ERP ソフトウェアを評価する際のヒント
ERP システムをアップグレードする準備はできていますか？この 5 つのステップの方法論を活用して、ERP ソフトウェアを評価し、組織のニーズに最適な選択肢を絞り込みましょう。
概要
選択できる ERP システムは文字通り何百種類もあり、機能、長所、短所、適用性、価格も多岐にわたります。システムの選定は困難に思えるかもしれませんが、体系的な ERP システムの比較プロセスを活用すれば、合理的な時間内に適切な決断を下すことができます。
ここで紹介する実績のある方法論は、企業固有のニーズに最適なソリューションを絞り込むのに役立ちます。この方法論は基本的なものだと思われるかもしれません。しかし、このような論理的な手順に従わずに ERP ベンダー選定プロセスに着手する企業では、遅延、追加コスト、不要なカスタマイズが発生することがよくあります。一方、ERP 評価のベストプラクティスを適用する企業は通常、選定プロセスやその後の導入をスムーズに行っています。その結果、最新の ERP システムのメリットをより早く享受し、デジタルの世界でより効果的に競争することができます。
ERP ソフトウェアを評価する 5 つのステップの方法論
企業がレガシー ERP システムを置き換えることを決めたら、最初のステップとして、ERP ソフトウェアの比較、選定、導入のプロセスを推進するプロジェクトチームを編成します。チームは、初期計画（この段階では一般的な戦略）を策定することから作業を開始します。
ERP ベンダーの選定プロセスを次の 5 つのステップでご説明します。
図：ERP 評価プロセスの 5 つの主要ステップ
1. ERP の要件定義
将来的に ERP のプロバイダーとなる企業が適切なソリューションを正しく構成し、パッケージ化し、価格を設定できるように、自社の状態とそのニーズについて伝える必要があります。まず、製品のデモやブログなど自社の取り組みを伝える主要なオンラインリソースを特定することから始めましょう。
特定の要件やプロセスの長い一覧を作成するのではなく、ビジネスとそのプロセスを一般的な方法で説明します。プロバイダー候補の企業に、ビジネスの規模、活動やトランザクションの量、さまざまなプロセスの複雑さ、独自の機能や要因について伝えます。特にビジネスの競争力を高めるプロセスや要件に重点を置いてください。こうすると、候補となるシステムとその他のシステムを区別することができます。このような独自のプロセスや機能をサポートするためにシステムをどの程度適切に構成することができるのか、詳細に見ていくことになります。
現在のシステムにおいて好ましい点をまとめます。新しいシステムでも、少なくとも同様の処理能力が必要になります。既存のシステムでは実行していない（またはうまく実行できない）点も含めておきます。新しいシステムの標準機能または単純な調整（変更ではない）で対応しなければならないカスタムアプリケーション、機能、変更なども挙げておきます。つまり、自社のビジネスに固有の項目に重点を置きます。定型業務は自然に処理されると想定しておきます（デモと意思決定ポイントに近い最終評価でこの想定を検証します）。
自社のビジネスに固有の項目に重点を置きます。定型業務は自然に処理されると想定しておきます。
ERP の要件定義に関する重要なヒント
ERP システムの要件チェックリストを重要視しないでください。チェックリストは、古くからある業界の標準的な慣行ですが、ソリューション同士を互いに区別するのにあまり役に立たず、適切な選択をする助けにはなりません。これらのリストの大半の項目は、どのシステムもある程度提供している機能や特徴であり、競合プロバイダーは、自社のシステムの機能を最大限に自由に解釈して「はい」にチェックを入れる傾向があります。
プロジェクトチームに適切な人材を選出します。要件の仕様を特定するのは大変な作業です。チームには、組織に献身的で、会社をよく理解し、プロジェクトに専念できる時間がある人材が必要です。熱心でも経験の浅い人材をチームに配置するのは避けてください。
提案依頼書 (RFP) に以下の情報が含まれていることを確認します。
貴社のビジネスとプロセスの説明
現在のシステムが優れている点
現在のシステムで思うように機能していない点
新システムに望むその他のこと（重要度順）
2. ERP の RFP
次のステップでは、選定されたベンダーグループに回答を求める案内を発行します。送る案内の数はさまざまですが、それぞれに詳細な確認を行う必要がある点にご注意ください。これまでの経験上、プロバイダー候補の数が少ないほど、またプロバイダーに提供される情報が詳細であるほど、より良い回答が得られることがわかっています。候補リストでは、最適な候補を 10 社程度（またはそれ以下）に特定するのが最適でしょう。
これまでの経験上、プロバイダー候補の数が少ないほど、またプロバイダーに提供される情報が詳細であるほど、より良い回答が得られることがわかっています。
この案内を受けて、ERP ベンダーは、特定された要件を満たすのに必要な機能を提供するシステムを提案しなければなりません。その提案書には、ベンダー企業の情報、製品、ビジネスでの経験、導入に必要なリソースに加え、依頼主から信頼（ひいてはビジネス）を勝ち取るための情報も含まれます。
では、選考の対象とする 10 社程度（またはそれ以下）の候補をどのように見極めればよいのでしょうか。どうすれば、何百もの ERP ベンダーのリストをほんのわずかまで絞り込めるのでしょう。まずは、「ERP の成功事例」が掲載されている業界紙/誌を確認するところから始めましょう（こういった業界紙/誌では困難や失敗については触れられていない可能性が高いので、その点は留意してください）。業界の連絡先（協会やビジネスグループなど）を利用して、最近 ERP を選定し、導入した可能性がある他のプロフェッショナルを特定します。
また、多くのオンラインディレクトリ、選定ツール、システム選定サービスもあり、必要な機能や、業界で使用経験があるソフトウェアを特定するのに役立ちます。
個別のアドバイスが必要な場合は、アカウント会社のコンサルティング部門と契約するか、地元や業界の独立したコンサルティングリソースを探すこともできます。必ずその経歴と所属を確認し、本当に独立しているか、1 つまたは複数の ERP プロバイダーと提携していないかを確認してください。
関心のある特定の ERP システムサプライヤーをさまざまな他の理由で含めることもできます。1 社以上の大口で重要な顧客が ERP システムを使用していて、同じシステムを使用するように勧めてくるかもしれません。あるいは、貴社が属する大企業や業界グループが、特定の ERP プラットフォームを「標準化」しているかもしれません。推奨されたプロバイダーからの提案を受け取り、決定を下す際にはすべての提案を公平かつ公正に評価してください。
ERP の RFP に関する重要なヒント
すべての関係者がそれぞれの要件を特定するようにします。RFP にはすべての関係者からの意見を含める必要があります。そうしないと、一部のビジネス機能のみに対応する ERP システムを選択してしまうことになり、他の領域でスタンドアロンシステムに投資する必要が生じるリスクがあります。ビジネス全体で機能するシステムを評価し、導入スケジュールを使用して優先度の高いモジュールを最初に実現します。
要件のランク付けに注意を払います。多くの場合、RFP は機能領域で分けられ、各部門が作成すべきセクションがあります。人事部門であれ業務部門であれ、各部門は通常それぞれの事業部門の機能をランク付けすることには優れていますが、その優先順位が全体的なビジネス目標と一致していない場合があります。より広い視野で優先順位を調整するのは、プロジェクト評価チームの責任です。どの要件が不可欠または重要ですか。それとも単にあれば便利なだけでしょうか。
実際に利用可能な機能を確認します。ソフトウェア企業には優れたマーケティング部門があり、開発やテストが完了していない製品を販売している会社もあります。「将来のリリースで登場する」機能と、現在導入事例で使用されている機能とを比較して調査してください。開発中の機能を検討するのはまったく問題ありませんが、プロジェクトの成功に不可欠な機能である場合は、今後の機能にプロジェクトを賭けるべきではありません。
プロセスを評価します。パッケージ化された ERP ソフトウェアに組み込まれたプロセスは「ベストプラクティス」と見なされます。経験豊富な ERP コンサルタントや導入担当者は、既存の手順に合うようにソフトウェアを変更するよりも、ソフトウェアに合うように（「ベストプラクティス」の側面を認識しながら）手順を変更する方がほとんどの場合良いと言うでしょう。しかし、この決断を下すのはあなた自身です。ただし、新しいプロセスによって、新しいシステムから得られる改善やメリットが促進される可能性があることを覚えておいてください。また、最新の ERP ソフトウェアはすべてカスタマイズ可能であるため、コードを変更することなく、画面レイアウトやフロー、手順、データの特性や処理などをかなり柔軟に変更できることも覚えておいてください。
ERP の ROI を検討します。ほとんどの企業は、主要なプロジェクトの承認と資金調達の前提条件として、ERP 投資回収率 (ROI) 分析を必要とします。名前が示すように、これは新規システムの購入および導入に関連する費用の合計に、既存システムの費用と比較した運用コストの差額を加えたものです。ROI では、直接的なコスト削減に加えて、パフォーマンスの向上、顧客サービスの向上、職場の生産性などのメリットも考慮します。
3. ERP の最初の評価
評価は 2 つのフェーズで実行されます。この最初のフェーズでは、すべての提案が評価され、RFP に記載された環境と要件にどの程度適合しているかを確認します（このフェーズにはベンダー比較は含まれません。そのステップは評価の第 2 フェーズに含まれます）。
この時点での目的は、基準を満たしていないものを排除し、条件に合っていると思われるものをランク付けすることです。その結果、最良の提案を絞り込むことができます。ここで絞られた提案だけが、最終選考に至る詳細な評価の対象となります。
確認する回答が多数ある場合、どの RFP 回答が優れているのか、どの領域で優れているのかを覚えておくことは難しく、詳細が曖昧になりがちです。数値の評価尺度を使えば、これらの情報を整理し、意思決定プロセスを文書化するのに役立ちます。
この文書化ステップで役立つヒントをいくつかご紹介します。
レビュー担当者が RFP で指定した主な基準に従って各提案を評価できるように、フォームまたはスプレッドシートを設定します。各レビュー担当者に、各評価基準に数値評価（尺度は、1 ～ 10、1 ～ 5、1 ～ 3 など、適切に段階分けできる）を割り当ててもらいます。レビュー担当者の数は、必要に応じて増減可能です。
フォローアップのために、回答に関するメモや質問のためのスペースを残しておきます。この段階で説明を求めても構いませんが、最終候補に残った提案の詳細評価まで待ってもいいでしょう。ビジネスに対する機能やプロセスの重要度に基づいて、各基準に加重を割り当てます。
各レビュー担当者が付けたスコアに各基準の加重を掛けて、各ベンダーの合計スコアを計算します。評価尺度の上位にランクされる回答は数件で、少し順位が下がったところに回答が集中し、基準を満たさない回答が数件あることが普通です。これで、最終評価のための最終候補（理想的には 3 ～ 5 社の候補）のリストが完成しているはずです。
最適な候補を特定できていると思いますが、あまり明確でない場合は、個別の評価に戻り、チームと話し合いを行ってください。
ERP の事前評価に関する重要なヒント
すべてのプロバイダー候補を平等に扱います。すべてのベンダーに同じアクセスを提供するつもりがないのであれば、ライブデモ、特別な対面ミーティング、オンサイト訪問は受け入れないでください。公平な競争の場を維持することが重要です。一般的なテクニックの一つは、貴社の施設で「入札者会議」を開催してすべてのプロバイダー候補を案内し、（全員の前で）彼らの質問に答えることです。
提案書が営業文書であることを忘れないでください。回答には、あなたが要求した情報とそれ以上の情報が含まれています。すべての主張が真実であると想定します。評価プロセス中に、すべてではなくても、ほとんどの主張を検証することができます。しかし、提案書の作成者は、自社の製品が最も有利に見えるようにあなたの質問に答えていることを理解してください。
外れ値を探します。評価に大きなばらつきがある基準には特に注意をしてください。あるレビュー担当者が提案をある基準で非常に高く評価し、別のレビュー担当者が非常に低く評価した場合、それは議論する価値があります。両方のレビュー担当者に穏やかな態度で建設的に質問し、それぞれの考えを探ります。どちらか一方または両方が、他のレビュー担当者が見逃した、または重要だとは考えなかった何かに気づいた可能性があります。これらの議論の結果、特定の基準の評価を調整することが必要になり、全体的なランク付けが変わる可能性があります。
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4. ERP の比較と詳細評価
最終候補を 3 ～ 5 社に絞ったら、その主張を検証し、照会先企業を確認する作業に取りかかります。
ERP 評価の開始方法
それぞれのプロバイダー候補に連絡を取り、最終候補に残ったことを伝えましょう（他に最終候補が何社いるのかを伝えたり、競合相手がどんな企業であるかを伝えたりしても構いません）。
場合によっては、提案を改善するよう依頼することもあります。
同じ業界（または類似の市場）で会社規模が近い、該当のシステムを使っている既存ユーザーに意見を聞いたり、訪問したりしてください。
ベンダーが照会先企業の情報をまだ提供していない場合は、確保します（ベンダーは競争上の懸念から、照会先の提供をためらう場合があります。しかし、強く主張すべきです。秘密保持契約に署名し、遵守することをプロバイダー候補に再度保証します）。
ERP システムのデモを管理する方法
また、この段階では、最終選考に残った候補を招き、システムの詳細なデモを行ってもらう必要がありますが、これらのデモを管理しなければなりません。
各候補には、デモの予定日よりかなり前に、スクリプトまたは確認したい機能のリストを渡します。すべてのプロバイダー候補に同じリストを渡しておく必要があります。
プロバイダーが強調したい特別な機能は、RFP に記載された機能とプロセスを見せた後でのみ、披露できるようにします。
スクリプトまたはリストに、ステップ 1 で特定した固有の要件が含まれていることを確認します。ERP システムは、通常のプロセスをほぼ同じ方法で処理します。課題となるのは、通常のプロセスに対する例外です（例えば、在庫にない品目の注文を入力する機能、グループや商品をパッケージ、キット、セットで販売する要件、独自の請求書照合プロセスのサポートなど）。
デモでは、独自のプロセスと手順をサポートするためにソフトウェアをどのように設定し、カスタマイズできるかを確認します。そうした標準機能の中に、自社の業務や成果を向上させるベストプラクティスが見つかるかもしれないので、柔軟な心でデモを確認してください。
デモ担当者が貴社のデータを使用してシステム機能を見せることができれば理想的です。これは必ずしも可能ではないかもしれませんが、実現できれば、貴社の環境でシステムがどのように動作するのかを非常にわかりやすく示してもらうことができます。
詳細な ERP 評価に関する重要なヒント
デモに惑わされてはいけません。ソフトウェアのデモ担当者は、非常に経験豊富で、優れた魅力があるものです。彼らの目標は、あなたを説得し、ソフトウェアを販売することです。どんなに話がおもしろくても、本人やセールストークに気を取られてはいけません。ビジネスプロセスがニーズをどのように満たしているかに集中します。
照会先企業の現地視察を最大限に活用します。訪問先は慎重に選んでください。訪問先に短い電話をして、ソフトウェアが導入され、約束されたメリットが実現しているかどうかを確認します。訪問中に何を見せてもらうのか、誰と会うのかについて決めます。現場で、自社の環境でその成功が再現できるかどうかを慎重に判断します。また、「最大の驚きは何でしたか」や「もしこれを最初からやり直すとしたら、何か違うやり方をしますか」といった難しい質問をします。
引き続き質問します。回答を明確にしていくためにも、選定チームが質問をするように促します。これを RFP のレビュー時だけでなくデモの時にも行います。これにより、将来予期せぬ事態が発生する可能性が大幅に減ります。交渉が始まる前の今こそ、好ましくない回答を見つけるチャンスです。また、この段階では無料で回答が得られるため、できるだけ多くのことを学ぶようにしてください。製品の導入を一旦開始したら、サポートを待たなければならなかったり、質問への回答が有料になったりする場合があるからです。
5. ERP の選定と契約
詳細評価を完了すると、基準を満たすベンダーが 2 社か 3 社あることがわかるでしょう。現在および将来のニーズに最も適していると思われる 1 社を選択してください。ただし、他のベンダーも無視しないでください。そのベンダーには自社のニーズに適しているものの、一番の選択肢ではないことを伝えます。そうすることで、最有力候補との交渉が計画通りに進まない場合に備えて、門戸を開いておくことができます。
これで、最有力候補と契約の詳細について交渉を開始できるようになりました。ほとんどの企業は、このステップで「どうなるのか」知っていることでしょう。しかし、ERP の評価と選定プロセスの他のすべてのステップと同様に、ここでも不足の事態に遭遇する可能性があります。
交渉で力を持っているのは貴社です。ただし、プロバイダーを交渉相手ではなく、会社の将来的な成功を実現するためのパートナーとして考えることが最善です。システムを効率的に導入し、効果的に運用するためのインセンティブを双方に与える公正な取引を目指します。
システムの導入と継続的なサポートに関するあらゆる側面について話し合い、文書化する必要があります。価格、責任者、場合によっては所要時間の詳細も含めます。契約には、以下のような多くの側面が含まれます（ただし、これらに限定されません）。
ハードウェアおよびソフトウェアの初回購入、リース、またはライセンス
ハードウェアとソフトウェアの導入（「導入」の内容を指定する）
カンファレンスルームパイロットのコストとタイミング（ソフトウェア支払前または支払後）
初期および継続的なトレーニングコスト
ハードウェアおよびソフトウェアの継続的な保守サポート（およびそのレベル）
データ変換および他のシステムへの統合
ネットワーキングとセキュリティ
カスタマイゼーション（初期リリースおよび将来のリリース）
最終的な ERP ソフトウェア選定の重要なヒント
交渉前に最終選考を発表しないでください。詳細な評価段階の最後に、チームは「勝者」を宣言したいと思うかもしれません。しかし、有力候補に「選ばれている」と伝えることは、会社にとって最善の利益にはなりません。交渉の過程で不測の事態が発生することは珍しくなく、選択を見直す必要が生じる場合もあります。
長期的に計画します。急いで始める前に、長期的なコストを慎重に検討し、見積りが正確で、ERP による ROI の数値にずれが生じていないかを確認してください。プロバイダーによっては、長期にわたって無償のサービスを提供しているところもあれば、長期的なサポートを有料のサポートコール会社に委託している場合もあります。年間保守料金やサブスクリプション料金の引き上げ額に上限を設けているところもありますが、そうでないところも多くあります。また、低価格の SaaS (Software-as-a-Service) サブスクリプションを販売し、数年後に大幅な値上げをするプロバイダーもあります。年 1 回のアップデートを提供するものの、アップデートプロセスに関する重要なサポートを提供しないプロバイダーもあります。長期的なコストを十分に理解できるように質問し、書面による回答をもらいましょう。
プロジェクトチームが重要
ERP システムの評価プロセスを成功させる上で最も重要な要素はプロジェクトチームです。このチームは非常に早い段階で作られるべきであり、RFP の開発、配布、評価、新しい ERP システムの選定の推進力となる必要があります。
チームは詳細な調査や評価を行う際に近道をしてしまうことがよくあります。しかし、プロジェクトチームがこれらの 5 つのステップに従い、学んだ教訓に注意を払えば、現在および将来の会社の要件を満たす最適なソリューションを見つけることができます。
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