カテゴリー管理とは？それは包括的なガイドです
カテゴリー管理とは、似たような製品やサービスをカテゴリー別にまとめて、支出を統合整理し、節約を最大化しようとする調達・購買アプローチです。
グローバルサプライチェーンでの止むことない変動や、激しく変化するビジネスニーズに対応するため、調達・購買は今、信じられないほど複雑な業務になりつつあります。企業はサプライベースを管理し、購買支出を最適化するためのより良い方法を模索しています。カテゴリー管理は、そんな企業に最適解を提供します。
カテゴリー管理の定義
カテゴリー管理とは、タイプ、価格、サプライヤー、リスク、場所、担当部署といった特徴に基づくカテゴリー別に製品やサービスをまとめて、調達・購買業務をサポートするプロセスです。このプロセスは、各カテゴリーの TCO（総保有コスト）を把握・管理し、購買ごとに節約と価値を最大化するのに役立ちます。企業はカテゴリー管理を行うことで、調達・購買業務の効率化、サプライヤーとの関係強化、支出分析の精度向上、リスク軽減などを実現できます。
「カテゴリー管理を最適化できた企業は、リスク削減だけでなく、1 億 1,400 万米ドルもの節約、500% 以上の ROI を達成できる可能性があります」– Future Purchasing
カテゴリー管理の進化
カテゴリー管理は 1980 年代に生まれ、その後長い間、手作業で進められてきました。スプレッドシート、ドキュメント、プレゼンテーションの中でばらばらに実行される時間のかかる作業でした。手作業でデータを収集し、分析し、結果を報告することが求められ、そのため、調達・購買担当者たちは、それ以外の戦略や価値実現といったことに時間をかけることができませんでした。
そして現在、カテゴリー管理ソフトウェアが登場し、これらのプロセスの大部分を自動化および迅速化できるようになりました。カテゴリーマネージャーは、大量のデータを分析して、カテゴリー戦略の策定、実行、モニタリングを合理化できるようになり、日々の業務がはるかに効率的かつ戦略的になります。近代的なソリューションではカテゴリーインサイト、プロセスガイダンス、テンプレート、AI 活用レコメンデーションなどが提供され、マネージャーはそれらを利用して、自身の目標を超えるほどの支出管理を実行できるようになっています。
また、カテゴリー管理は、単なる調達活動にとどまらず、ソーシング戦略の高度化にもつながります。各カテゴリーに最適な供給元を見極めるための洞察が得られることで、品質・コスト・リスクのバランスを取りながら、より持続可能で競争力のある調達が実現可能になります。
カテゴリー管理 vs. 戦略的調達
カテゴリー管理と戦略的調達は、同義語として使用されることもありますが、厳密には同じものではありません。戦略的調達とは、適切なサプライヤーを選択し、組織が目標とする納期に見合う中での最適価格を得ようとする調達プロセスのことを指します。戦略調達の主たる目的はコスト削減です。一方、カテゴリー管理は、購買をカテゴライズして、マネージャーが節約だけでなく、品質、サプライヤーパフォーマンス、効率を向上できる機会を見つけるためのプロセスです。カテゴリー管理は、長期的に継続するプロセスであり、この初期ステップとして戦略的調達が含まれることはしばしばあります。
カテゴリー管理の 6 つのメリット
カテゴリー主導型の調達・購買は、冗長性を軽減でき、サプライヤーとのシンプルな交渉を実現できるため、その効果は大きく、購買部門がその運営の手綱をしっかりと握ることができ、以下のような新しい機会を見つけることが容易になります。
1. インサイトの改善。支出をカテゴライズして、全関連サプライヤーに対する窓口を統一することにより、企業はコスト、ベンダーパフォーマンス、サプライチェーンに潜む問題について、精度の高いインサイトを得られるようになります。加えて、契約、価格、市場トレンドに対して深い知識を得られ、収益率の高い調達・購買が可能になります。
2. コスト削減の推進。カテゴリーごとの深い知識や、カテゴリー管理によって新たに得られるインサイトを利用して、マネージャーは、価格交渉を有利に進め、パフォーマンスを向上させて、コスト削減を実現できます。また、長期にわたる購買が可能になるので、規模の経済のメリットを受けやすく、さらなるコスト削減につなげることができます。
3. リスクの軽減。各ベンダーに対する深い理解と、効果的かつ長期的な関係構築により、カテゴリー管理チームは事前対策的にサプライヤー管理を行えるようになり、よく知らない信用度の低いベンダーを利用する危険を冒さなくてもよくなります。
4. 調達・購買効率の向上。有効性が実証済みの自動化されたデジタルプロセスにより、市場の変化にすばやく対応でき、付加価値の高い業務に時間を集中しやすくなります。
5. ESG / SR コミットメント達成率の向上。カテゴリー目標への調整、透明性の確保、モニタリングにより、企業は、環境および社会的責任に対する目標値の達成へと容易に進むことができます。
6. 管理対象支出の増加。インテリジェントな自動化により、調達・購買部門は管理対象カテゴリーを数多く設定でき、管理下の支出を増やすことができます。
調達・購買カテゴリータイプ
企業が行うカテゴライズの方法は、業界、支出方針、目標とする市場によって大きく異なります。一般的には、調達・購買カテゴリーは、タイプ、サプライヤー、価格、場所、担当部署といった似た特徴を持つ製品やサービスのグループになります。例えば、人事、テクノロジー、メンテナンス、出張なども一般的なカテゴリーになります。
また、直接材支出（中核ビジネスに直接関わる製品やサービスに必要な原材料や梱包材などの品目にかかる支出）や間接材支出（事務用品など、日常的な業務で必要となる商品やサービスにかかる支出）もカテゴリーになります。間接材の支出は現場でばらばらに管理されがちなので、これをカテゴリーとして管理することで、標準化され、間接材の購買費の削減につなげることができます。
カテゴリーの設定を UNSPC（国連標準製品およびサービス・コード）といったグローバルスタンダードに合わせる会社もありますが、大部分の企業は、独自の支出分類を行うものと考えられます。成功するカテゴリー管理は、カテゴリー構成が正確かどうかよりも、事業運営に必要な製品やサービスをカテゴライズするための標準フレームワークがあるかどうかにかかっています。
カテゴリー管理における 3 つの重要なステップ
カテゴリー管理プロセスは、組織によって異なりますが、一般的には次の 3 つのステップで構成されます。
- カテゴリープロファイルを定義する：まず、担当チームは、現在の支出を分析し、リスク、規制、ビジネスロジックといった幅広い因子の重みづけを行い、カテゴリーを設定します。この結果がまとめられ、組織全体で使用できる購買用カテゴリー分類法になります。
- 戦略の大筋を決定し、計画を立てる：このステップでは、担当チームは、価格設定、サプライヤーパフォーマンス、需給予測などの要素に基づいてカテゴリーを評価して、支出を最適化し、価値を最大化できる機会を探ります。ここから、各カテゴリーの目標を達成できるマスター戦略を作成して、ここから個別の戦術とフェーズへと落とし込みます。
- 戦略を実行し、成果をモニタリングする：最後のステップとして、戦略を実行します。そして、その成果、サプライヤー、ビジネスニーズ、および市場を継続的にモニタリングして、必要に応じて迅速にカテゴリー戦略を変更したり最適化したりできるようにします。
良いカテゴリー管理ソフトウェアの特長
カテゴリー管理ソフトウェアは、あらゆるカテゴリー戦略向けのプロセスを一元管理、デジタル化、そして合理化し、戦略の効果と効率をさらに高めるためのインサイトを提供できるように設計されています。このことを達成するベストなソリューションには、少なくとも次の機能が組み込まれています。
自動化。カテゴリー支出プロファイルを作成し、戦略を策定し実行するインテリジェントな自動化プロセス。
ステップバイステップ・ガイダンス。システムベースのレコメンデーション、ガイド付きプロセス、ベストプラクティス、ツール、およびフレームワーク。
リアルタイムのモニタリングおよびアナリティクス。 市場インテリジェンス、カテゴリー、価格、サプライヤーパフォーマンス、成果などをリアルタイムにモニタリングして分析する機能。
戦略の実行。戦略、計画、イニシアチブを調達プロジェクトまたはイベントに簡単に変換できるツール。
統合。Source-to-Pay およびその他のサプライヤー管理ソリューションとのシームレスな統合。
AI。支出データやその他の要素に基づくビルトインの AI 活用機会分析およびレコメンデーション機能。戦略策定を支援する ChatGPT などの大規模言語モデルとの統合計画。
効果的なカテゴリー管理戦略のベストプラクティス
勝てるカテゴリー戦略を策定するには、以下のベストプラクティスをぜひご参照ください。
カテゴリー管理担当マネージャーを設定し、専門チームを立ち上げる。数多くのカテゴリーと戦略的支出エリアを管理するには時間がかかり、専門知識も必要です。そういった知識を持っているステークホルダーで構成される専門チームを立ち上げることで、効果的なプロセスを構築できます。加えて、カテゴリー全体における市場、規制、価格トレンドを監視および把握し、短期、中期、長期的な計画を策定することに責任を持つカテゴリーマネージャーを設定します。
組織全体で統一された分類法を策定する。このステップは、支出に対して質の良いインサイトと可視性を確保するためには必須です。UNSPC のような国際的なガイドラインを利用する組織もいますが、大部分の企業が、独自の目標または業界ニーズに沿った内部カテゴリーを設定すると考えられます。
支出データを一元管理する自動化ソリューションを利用する。データの追跡とモニタリングを一元化することで、重要なインサイトを抽出、報告したり、ガバナンス業務を補強したりするのが簡単になります。
カテゴリー管理テクノロジーを利用する。AI などのテクノロジーを利用することで、パターンの洗い出し、自動的な支出の分類、サプライヤーのカテゴリー別整理、ベンチマークの設定、レコメンデーションの提供、タスクの自動化をより簡単に行えるようになります。
ステークホルダーの関与を維持し、継続化する。うまくいっている状況やビジネスチャンスを伝える分析ツールやソフトウェアを利用して、ステークホルダーの賛同を得られやすくして、組織の目標達成へとつなげます。
力強いサプライヤー関係を構築する。コストだけでなく、全体的な価値に注目して、サプライヤーとの協業態勢をオープンにして、より良い関係を結びます。
サードパーティのデータを取り込む。サードパーティプロバイダーの外部データポイントを利用するメカニズムを構築して、社内のカテゴリー戦略を補強します。
カテゴリーライフサイクルプロセスを継続的に改善する。カテゴリー固有のインテリジェンスを収集し、戦略の拡張、定期的なレビューを行うことで、内部および外部のデータ分析を改善します。
次のステップ
よりスマートなカテゴリー管理を通じてより大きな価値を解き放つソリューションを探しましょう。
カテゴリー管理のよくある落とし穴を回避する
このホワイトペーパーでは、カテゴリー管理で調達・購買部門が陥りやすい 3 つの落とし穴をご紹介します。こうした落とし穴を避けることができれば、この先行き不透明な時代においては特に、大きな成果を上げられるでしょう。