ベンダー管理システムとは？
ベンダー管理システム（VMS）は、企業が外部サプライヤーやベンダーとの取引や関係を効率的に管理するためのソフトウェアです。
ベンダーとは？
ベンダー（Vendor）とは、製品やサービスの製造元や販売供給元を指し、状況や取引先によって個人や法人など意味が異なる場合があります。IT業界においては、ハードウェアやソフトウェアの提供者が一般的にベンダーと呼ばれます。
ベンダー管理およびベンダー管理システムの領域では、「ベンダー」には大きく2つの主要なカテゴリがあり、それぞれに対応したビジネスプロセスを支援する2種類のソフトウェアが存在します。仕入先には、以下のようなものがあります。
サプライヤー管理ソフトウェアによるサポート
VMS（ベンダー管理システム）によるサポート
これらのタイプのベンダーの詳細と、それらをサポートするソフトウェアシステムについて詳しく見ていきましょう。
商品およびサービスのサプライヤ
この種の仕入先は、購買担当者が日常業務やミッション遂行のために必要とする商品・サービスを提供するサプライヤーです。例えば、自転車の製造に必要な鋼材や、自動車の製造に必要な部品などが該当します。
この文脈では、「仕入先」と「サプライヤー」が同義で使われることがあります。企業によっては、いずれか一方の用語を好んで使用する傾向があります。多くの企業は、世界中に広がるサプライチェーンを通じて、数千社に及ぶベンダーと連携しています。
そのため、企業がすべてのベンダー情報を正確に把握し、パフォーマンスを管理・監視することは容易ではありません。さらに、ベンダーが連携している他のベンダーについても把握するのは困難です。
加えて、企業がグローバルに事業を拡大し、世界各地のベンダーと取引を行う中で、ベンダーデータはローカルやスプレッドシート、個人のハードドライブなどに分散して管理されるケースが多く見られます。これは、ベンダー情報管理の旧来型の手作業による管理体制となっています。
ベンダー情報やパフォーマンスの可視化が不十分な場合、供給リスクが高まり、自然災害や製品リコール、倫理的な問題など重大な事象が発生した際に迅速な対応が難しくなります。また、従業員がどのベンダーから調達すべきか判断しづらくなるという課題も生じます。
こうしたビジネス上の課題を解決するために、多くの企業がベンダー管理やサプライヤー管理のための専用ソフトウェアを活用しています。
ベンダー管理とは？
ベンダ管理は、ビジネスを運営するために必要な商品およびサービスのサプライヤとの関係を開始および開発する多段階プロセスです。
バイヤーの視点から見ると、ベンダー関係管理の主要段階には以下が含まれます。
サプライヤーまたはベンダーの選択：最新のリスクプロファイルを使用し、カテゴリー、所在地、およびビジネスユニットに基づいて評価およびセグメント化する
リスク評価：ベンダーエンゲージメントの性質に基づくリスクデューデリジェンスの実行
契約交渉：条件とリスク KPI の確立
オンボーディング：リスク評価と監査ステータスを把握
パフォーマンス管理とリスクの監視/軽減：マトリクスベースの単一ビューによるベンダーとデータ主導型インシデントモデルの活用
非正規社員、契約雇用機関、およびサービスプロバイダ
「ベンダー管理システム」（VMS）の世界では、「ベンダー」という用語は少々誤認ですが、企業の外部人材の一部を形成する 人材ベースのサービス や人材 を提供する 非正規社員 または契約雇用<bstyle=""> 機関を指します。
グローバル要員の複雑化とマルチチャネル化が進む中、企業は誰のために働いているのか、どこで、なぜ、いつ、どのレートで働くのかを明確に把握する必要があります。
これらの疑問に対する答えがあれば、調達・購買および人事部門のリーダーは、ビジネス目標を達成し、競争上の優位性を獲得するための能力を強化することができます。このため、VMS は外部人材を鋭く可視化するため、非常に貴重なツールになります。
VMS システムとは
VMS（ベンダー管理システム）は、クラウドベースのソフトウェアプラットフォームであり、多くのグローバル企業が抱える一般的な問題を解決します。外部人材の発掘、採用、管理には、契約社員や非正規社員とサービスプロバイダーの両方が含まれます。
VMS システムが重要である理由
最近の調査レポートによると、エグゼクティブの 2 人に 1 人が外部人材の利用を増やすことを計画しており、VMS はかつてないほど必要とされています。
グローバリゼーションの拡大、市場競争の激化、および専門的な役割の充足の必要性は、企業が全体的な人材ベースを強化して補うために、作業範囲記述書 (SOW) で管理される請負業者、臨時労働者、季節労働者、およびサービス会社などの外部労働力への依存度が高まるいくつかの理由にすぎません。
今日のデジタルベースのリモートおよびグローバルな人材環境においては、ベンダー管理システムのメリットがより明確になっています。企業は柔軟かつ俊敏に個人やサービスを採用し、需要に応じて人材のスケールアップ・スケールダウンを実現し、価値創出までの時間を短縮することで、DX戦略の推進に欠かせない競争力を高めることができます。
しかし、人材の適切な組み合わせを発掘し管理することは簡単ではありません。財務、法律、コンプライアンス、セキュリティ、コストへの影響を考慮しなければならず、特に柔軟で地理的に分散した労働力を採用する場合はなおさらです。VMSを使わずに自社で拡張要員を自己管理している企業は、管理上や経営上の課題を抱えている可能性があります。従業員や労働請負業者が、コンプライアンスや労働法の異なる国や地域にまたがり、また内部のプロセスやテクノロジーが部門ごとに分散していることもあります。人材調達や採用、オンボーディング・オフボーディングには多くの関係者や地域が関わるため、誤解や非効率、未追跡のプロセス、可視性の欠如といった問題が起こりやすくなります。
VMS 技術アドバイザレポート
アナリストの Ardent Partners による調査で、VMS ランドスケープのナビゲートを支援します。
ベンダー管理システムの主な機能
すべてのベンダー管理ソリューションが同じように構築されているわけではありません。すべての企業が堅牢な VMS の機能と価値提案を探す必要があります。
主要ベンダー管理システムの最も重要な品質として、次の 6 つが挙げられます。
- 要員の完全な可視化ベンダー管理ソフトウェアにより、企業は、より体系的かつ体系的なアプローチで柔軟な要員を管理することができます。VMS を導入すれば、要員の完全な可視化、最大限のコスト削減、従業員の品質と効率の改善、コンプライアンスの徹底が容易になります。
- 包括的なレポートベンダー管理ソフトウェアでは、データ主導の包括的なレポートを生成し、その評価を業界全体と比較することで、時間、コスト、コンプライアンス、品質、数量を正確に評価できます。
- 効率的なプロセスおよびコンプライアンス組織は、VMS を活用して、プログラムが互いに独立して管理されている場合でも、さまざまな部門、地理的ロケーション、ブランド、部門など、組織全体で一貫した手順を導入することができます。これは、組織の効率性だけでなく、現地の政府および内部ポリシーの遵守にも役立ちます。
- 応募者追跡 VMS には強力なアプリケーション追跡機能が備わっており、組織は最適な人材とサービスを獲得しながら、より効率的な採用プロセスを構築することができます。リソースが依頼された時点から作業者がオンボーディングされる時点までのアクションをアプリケーションが自動化し、面倒な管理業務をなくします。採用マネージャーは、どこからでもアクセスして即座に項目を承認または却下できるため、各ワークフローを遅延なく進めることができます。
- データ分析ベンダー管理ソフトウェアのデータ分析機能により、企業全体の意思決定を改善できます。VMS は、組織の完全な非正規要員プログラムに直接アクセスして、成功を評価し、必要な調整を行い、良い結果を継続的に生み出します。
これらの主な機能に加えて、優れた VMS のメリットも数多くあります。これにより、企業はコスト削減やコンプライアンスから、オンボーディングとプロセスの改善まで、競争上の優位性を獲得することができます。
クラウドベースのベンダー管理システムの 10 のメリット
1. ソーシング、調査、割り当て管理、プロジェクト管理、オンボーディング、オフボーディング、請求を含むクラウドでのプロセス自動化
2. イベント駆動型のリマインダー、統制、および情報による日常的なコンプライアンスとリスク軽減。これらはすべて 1 つのシステムで管理および監査可能です。
3. 事前定義済みの指標、統合されたサプライヤー情報、およびサプライヤーライフサイクル全体での実績監視に基づいて、迅速にサプライヤーをマッチング
4. 既存の時間エントリと支払システムが統合された、勤怠管理、支払処理、および経費払戻のための完全なモバイルアクセス
5. 自動化、詳細、即時の照合レポートにより、トレーニング、採用、管理費を削減
6. 要員全体の透明性が向上し、あらゆるタイプの要員を効率的に表示、追跡、および管理できます。外部から支払いを受けていても
7. 適切な人材を迅速にタップし、より優れた候補者エクスペリエンスをサポートする自動化された調達により、数カ月から数日にわたって人材を埋めるまでの時間を短縮
8. より優れたオンボーディングにより、より明確で、迅速で、より満足度の高い従業員エクスペリエンスと、作業者と請負業者の生産性をよりスムーズに進めることができます
9. 人材調達に関してよりスマートな先行意思決定を行い、オンラインの人材マーケットプレイスおよびサービスに完全に関与することで、人材プールを強化
10.機械学習により、スキルと経験が一致するタレントの価格のベンチマーク、市場レートの監視、候補者の提案、採用シナリオの実行
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