인적 자원 관리 시스템(HRMS)이란?
인적 자원 관리 시스템(HRMS)은 기업이 직원 데이터 저장, 복리후생 관리, 근태, 급여 등 핵심 HR 프로세스를 관리하고 자동화할 수 있도록 지원합니다. 또한 인적 자원 관리 시스템은 채용, 온보딩, 성과 관리, 목표 계획, 학습 및 교육, 보상, 승계 계획 등 인재 관리 기능을 제공합니다.
최신 인적 자원 관리 시스템은 기존의 노동 집약적인 스프레드시트와 서류 기반의 프로세스를 대체할 수 있도록 지원합니다. 또한 인적 오류를 줄이고 반복적이며 시간이 많이 소요되는 수작업 프로세스를 자동화합니다. 이를 통해 HR 팀원은 고부가가치 작업, 궁극적으로는 더 보람된 작업에 집중할 수 있습니다.
인적 자원 관리 시스템의 역사
1970년대, 대기업들은 일부 자체 기본 시스템, 특히 급여 및 회계와 같이 데이터가 많고 오류가 자주 발생하는 기능을 디지털화하고는 있었지만, 이러한 초기 인적 자원 관리 시스템은 범위가 한정적이었습니다. 1990년대, 더 강력한 메인프레임 컴퓨팅과 인터넷의 출현으로 기업은 레코드 관리, 복리후생 관리, 채용 워크플로와 같은 핵심적인 HR 기능을 디지털화 및 자동화할 수 있게 되었습니다.
오늘날, 스마트 기술과 클라우드 연결성이 증가하며 HR 프로세스는 트랜잭션 데이터에만 국한되지 않습니다. 최신 인적 자원 관리 시스템은 데이터를 수집하고 통합하여 인프라, 법률, 규제준수 부문의 지역적 차이를 기반으로 리포팅 구조를 실시간으로 조정할 수 있습니다. 또한 워크플로를 자동화하고 인공 지능(AI)을 활용하여 더욱 스마트하고 간결한 프로세스를 구축합니다.
HRMS, HRIS, HCM, HXM: 다양한 약어 이해하기
인적 자원 관리 시스템(HRMS), 인적 자원 정보 시스템(HRIS), 인적 자본 관리(HCM)는 모두 같은 의미로 사용되는 HR 용어이기는 하지만, 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다. 인적 자본 관리(HCM)는 조직이 채용에서 퇴직까지 인력을 관리하는 데 사용하는 광범위한 관행 및 소프트웨어를 설명하는 데 사용되는 포괄적 용어입니다.
인적 자원 정보 시스템(HRIS)은 주로 직원 정보 데이터베이스를 기반으로 구축되며, 급여 프로세스나 근태 관리와 같이 구조적으로 보다 선형적이고 정량적인 핵심 HR 프로세스를 지원하는 데 사용됩니다. 그에 반해 인적 자원 관리 시스템(HRMS) 소프트웨어는 좀 더 포괄적인 솔루션으로, 인적 자원 정보 시스템(HRIS)의 데이터 관리 구조 전체를 포함하며, 보다 정성적이며 복잡한 기능과 인재 관리를 통합합니다. 또한 우수한 인적 자원 관리 시스템(HRMS) 솔루션은 AI, 머신 러닝, 클라우드 연결성과 같은 스마트 기술을 활용하여 기능을 개인화하고 지능적으로 자동화합니다.
이 모든 것을 아우르는 용어인 인적 경험 관리(HXM) 는 전반적인 직원 경험의 중요성과 직원 참여가 지니는 비즈니스 가치를 HR의 핵심으로 인식하는 문화적 변화를 의미합니다. 기술적 진보와 연결성으로 인해 이제 기업은 모든 각도에서 인력을 명확하게 파악할 수 있습니다. 이는 기업이 직원 경험을 우선시하고 사람 중심의 접근 방식을 사용하는 것의 측정 가능한 가치를 깨닫고 이러한 가치와 관련된 HR 관리 기능을 뒷받침하도록 합니다. 이와 같이 보다 총체적인 접근 방식은 HR 프로세스의 우선순위 및 관리가 변하고 있음을 보여줍니다.
HXM, HCM, HRMS, HRIS 간의 관계를 보여주는 다이어그램
오늘날 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어가 중요한 이유
수년간, 기업은 HR 프로세스를 보다 자동화하기 위해 새로운 기술과 방법을 도입하려는 고민을 거듭해왔습니다. 그리고 팬데믹은 인력에 대한 광범위하고 전례 없는 변화의 바람을 일으켰습니다. HR 팀은 매우 갑작스럽게 새로이 등장한 원격 및 분산된 인력을 지원하고 관리할 새로운 기술을 사용해야 했습니다.
처음에는 갑작스러운 전환으로 인해 많은 문제가 있었지만, 1년 이상이 지난 현재 HR 리더는 보다 창의적이며 적응력을 갖추게 되었습니다. SHRM 기사에 따르면, 결국 이러한 전환은 긍정적인 결과를 가져왔다고 이야기하고 있습니다. 인력 전체가 거의 하룻밤 사이에 원격으로 근무하게 된 HR 팀은 비즈니스 세계에서 "초동 대응자"와 같은 역할을 했고, 이후 많은 다른 부서와 팀 리더들도 이러한 선례를 따르게 되었습니다. 팬데믹으로 인해 많은 기업은 갑작스레 HR 부서가 가지고 있던 데이터와 인력 분석이라는 금광과 이러한 정보가 비즈니스 전반에서 의사결정 및 전략을 전달하는 데 어떤 도움을 줄 수 있는지를 인지하게 되었습니다.
오늘날 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어는 기업이 급변하는 업무의 세계를 구성하고, 이해하고, 간소화할 수 있도록 지원하는 매우 유용한 모델입니다. 인적 자원 관리 시스템 솔루션은 복잡한 HR 프로세스를 한곳에 모아 기업에 중앙 집중화된 직원 데이터 저장, 자동화 기능, 내장된 AI 및 고급 분석을 제공합니다. 또한 정교하고 사용자 친화적인 인재 관리 기능도 기업이 업계에 필요한 최고의 인재를 채용, 개발, 보유할 수 있도록 도움을 제공합니다.
인적 자원 관리 시스템 소프트웨어 사용 대상
아래 나열된 다양한 영역은 기존에 서로 단절되어 있었기 때문에 피드백이나 새로운 데이터가 다른 영역으로 전달되기가 어려웠습니다. 최신 인적 자원 관리 시스템은 각 영역의 전문가를 위해 프로세스를 최적화하고 개선할 뿐만 아니라 수집한 데이터와 피드백이 공유되어 인력 분석에 보다 폭넓게 정보를 제공할 수 있도록 합니다.
- HR 전문가: HR 팀의 경우, 인적 자원 관리 시스템은 직원 데이터에 대한 기본 편집 및 액세스 등 복잡한 데이터 중심의 리포팅을 제공하고 정교한 인재 관리 업무를 자동화하는 데 점차 유용하게 활용되고 있습니다.
- 채용 담당자: 인적 자원 관리 시스템 툴은 채용 담당자에게 중앙 집중화된 포털을 제공하여 이곳에서 채용 공고를 게시하고, 후보자를 양성 및 소싱하며, 온보딩 기능에 액세스하여 사용자 정의할 수 있습니다.
- 관리자: 관리자는 모바일 장치에서도 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어를 사용하여 팀 구조를 감독하고, 근태를 추적하며, 휴가와 휴일 요청을 승인하고, 직원 성과를 추적하여 직원이 목표를 달성하기 위해 도움을 제공할 지원 또는 피드백이 필요한지 확인할 수 있습니다.
- 직원: 사용자 친화적인 단일 포털을 통해 직원은 개인 데이터를 수정하고, 조직도를 확인하며, 휴일 및 휴가를 요청하고, 학습 과제를 확인하고, 개인적인 경력 목표나 개발 계획을 관리할 수 있습니다.
- 후보자: 오늘날 후보자에게는 전용 인적 자원 관리 시스템 포털이 주어져 채용 정보를 검색하고 지원하며, 지원서 상태를 추적하고, 전자 서명을 통해 디지털 오퍼를 수락할 수 있도록 지원합니다.
인적 자원 관리 시스템 소프트웨어의 구성요소
인적 자원 관리 시스템 소프트웨어는 명확성과 간결성을 제공할 수 있습니다. 인력 데이터를 한곳에 통합하면 여러 비즈니스 프로세스가 쉬워지고, 여러 소스와 부서의 인사이트와 분석을 제공하여 보다 정확하고 실행가능한 제안과 리포트를 전달해줍니다.
인적 자원 관리 시스템 솔루션의 다양한 요소는 다음과 같습니다.
- 인적 자원 정보 시스템(HRIS): 핵심 HR 및 급여
직원 셀프 서비스: 인적 자원 정보 시스템 툴은 직원과 팀 리더가 기존의 서류 중심 HR 관리 업무의 번거로움을 없앨 수 있도록 합니다. 모바일 친화적인 셀프 서비스 기능은 직원 데이터 관리, 리포팅 및 분석, 근태, 급여 등 수많은 영역에서 인력 생산성과 투명성을 높이는 데 도움을 줍니다.
복리후생 관리: 하이브리드 업무환경 모델의 증가로 많은 기업이 미국 전역의 다양한 복리후생 요건을 따라잡기 위해 어느 때보다도 고군분투하고 있습니다. 자동화된 복리후생 관리로 HR 팀은 방대한 서류 작업에서 벗어나 삶의 중요한 영역에서 직원에게 가치 있는 풍부한 조언과 가이드를 제공할 수 있습니다. 사용자 친화적인 셀프 서비스 직원 포털은 직원에게 자신과 가족에게 제공되는 복리후생에 대한 정보를 제공받을 수 있도록 역량을 강화합니다.
시간 관리: 급여 누수는 직원과 관리자의 부정확한 근태 관리로 인한 결과로, 기업 전체 급여 비용의 최대 2.5%에 해당하는 비용을 발생시킬 수 있습니다. 고의적인 경우도 있겠지만, 대체로 노후된 시스템과 수작업으로 이루어지는 부정확한 관행으로 발생합니다. 하지만 다행히도 운영 손실을 예방할 수 있는 가능성이 매우 큰 영역 가운데 하나로 지능형 HR 소프트웨어 솔루션을 사용하여 문제를 크게 완화할 수 있습니다. 인적 자원 관리 시스템 툴은 고도로 맞춤화가 가능하며, 휴일, 발생액 및 기타 비즈니스 규칙과 동기화할 수 있습니다. 근무 시간 및 급여의 자동 계산은 급여 기능과 통합되고, 직원은 셀프 서비스 액세스를 통해 자신의 근태를 정확하게 파악할 수 있습니다.
- 인재 관리
채용 및 온보딩: 작년 한 해 동안 코로나19로 인한 엄청난 실업률 급증에도 불구하고, 고용주들은 태도와 기대치가 변화하고 있으며, 적합한 후보자를 찾는 것이 매우 어렵다고 느끼고 있습니다. 인적 자원 관리 시스템은 고용주가 최고의 인재를 찾아 유치할 수 있도록 채용 프로세스를 최적화할 수 있게 지원합니다. 여기에는 글로벌 인재 소싱 및 후보자 관계 관리에 대한 지원이 개선되는 것도 포함됩니다. 또한 보다 종합적인 지원자 추적 및 간소화된 프로세스를 제공하여 승계 계획을 지원합니다.
그리고 신규 채용의 경우, 인적 자원 관리 시스템의 온보딩 툴을 통해 신규 입사자에게 종이 없는 자동화된 신규 채용 워크플로, 보다 참여적이고 개인화된 교육 및 온보딩 프로세스 등 포털을 제공할 수 있습니다.
성과 및 보상 관리: 성과 관리는 기업이 정량적 및 정성적 데이터의 균형을 유지하면서도 객관적인 태도를 유지해야 하므로 어려움이 따를 수 있습니다. 인적 자원 관리 툴은 직원 목표 및 검토를 관리하도록 지원하여 실행 계획 가이드를 비롯한 지속적인 성과 관리를 제공할 수 있습니다.
보상 관리 역시 기업 내외부의 여러 요소를 평가해야 하므로 까다로운 제안이 될 수 있습니다. 인적 자원 관리 시스템 소프트웨어는 보상 계획과 설계를 효과적으로 지원하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
학습 및 전문성 개발: 성장과 경력 개발은 직원 경험의 핵심 파트입니다. 인적 지원 관리 시스템 툴은 스마트 기술을 활용하여 비즈니스와 비즈니스를 넘어서서 사람, 정보, 전문가를 연결하므로 보다 개인 맞춤화되고 참여적인 학습 경험을 제공합니다. 직원의 경우, 시간과 경력 계획의 목표를 보다 잘 구성할 수 있습니다. 필수 학습 및 규제준수 교육 일정을 간편하게 설정할 수 있으며, 리더십 개발과 승계 계획과 같은 보다 장기적인 목표 역시 고유한 필요와 헌신에 가장 적합한 방식으로 일정에 통합할 수 있습니다.
판매 성과 관리: 모든 비즈니스 리더가 이야기하듯, 영업 팀은 리드 영업 및 육성 기회가 있을 때 최고의 성과를 낼 수 있습니다. 인적 자원 관리 시스템은 기업이 수수료, 영업 지역 및 쿼터, 심지어 에이전트 성과와 같은 영업 관련 이슈를 간소화하고 중앙에서 관리할 수 있도록 지원합니다.
- 분석 및 인력 계획: 데이터 기반의 인사이트는 HR 부문을 전반적인 기업 전략에 맞춰 조정하는 데 있어 핵심적인 역할을 합니다. 지표 및 KPI, 리포팅, 예측 인력 모델링, AI 기반의 분석 등을 통해 HR 리더는 전략적 및 운영 계획과 예산 편성 및 성과 관리를 더욱 잘 지원할 수 있습니다.
- 직원 경험 관리: 직원 경험에 대한 관심이 증가함에 따라, 기업은 후보자 단계부터 퇴사일까지 직원이 직장에서 경험하는 것과 그 배경을 더 잘 이해하고자 혁신적인 방안을 찾아야 합니다.
이러한 정보 수집에 사용되는 직원 의견 수집(VoE) 기술 및 툴에는 360도 피드백 평가, 설문조사, 행동 및 정서 분석 등이 있습니다. 조직은 이러한 인사이트를 활용하여 직원 수명 주기 전반에서 각 직원의 경험을 개인화함으로써 참여도와 생산성을 높일 수 있습니다.
HR 부문의 인적 자원 관리 시스템과 디지털 혁신을 위한 다음 단계
HR 부문의 디지털 혁신과 그 외 주요한 운영상의 변화는 항상 초기에 반발이나 무력감과 관련한 문제와 마주하거나 불가피한 리스크를 발생시키기도 합니다. 운영상의 변화에 대비하는 가장 좋은 방법은 프로젝트 목표에 대해 공유하고 커뮤니케이션하는 것입니다. 팀 리더, 경영진, HR 전문가 간에 개방된 커뮤니케이션 통로가 있을 때 장벽은 무너지기 시작합니다. 효과적인 변화 관리 및 계획 전략은 팀의 사전 동의를 확보할 수 있도록 도움을 제공합니다.
아래 목록은 HR 디지털 혁신 여정을 시작하기에 앞서 중요한 체크리스트 항목을 나타냅니다.
- 데이터 통합:데이터 마이그레이션 프로세스를 시작하기 전에, 적합한 리소스와 IT 인재에 대하여 관련 업무를 수행하고 인적 오류를 최소화할 수 있는 기술 교육 또는 재교육 프로세스를 갖추고 있는지 확인해야 합니다.
- 비용 및 노력:구현 및 통합을 비롯하여 영향을 받을 수 있는 비즈니스의 모든 영역 전반에서 프로젝트 요구사항을 수량화합니다. 성공적인 배포를 위해 현실적인 예산 및 일정을 파악합니다.
- 현재와 향후 요구사항: 처음부터 소속 부서 및 팀 리더와 긴밀하게 협업하여 구체적인 목표, 요구사항, 문제점을 파악할 수 있도록 합니다. 모든 이해관계자의 변화하는 요구를 충족할 수 있도록 인적 자원 관리 시스템의 규모를 확장할 수 있는지 확인합니다.
- 규제준수:규제, 고용, 기타 법적 요구사항을 정의하고, 새로운 시스템이 모든 지역에서 이러한 요구사항을 지원하는지 확인합니다.
- 출시 준비 완료: HR 팀이 조기에 합류하여 교육 일정 및 목표를 개발하는 데 지원을 제공하도록 합니다. 월별 중요 단계를 설정하여 모든 관리자, 매니저, 직원이 필요한 교육을 받고 새로운 인적 자원 관리 시스템의 가치를 충분히 활용할 준비를 마치도록 합니다.
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