給与計算管理システムとは？

給与計算管理システムは、給与期間ごとの従業員の賃金、勤務時間、控除、および源泉徴収の計算に使用されます。多くの場合、勤務時間に対する正確な給与支払いを確実にするために、勤怠管理システムと緊密に統合されます。

給与計算の管理は、手動で行ったり、専用ソフトウェアを使用したり、サードパーティープロバイダーにアウトソーシングしたりすることができます。給与計算管理システムは、人事・人材管理 (HCM) のコアコンポーネントです。

給与計算管理が重要である理由

給与計算管理システムは、複雑さの軽減、リスクの管理、効果的な拡張に役立ちます。さらに、高度な給与計算ソフトウェアは、重要なレポートの生成、傾向に関するインサイトの収集、および部門横断型システムとのデータ統合の機会をもたらします。

正確な給与計算管理は、人事 (HR) などの部門にとって不可欠です。人事・給与計算では、会社の記録を正確に維持し、税規制や労働法を確実に遵守するために、給与、給付、および社員のステータスに関する情報にアクセスする必要があります。

また、コンプライアンスのミスは高くつくことがあります。2023 年、米国国税庁 (IRS) は米国の雇用主に対し、支払額の計算ミスまたは不足について約 85 億ドルの民事罰を科しました。また、2021 年には「ネームアンドシェイム」キャンペーンと訴訟の結果、英国の雇用主数百社に数百万ポンドの罰金と賠償金が発生しました。些細なミスでも、世間の評判を落としたり、信用を失ったり、モラルの低下を招いたりする可能性があります。だからこそ、企業は給与管理を正しく行うことが重要です。

給与計算管理にはどのような方法がありますか？

企業規模を問わず、正確な給与計算を管理・維持し、期限内に給与を支払い、コンプライアンスを維持する必要があります。さまざまなオプションがありますが、一長一短です。給与計算管理には、主に以下の 3 つの方法があります。

1. 手作業による給与計算管理

このタイプの給与計算管理では、賃金、控除、および給与税をスプレッドシートまたはシンプルな会計ソフトウェアに手作業で入力します。小規模企業やスタートアップ企業は、コスト削減のために手作業による給与計算管理を使用したくなるかもしれません。しかし、この方法は時間がかかる上に、セキュリティの脅威、データ損失、人為的ミスに対して潜在的に脆弱です。

2. 給与計算管理ソフトウェア

このタイプの専用ソフトウェアは、コンピューターまたはクラウドに配置され、給与計算の自動化の計画や合理化に役立ちます。給与計算管理ソフトウェアは、クラウドで管理されることが多くなっており、一般に料金がかかり、サブスクリプションベースです。手痛い給与計算ミスの回避、最新のコンプライアンス情報の把握、新しい地域への事業拡大に伴う地域を越えた業務拡張、従業員データの整理と保護に役立ちます。

3. 給与計算アウトソーシング

給与計算管理を社内で実行したいという希望やリソースがない企業は、外部サービスプロバイダーを雇ってこのプロセスを管理させることができます。サードパーティー企業は、管理上の負担をある程度取り除くことができますが、費用がかさむ可能性があることに加え、プロセスの直接管理を一部諦める必要があります。

給与計算管理にはどのようなフェーズがありますか？

給与計算では、システムが意図したとおりに適切かつ効率的に機能するようにするために従う必要がある手順が定義されています。結局のところ、1 回のミスが給与支払いの遅延や罰金の原因になることがあります。給与計算管理には、主に以下の 3 つのフェーズがあります。

1. 給与計算前フェーズ

雇用ステータス、時給/時間外割増率、給与、勤怠追跡情報、ボーナス、時間外勤務、コミッション、有給休暇、控除などの重要な従業員データを収集します。また、給与計算システムに最新のデータ、勤務体系、およびコンプライアンス規制が設定されていることを確認する必要もあります。

2. 計算フェーズ

給与支給額を計算した後、控除を適用して従業員の給与手取額を計算します。予定どおりに資金を分配して給与を支払うには、必要な社内承認を得ることが重要です。

3. 給与計算後フェーズ

従業員に給与を支払い、社会保険・年金を拠出し、正確な財務記録を維持し、政府機関に必要書類や報告書を提出します。会社の所在地によっては、雇用主は一定の年数にわたって従業員記録を保持する必要があります。例えば IRS では、米国企業は雇用税の記録を少なくとも 4 年間保持する必要があると規定されています。また、正確性を確保し、改善が必要な領域に対処するために、社内チームが内部プロセスを定期的に見直す必要もあります。

給与計算管理システムにはどのような機能がありますか？

最新の給与計算システムは、給与計算管理の詳細をより深く掘り下げることにより、以下の実現に役立ちます。

従業員の賃金計算：給与支給額、控除、および給与手取額の計算を自動化し、納税義務と労働法の遵守を確保します。税および控除には、地方税、州税、連邦税、国税、退職金/健康保険給付金、および給与支給額からのその他の源泉徴収などがあります。また、インセンティブ報酬やボーナスなどの変動給の処理にも対応し、従業員のモチベーション維持と業績評価に基づいた報酬管理が可能です。

給与税の処理：控除額を計算し、政府機関に送金します。

給与記録管理要件の遵守：従業員／有期雇用従業員の四半期および年次税務レポートと年度末フォームを管理します。

従業員への給与明細の提供：紙または電子明細書を通じて、給与期間ごとおよび年度累計の報酬と控除の内訳を従業員に示します。一部の給与計算システムでは、従業員が給与明細に関する電子メールまたはテキストメッセージをオプトインすることもできます。

クラウドベースの給与計算管理システムを使用するメリットは何ですか？

給与計算システムは効率化を支援し、時間のかかる人事業務の削減に役立ちます。また、クラウドベースの給与計算ソフトウェアとどこからでもアクセスできるインターフェースにより、給与計算チームはレスポンシブで強力なツールを簡単に利用できます。給与計算は、戦略的機能としても認識されつつあります。Forbes に記載されているように、AI を活用した給与計算システムは、透明性を高め、エラーを削減し、よりパーソナライズされた従業員エクスペリエンスを提供するのに役立ち、給与計算を信頼と変革の原動力に変えています。

• 正確な計算：計算の自動化により、給与計算処理時のミスを回避し、期日どおりかつ正確な給与支払いを確保できます。
• コンプライアンスの支援：新しい法律が制定された場合や現行の法律が変更された場合、変更点を規則に反映させる作業は給与計算管理ソフトウェアの方がはるかに容易で、企業は重要な期限に遅れたり、罰金が発生したりするのを回避しやすくなります。高度なクラウドベースの給与計算には、複数の地域や国で事業を展開している企業がコンプライアンスを維持できるように、グローバルローカリゼーション機能が搭載されています。
• 納税申告書へのアクセス： 従業員が納税申告書に自分で簡単にアクセスでき、人事部門の負担が軽減されます。
• 柔軟な支払オプション： 従業員は、給与受取方法として、口座振込、小切手、または会社が提供する別のオプションを選択できます。
• 詳細な記録管理：ワンクリックでリアルタイムに給与計算データを集約してカスタムレポートを生成できます。また、給与計算データアナリティクスを使用して傾向やパターンを特定すれば、ビジネス上の意思決定の改善に役立ちます。
• 従業員セルフサービス： 従業員が支給額と控除額の内訳を記載した給与明細にアクセスでき、透明性が向上します。
• 給与計算ミスの削減：ソフトウェアベースの給与計算は、手作業によるデータ入力の必要性とそれに伴うミス発生の可能性をなくします。
• 自動アラート：給与計算管理者は、ソフトウェアのアラートを有効化することで潜在的な問題への注意を促したり、重要な日付、期限、およびコンプライアンス更新のリマインダーを設定したりすることができます。

給与計算の進化

給与計算は長年、バックオフィス機能と見なされてきました。絶対に必要な機能ですが、ともすれば見過ごされてきました。今日、その認識は変わりつつあります。SAP SuccessFactors プレジデントのダン・ベックによる Forbes の最新記事で強調されているように、給与計算は従業員全体における信頼性、透明性、変革の戦略的推進要因になりつつあります。

「給与計算は単なる計算ではありません。従業員へのコミットメントです」とベックは述べています。「正確かつタイムリーで、透明性が高ければ、信頼性を構築し、文化を強化し、従業員のエンゲージメントを維持できます」

AI がこの変化を加速させています。パーソナライズされた給与明細から不正検知や要員に関する戦略的なインサイトに至るまで、インテリジェントな給与計算システムは、トランザクションにとどまらず、有意義な従業員エクスペリエンスを提供できるよう支援します。たとえば、SAP SuccessFactors Employee Central Payroll では、AI を活用して以下を実現します。

• 給与把握機能などを使用して複雑な給与明細データをシンプル化して、給与の透明性を高めます。
• 支払明細書に影響を及ぼす前に異常を特定して、効率を向上させ、エラーを削減します。
• リアルタイムのパターン分析により、不正を検知してコンプライアンスを確保します。
• 報酬と人件費に関する 戦略的インサイトを引き出し て、計画および予算策定に役立てます。

給与計算管理システムの選び方

適切な給与計算管理システムの選定にあたっては、業務部門の意思決定者がニーズや要望を事前に評価することが不可欠です。支出可能な金額と必須の機能を決定した後、以下の質問について検討します。

1. プロバイダーの評判と経験レベルはどうか？

レビューサイトをチェックしたり、顧客体験や導入事例を読んだりして、プロバイダーの長所と短所を調べます。また、本格的に検討する前に、ライブデモや無料トライアルに登録してソフトウェアを試用します。

2. システムのセキュリティレベルはどうか？

プロバイダーが暗号化を使用しているか、データ保護規制に準拠しているか、カスタマイズ可能なユーザーアクセスを提供しているかを確認します。また、データのバックアップおよび復元プロセスについても調べます。

3. 自社が事業を展開している国や地域がサポートされているか？

自社が事業を展開しているか、事業拡大を計画している場所に対して提供されているローカリゼーションのレベルを確認します。これは、言語、通貨、日付、およびタイムゾーンのサポートのほか、国ごとに異なる可能性がある特定のフィールド、計算、レポートにまで及びます。

4. プロバイダーは変化する規制の遵守を支援しているか？

ベンダーが給与計算に影響する法的規制を監視し、コンプライアンスに役立つ最新情報をタイムリーに提供しているかどうかを確認します。また、さまざまな機関に提出する必要があるレポートをサポートしているかどうか、どの国や地域がサポート対象なのかを調べます。

5. 他のシステムとの統合は可能か？

主要な情報の整合性の維持、データ入力の重複の回避、潜在的なミスの防止のために、HCM ソフトウェアなどの既存システムとの統合を提供しているプロバイダーを探します。API アクセスを提供する給与計算システムでは、プラットフォームのカスタマイズや他のツールとの接続が可能ですが、接続されたすべてのシステムに変更が加えられた場合に、統合が最新の状態に保たれるようにする必要性も伴います。

6. どのようなレポート機能があるか？

退職金の拠出や給与税の納税義務の分析など、プロバイダーが生成できるレポートのタイプを調べます。また、予測や意思決定を支援する分析機能があるかどうかも確認します。

7. コストは予算または予想される成長に適合しているか？

必要なライセンスシート数と、初期費用から定期料金までの総コストを確認します。プラットフォームが事業の規模や複雑さの増大に応じて拡張できるかどうかを確認します。それらのコストと、不適切な給与計算や法的規制違反の潜在的コストを天秤にかけます。

給与計算管理の業種別ユースケース

以下は、クラウドベースのシステムを導入して、人事および給与計算業務の改善に成功した 3 業種の企業例です。

不動産

あるオーストラリア最大級の不動産グループは、従業員数が 2 年間で 450 人から 670 人に増加し、チームサポートの強化と業務効率の向上を必要としていました。そこで、給与計算をコアに組み込んだ統合人事プラットフォームが正確性、スピード、コンプライアンスの確保に役立ちました。その方法をご覧ください。GPT Group 社の導入事例を読む

スポーツ・エンターテインメント

ある大規模スポーツ・エンターテインメント企業は、従業員エクスペリエンスと職場の意思決定を強化したいと考えていました。そこで、データソースを一元化することで、人事プロセスの自動化、オンボーディングプロセスにかかる時間の短縮、給与計算業務の合理化、十分な情報に基づく人材関連の意思決定に役立ちました。その方法をご覧ください。Sharks Sports and Entertainment 社の導入事例を読む

食品・消費財

ある世界最大級の食品会社は、従業員エクスペリエンスと文化を強化するためにプロセスを改善する必要がありました。クラウド給与計算管理システムは、中東の従業員がスマートフォンからセルフサービスツールやその他のデータにアクセスできるようにするのに役立ちました。その方法をご覧ください。BRF 社の導入事例を読む

給与計算管理システムの詳細

あらゆる規模の成長志向の企業は、プロセスの改善や給与計算管理の改善からメリットを得ることができます。こちらの人事・給与計算チェックリストは、ビジネス目標の支援、将来の課題への対処、従業員のニーズへの対応を図る上で役立ちます。

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll は、グローバル要員の給与計算プロセスのシンプル化に役立ちます。その方法をご覧ください。各国・各地域の規制に準拠した給与計算をタイムリーかつ安全で効率的な方法で確実に実行できます。