人事情報システムの概要

HRIS システム（人事情報システム）は、1980 年代に開発された最初の商用ソフトウェアソリューションの 1 つです。人事部はその当時（そして今でも）、組織内で最も管理負担が重い部門の 1 つです。人事部は、膨大な量の事務処理や記録保管作業に対応しなければならないだけでなく、従業員や採用希望者に関する非常に重要な情報へのセキュリティ確保という問題も抱えています。

それから、テクノロジーは大きく進化しました。最新の HRIS システムでは、フィードバックが統合され、レポート構造がリアルタイムに調整されます。また AI によって、インテリジェントな提案や異常の検出、ユーザーエクスペリエンスのパーソナライズなど、対応範囲が拡がっています。さらに、消費者向けアプリ並みに使いやすいユーザーエクスペリエンスと柔軟な機能が提供されるため、強力かつ俊敏であると同時に、効率的でユーザーフレンドリーです。

最高水準の HRIS ソフトウェアはクラウドで展開され、さまざまなメリットを提供します。例えば、データストレージが大きいこと、より強力なセキュリティを実現できること、給与計算や申請者追跡などの補完アプリケーションやその他の人事システムとの統合が容易であることなどが挙げられます。

現在、人事における AI は、予測インサイトの提供やインテリジェントな自動化を実現し、オンボーディング、パフォーマンスレビュー、従業員サービスなどのタスクを効率的に行うインターフェースを活用することで、HRIS 機能を変革しています。

HRIS の定義

HRIS は人事情報システムの略で、コア人事プロセスの管理や自動化を支援するソフトウェアソリューションです。福利厚生管理、勤怠管理、給与計算などのワークフローだけでなく、個人情報、統計、給与情報などの従業員データの保管にも役立ちます。

HRIS、HRMS、HCM の比較

HCM とは、採用から退職まで、組織が従業員を管理するために用いるプラクティス、ポリシー、プロセス、ソフトウェアを網羅する幅広い用語です。HCM スイートは人事管理システム (HRMS) と呼ばれることが多く、HCM スイートには HRIS ソフトウェアが含まれます。

HRIS システムは、従業員データベースを使用して、直線的で定量的なコア人事プロセス（給与計算処理や勤怠管理など）をサポートします。一方、HRMS とは、HRIS だけでなく人材管理に関するより定性的で複雑な機能も含む、より包括的なソフトウェアソリューションを指します。

例えば、HRIS は、従業員の勤怠管理などのプロセスを自動化および合理化するのに役立ちますが、このデータを HRMS システムと統合すれば、勤怠管理データを分析して生産性や計画を改善したり、さらには HRIS 内部のタスクのより効率的な自動化を実現したりできます。

これらのソフトウェアソリューションのどれが自社にとって必要かを知ることは、それほど難しくはありません。会社が今どのポジションにあり、さらに長期的に見て将来どこに向かうのかを見極めればいいだけです。そして、今日の会社をサポートし、将来に向けて拡張できる人事ソリューションを選択すればよいのです。

人事情報システムの機能

クラス最高のクラウドベースの HRIS ソリューションは、さまざまな人事関連のプロセスやインタラクションをサポートします。このテクノロジーは、次のような業務のスマートな自動化を実現します。

福利厚生管理

• 福利厚生管理の自動化
• 従業員が福利厚生情報にアクセスして、内容を確認したり編集したりするためのセルフサービス機能

勤務時間と勤怠

• 従業員の休暇を正確に管理
• 従業員の休暇、勤務スケジュール、賞与を決定するために勤怠プロファイルを使用することで、管理効率を高める
• 従業員プロファイルに基づく勤務時間および給与の自動計算

組み込み型ローカリゼーション機能

• 法規制の自動変更により、国固有の商慣習と法律に適応
• グローバリゼーション要件と国ごとのローカリゼーション要件への包括的な対応

従業員セルフサービス

• 従業員の生産性を高めるセルフサービス機能
• 単一のプラットフォームに人事データを統合
• 国別要件に基づく追跡可能な主要人事情報
• 従業員自身が、パーソナライズされたプロファイルページから、福利厚生を表示および管理したり、休暇を申請したりできる

組織構造

• アナリティクスによる全従業員に関するリアルタイムのインサイト
• 必要不可欠なポジションを洗い出し、空きが出ないように要員調整を迅速に行う
• 組織構造の視覚化

クラウド HRIS システムのメリット

クラウドベースのシステムでは、最新の HRIS の基本機能に加えて、簡単に既存システムと統合できます。拡張性が高く、新しいイノベーションやセキュリティ機能の追加も容易です。

以下、統合型クラウド HRIS システムがもたらす一般的なメリットをいくつか紹介します。

• 人事管理のスピードと正確性の向上：従業員の生活に直結する業務に失敗は許されません。HRIS ソフトウェアによって管理タスクを自動化および合理化できるため、紙ベースの手動システムで発生する遅延や不正確さから解放されます。
• 従業員エクスペリエンスの向上：雇用主は往々にして、福利厚生、給与、休暇の状態を従業員自身が確認できることがいかに大切かを忘れがちです。HRIS ツールを使用すれば、人事部門の手を煩わせることなく、従業員は自分の個人情報に直接アクセスし、レポートを作成したり、申請を行ったりできます。
• 効率化： HRIS ソリューションには広範なセルフサービスツールが用意されており、メールや紙ベースの申請・承認プロセスの利用が最小限に抑えられます。スケジュール、ワークフロー、休暇申請などが自動化され、リアルタイムな管理が実現します。
• コンプライアンスの取り組みをサポート： リモートワークの増加や、コンプライアンスが叫ばれる時代に合わせて、全世界の労働条件や雇用規制に準拠する必要が生じています。クラウド HRIS は、すべての人事業務がコンプライアンスの範囲内に収まっていることを確認し、従業員をサポートするのに役立ちます。
• セキュリティの確保：人事ファイルの中には、従業員の医療記録や財務記録の詳細など、社内で最も機密性の高い貴重なデータが入っています。これまで、こうしたデータがノート PC や、セキュリティ保護されていないデータベースに保存されていたときは、絶えずデータが侵害されるリスクがありました。今日の統合型 HRIS システムには、サイバーセキュリティリスクを最小限に抑えた高度なセキュリティプロトコルが組み込まれています。

クラウド HRIS 統合によるコア人事プロセスのサポート

HRIS システムは、人事プロセスおよび人事管理の一元化と合理化に役立ちます。さらに、採用、トレーニング、要員計画など、多くのコア機能を同時に実行できます。人事スペシャリストでなくても、これらの重要な機能をすべて統合し、一元化することがいかに有用であるか理解できるでしょう。レガシーシステムや分断された人事ソフトウェアアプリケーションが使用されている組織では、サイロに埋もれたツールや情報を手作業で探し出すことが必要になります。

クラス最高のクラウド HRIS システムは、コア ERP と統合できるだけでなく、コア ERP に合うように設計されています。例えば、クラウド ERP システムでは、日常業務を幅広く管理でき、多種多様なビジネスプロセスを統合できます。ERP は、部門横断データを統合することで唯一の正確な情報源を提供して、データの完全性を保証します。さらに、コア人事プロセスと HRIS に、最新の AI を利用する ERP のスピードと分析能力が加われば、最大限の相乗効果を得ることができます。

HRIS の使用事例

ほんの数年前まで、HRIS ソリューションを利用するのはほとんどが大企業でした。しかし、統合クラウドベースシステムの人気が高まるにつれて、小規模企業やスタートアップなどの企業も HRIS のメリットと効率性を活用することが可能になってきました。

以下、HRIS を利用して人事プロセスを合理化した企業の例をいくつかご紹介します。

• 世界最大級の不動産投資信託である Sun Communities 社は、SAP SuccessFactors で人事業務を変革し、670 以上の資産にわたる 3,800 人以上の従業員をサポートしています。同社は、オンボーディングの合理化やコンプライアンスの強化に成功し、従業員とのつながりを深め、従業員のモチベーションを向上させました。
• 自動車業界のグローバルリーダーである Volkswagen 社は、分断されたランドスケープ全体の人事プロセスを 1 つのプラットフォームに統合しました。人事とコンプライアンスのコア業務をローカライズして、40 カ国以上に対応しています。

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現代の企業は、消費者向けアプリ並みのユーザーエクスペリエンスを提供し、リアルタイムのデータ分析と自動化をサポートする、統合されたグローバルなコア人事ソリューションを探しています。従業員の分散が進むにつれ、HRIS ソフトウェアを従業員とともにグローバル化する必要があります。そのためには、複数の国々に行き届いたローカリゼーションとコンプライアンスを提供する必要があります。また、ビジネスモデルが変化し、進化するにつれて、企業は俊敏性とシンプルさを求めるようになります。そのためには、新しいプロセスやアプリケーションを確実かつ迅速に導入するための、関連性の高い強力な事前構築済み機能が必要です。

よくある質問