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ERP 소프트웨어를 평가하는 여성

ERP 소프트웨어 평가를 위한 팁

 

이 웹 페이지는 사용자의 편의를 위해 기계 번역되었습니다. SAP는 기계 번역의 정확성이나 완전성을 보증하지 않습니다. 영어 원본 웹 페이지는 이 페이지의 오른쪽 상단에 있는 세계 지도를 이용해 찾을 수 있습니다.

말 그대로 수백 개의 ERP 시스템을 선택할 수 있으며 다양한 기능, 강점, 약점, 적용 가능성 및 가격이 포함되어 있습니다. 시스템을 선택하는 것은 어려운 것으로 보일 수 있지만 체계적인 ERP 시스템 비교 프로세스로 인해 합리적인 시간 내에 팀이 좋은 결정을 내릴 수 있습니다.

 

여기에 설명된 시간 테스트를 거친 방법론은 귀사의 특정 요구사항을 가장 잘 충족하는 솔루션에서 0을 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 방법론은 기본적인 것으로 보일 수 있지만, 이러한 논리적 단계를 따르지 않고 ERP 공급업체 선택 프로세스를 수행하는 기업은 지연, 추가 비용, 불필요한 사용자 정의 작업을 자주 겪게 됩니다. 반면 ERP 평가 Best Practices를 적용하는 회사는 일반적으로 더 원활한 선택 프로세스와 후속 구현이 가능합니다. 따라서 최신 ERP 시스템의 이점을 더 빨리 누리고 디지털 세상에서 더 효과적으로 경쟁할 수 있습니다.

 

ERP 시스템 평가를 위한 5단계 방법론

회사에서 기존 ERP 시스템을 대체하기로 결정하면 첫 번째 단계는 ERP 소프트웨어 비교, 선택 및 구현 프로세스를 추진하기 위해 프로젝트 팀을 구성하는 것입니다. 초기 계획을 수립하여 작업을 시작합니다. 초기 계획은 이 단계의 일반적인 전략입니다.

 

ERP 공급업체 선택 프로세스는 다음 다섯 단계로 요약할 수 있습니다.

  1. ERP 요구사항 정의
  2. RFP(제안 요청)
  3. 첫 번째 삭감 평가
  4. ERP 비교 및 세부 평가
  5. 최종 결정: ERP 선택 및 계약
ERP 평가 단계의 다이어그램

 

ERP 평가 프로세스의 5가지 주요 단계를 보여주는 다이어그램

1. ERP 요구사항 정의

가망 ERP 제공자에게 적절한 솔루션을 적절하게 구성, 패키징하고 가격을 책정하는 데 필요한 조직과 그 요구사항을 알려야 합니다. 먼저 회사의 사례를 설명하는 제품 데모 및 블로그 등의 주요 온라인 리소스를 찾아보는 것으로 시작합니다.

 

특정 요구사항 및 프로세스의 긴 리스트를 생성하는 대신 일반적으로 비즈니스 및 프로세스를 설명합니다. 가망 제공자에게 비즈니스 규모, 액티비티 및 트랜잭션 볼륨, 다양한 프로세스의 복잡성, 고유한 기능 또는 요인을 알려줍니다. 비즈니스의 경쟁 우위를 제공하는 프로세스와 요구사항에 집중하십시오. 이러한 요소들은 가망 시스템을 서로 구별하고 각 시스템이 그러한 고유한 프로세스와 기능을 지원하도록 얼마나 잘 구성될 수 있는지 자세히 살펴볼 수 있는 부분입니다.

 

현재 시스템에 대해 마음에 드는 것에 대해 간략하게 설명할 수 있습니다. 최소한 새로운 시스템도 처리해야 합니다. 기존 시스템에서 수행하지 않는(또는 잘 수행하지 않는) 사항을 포함합니다. 표준 기능이나 신규 시스템에서 간단하게 맞춤(수정하지 않음)하여 해결해야 하는 사용자 정의 어플리케이션, 기능 또는 수정사항을 지적합니다. 즉, 자신의 비즈니스에 고유한 것에 초점을 맞추고 일상적인 일이 스스로 챙겨질 것이라고 가정한다. (데모와 최종 평가에서 이 가정을 결정 포인트 근간으로 확인합니다.)

비즈니스에 고유한 사항에 초점을 맞추고 일상적인 일이 스스로 관리될 것이라고 가정하십시오.

 

 

ERP 요구사항을 정의하기 위한 핵심 팁

 

ERP 시스템 요구사항 체크리스트에 의존하지 마십시오. 이전의 표준 산업 사례인 체크리스트는 솔루션을 서로 구별하는 데 거의 도움이 되지 않으며 선택을 잘하는 데 큰 도움이 되지 않습니다. 이 목록에 있는 항목의 대다수는 모든 시스템이 어느 정도 제공하는 기능과 특징이며, 경쟁 제공자들은 자사 시스템의 기능에 대한 가장 자유로운 해석에서 "예"를 확인하려고 애쓰고 있다.  

 

프로젝트 팀에 적합한 인력을 확보하십시오. 요구사항 지정은 어렵습니다. 조직에 전념하고, 회사를 잘 알고, 프로젝트에 전념할 시간이 있는 팀원이 필요하다. 열정적이면서도 경험이 부족한 사람들로 팀을 포장하는 유혹을 피합니다.

 

RFP에 다음 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오.

  • 비즈니스 및 프로세스에 대한 설명
  • 현재 시스템이 잘 하는 일
  • 원하지 않는 부분은 무엇인가요? 
  • 그 외에 신규 시스템에서 수행할 작업(중요도에 따라 순위 지정)

2. ERP RFP

다음 단계에서는 선택한 공급업체 그룹에 응답하기 위한 초대장을 발행합니다. 발송해야 하는 초대의 수는 다양하지만 배포 시 각각 세부적인 검토를 수행해야 한다는 점을 기억하십시오. 경험상 잠재 공급업체 수가 적고 더 자세한 정보가 제공될수록 더 나은 응답이 가능해졌습니다. 단숨에 가장 좋은 후보 중 십수(또는 그 이하)를 파악하는 것이 가장 좋다.

경험상 잠재 공급업체 수가 적고 더 자세한 정보가 제공될수록 더 나은 응답이 가능해졌습니다.

이에 대응하여 ERP 공급업체는 파악한 요구사항을 충족하는 데 필요한 기능과 특징을 제공하는 시스템을 제안해야 합니다. 제안서에는 자사, 제품, 비즈니스 경험, 구현에 전념할 리소스, 자신감(및 비즈니스)을 확보하기 위한 기타 정보에 대한 정보도 포함됩니다.

 

그럼 수십 명 이하의 후보를 어떻게 식별해 선정 노력을 집중해야 할까요? 수백 개의 ERP 공급업체에서 단 몇 곳으로만 리스트를 정리하려면 어떻게 해야 합니까? “ERP 성공 사례”를 소개하는 산업 출판부터 시작합니다. (이러한 게시는 어려움이나 실패에 대해 알려주지 않을 수 있으므로 이 정보를 꿰뚫어볼 수 있습니다.) 예를 들어, 산업 담당자(협회 및 비즈니스 그룹)를 활용하여 최근 ERP 선택 및 구현 경험이 있을 수 있는 다른 전문가를 찾아보십시오.

 

또한 온라인 디렉토리, 선택 툴, 시스템 선택 서비스가 많이 있어 필요한 기능이 있거나 업계에서 경험이 있는 소프트웨어를 식별할 수 있습니다.

 

개인 설정된 조언을 위해 계정 회사의 컨설팅 지사와 계약하거나 해당 지역 및/또는 업계에서 독립적인 컨설팅 리소스를 찾을 수 있습니다. 이들의 배경과 소속을 확인하여 이들이 실제로 독립적이고 하나 이상의 ERP 제공자와 연관되지 않는지 확인해야 합니다.

 

다른 이유로 관심을 갖는 특정 ERP 시스템 공급자를 포함하도록 선택할 수 있습니다. 더 크고 중요한 고객 중 하나 이상이 ERP 시스템을 사용하고 동일한 시스템을 사용하도록 권장했을 수 있습니다. 또는 귀사가 특정 ERP 플랫폼에서 "표준화"된 대규모 기업 또는 산업 그룹의 일부일 수도 있습니다. 권장 제공자로부터 제안을 받고 결정을 내릴 때 모든 제안에 공정하고 편향되지 않은 평가를 제공합니다.

 

ERP RFP를 위한 핵심 팁

 

모든 이해관계자가 자신의 요구사항을 식별하도록 합니다. RFP에는 모든 이해관계자의 입력이 포함되어야 합니다. 그렇지 않으면 일부 비즈니스 기능만 사용할 수 있는 ERP 시스템을 선택하여 다른 영역에 독립 실행형 시스템에 투자해야 합니다. 전체 비즈니스에 적합한 시스템을 평가하고 구현 일정을 사용하여 우선 순위 모듈을 제공하세요.

 

요구사항 순위에 주의하십시오. RFP는 종종 각 부서가 완료할 수 있는 섹션이 있는 기능 영역으로 나누어집니다. 각 분야(HR이든 운영이든 관계없이)는 일반적으로 비즈니스 부서에 우수한 업무 순위 기능을 수행하지만, 우선순위는 전체 비즈니스 목표에 부합하지 않을 수 있습니다. 보다 광범위한 관점에서 우선순위를 조정하는 것은 프로젝트 평가 팀의 몫입니다. 어떤 요구사항이 중요하거나, 중요하며, 단순히 적합한 요구사항은 무엇입니까?

 

실제 기능 가용성을 점검합니다. 소프트웨어 회사에는 훌륭한 마케팅 부서가 있고, 일부는 완전히 개발되거나 테스트되지 않은 제품을 판매하기도 합니다. "향후 출시 예정" 기능과 레퍼런스에 의해 사용되는 기능에 대한 연구를 수행합니다. 개발 시 기능을 고려하는 것은 완벽하지만 성공적인 프로젝트에 꼭 필요한 경우 예정된 기능에 대해 프로젝트를 진행하지 마십시오.

 

프로세스를 평가합니다. 패키지화된 ERP 소프트웨어에 내장된 프로세스는 "모범 사례"로 간주됩니다. 숙련된 ERP 컨설턴트 및 구현자는 기존 절차에 맞게 소프트웨어를 변경하는 것보다 소프트웨어를 ("모범 사례"를 인정하는) 소프트웨어에 맞게 절차를 변경하는 것이 거의 항상 더 낫다는 사실을 알려줄 것입니다. 그러나 이 결정은 여러분에게 있습니다. 그러나 새로운 프로세스는 새로운 시스템에서 얻을 수 있는 개선과 이점을 촉진할 수 있다는 것을 기억하십시오. 또한 최신 ERP 소프트웨어는 모두 맞춤형으로 사용할 수 있으므로 코드를 수정하지 않고 화면 레이아웃과 흐름, 절차, 데이터 특성 및 처리 등을 변경할 수 있는 유연성이 크다는 것을 기억하십시오.

 

ERP ROI를 고려해 보십시오. 대부분의 회사는 주요 프로젝트에 대한 승인 및 자금 조달을 위한 선행조건으로 ERP ROI(투자 수익률) 분석을 필요로 합니다. 이름에서 알 수 있듯이 이는 신규 시스템의 구매 및 구현과 관련된 비용과 기존 시스템의 구매 및 비용 차이를 합산한 것입니다. ROI는 또한 성과 향상, 고객 서비스 향상, 직장 생산성 향상 등 직접비 절감과 더불어 혜택을 고려합니다.

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3. 첫 번째 ERP 평가

평가는 두 단계로 수행됩니다. 이 첫 번째 단계에서는 모든 제안이 RFP에 제시된 환경과 요구사항에 얼마나 잘 맞는지 확인하기 위해 평가됩니다. (이 단계에는 공급업체 비교가 포함되지 않습니다. 이 단계는 평가의 두 번째 단계에 해당합니다.)

 

이때 목표는 기준에 맞지 않는 것을 없애고 고지대에 맞는 듯한 순위를 매기는 것이다. 그 결과 최상의 제안을 간단히 확인할 수 있습니다. 최종 선택까지 이어지는 세부 평가 대상이 됩니다.

 

검토할 응답이 많은 경우 세부 정보는 흐트러지는 경향이 있으므로 어떤 RFP 응답이 특히 강함(또는 약함)이고 어떤 영역에서 강한지 기억하기 어렵습니다. 숫자 평가 척도를 사용하면 모든 내용을 정확하게 유지하고 의사결정 프로세스를 문서화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

이 문서 단계를 진행하는 동안 도움이 되는 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

  • 검토자가 RFP에 지정한 주요 기준에 따라 각 제안을 평가할 수 있는 방식으로 정렬된 양식 또는 스프레드시트를 설정합니다. 각 검토자가 숫자 등급(스케일은 1 ~ 10, 1 ~ 5, 1 ~ 3 또는 적절한 단위 레벨)을 각 평가 기준에 지정합니다. 검토자는 원하는 수만큼 가질 수 있습니다.
  • 후속 조치를 위해 노트 및 응답에 대한 질문을 남겨둡니다. 이 단계에서 확인을 요청하거나 최종 리스트에 추가된 제안에 대한 세부 평가가 완료될 때까지 기다릴 수 있습니다. 기능 또는 프로세스가 비즈니스에 얼마나 중요한지에 따라 각 기준에 가중치를 지정합니다.
  • 각 검토자가 제공하는 점수에 각 기준의 가중치를 곱하고 각 공급업체의 총 점수를 계산합니다. 대부분 스케일 상 근처에 순위를 매기는 여러 명이 있고, 순위에서 응답 클러스터가 좀 더 늘어나, 컷을 하지 않는 사람도 있다. 최종 평가를 위해 최종 후보 목록(이상적으로는 3~5명의 후보자)이 있어야 합니다.
  • 오디션들은 최고의 후보를 식별할 수 있을 테지만, 그 클리어-컷이 아니라면 개별 평가로 돌아가 팀과 토론하는 것이 좋다.

 

예비 ERP 평가를 위한 핵심 팁

 

모든 잠재적 제공자를 동일하게 처리합니다. 실시간 데모, 특별 대면 회의 또는 현장 방문을 수락하지 마십시오. 단, 모든 공급업체에 동일한 액세스 권한을 제공할 의사가 없다면 공정한 경쟁의 장을 마련하는 것이 중요합니다. 한 가지 일반적인 기법은 시설에서 "입찰자의 회의"를 개최하여 모든 잠재 공급업체를 둘러보고 질문에 답하는 것입니다.

 

제안은 판매 문서라는 점에 유의하십시오. 응답에는 요청한 정보 등이 포함됩니다. 모든 청구가 진실하다고 가정하면, 평가 프로세스 중에 대부분의 청구를 확인할 수 있습니다(전부가 아닌 경우). 하지만 제안 작가들이 자신의 제품을 가장 유리한 빛으로 내세우는 방식으로 자신의 질문에 응할 것이라는 것을 이해한다.

 

이상값을 찾습니다. 등급이 넓은 편차를 보이는 기준에 특히 주의하십시오. 한 검토자가 한 기준에 대해 제안을 매우 높게 평가하고 다른 검토자가 이 제안을 매우 낮게 평가하면 토론할 가치가 있습니다. 두 검토자에게 각각 어떤 생각을 가지고 있는지 의심의 여지가 없는 건설적인 방식으로 질문합니다. 한 명 또는 둘 다 다른 검토자가 놓쳤거나 중요하게 고려하지 않은 것을 발견했습니다. 이러한 토론의 결과로 특정 기준에 대한 등급을 조정하여 전체 순위를 변경할 수 있습니다.

4. ERP 비교 및 세부 평가

일단 최종 후보 3~5명을 파악하면 이들의 주장을 검증하고 참고인 검증작업에 나서야 할 때다.

 

ERP 평가를 시작하는 방법

  • 각 잠재 제공자와 접촉하고 좋은 소식을 전해주십시오. 짧은 목록을 만들었습니다! (다른 최종 후보가 몇 명인지 알려주시고, 어떤 회사와 경쟁하고 있는지도, 편안하게 말해도 괜찮습니다.)
  • 경우에 따라 제안을 세부 조정하도록 요청할 수도 있습니다.
  • 선호하는 업종(또는 유사한 시장) 및 회사 규모 근처의 시스템 기존 사용자와 이야기하십시오.
  • 공급업체가 아직 참조를 제공하지 않은 경우 참조를 보호합니다. (공급업체는 경쟁적 문제로 인해 레퍼런스 제공을 주저할 수 있습니다. 그러나, 너는 불안해야 한다. 귀하는 비밀 유지 계약에 서명하고 이를 준수할 것임을 기억하십시오.)

ERP 시스템 데모 관리 방법

 

후보자로 선정된 후보자를 초대하여 해당 시스템의 세부 데모를 수행할 때이기도 합니다. 그러나 여러분은 이러한 데모를 제어해야 합니다.

  • 예정된 데모에 앞서 각 후보자에게 잘 보려는 스크립트 또는 기능 목록을 제공합니다. 모든 잠재 제공자는 동일한 리스트를 얻어야 합니다.
  • RFP에 요약되어 있는 기능과 프로세스를 보여줬을 때만 강조하고자 하는 특수 기능을 표시할 수 있습니다.
  • 스크립트나 리스트에 1단계에서 식별되는 고유한 요구사항이 포함되어 있는지 확인합니다. ERP 시스템은 일반적인 프로세스를 거의 동일한 방식으로 처리하며, 문제를 나타내는 정상적인 프로세스의 예외입니다. (예: 재고에 없는 품목에 대한 오더를 입력하는 기능, 패키지, 키트 또는 세트로 그룹 또는 품목을 판매해야 하는 요구사항 또는 고유한 송장 매칭 프로세스에 대한 지원)
  • 데모 중에 고유한 프로세스와 절차를 지원하도록 소프트웨어를 설정하고 조정할 수 있는 방법을 알아보려고 합니다. 즉, 회사의 운영을 개선하고 성과를 높일 수 있는 표준 기능에서 몇 가지 선진사례를 발견할 수 있을 정도로 열린 마음을 유지합니다.
  • 시위자가 자신의 데이터를 사용하여 시스템 기능을 표시하는 것이 이상적입니다. 이는 항상 가능한 것은 아니지만, 그럴 경우 환경에서 시스템이 작동하는 방식을 훨씬 더 잘 시연할 수 있습니다.

세부 ERP 평가를 위한 핵심 팁

 

데모에 굴하지 말아라. 소프트웨어를 시연하는 전문가는 일반적으로 매우 경험이 많고 성격도 뛰어납니다. 그들의 목표는 귀사를 상대로 소프트웨어 판매 및 판매를 하는 것입니다. 아무리 흥분해도 사람이나 영업 피치에 의해 산만하지 마십시오. 비즈니스 프로세스가 요구사항을 충족하는 방식에 집중합니다.

 

사이트 레퍼런스 방문을 최대한 활용하십시오. 방문 예정자를 신중하게 선택하십시오. 주최자에게 전화하여 소프트웨어를 구현하고 약속된 혜택을 실현했는지 확인합니다. 고객이 여러분과 방문 중에 만날 사람들에게 보여줄 것에 대해 합의합니다. 사이트에서 그들의 성공이 여러분의 환경에서 복제 가능한지 신중하게 판단하십시오. 또한 "가장 큰 놀이는 무엇이었습니까?"라는 어려운 질문에도 질문하십시오. “또 한번 넘어야 한다면 어떻게 하면 달라질까요?”

 

계속해서 질문하십시오. 답을 명확히 할 때만 선택 팀에 질문하도록 독려합니다. RFP 검토는 물론 데모 중에도 이렇게 하면 향후 예상치 못한 문제가 발생할 가능성이 크게 줄어듭니다. 이제 협상이 시작되기 전에 귀하가 좋아하지 않는 답을 찾을 때입니다. 또한 이 단계에서 무료로 답변을 얻을 수 있으므로 가능한 한 많이 학습하십시오. 제품 구현을 시작하면 지원을 기다리거나 질문에 대한 답변을 지불해야 할 수도 있습니다.

5. ERP 선택 및 계약

세부 평가를 완료하면 기준에 맞는 공급업체가 2~3개일 수 있습니다. 현재 및 미래의 요구 사항을 가장 잘 충족한다고 생각하지만 다른 요구 사항은 버리지 마십시오. 대신 자신이 선택한 것이 아니라 맞다는 것을 알립니다. 이는 최상위 후보와의 협상이 계획대로 진행되지 않을 경우 문이 열려 있습니다.

 

이제 최상위 후보자와 계약 세부사항을 협상할 수 있습니다. 대부분의 회사에서는 이 단계가 "작업 예정"인 방식을 알고 있습니다. 그러나 ERP 평가 및 선택 프로세스의 다른 단계와 마찬가지로 여기서 어떤 문제가 발생할 수도 있습니다.

 

그 힘은 너의 편에 서서 협상에 임하고 있다. 그러나 이 공급업체는 협상에서 상대방이 아니라 회사의 향후 성공에 있어 파트너로 생각하는 것이 가장 좋습니다. 양측의 인센티브를 제공하여 시스템을 효율적으로 운영하고 효과적으로 운영할 수 있는 공정한 거래를 목표로 합니다.

 

시스템 구현과 지속적인 지원의 모든 측면에 대해 논의하고 문서화해야 합니다. 여기에는 가격, 책임자 및 필요한 시간이 자세히 명시됩니다. 계약에는 다음과 같은 다양한 측면이 있습니다(단, 이에 국한되지는 않음).

  • 하드웨어 및 소프트웨어의 초기 구매, 리스 또는 라이센스
  • 하드웨어 및 소프트웨어 구현(“구현”하는 내용 지정)
  • 회의실 파일럿의 비용 및 시간(소프트웨어 지급 전/후)
  • 초기 및 지속적 교육 비용
  • 하드웨어 및 소프트웨어의 지속적인 유지보수 지원(어느 수준에서)?
  • 다른 시스템으로의 데이터 변환 및 통합
  • 네트워킹 및 보안
  • 커스터마이징(초기 및 이후 릴리스)

 

최종 ERP 소프트웨어 선택을 위한 주요 팁

 

협상 전에 최종 선발을 발표하지 말라. 세부적인 평가 단계가 끝나면 팀이 ‘승자’를 선언할 수도 있다. 그러나 유력 후보들에게 ‘선택한 것’이라고 알리는 것은 회사의 최선의 관심사에 지나지 않는다. 협상 과정에서 예상치 못한 상황이 발생할 수 있으므로 선택을 재검토해야 할 수도 있습니다.

 

장기간에 대한 계획을 세웁니다. 빠르게 시작할 때는 추정치가 올바르고 ERP ROI 수치를 왜곡하지 않도록 장기 비용을 주의 깊게 검토해야 합니다. 일부 제공자는 장기간에 걸쳐 더 많은 무료 서비스를 제공하고, 일부는 그들의 장기 지원을 유료 지원 회사에 아웃소싱할 수 있습니다. 일부 제공자는 연간 유지보수율이나 가입률을 인상할 정도의 상한을 두고 있고, 그렇지 않은 공급자도 많다. 일부 기업은 SaaS(Software-as-a-Service) 구독률이 낮고 몇 년이 지나면 이를 크게 늘립니다. 일부 제공자는 연간 업데이트를 제공하지만 업데이트 프로세스에서 큰 지원을 제공하지 않습니다. 궁금한 점을 질문하고 답변을 서면으로 받아 장기적인 비용을 완벽하게 파악하십시오.

마을(또는 최소한 팀)을 쓴다.

ERP 시스템 평가 프로세스의 성공에 있어 가장 중요한 요소는 프로젝트 팀입니다. 이 팀은 매우 조기에 설립되어야 하며 RFP 개발, 배포 및 평가 및 신규 ERP 시스템 선택의 원동력이 되어야 합니다.

 

우리의 경험상 팀이 자세한 조사와 평가를 받고 있을 때, 종종 바로가기가 취해진다. 그러나 프로젝트 팀이 이 5단계를 따르고 배운 교훈에 주의를 기울이면, 지금과 미래에 대한 회사의 요구사항을 충족하는 최적의 솔루션을 찾을 수 있습니다.

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