非正規労働者管理とは？完全ガイド
非正規労働者管理とは、正社員ではない労働者、つまり契約社員、派遣社員、フリーランスなど、期間や雇用形態が限定された労働者の管理です。
非正規労働者管理は、パンデミックを契機に、応急的な対応から戦略的に不可欠な要素へと急速に進化しました。Economist Impact による最新レポートによると、非正規労働者管理および関連する支出への対応を組織の最優先事項の一つと位置づけている CPO は 75% に上ります。しかし、それらの取り組みが十分に可視化されていると感じている組織はわずか 35% に留まります。スタートアップからグローバル企業まで、あらゆる企業がこの新たな現実に対応し、今日の複雑かつ変動する労働市場において必要な俊敏性を獲得するための方法を模索しています。
非正規労働者管理とは？
組織の 50% が、外部人材の活用を拡大し、人材調達に役立てています。これらの外部人材は、AI スペシャリスト、ビデオプロデューサー、アプリ開発の専門家など、各分野のエキスパートであり、オンデマンドで貴重なスキルを組織に提供しています。
非正規社員とは何か。非正規社員とは、正社員ではなく、臨時的に組織に勤務する労働者を指します。
非正規社員は正社員とは異なるため、その管理方法も異なります。最近では、調達部門と人事部門が連携し、専用の非正規社員ソリューションを導入している企業が増えています。この非正規社員ソリューションは、多くの場合、人事・人材管理 (HCM) ソリューションと統合されたベンダー管理システム (VMS) の一部であり、求人募集の開始から、オンボーディング交渉、エンゲージメント、請求書の発行、報酬支払い、そしてオフボーディングまでの一連のプロセスをサポートします。こうしたプロセスを適切なツールや技術なしで行うと、労働法や税制、その他の規制に違反するリスクが高まり、非常に複雑になります。
非正規社員には、独立請負業者、フリーランサー、コンサルタントが含まれますが、これは外部人材全体の一部に過ぎません。また、人材サービス企業（マーケティング代理店、法律事務所、IT アウトソーシング企業など）から提供されるサービス提供者も存在します。サービス調達とは、これらの人材サービスを企業に提供するサービス提供者を採用および管理する活動を指します。外部人材は、今やグローバルな人材戦略にとって重要な一部となってきているため、従来の正規雇用従業員と同様に、細心の注意を払って管理する必要があります。
効果的な非正規社員管理の重要性
非正規社員を効果的に管理することで、専門的なスキル、柔軟性、すばやい対応力など、多くのメリットを組織にもたらすことができます。一般的に非正規社員自身のメリットと課題に焦点が当てられがちですが、この成長領域を効果的に管理、運用することの必要性も認識しておくことが重要です。
1. 経済的な柔軟性：優れた非正規社員プログラムは、柔軟な労働力の活用によって組織の拡大を可能にし、特に混乱期や経済の変動期において、競争力とレジリエンスを高める効果があります。
2. 市場変動への対応：現代の多くの組織は、今後数年以内に非正規社員のバランスを調整し、適正規模化することを目指しています。この目標を達成するには、最良の非正規社員チームとソリューションの育成に投資する必要があります。
3. コスト削減：企業のほぼ 40% が、非正規社員採用を推進する要因として、コスト削減の取り組みを挙げています。非正規社員の採用から期待する成果を達成するためには、優れた管理戦略が不可欠です。
4. 要員計画の柔軟性：今日のビジネスで最も重要な推進要因の一つです。要員計画が柔軟であれば、予算が削減され、意思決定が迅速になるためです。ただし、強固な非正規社員管理戦略とリソースがない限り、この目標を簡単に達成することはできません。
5. 専門スキルへのアクセス：非正規社員管理を行うことで、高度な専門スキルを持つ実務担当者に、必要なときにアクセスできるようになります。人材調達プロセスにかかる時間を短縮できるため、企業の競争力と即応性を最大限に高めるのに役立ちます。
6. スケーラビリティと俊敏性：労働力の規模を必要に応じて増減できることで、組織の俊敏性が向上し、業務量の変動やプロジェクト固有の要件を管理しやすくなります。
7. 業務効率の向上：非正規社員を適切に管理することで、彼らを組織のプロセスに円滑に組み込めるようになり、全体的な業務効率と生産性が向上します。
非正規社員の管理における課題
変化やイノベーションが起こる際には、必ず何らかの調整が必要となります。ご安心してください、これは貴社だけの問題ではありません。現代のトップ企業は、以下のような非正規社員についてよく発生する問題を認識しており、この新しい現実を最適化するソリューションとプロセスを導入して、すばやく変化に適応し、進化しています。
1. コンプライアンスおよび法的問題：雇用法、税法、および労働者分類を取り巻く法制度は年々複雑化しています。明確なプロトコルと専用のソリューションを導入することで、リスクとペナルティを回避できます。
2. 品質管理と一貫性：特に、非正規社員が重要なタスクやプロジェクトに関与している場合、複数のプロジェクトやチーム間で一貫性を維持するのが難しい場合があります。公式の標準や基準に従うことで、非正規社員と企業の両方にとってより良い結果が得られます。
3. 可視化と管理：従来、人事部門の管轄外で外部人材を調達した場合、その人材は一元化されたシステムに組み込まれず、業務成績の追跡や監視、および ROI の割り当ては困難でした。最新のベンダー管理システムでは、外部人材を一元化されたシステムに統合して管理できます。
4.人材の獲得と維持：人事チームも調達チームも、競争の激しい今日の採用環境で苦戦しています。人材プールに高い信頼性でリアルタイムにアクセスできるようにし、関係者全員にとって魅力的で効率的なエクスペリエンスを提供することが強く求められています。
5. データセキュリティと知的財産：これは従業員と雇用者の両方にとっての課題です。最良なクラウドベースの非正規社員ソリューションは、ERP や主要業務システムに統合されるため、定期的なセキュリティ更新と一元的にサポートされる IT プロトコルが確実に実施されます。
6. 地域化：リモート要員も外部要員も増え続けています。これに伴い、非正規社員の管理者が対応すべきグローバルと各地域の規則と事務手続きは膨れ上がります。ベンダー管理システムは、コンプライアンスおよび労働規制に対応する定期的な更新を自動化することで、その負担を軽減します。
非正規社員管理のさまざまなアプローチ
非正規社員の管理に影響を与える可能性のある変数は企業によって異なり、非常に多岐にわたります。現代の組織は、この慣行に対してますます包括的なアプローチを取るようになってきています。これには、さまざまな手法を融合し、より可視性の高いクラウドベースの環境内で複数の活動を統合することが含まれます。
1. 一元管理：すべての非正規社員の活動を、内部の単一のチームまたは部門によって管理します。管理力と一貫性は向上しますが、柔軟性は低下する可能性がある方法です。
2. 分散管理：分散型のアプローチでは、個々の部門またはビジネスユニットが所属する非正規社員を直接管理できます。特定のニーズに合わせて適応しやすい一方で、一貫性が失われたり、会社全体での可視性が低下したりする可能性があります。
3. ハイブリッド管理：ハイブリッド型のアプローチは、一元管理と分散管理の要素を組み合わせたもので、管理力と俊敏性のバランスを取ることを目的とした人気の高いアプローチです。
4. マネージドサービスのアウトソーシング：大規模な組織では社内の非正規社員プログラムの強化および進化を図っていますが、今もこの分野に特化したマネージドサービスプロバイダー (MSP) を利用している企業は少なくありません。最新のソフトウェアソリューションは、社内外のエキスパート人材が、高い可視性でシームレスに連携できるように支援します。
5. 専用のクラウドベース VMS ソリューション：AI を搭載したクラウドベースのソリューションは、リアルタイムのデータ分析とシームレスなシステム統合を実現します。これにより、非正規社員の管理が大幅に強化され、コスト、生産性、予測、コンプライアンスに関するインサイトも得られるようになります。
6. 戦略的提携：人材派遣会社または専門家雇用組織 (PEO) と戦略的パートナーシップを結ぶことで、非正規社員の調達および管理プロセスを合理化することができます。非正規社員のベストプラクティスには、このような目的に合ったプロトコルを開発し、最適なテクノロジーとプロセスを活用することが含まれます。
7. 内部人材プール：事前審査済みの非正規社員のプールを社内で構築し維持することで、採用プロセスを迅速化し、一貫した質の人材を確保できます。非正規社員の管理者は、これらのリソースに対する安全かつ堅牢なアクセスの容易化および自動化を推進しています。
DEI を非正規社員に拡張することの重要性
現在の情勢において、非正規社員の管理者はあらゆる方面からの厳しい要求に直面しています。調達の責任者は、緊急の業務ニーズに迅速に対応することが求められます。要員管理の職務を果たすには、採用担当者と採用される人材の双方に対して、サービスと権利擁護支援を提供する必要があります。また、DEI（ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン）に関する訴訟件数が年々急増していることから、経営幹部はあらゆる面でリスクを最小限に抑え、コンプライアンスを維持する必要に迫られています。このような複雑な状況下で、非正規社員管理者は、その戦略を全社的な DEI 目標に合わせて調整するのはもちろんのこと、これらのポリシーが人材分野にもたらす意味と影響を先回りして理解しておく必要もあります。
外部人材のダイバーシティを効果的に管理し、人権を保護するためには、可視性を高めることが不可欠です。これには、労働時間の把握、正確な請求書の発行、公正な支払慣行の維持など、要員を包括的に理解することが必要です。このような可視性は、コンプライアンスの問題であり、契約上の地位に関係なく、すべての要員を公平に扱うためのステップです。
さらに、署名や文書管理にデジタルプロセスを採用してペーパーレス化を進めることは、責任ある消費目標にも合致します。このようなデジタル化への転換は、管理業務を効率化し、持続可能な慣行に対する取り組みの反映として、会社全体の社会的責任の努力に貢献します。以上の要素を取り入れることで、非正規社員管理者は、コンプライアンスと効率性に優れ、進化し続ける社会的価値と現代の従業員が期待する倫理観に沿った環境を構築することができます。
AI は非正規社員管理をどう変えるか
AI は、最新の非正規社員ソリューションを強化し、よりスマートで、より迅速し、より深いインサイトに富んだ分析結果を提供します。これには、カスタマイズ可能なワークスペース、ワークフローの統合、ユーザインタフェースの改良などが含まれます。
AI とそのサブセットである機械学習は、システムに学習する力を与え、高度なスキル分析と人材インテリジェンスを可能にします。例えば、職務記述書や採用のプロセスに AI を活用することで、非正規社員の調達と配置の方法が合理化され、企業が求めているスキルと外部人材が持つスキルの理想的なマッチングをより迅速に実現できるようになります。AI は、人事部門やその他の業務分野とシームレスに統合することで、従業員の業績やコンプライアンスに関するデータを分析する役割も果たします。リアルタイムのデータにアクセスすることや、異種のデータセットに対してオンデマンドで分析を実行することを可能にします。
未来の非正規社員管理者は、このようなツールの効果と、人間ならではの創意工夫や洞察力というかけがえのない資質とのバランスを取り、効率的でありながらも人間を中心に据えた、未来の働き方を実現する必要があるでしょう。
総合的なタレントマネジメント：調達部門と人事部門の連携が必要な理由
ビジネスを成功させるには、フルタイムスタッフとパートタイムスタッフ、さらにはサービス提供者や非正規社員などの多様な従業員が必要です。これらの要員セグメントを別々のシステムで扱ったり、社内の別々の部門で管理したりすると、多くの場合、問題が発生します。このような断片的なアプローチでは、要員全体に対する包括的な可視性に欠けるだけでなく、統合された要員戦略を策定しようとすれば、手作業による煩雑なプロセスが必要になる可能性があります。そこで重要になるのが、総合要員管理の必要性です。
現代の最良のソリューションは、要員管理に対して統一されたアプローチを提供するため、すべての要員セグメント（計画、配置、オンボーディング、支払プロセスなど）にわたって一貫した戦略とエクスペリエンスが確保されます。ポイントは、すべての要員データを単一のアクセス可能なビューに統合し、要員全体を 1 カ所で表示および管理できるようにすることです。この統合により、戦略的要員目標を達成するための適切な人材構成が確保されます。
また、その利点は単なる可視性に留まりません。このようなソリューションを採用することで、チーム全体のトレーニングからグローバルコンプライアンスまで対応可能な、必要なすべてのツールが手に入り、動的で適応性の高い要員を構築できるようになります。こういった包括的なアプローチを導入することで、ビジネスを進化させ、変化するニーズに迅速に適応するために必要な人材を確保することができます。
非正規社員管理システムに求められるもの
適切なツールがあれば、非正規社員による IT システムの不正利用を防ぐための重要な質問（任意のある時点において誰が勤務しているか、どのような作業を行っているか、アクセスする必要があるリソースは何かなど）に答えることができます。これらのツールは、その非正規社員がどこから通勤していて、いくら支払われているかなども教えてくれるため、特定のスキルセットに対して相場通りのレートを支払っているかを確認することもできます。非正規要員管理ツールは、より広範なベンダー管理システムの一部であり、最先端のシステムではサービス調達向けのツールも提供しているため、外部要員全体を 1 つの場所で管理できます。
非正規社員管理システムを選ぶ際に考慮すべき重要な要素を以下にまとめます。
グローバルな人材エンゲージメント：非正規社員管理ソリューションは、人材を迅速に調達して配置できるとともに、コンプライアンスとプロトコルがサポートされているという確信が得られるものである必要があります。業務を一元化し、ビジネスニーズが世界のどこで発生しようとも迅速に対応できることが必要です。
拡張性と汎用性：競争に打ち勝つためには、要員の規模を必要に応じて拡大または縮小し、再構成できる必要があります。つまり、多様なデータセットへの迅速なアクセス、迅速な分析、コラボレーション、正確な予測評価を行うためのツールが必要になります。
包括的な可視性と管理：プロジェクトライフサイクル全体およびビジネス全体にわたる要員の全体像（作業場所、レート、プロジェクトの進捗、潜在的なリスク、最適化の機会など）が見える化されるプラットフォームを探しましょう。
人事、ERP、および支出管理とのシームレスな統合：データの整合性を確保し、コンプライアンス上のリスクを軽減し、要員全体の業績と支出管理を改善するため、ソリューションはコアビジネスシステムと簡単に統合できるものである必要があります。
業績と成果の管理：業績を正確に測定して長期的に生産性を向上させるには、主要な管理指標を追跡および監視する機能が必要です。
分析と意思決定のツール：十分な情報に基づく意思決定を行うための詳細な分析機能、モバイルアプリのサポート、すばやくカスタマイズ可能なセルフサービス設定など、業務をシンプル化できる機能が求められます。
インテリジェントな自動化：AI と機械学習による自動化プロトコルにより、労働、コンプライアンス、セキュリティ上の要件の変化に備え、事後対応ではなく、先回りして対応することが可能になります。
カスタマイズ可能な機能：組織のプロセスや優先順位に基づいてテンプレートやフィールドを調整し、機能をカスタマイズする機能が求められます。
次のステップ
非正規社員管理を最適化し、効率性と管理力を強化する方法をご覧ください。
