ATSとは？

採用管理システム (ATS) とは、求人・採用業務のデジタル管理に役立つ人事部門向けソフトウェアアプリケーションです。求人要件、求人掲載、および応募の管理と応募者の審査・選定に必要な職務情報と応募者情報のセントラルデータベースとして機能します。

Applicant Tracking System は、職務明細書の作成、キャリアサイトや求人掲示板への求人掲載、履歴書のスキャン、面接スケジュールの作成、フィードバックの収集、身元確認、電子署名付きのオファーレターの生成といった一般的なタスクの実行を支援します。

また、求職者のエクスペリエンスも管理します。これには、求人情報の検索、オンラインでの応募、応募ステータスの確認のほか、応募者への通知の生成も含まれます。

採用管理システム (ATS) の機能

ATS は求職者のデータベースとして機能し、採用プロセスに関連するワークフローを自動化および管理します。それにより、採用担当マネージャーや採用担当者は目を通さなければならない履歴書の数を削減し、最も適格な応募者に時間を集中させることができます。

ATS にはビジネスルールを組み込むことができるため、応募者から提出された個人情報を保護しながら、採用のベストプラクティスに従うことができます。

採用管理システムのユーザー層

あらゆる規模や業種の企業が応募者追跡システムを使用して、求職者情報の整理や検索、求職者との連絡、応募プロセスの管理を行っています。従来、コストやインフラストラクチャー要件のため Fortune 500 の大企業の領域でしたが、現在は比較的小規模の企業もクラウドで SaaS (Software-as-a-Service) 製品を利用することでコスト削減が可能になっています。

ATS が重要である理由とは？

ATS は採用プロセスを迅速化します。紙ベースのオフラインプロセスから自動化されたデジタルプロセスへ移行することにより、求人・採用タスクの合理化、時間の解放、公正で最適な採用プラクティスの遵守につながります。

以下は、応募者追跡システムが企業にもたらすメリットの例です。

• 応募者の増加：ATS によって求職者はオンラインでの求人情報の検索と応募が容易になり、全体的な応募者数の増加につながります。
• 採用サイクルの短縮：採用担当者は、応募者のパイプライン全体を素早く検索して関心のある候補者を選択することで、一次面接、身元確認、内定面談などの価値の高い業務に時間を費やすことができます。
• ステークホルダーとのコラボレーションの強化：面接中、採用担当マネージャーは ATS 内で候補者を審査し、フィードバックを提供します。ビジネスルールを設定することにより、選考から採用まで候補者の進捗を自動化できます。

採用管理システムの進化

インターネットの登場以前は、求人広告は求人紙や業界紙に掲載されていました。プロセスは紙ベースで、時間がかかる上に管理が困難でした。求職者が応募ステータスを容易に確認することもできませんでした。採用担当者や採用担当マネージャーは、寄せられる応募書類が膨大であるため、適格な応募者を選び出すことに困難を極めていました。

デジタルテクノロジーやオンラインテクノロジーにより、求人応募は格段に容易になりました。グローバルな求人 Web サイトは、世界中の人々に雇用の機会を宣伝するものになり、その結果、求人・採用活動は突如としてボリュームビジネスになりました。

1990 年代後半に開発された最初の応募者追跡システムは、オンプレミス環境に導入されるものでした。このシステムは、膨大な数の履歴書の処理と保管に重点を置きながら、採用業務におけるコンプライアンスと一貫性を確保するものでした。採用担当者や採用マネージャーも大量の履歴書の処理が業務に与える影響を懸念していたため、システムはすぐに進化し、事前審査、履歴書スキャン、解析、自動通知、アナリティクスをサポートするようになりました。

現在、応募者追跡システムは、主にクラウドで活用する形になり、SaaS (Software-as-a-Service) ソリューションとして提供されています。クラウドベースの ATS は、巨額の導入コストと非効率なプロセスを排除し、IT 部門への依存も減らしています。

こうしたATSの進化は、企業のタレントアクイジション活動を強力に支援します。優秀な人材を効率よく見つけ出し、採用プロセス全体を最適化することで、競争が激しい市場においても戦略的に人材を確保できるようになりました。

ATS テクノロジーは、次のような最新の採用要件に対応できるように進化しています。

• オンライン採用：求人サイト、候補者とのコミュニケーション、面接、内定などのリモートでのオンライン採用活動をサポートします。
• マス採用：医療機関、食料品、e コマース、テクノロジーなどの特定業界における大量求人、選定、採用を迅速化します。
• 大量応募者：特定の求人に対する大量の応募者を選別します。
• 社内リクルーティング：昇進を促すべき従業員を特定します。
• ダイバーシティとインクルージョン：会社の採用方針を確立し、偏見のない採用業務を遂行します。

ATS は、求人掲載からオファーレター（内定通知、雇用契約書）の提示までの採用プロセスをサポートします。採用データは個人情報であるため、応募者追跡システムは GDPR などのデータ保護法の遵守にも役立ちます。

ATS のユースケース

ATS の最もアクティブなユーザーは採用担当者です。採用担当者は、求人要件の管理、求人掲載、応募者の審査、選考から採用までの候補者の進捗管理のために、日常的に ATS を使用します。

採用マネージャーは、ATS を使用して採用プロセスに関与します。ATS により、有効な求人要件に直接アクセスして職務明細書、応募者、履歴書を審査したり、各候補者のステータスを確認したりすることができます。面接の準備と実施や、面接後の定量的/定性的なフィードバック保存のための情報が ATS によって生成されます。

求職者は、ATS を使用して求人の検索と応募、応募ステータスの確認、および内定承諾を行います。

ATS を検討する際のチェックポイント

応募者追跡システムは、スタンドアロンソリューションとして提供されるほか、候補者管理 (CRM) の機能を含むエンドツーエンドの採用管理ソフトウェアプラットフォームの一部として提供される場合もあります。

CRM ソフトウェアは、多くの場合、ATS と併用されます。しかし、ATS とは異なり、CRM ソフトウェアは、人材を引き付けたり、候補者ステータスに移行した応募者と関係を構築したりするのに使用されます。候補者管理システムは、候補者エンゲージメントに重点を置き、全体的に前向きな採用エクスペリエンスを創出します。

候補者データ管理には、スタンドアロンの ATS アプリケーションのシンプルさが好まれることもありますが、いくつかの制約があります。積極的な候補者を処理する際には十分ですが、消極的な人材の引き付けとナーチャリングに必要な機能は備えていないためです。

ATS および CRM 機能を含む採用管理ソフトウェアは、応募から候補者になるまでのプロセス全体で最大限の柔軟性と効率を実現します。このような採用管理ソフトウェアには、次のようなメリットがあります。

• 先進的なキャリア Web サイトへのアクセス
• ランディングページのカスタマイズ
• メールマーケティングキャンペーン
• 人材プールの拡充
• 最終選考候補者の関心と意欲の引き上げ
• 採用サイクルの短縮
• 社内ステークホルダーとのコラボレーションの強化

エンドツーエンドの採用管理ソリューションは、コストを削減し、複数システムの並行管理にまつわる複雑さを解消します。

そのほかにも、次のようなことを考慮する必要があります。

• 拡張性：企業の採用ニーズは変動するため、俊敏性と拡張性に優れたソフトウェアが必要です。
• 統合：ほかの採用管理ソフトウェアや人事テクノロジーインフラストラクチャー全体との統合をどうするか事前に決定する必要があります。統合により、手動データプロセスの排除や、採用データと従業員データを組み合わせる機能がサポートされます。
• ユーザー要件：すべてのユーザー（応募者、採用担当者、採用マネージャー）の要件を考慮して、ATS がすべての人に効率的で使いやすいエクスペリエンスを提供できるようにします。

ATS と CRM を含むエンドツーエンドの採用管理プラットフォームの機能とは？

以下は、包括的な採用管理ソリューションの主な特長や機能です。

求人掲載

• 優先されるコンピテンシーを強調した職務明細書の作成
• 自動スキャンによる性別の偏りや給与水準の特定
• エンプロイヤーブランドの求職者向け Web サイトの構築
• キャリア Web サイトや求人掲示板での掲載情報の作成と管理
• 要件に応じて応募方法が設定可能（モバイル応募、クイック応募、マルチステージ）

応募者の選考

• 単一データベースでの社内外からの応募の検索
• 求人掲載ごとの応募前のスクリーニング質問の設定
• 履歴書データの保存と分析の自動化（解析を含む）
• 役割ごとにパーソナライズされた自動通知やアラートの受信
• サードパーティーの代理店に対する安全なアクセスの提供
• 採用プロセス全体にわたるリアルタイムのレポートやアナリティクスの生成

採用候補者面接

• 面接のスケジュール設定と進捗の追跡
• フィードバックの収集と候補者評価の自動統合
• 最新の情報やステータスを掲載する候補者ポータルへの安全なアクセスの提供

採用とオンボーディング

• データが事前入力されたブランド入りテンプレートやフォームへのアクセス
• 電子署名機能を備えたオファーレターの生成と提供による迅速な対応
• オンボーディングプロセスの自動化

ATS の適切な導入タイミングとは？

急速に成長している企業や、ビジネス戦略全体との関係で意欲的な採用目標がある企業は、ATS の導入を検討すべきです。その他の要件としては、需要の高い専門スキルや職務の募集、マス採用活動の支援、一元化されたデータモデルと自動化されたワークフローが時間と費用の節約につながると考えられる人事部門内の非効率性の解決などが考えられます。そうした非効率には、次のようなものがあります。

• 採用活動をスプレッドシートで追跡している。
• 同じ求人情報を複数の求人掲示板に手動で掲載しなければならない。
• 関連性の薄い応募も含む膨大な応募の選考に時間を費やしている。
• 採用チームからのフィードバックや決定が得られにくい。
• 既存のキャリアサイトの構築、保守、改善を行う社内リソースがいない。
• 採用活動の価値基準の測定が難しく、一貫性がない。

ATS をアップグレードするタイミングとは？

多くの企業が、既存の ATS から、CRM の候補者エンゲージメント機能を含むエンドツーエンドの採用管理ソフトウェアプラットフォームへのアップグレードを選択しています。

時代遅れの ATS は、次のような非効率をもたらす可能性があります。

• 求人のたびに同じ求職者からの応募が提示される。
• 採用プロセスでの離脱率が高くなる。
• 採用候補者のナーチャリングやエンゲージメントが難しく、効率が上がらない。
• 無意識の偏見の有無がわからない。
• マス採用、昇進、オンライン採用などの特定の採用戦略が、不可能ではないにしても難しい。

応募者追跡システムは、特にエンドツーエンドの採用管理ソリューション内に統合されている場合、優秀な人材の誘致、発掘、確保、採用のための最新かつセキュアなプラットフォームを提供します。ATS は、時間のかかる手動プロセスを排除するため、採用活動と会社の成長予測を完全に同期させることができます。