태스크를 수행하는 소프트웨어 봇을 빌드합니다.
소프트웨어 봇은 화면에 표시되는 내용을 이해하고 적절한 키를 입력하고 여러 시스템을 탐색하고 데이터를 식별 및 추출하고 그 외에 정의된 액션을 수행하도록 프로그래밍됩니다. RPA 봇은 이러한 모든 작업을 사람보다 더 정확하고 빠르게 수행합니다.
RPA 모델은 두 가지 유형으로 구분됩니다.
- 무인 RPA: 사람의 개입 없이 작동하는 소프트웨어 봇입니다. 그 대신 이러한 봇은 컴퓨터와 직접 상호작용하고 프로세스 또는 태스크의 시작 시점부터 종료 시점까지 실행됩니다. RPA 봇은 일반적으로 원격 서비스에서 실행되며 일정 또는 트리거 조건에 따라 활성화됩니다.
- 유인 RPA: 로봇 데스크톱 자동화로도 불리는 이러한 소프트웨어 봇은 사람의 개입을 통해 작동하며 완전 자동화가 불가능한 더 복잡한 워크로드나 프로세스 내에 설정된 태스크를 주로 처리합니다. 이러한 RPA 봇은 사용자 워크스테이션에 배포되며 사용자 상호작용을 통해 트리거됩니다.
RPA는 기존 시스템 통합을 위한 해결 방법으로 사용할 수 있습니다. RPA는 GUI를 통해 작업하기 때문에 개발자가 시스템을 연결하기 위해 API를 구축할 필요가 없습니다. 대신 소프트웨어 봇은 사람 사용자처럼 애플리케이션 간을 이동합니다.
일부 RPA 툴은 프로그래머가 아닌 사람도 용이하게 접근할 수 있는 고유한 특성을 제공합니다. 따라서 프로그래밍 스킬이 없는 도메인 전문가도 RPA 워크플로를 구축, 구현할 수 있습니다. 이러한 시민 개발자는 코딩 경험이 없지만 자동화가 진행되는 작업 액티비티의 도메인 전문가입니다.
이러한 특성은 RPA에 대한 장벽을 낮추지만 더 복잡한 시나리오에서는 여전히 적절한 프로그래밍 지식이 필요합니다. 특히 시스템 보안 및 지속적 유지보수와 관련된 경우에는 더욱 그렇습니다. 가장 이상적인 프로세스는 시민 개발자와 소프트웨어 개발자가 조화롭게 협업하는 것입니다. 즉 도메인 전문가가 RPA 워크플로를 구축한 후에 소프트웨어 개발자에게 인도해 선진사례와 안전 요구사항을 통합하도록 하는 것입니다.
로봇 프로세스 자동화의 현재
RPA는 처음 등장한 이후 단순한 태스크 자동화라는 범위를 넘어 진화해 왔습니다. 지능형 RPA는 인공지능(AI)과 머신러닝 기술로 기존 기능을 보강합니다. RPA는 이러한 기술을 통해 보다 인지적인(지식 및 판단이 필요함) 작업 활동을 자동화할 수 있습니다.
지능형 RPA는 머신러닝 모델, 자연어 처리(NLP) 같은 AI 툴을 적용해 초자동화(hyperautomation), 즉 최대한 빠르게 비즈니스 및 IT 프로세스를 식별, 조사하고 자동화하는 기능을 지원합니다. 지능형 RPA는 반정형 데이터와 비정형 데이터를 조사, 처리하고 화면을 시각화하며(가상 데스크톱) 음성을 이해하고 사용자 및 고객과 대화할 수 있습니다.
지능형 RPA는 초자동화, 즉 최대한 빠르게 비즈니스 및 IT 프로세스를 식별, 조사하고 자동화하는 기능을 지원합니다.
지능형 RPA는 코더가 아닌 사람도 프로세스를 위한 봇을 구축하고 실행할 수 있어 모든 직원에게 더 나은 봇 디자인 경험을 제공합니다. 이 기술은 브라우저 기반의 로코드 툴을 제공하는 클라우드 기반 스튜디오를 지원해 자동화 구축 작업을 간소화합니다. 여기에는 비즈니스 워크플로 생성을 위한 시각적 프로그래밍 기능도 포함되어 있습니다. 현재 이러한 최신 RPA 툴은 모든 사용자가 자동화에 용이하게 접근할 수 있게 합니다.
누가 RPA를 사용하나?
RPA는 모든 산업과 기능에 가치를 제공합니다. 조직 내의 모든 비즈니스 그룹이 RPA를 유용하게 사용할 수 있습니다. 다음은 부서별 사례입니다.
재무
핀란드 최대의 미디어 회사 중 하나인 알마미디어(Alma Media)는 판매 오더 입력과 같은 재무 프로세스를 자동화해 생산성을 높일 방안을 고려했습니다. 이 회사는 RPA를 통합해 판매 오더 처리 작업 중 60%를 자동화하는 등 재무 팀 전반의 효율성을 높였습니다.
정보기술
휴렛패커드엔터프라이즈(Hewlett Packard Enterprise(HPE))의 IT 프로세스 간소화 및 사용자 경험 개선 이니셔티브에서 지능형 RPA는 핵심적인 요소입니다. RPA 기반의 사전 패키지된 AI 플랫폼은 워크플로를 자동화합니다. 예를 들어 시스템은 챗봇과 RPA를 사용해 100% 자율적으로 다시 시작할 수 있습니다.
인사
루시(Lucy)는 SAP에서 고용 제안서를 빠르게 생성하기 위해 사용하는 RPA 툴입니다(아래 동영상 참조). 봇은 사람에 비해 평균 15배 더 빠르게 제안서를 생성합니다. 신규 채용자는 제안서를 빠르게 받고 채용 담당자는 본업인 채용에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
운영
유럽에서 가장 오랜 역사를 자랑하는 브랜드이자 도자기 생산업체인 빌레로이 앤 보흐 그룹(Villeroy & Boch Group)은 프로세스를 최대한 효율화해 반복 작업에 소요되는 시간을 줄여 생산성을 최적화했습니다. 이 회사는 RPA 및 AI 기술을 구현해 디지털 비서를 개발하고 이를 통해 계정, 구매, 고객 서비스와 관련된 자동화된 단순 작업을 수행합니다.
고객 서비스
쥴릭파마홀딩스(Zuellig Pharma Holdings Pte. Ltd.)는 방대한 고객 및 클라이언트 네트워크를 보유하고 있으며 차세대 주문 프로세스로 더 나은 지원을 제공하고자 했습니다. 이 회사는 RPA를 구현 후 오더를 365일 24시간 처리해 수요에 안정적으로 대응하고 자동화를 통해 10,000건이 넘는 IT 및 시스템 관련 케이스의 백로그를 완벽하게 처리합니다. 정규직 직원을 통해 이 주문량을 처리하려면 세 명이 필요합니다.
로봇 프로세스 자동화 전략의 구현
자동화 이니셔티브를 올바르게 계획하려면 가장 먼저 기존 워크플로를 하향식으로 평가해야 합니다. 지능형 RPA와 비즈니스 프로세스 인텔리전스 툴을 함께 사용해 자동화할 경우 효율성을 크게 높일 수 있는 비즈니스 프로세스를 빠르게 식별할 수 있습니다.
RPA는 가장 적합한 프로세스를 식별한 후 사전 구축된 봇을 통해 준비 작업을 가속화합니다. 또한 RPA는 클라우드 기반 플랫폼으로서 지속적인 봇 성능과 확장성도 지원합니다.
자동화 이니셔티브를 진행하려면 단일 프로세스 자동화에 그치지 않고 확장되는 기술 플랫폼이 필요합니다. 프로세스에 대한 엔드투엔드 지원 제공, 자동화 기회 식별, 필요한 소프트웨어 봇 구축, 수백 ~ 수천 개에 달하는 자동화된 워크플로 관리 등이 가능한 시스템이라야 합니다.
RPA FAQ
워크플로 관리 툴과 RPA를 함께 사용해 서로 보완할 수 있습니다. 워크플로 자동화는 정의된 비즈니스 규칙에 따라 액티비티 순서 흐름을 진행하여 프로세스를 오케스트레이션, 확장 또는 최적화합니다. 반면 RPA는 개별 태스크의 수행을 자동화합니다. 일반적으로 RPA는 명확한 규칙과 절차가 정의되어 있는 액티비티에 사용할 때 최대의 성능을 발휘합니다. 하지만 지능형 RPA는 더 심도 있는 작업이 가능합니다. 이러한 RPA는 AI와 머신러닝 기능을 사용해 지식과 판단이 필요한 작업 액티비티를 자동화합니다.
초자동화는 RPA의 기능을 사전 정의되고 반복적인 태스크의 자동화 너머로 확장합니다. 초자동화의 경우 RPA는 인텔리전스를 사용해 이러한 액티비티를 수행하기 위한 최상의 전략을 결정합니다. 조직은 이를 바탕으로 여러 기술과 플랫폼, 툴의 사용을 조율해 비즈니스 및 IT 프로세스를 빠르게 식별, 조사, 자동화할 수 있습니다.
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