トランザクション型の調達手法を乗り越える

調達は、トランザクション型の購買と記録管理から、多面的な管理手法へと進化しています。現在、調達には戦術的スキル、分析スキル、対人スキルが必要です。調達部門は、事業運営に必要なすべての製品とサービスを調査し、ソーシングし、購買し、受入し、検査し、支払を承認するプロセスを引き続き担当しています。原材料や機械からコンサルティング料や会議用テーブルまで、この重要なグループが関わっています。

調達部門は、コスト抑制という優先事項に加えて、組織の収益戦略の中でますます大きな役割を担うようになっています。同時に、この多忙なチームは、スピードと透明性に対する顧客の期待に応えてグローバルサプライチェーンをナビゲートしていく機会が増え、同時にプレッシャーも高まっています。そのため、企業はプロセスを合理化し、企業データを保護する新しい方法を模索するようになっています。

コラボレーション型の調達の定義とメリット

コラボレーション型の調達とは、社内の部署、サプライヤー、外部のパートナーのすべてを通じて、調達活動を戦略的に調整、統合していくことを指します。このアプローチを採用することにより、集団的な購買力を活用できるようになります。また、コストを削減し、効率と可視性を向上させ、コンプライアンスを強化するのにも役立ちます。

このコラボレーションに参加する企業は、サイロ化することなく情報を共有して、ソーシング、契約、購買、サプライヤー管理、支払を簡素化できます。エンタープライズリソースプランニング (ERP) ソフトウェアシステムの観点では、SAP Business Network などのデジタルプラットフォームを通じてコラボレーション型の調達を統合することができます。このようなクラウドネイティブのソリューションは、バイヤーとサプライヤーをリアルタイムで結び付け、取引を自動化し、コラボレーションを促進するためのハブとして機能します。これにより、バイヤー、パートナー、サプライヤーが異なるソフトウェアやハードウェアのソリューションを使用して事業運用を行っていても、スムーズに物事が運びます。

コラボレーション型の調達が必須となる理由

調達担当者は、原材料の入手可能性が不確かなことと、コスト上昇による余剰在庫の保管にかかる費用に悩まされています。また、調達チームはコンプライアンスを維持しながら予算内ですべての業務を遂行する必要があります。そのような理由から、従来から存在していた業務上の役割が、突如ビジネスの結果に直接影響するようになりました。このような中で成功を収めるため、調達チームは、日々過剰な支出を行わずにより多くのことが得られるよう支援してくれる新しいツールとプロセスを必要としています。

従来型の調達モデルでは、世界的な混乱、規制の変化、顧客の期待の高まりに対応するのに苦労します。従来型の調達モデルの特徴としては、手動のプロセス、古いツール、断片化されたコミュニケーション手法が挙げられます。

モダンなクラウドベースの ERP システムを実行している組織であっても、ベンダーのプロセスとスケジュールに関して透明性が欠如していることが問題となっている場合があります。その結果、在庫、注文のステータス、支払に関する情報を効率よく確認できないことがあります。

このギャップを埋めるために、世界中の調達チームは ERP ソリューションを拡張してベンダーと安全に共有し、コラボレーション型の調達やその他のサプライチェーン機能に特化したクラウドプラットフォームでデータを自動化しています。これにより、よくある課題に対処でき、以下のようなメリットが得られます。

• すべての関係者が各取引のステータスを確認できるようにすることで、可視性が向上します。
• 購買発注、請求、支払を自動化することで、サイクルタイムを短縮します。
• 目標やパフォーマンス追跡を共有することで、サプライヤーとの関係を向上させます。
• プロアクティブなコラボレーションと緊急時対応策により、リスクを軽減します。

これらの新機能により、チームはトランザクション型から戦略的業務に移行できます。そうなると、コラボレーション型の調達は、単なるメリットではなく不可欠なものになります。

調達コラボレーションにおける主な役割、プロセス、ステークホルダー

調達コラボレーションソリューションに予算を割り当てて、ワークフローを修正し、IT 部門のサポートを得る前に、誰が関与する必要があるかを考慮し、提案されたスケジュールを評価することが重要です。

調達コラボレーションのためのビジネスケースの構築は、いくつかの要素によって推進されます。企業は、モダン化の必要性や、業務効率化のための電子請求書処理の推進の必要性を認識しています。電子請求を必須にする税規制や、ビジネスの別の領域に再投資するための長期的な経費節減のプレッシャーも感じています。

通常、このような議論と着手は、メインのクラウド移行プロジェクトがある程度の期間スムーズに実行された後に行われます。ステークホルダーとのミーティングを開催する際には、肯定的な KPI を調査して提示するのが有効です。これにより、最近のモダン化のアップグレードの価値を示すことができます。

調達部門に加えて、次のようなステークホルダーが関与することがあります。

• 財務部門：調達支出を追跡し、予算を予測し、財務コンプライアンスを確保し、費用対効果の高い分析をサポートします。
• 法務およびコンプライアンス部門：契約を確認し、規制要件や内部ポリシー基準の遵守に関連する問題がないか調べます。
• オペレーション部門とサプライチェーン管理部門：ロジスティクス、在庫、納入に関する詳細事項や調達方法を調整します。
• IT 部門とシステムアナリスト：会社のニーズに最適なソリューションについて検討し、調達プラットフォームプロバイダーとのデータ統合について監督します。

調達コラボレーションツール：機能とエコシステム

最新の調達コラボレーションツールはクラウドベースの API 対応アーキテクチャーであり、スケーラビリティ、相互運用性、リアルタイムのデータ交換をサポートします。オンプレミス環境またはハイブリッド環境を運用している企業は、ミドルウェアやコネクターを通じてこれらのモダンなツールを利用できます。

調達プラットフォームは比較的新しいものですが、調達プラットフォームが実現する機能は、財務やサプライ管理のプロフェッショナルから注目を集めています。たとえば、SAP Business Network は 300 万を超える企業をサポートし、相互の取引やコラボレーションを可能にしています。時間のかかるプロセスが自動化され、互換性と統合に関する問題がプラットフォームによって解決されることを、利用者は高く評価しています。参加企業は、使用している ERP システムに関係なく、ネットワーク上の他の企業との間でデータを送受信できるようにビジネス環境を設定できます。取引しているベンダーまたはサプライヤーがまだこのネットワークに参加していない場合は、招待状を送信して簡単に参加してもらうことができます（多くの場合、無料で参加できます）。

これは、電子データ交換 (EDI) やメールによるスプレッドシートのやり取りといった旧来のプロセスと比較して、際立った向上と言えます。EDI では、サプライヤーとバイヤーが注文書と請求書を電子的にやり取りできますが、アーキテクチャーに柔軟性が欠けているため、正確性の自動チェックやコンプライアンスチェックを行うことができません。それらのチェックは、送信者と受信者の両方が手動で行う必要があります。これにより、作業時間が増え、誤りが発生する可能性が生じます。また、EDI システムでは、ドキュメントに含まれるデータを分析したり、洞察に富んだレポートを生成したりすることもできません。コラボレーション型の調達では、これらの課題の多くが解決されます。

調達コラボレーションソリューションでチェックすべき付加価値機能を以下に示します。

• ドキュメント共有：電子購買発注、請求、支払、確認を自動化できます。
• ネットワーク発見：特定の基準を満たす、または評価の高い新規サプライヤーを探したり、ソーシングのニーズを投稿したり、入札を受け付けたりします。
• サプライヤー向けセルフサービスポータル：サプライヤーは、プロファイルを管理したり、見積依頼に回答したり、注文書から請求書への変換を行ったり、請求書を提出したり、注文を追跡したりできます。
• 分析ダッシュボード：支出を分析したり、サプライヤーのパフォーマンスやプロセス効率を調べたりできます。
• ワークフローのオーケストレーション：承認、エスカレーション、例外処理を自動化します。
• コンプライアンスに関するガードレール：注文書と請求書を照合します。これにより、注文と請求がバイヤーのパラメーターや契約に従っていること、国別の承認済みベンダーを使用していること、規制要件を満たしていることを確認できます。
• ERP システムとの統合：データの整合性を確保し、ERP 環境全体で多くの手動入力を排除します。

コラボレーション型の調達プラットフォームにより、安全なタッチレス取引とリアルタイムの連携が可能になります。それらは、ソーシング、ロジスティクス、設備資産インテリジェンスネットワークを含む広範なエコシステムの一部となり、統合されたデジタルサプライチェーンを構築します。

調達に関してよくある落とし穴を回避する

調達コラボレーションプラットフォームには多くのメリットがありますが、賛同を得ることが難しい場合もあります。これには、変革に対する疲れ、タイミング、ベンダーの抵抗、ROI データの不足など、いくつかの理由があります。関与するチームの数、技術的な計画、初期投資を考えると、こうした状況は理解できます。

しかし、優れた調達マネージャーは、目に見える問題点と有益な結果を提示してステークホルダーを説得することで、これらの懸念に対処できます。以下に例を示します。

統合の欠如：分断されたシステムはデータフローと可視性を妨げます。
解決策：ERP ネイティブなプラットフォームを使用して、シームレスな統合を実現します。

サプライヤーの参加が限定的：サプライヤーはデジタルプラットフォームの導入に積極的でない場合があります。
解決策：オンボーディングのサポートを提供し、支払の迅速化やエラーの削減などの相互のメリットを強調します。多くのベンダーや顧客がすでにネットワークに参加していることを知ると、考えを変えるサプライヤーもいるかもしれません。

セキュリティとコンプライアンスに関するリスク：組織間でデータを共有すると脆弱性が生じると考えているかもしれません。
解決策：堅牢なセキュリティ、監査証跡、コンプライアンス認証を備えたプラットフォームを選択します。

可視性の欠如：分断されたシステムでは、複数のステップからなる手動の調達プロセスが必要になります。
解決策：共有されたシステム上で、契約、電子請求処理、パフォーマンス追跡を共同で行えるようにします。

追加の費用：経営陣が追加予算の支出を渋ることがあります。
解決策：パイロットプログラムを実行し、検証済みの ROI に関する統計情報を提示して、さらなる投資を呼び込みます。

それでも経営陣が納得しない場合は、第三者によるレポートによって躊躇が緩和される可能性があります。IDC Business Value ホワイトペーパー「The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations」（バイヤー企業にとっての SAP Business Network のビジネス価値）¹ によると、顧客企業は以下のようなプラスの ROI を期待できます。

• 市場投入までの時間の短縮
• より迅速な製品や注文品の納品
• 新しいパートナーのオンボーディングが迅速化
• 文書配信が迅速化
• 電子購買発注の利用率が増加
• 承認サイクル時間が短縮
• 例外なしで処理される請求書が増加

その他のサードパーティーのリソースとして、IDC のビジネスバリューカリキュレーター² や、IDC Business Value ホワイトペーパー「The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations」（販売側の企業にとっての SAP Business Network のビジネス価値）³ などがあります。賛同が得られたら、すでに確立されているプロセスから、時間を節約できるワークフローに移行するためのロードマップを作成します。

調達リーダーのためのコラボレーションのロードマップの作成

調達コラボレーションソリューションの統合は、全社的なクラウド移行と比較すると、それほど大きくない取り組みです。しかし、最適な結果を得るには、戦略的ロードマップの作成が推奨されます。この取り組みによって、すべての関係者が自分のニーズ、要件、期待する内容について考えることができます。また、このタイミングで変更管理のステップやトレーニングを計画するのも良い試みです。これにより、新しい調達コラボレーションツールが利用可能になったらすぐに使用できるように従業員を準備させておくことができます。考慮すべきステップは以下のとおりです。

1. 現在の成熟度を評価する：既存の調達に関するプロセス、システム、ステークホルダーの関与を評価します。あなたのチームが最も苦労していることは何でしょうか？誤りやコミュニケーションのミスが発生しやすいステップはどれでしょうか？チームが変化を望まない点として、何があるでしょうか？
2. コラボレーションの目標を定義する：コスト削減、俊敏性、サステナビリティなど、ビジネスの優先事項に合わせます。優先度の高い項目は何でしょうか？成功をどのように定義しますか？請求処理の迅速化でしょうか？誤りの削減でしょうか？サプライチェーンのレジリエンスの強化でしょうか？
3. 適切なプラットフォームを選択する：ERP システムと統合され、コラボレーションのニーズをサポートするツールを選択します。調達プラットフォームをすでに利用しているベンダーやサプライヤーはありますか？そうでない場合は、簡単に参加できるようにしてください。そうすることで採用の可能性が高くなります。
4. ステークホルダーを関与させる：調達、財務、IT、サプライヤーをプロセスの早い段階で関与させ、意見を聞き、質問に回答し、賛同を得ます。すべてのステークホルダーのニーズに最も合った調達プラットフォームを選択してください。
5. パイロット運用を反復して行う：少数のサプライヤーまたはカテゴリーで開始し、結果を測定し、改良します。例えば、選択したネットワークに主要サプライヤーがすでに参加している場合は、最初にそのサプライヤーと統合します。ワークフローを設定し、チームをトレーニングし、設定された期間（3 カ月など）の向上点を評価します。
6. 拡張し、最適化する：メリットと ROI が納得のいくものである場合は、残りのパートナー、サプライヤー、バイヤーに展開します。コラボレーションを拡張してプロセスをより良いものにし、アナリティクスを使用して継続的な向上を推進していきます。

調達コラボレーションの検討を今すぐ始めましょう

サイロ化した手作業かつトランザクション型の調達プロセスの時代は徐々に終わりに近づいています。企業は、クラウドベースのネットワークを活用して、よりスムーズに取引を行うことができます。これらの新しいツールを導入した調達チームは、以下のことをより簡単に行えるようになります。

• 新しいサプライヤーを発見し、契約条件を迅速に定める
• サプライチェーンの状況の変化に迅速に対応する
• 購買や販売のプロセスのすべてのステップの可視性を向上させる
• 社内外のすべての規制とポリシーに準拠する

コラボレーション型の調達プラットフォームを使用することで、サプライチェーンの可視性、効率、コンプライアンスが向上します。貴社の準備が整ったら、それに応じた適切なソリューションを選択できます。また、貴社の変革をサポートする多くのオプションが用意されています。