コンティンジェンシープランニングとは？緊急時の備えがビジネスを守る方法
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事業継続性計画とは何かについてご説明します。SAPのグローバル人事バリューアドバイザーであるキアラ・ベルサーノ（Chiara Bersano）は、このテーマに関して独自の視点を持っています。1999年、彼女はトルコ・イズミルの工場を運営するグローバル企業で働いていましたが、壊滅的な地震が発生し、最終的に17,000人以上が亡くなり、25万人が家を失いました。しかし、彼女の勤務先の企業は、従業員を他の多くの人々よりも良い状況に置くことができました。会社は迅速に行動し、困難な状況下で従業員とその家族をサポートしました。この対応により、会社と従業員の間には長期的な信頼と忠誠心が芽生えました。当時は今ほどテクノロジーが発達していませんでしたが、この経験が彼女に緊急時対応策への関心を持たせるきっかけとなりました。そして20年後も、多くの従業員が、より良い給与やキャリアアップの約束だけでなく、危機の際にも会社が支えてくれることを知っているため、その企業で働き続けています。では、緊急時対応策とは何か。ベルサーノ氏は、危機が発生した際やその後も、従業員が健康で意欲的に働けるようにするための緊急対応の枠組みだと説明しています。
ベルサーノ氏は「危機を通じて関係を築く力は非常に大きい」と語り、「従業員との信頼を基盤に関係を築いている」と述べています。
要するに、しっかりとした緊急計画を作り、従業員の健康と安全に投資することで、組織の回復力や柔軟性、事業の継続性が高まり、最終的にビジネスの成果向上につながります。さらに広い観点から見ると、緊急時対応策は短期的にも長期的にも、あらゆる企業（ローカル・グローバル問わず）の存続に不可欠な要素です。
準備と同様に重要な認識
Bersano社以外にも多くの緊急時対応策の事例がありますが、HR機能を含む事業継続計画を明確に定義しておくことで、万が一の事態が発生した際にも、社員やリソースの適切な配置・調整が可能となり、企業は迅速かつ部分的にでも業務を再開することができます。
2019年第4四半期に新型コロナウイルス（COVID-19）のパンデミックが報じられるようになって以降、緊急時対応策の重要性が再認識されました。企業や各国がどのように復旧を支援できるか、また、これらの計画が現在どのように役立っているのかが問われています。この問いに対し、企業は事業継続性の確保を重視した緊急時対応策を早期に策定する必要があります。実際には、マクロ経済環境や個社の事情にかかわらず、人事部門は常にこれらの取り組みを継続していくことが求められます。
Hindsight 2020：COVID-19 初期におけるコンティンジェンシープランの有効性
ソーシングやフルフィルメントのポジションを迅速に採用する計画を立てていたeコマース企業は、十分な準備を整えていました。また、従業員にノートパソコンと最新のコラボレーションソフトウェアを事前に提供していたサービス業の組織は、リモートワークへの移行を円滑かつ迅速に実現できました。総じて、将来を見据えた技術活用を進めていた企業ほど、パンデミック下においても計画的または偶発的に事業の安定を維持できていたといえます。
しかし、緊急時対応策は、全従業員にノートパソコンと高速インターネット環境を用意するだけでは十分とは言えません。リソースや部門を柔軟に配置し直し、即時のビジネス要件に対応すること、企業の外部イメージを適切に管理すること、従業員のニーズや成功のために本当に必要な施策を講じることが求められます。これらは日常的に管理すべき重要な3要素であり、人事部門がどれだけ効果的に準備できているかが、事業への影響を大きく左右します。
このため、新型コロナウイルス（COVID-19）パンデミック終息後も、継続的かつ一貫した緊急時対応策の策定・運用が人事部門にとって新たなスタンダードとなるでしょう。緊急時対応策をHR機能の常設体制とすることで、事業のさらなる強化が期待できます。
言行一致を徹底する
職場の緊急アクションプランは、企業の規模に合わせて戦略を立てるのと同様に、その深さや有効性が企業の価値観を反映します。多くの企業のウェブサイトでは、顧客を第一に考え、従業員の健康と安全を最優先するという理想が掲げられていますが、実際の行動こそが言葉以上に重要です。この点で、緊急時対応計画はビジネス目標に合わせて調整されます。HRの専門家は、企業特有の状況や組織全体に影響を及ぼすマクロ経済要因を考慮し、発生し得るさまざまな緊急事態や優先事項に対応する必要があります。会社にとって最も大切な資産は従業員であり、その安全と健康を守ることは道徳的・法的な責任です。CEOとCHROが、どんな状況でも従業員の健康と安全を最優先することに合意していれば、危機に直面しても、顧客満足と財務的な成功を維持できるでしょう。
緊急時対応策の戦略は、基本的に包括的でなければならず、通常時でも幅広い対応策を考慮する必要があります。しかし、これこそが緊急時の準備と対応策が非常に重要である理由です。どんな危機においても、対応の速さが重要です。計画が遅れてしまえば意味がありません。
世界中で多くの組織や業界が影響を受けている現状を踏まえ、HRの専門家は今、明日、来月、そして来年に向けてどのように最善の準備ができるかを自問するべきです。