従業員勤怠管理とは
従業員勤怠管理とは、従業員がタスクやプロジェクトに費やした時間を記録するプロセスです。手動と自動の両方の勤怠管理方法を用いて、効率の向上、リソース割り当ての改善、コストの削減に役立つインサイトを得ることができます。
勤怠管理が重要な理由
勤怠管理は、従業員の生産性と勤怠状況を把握して、従業員に正確に給与を支払い、従業員が可能な限り効率的に業務を実施できるようにするための鍵となります。タスクやプロジェクトに費やされた時間を把握することで、非効率な領域を明らかにし、タスクの再割り当てや追加のトレーニングまたはサポートの提供などのソリューションを導入し、今後の割り当てやプロジェクトのタイムラインについて、より確かな情報に基づいて意思決定を行うことができます。サービスベースの組織が正確な請求書を作成し、顧客の信頼を獲得するには、勤怠管理が不可欠です。
ハイブリッドワークモデルやリモートワークモデルが定着している中、従業員が想定どおりに勤務し、生産的に時間を費やしていることを確認するには、信頼性が高く、アクセスしやすい勤怠管理が不可欠です。世界の在宅勤務に関する 2023 年のレポートによると、全世界の従業員の 33.5% が完全または部分的にリモートで勤務しており、リモートワーカーの数は今後も増え続けると予想されています。
勤怠管理ソフトウェアでできること
勤怠管理ソフトウェアは、出退勤、タイムシート、GPS 追跡、レポート、分析などの勤怠管理プロセスをデジタル化および自動化します。このソフトウェアを使用すると、従業員の勤務時間、勤怠状況、生産性を正確に追跡し、管理することができます。また、時間外勤務を含め、従業員の勤務時間に対して正確に給与が支払われるようになります。
組織は、以下の目的で従業員勤怠管理ソフトウェアを使用します。
従業員の勤務時間と勤怠状況の追跡
出退勤システムを使用すると、従業員の出勤時刻、欠勤、休憩、時間外勤務、休暇、プライベートな時間を一元的に把握できるため、リソースやプロジェクトをスケジュールし、非効率的な領域を明らかにし、給与や時間外手当を計算するのに役立ちます。
リソースとタスクの割り当て
勤怠管理ソフトウェアでは、チーム全体の生産性や作業負荷を監視できるため、確かな情報に基づいてリソースとタスクの割り当てに関する意思決定を行い、プロジェクトをスケジュールどおりに進め、従業員の時間を最大限に活用できます。
クライアントへの請求
勤怠管理の自動化により、手作業やエラーが排除され、クライアントへの請求が正確かつタイムリーに行われるようになり、組織とクライアントとの間に信頼を築き、期日どおりの支払い率を改善できるようになります。
プロジェクト管理
勤怠管理ソフトウェアにより、プロジェクトの各フェーズ（計画からレビューまで）で費やされた時間を追跡して、タイムライン、リソース、コストを適切に管理し、プロジェクトをスケジュールどおりに予算内で進めることができます。
パフォーマンス評価
勤怠管理ソフトウェアは、タスクの完了時間や従業員の生産性に関するデータを収集して、スキルギャップや従業員勤怠管理についての貴重なインサイトを提供します。これにより、マネージャーはパフォーマンスレビューで建設的なフィードバックを提供し、達成可能な目標を設定できます。
コンプライアンスレポート
一貫性のある、信頼性の高い勤怠管理方法により、正確な勤務時間を記録・報告し、すべての従業員を勤務時間、休憩、時間外勤務に関する労働法規制に従って公平に扱うことができます。
従業員の 7 日間の予定勤務時間と記録された勤務時間を、わかりやすくユーザーフレンドリーなインターフェースで表示します。
勤怠管理ソフトウェアの仕組み
勤怠管理ソフトウェアは、従業員が 1 日、1 週間、1 カ月の勤務時間や完了したタスクを簡単に記録できるようにします。その後、勤怠管理ソフトウェアはこれらのデータをまとめて整理し、マネージャーと人事部門にレポートとインサイトを提供します。クラウドベースの勤怠管理ソフトウェアを他のビジネスシステムと統合することで、従業員の勤務時間や勤怠状況を一元的に把握できます。
勤怠管理の主要な用語：
勤怠管理は、特定のタスクやプロジェクトに費やされた時間を記録する行為です。
タイムシートは、従業員の出勤時刻と退勤時刻、およびタスクやプロジェクトに費やした時間を記録するための紙の文書またはデジタル文書です。
勤怠管理ソフトウェアは、パンチカードやサインインシートなど手作業の勤怠管理方法の代わりに、タスクやプロジェクトに費やされた時間を記録および分析するデジタルツールです。
マネージャーやステークホルダーが、時間外勤務、生産性、コンプライアンスに関する意思決定の財務的な影響と潜在的なリスクを把握できるようにします。
勤怠管理方法
勤務時間の記録方法は、紙とペンから、パンチカードシステムを用いた従業員タイムレコーダー（ウィラード・ルグラン・バンディが発明）、そして AI 対応の勤務時間記録、分析、レポートへと、長年にわたって進化してきました。今日、最もよく使用されている方法をいくつか示します。
Excel テンプレート：式を使って時間を計算し、手作業でのデータ入力と分析が必要です。
機械式のタイムレコーダー：従業員が機械に挿入する紙に時刻をスタンプして、出退勤時刻を記録します。
バイオメトリクス制御システム：従業員の指紋や瞳孔をスキャンして身元を確認し、職場に出入りする時刻を記録します。
スワイプカード（クレジットカードなど）：従業員は就業日の始めと終わりに、フロントデスクやワークステーションにあるカードリーダーにスワイプカードを通します。
紙のスプレッドシート：手作業で記入して提出し、刻印し、後に参照するために保管します。
デジタルスプレッドシート：ハードドライブまたは USB スティックに勤怠管理データを記録、計算、保存します。
モバイルアプリ：GPS やジオフェンス機能を使用して従業員の勤務時間と場所を追跡し、従業員に出退勤時刻を知らせ、詳細なレポートを提供します。
勤怠管理ソフトウェアのメリット
勤怠管理ソフトウェアによって勤怠管理プロセスが一元化および合理化されるため、正確なリアルタイム情報を簡単に収集できます。これにより、以下の点が改善されます。
生産性：正確な勤怠管理は、従業員の説明責任を向上させ、レビュー時に建設的なフィードバックを提供し、プロジェクトやタスクに優先順位を付け、ワークフローを最適化するのに役立ちます。
コスト削減：過剰な時間外勤務、時間のかかるプロセス、不適切な要員配置水準など、人件費の非効率な部分を把握することで、コスト効率の良いソリューションを導入できます。
現地、業界、会社のポリシーへの準拠：従業員の勤務時間の明確かつ正確な記録を保持することで、時間外勤務、休憩、最低賃金に関する労働法および組合規則を遵守できます。これは、労働監査時に非常に重要になる場合があります。
従業員の満足度：従業員に自身の勤務時間、時間外勤務、給与に対する可視性を提供することで、従業員のモチベーション、モラル、信頼を高めることができます。
予測：勤怠管理データは将来の労働ニーズやコストを予測するのに役立つため、信頼性が高く、コスト効率の良い予算や財務予測を作成できます。
勤怠管理を簡素化して、スケジュールのローテーション、日またぎの勤務時間登録、自動承認と一括承認、アラート、自動再計算、組み込みレポートをサポートします。
勤怠管理ソフトウェアを導入する上での課題
勤怠管理ソフトウェアは雇用主や従業員に多くのメリットをもたらしますが、クラウドベースの勤怠管理に移行する組織の場合、コストや統合が課題になることがあります。組織が考慮すべき主な課題をいくつか示します。
コスト：勤怠管理ソフトウェアに関連するコストを削減するために、必要な機能のみから始めて、予算に最も合った価格設定計画とソリューションを選択することができます。
コンプライアンス：組織はコンプライアンスを考慮して、関連するすべての労働法、現地および地域の規制、組合規則に合わせてソフトウェアを拡張できるようにする必要があります。
統合：シームレスなユーザーエクスペリエンスを提供するために、勤怠管理ソフトウェアを既存の人事システム、プロジェクト管理システム、給与計算システムと円滑に統合する必要があります。
技術的な問題：予測不能なシステムパフォーマンス、ソフトウェアのバグ、互換性に関する問題によって、ユーザーが勤怠管理ツールを使用できないことがあり、その場合はデータの信頼性が低下します。
トレーニングとサポート：すべての従業員が勤怠管理ツールを効果的に使用できるように、十分なトレーニングと継続的なサポートを提供するには、追加の時間とリソースが必要です。
ビジネス目標と課題を事前に把握し、時間をかけてさまざまなクラウドおよびオンプレミスソフトウェアオプション、支払計画、ベンダーを調べることで、ビジネスニーズや予算に合った最適な勤怠管理ソフトウェアを見つけることができます。
勤怠管理ソフトウェアの導入を容易にする
従業員勤怠管理ソフトウェアの導入をシンプル化して、従業員がソフトウェアを常に正しく使用できるようにするには、以下を行う必要があります。
さまざまなタイプのユーザーや組織に合わせてカスタマイズされたトレーニングセッションの提供
時刻の記録および勤務時間、給与計算、時間外勤務の確認に関する、自分のペースで進められるデモの作成
勤怠管理プロセスに関する懸念について議論するフォーラムを開催し、そのメリットを強調（手作業にかかる時間の排除、より正確でタイムリーな給与の保証など）
勤怠管理ソフトウェアに求められる主な機能
勤怠管理ソフトウェアを使用すれば、エラーの発生しやすい手作業のプロセスに頼ることなく、より簡単に従業員の勤務時間、勤怠状況、生産性を追跡できます。勤怠管理ソフトウェアには、プロジェクト、タイムライン、給与計算、クライアントへの請求をより効果的に管理するための、幅広い機能があります。
自動出退勤記録：オンサイトワーカーとリモートワーカー両方について、従業員の勤務時間中の始業時刻と終業時刻、休憩時間および間隔を記録し、手作業によるエラーとギャップをなくします。
モバイルアクセシビリティ：ユーザーは外出先で任意のモバイルデバイスを使用して、時間を追跡し、タスクを管理できます。
カスタマイズ：ユーザーは個人またはチームのニーズ、現地の規制、組合規則に基づいて、勤怠管理の設定や機能をカスタマイズできます。
地理位置情報：従業員が働いている場所を世界中で追跡します。この機能は、リモート従業員の勤怠管理や分析には特に有用です。
人工知能 (AI)：勤怠管理プロセスを自動化し、パターンを分析して、生産性の傾向および潜在的な問題とソリューションに関するリアルタイムのインサイトを生成します。
リアルタイムレポート：記録された時間、プロジェクトの進捗状況、およびその他の関連データを集計して、プロジェクトと人員をスケジュールどおりに進めることができます。
監視と分析：時間の使い方や効率に関するインサイトを提供して、的確な意思決定とパフォーマンスの改善をサポートします。
統合：勤怠管理ソフトウェアを、職場で使用されている他のツールやソフトウェア（給与計算勤怠管理システム、プロジェクト管理システム、会計ソフトウェアなど）と統合します。
ユーザー権限設定：マネージャーは組織内のユーザーやチームに、さまざまなレベルのアクセスや権限を設定できます。
セキュリティ対策：組織内外の機密従業員データを保護します。
勤怠管理に関する FAQ
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クラウドベースの勤怠管理ソフトウェアによって、効率を向上させ、リソース割り当てを改善し、コストを削減する方法の詳細をご覧ください。