要員計画とは？
要員計画とは、適切な人材を適切なタイミングで適切な部署に配置するプロセスです。
要員計画 定義
ワークフォース管理の定義では、変化する職場環境を考慮する必要があります。最近の MIT と Deloitte の共同調査によると、現在、リモートワーカーと非正規社員は、多くの企業の約 30% を占めており、テクノロジーやその他の部門では 50% も高くなっています。社会的、文化的な傾向の変化は、現代のワークフォース管理の定義にも大きな影響を与えています。WFM は、総合的かつ統合された一連のプロセスとツールであり、勤怠管理、従業員スケジューリング、労働法の遵守など、従業員の作業の計画、管理、および追跡に役立ちます。しかし、現在、WFM プラクティスとソリューションは、変化するライフスタイル、期待、従業員のウェルビーイングとエンゲージメントに適応するためのリソースも提供する必要があります。
戦略的要員計画アプローチ
ここ数年、即時クラウド接続から機械学習や AI を活用したソリューションの台頭まで、コンピューティングとソフトウェアテクノロジーに飛躍的な限界がありました。また、職場パターンが圧倒的に変化しており、最近の学術研究では、2025 年までに、米国のオフィスワーカーの最大 70% が月に 5 日以上リモートワークすると予測されています。社会的・環境的な戦線では、文化偏重、不安定な経済、急速に変化する消費者行動、大きな天候や気候の出来事の台頭に直面しています。
会社にとって、これらの動向はチャンスにもリスクにもなり得ます。そして、これらが全部合わさると、かなり面倒なことになります。もはや、従業員について「採用して維持する」だけでは不十分な時代になっています。今日の組織は、こうした現代のさまざまな課題に対応するために、より戦略的な未来志向のアプローチで要員計画プロセスを強化する必要があります。それには、採用戦略とタレントマネジメント戦略をビジネス目標とすり合わせる必要があります。戦略的要員計画とは、目標の定義、良好なコミュニケーション、専用のソフトウェアソリューションを必要とし、人材ギャップに積極的に対応し、公平性および効率性を高め、後継者計画を管理し、要員配置を最適化するものになります。
要員計画の実際のメリット
HR 組織の成功は、業務の達成と、継続的に改善される職場環境の構築の両方によって評価されます。要員計画ソリューションは、コア人事業務の一部を最適化することで、これら両方の目標達成を支援します。
人材ギャップの解消：人事部は、将来の人材ニーズを把握し、現在の能力を分析することで、人材ギャップを特定し対策を講じることができます。これにより、採用、トレーニング、キャリア開発に関する戦略を策定し、必要なときに適切な人材を確保できます。
将来のレジリエンスのためのシナリオ計画：シナリオ計画は、さまざまな潜在的状況を仮想的に検討し、準備するためのリスクのない方法を提供します。これにより、組織の備えや回復力が強化されます。さらに、チームは幅広い混乱や機会に迅速かつ効果的に対応できる、実行可能な緊急対応計画を策定することが可能です。
生産性の向上：要員計画プロセスでは、従業員のスキルや能力を最大限に活かせる仕事に最適に配置することを目指します。要員の能力と短期・長期の目標を調整することで、組織全体の生産性とパフォーマンスの向上が期待できます。
リスクの軽減：供給問題や人材不足、その他のさまざまな混乱は、リスクや損失を引き起こす可能性があります。要員計画プロセスやソリューションでは、シナリオ計画、予測型採用、部門全体での要員関連情報のリアルタイム統合などの機能により、これらのリスクを最小限に抑えることができます。その結果、リスクが発生した場合でもパニックに陥ることなく、柔軟に対応できます。
コストの削減：要員計画を行うことで、より効率的に人員を配置できるため、過剰採用や採用不足を防ぐことができます。また、採用時の形式的な手続きやコストのかかるオンボーディングの遅延も最小限に抑えられます。さらに、適切なスキルを持つ人材を適切な部署に配置し、自動化によって最適化できるタスクや反復業務にデータに基づくガイダンスを提供することで、生産性と効率性を向上させることができます。
従業員の俊敏性：これまで数カ月から数年かかっていた市場の変化が、今では数日で実現できるようになりました。一夜にして時代遅れになるスキルがある一方で、同じように急速に新しいスキルも登場します。現在では、従業員のスキルアップや再教育をオンデマンドで行い、人事チームが変化する人員配置のニーズやビジネスモデル全体を把握することが求められています。
要員計画ツールの役割
16世紀の軍師・武田信玄はかつて「知識は力そのものではなく、可能性に過ぎない。知識を活用してこそ、力となるのだ」と述べました。この考え方は、500年後の現代でも当てはまります。企業の各部門がさまざまな有用な知識やデータを集めて保管しても、それが部門ごとに分断されたままでは意味がありません。部門を越えた有用なデータは、分析・活用・統合されて初めて、人事業務の向上に役立ちます。
優れた要員計画ソリューションは、サイロ化を解消し、より包括的な視点をもたらします。AIの力を活用して、将来の人材ニーズを予測し、人員配置を最適化し、要員とビジネス目標の整合性を図ります。組織全体の情報が統合されることで、人事部門は迅速にインサイトを提供し、自信を持って意思決定できるようになります。
戦略的要員計画の実施
今日の人事チームには、多くの複雑な責任があります。戦略的要員計画ソリューションは、さまざまな方法でこれらの責任をサポートおよび最適化するのに役立ちます。
- 急成長の管理：要員計画ソフトウェアでは、補充が必要な職務の数と種類を予測できます。人材ニーズを正確に予測することで、予測分析に基づいて、採用およびトレーニングの無駄のない戦略を策定できます。
- 採用プロセスでの公平性の確保：この 5 年で、職場での訴訟の数は劇的に増加し、大部分の事例（そして最も高額な事例）は公平性と多様性の問題に関連していました。要員計画ソリューションには、要員データを分析し、潜在的なリスクを報告し、コンプライアンスに関する推奨事項を提供する機能があります。
- 従業員の離職率の高さへの対処：裏付けに乏しい情報とソーシャルメディアの大げさな表現を行き来していては、離職率の問題の原因を把握することは難しいかもしれません。要員計画ツールによって、構造化/非構造化データセットと従業員のフィードバックを融合して分析し、従業員の定着率および従業員満足度を改善するためのインサイトと提案を獲得できます。
- 後継者計画のシンプル化：大切な従業員が退職した場合、後を引き継ぐのはストレスフルで、政治的に厄介なこともあります。要員計画ソリューションを利用すれば、社内外の候補者に対する先入観のない客観的な評価を得て、公平で、ビジネス目標にとって有益な選択を行うことができます。
- 季節労働者ニーズの管理：臨時スタッフニーズの中には、季節的で予測可能なものもあれば、製品の発売や予期しないトレンドによるものもあります。どちらの場合も、需要の季節変動を予測して計画を立てることで、人件費を最小限に抑え、業務効率を最大化することができます。
- 競争力のある給与の維持：給与が持つ秘密主義的な性質上、昔から、別の部門や職務の正確な現行賃金を把握するのは困難でした。要員計画ソリューションにより、社内外のデータソースから異なるデータセットを収集および分析し、最新の正確な給与見積を得ることができます。
- コンプライアンスの確保：要員計画ツールを利用して、労働法、各種規制、ノルマ、契約、その他のコンプライアンス要件に関するさまざまなデータに対するアクセス、保存、更新、比較を行うことができます。これには、グローバルに展開されるオペレーションを平等に保護するための地域単位の設定も含まれます。
- 効果的なトレーニングプログラムの開発：最適なトレーニングプログラムを開発するには、今の従業員にとって最も早急に必要なものは何かを把握する必要があります。要員計画によってスキルと知識のギャップを特定することで、人事部はオンデマンドでトレーニングカリキュラムを開発し、従業員と業務のリアルタイムなニーズに対応することができます。