今日の人材の間で柔軟性とバランスを求める声が高まる中、多くの企業が従来の勤務形態や常識に代わる新たな選択肢を検討するようになっています。これには、週 4 日勤務の検討も含まれます。しかし、勤務日数の短縮に移行するには、事前に対処すべき難しい問題や課題が生じます。
「週 4 日勤務のパラドックス」では、組織がこの変更を検討する理由、短縮勤務を構成するための実践例、生産性向上という成果を得られる可能性を高めるための戦略的インサイトを検証しました。本記事では、パイロットフェーズの前および実施中に検討・解決しておくべき重要な詳細事項について検証します。
ほぼすべてのケースにおいて、これら 3 つの包括的な原則は、コンプライアンスや生産性に関する落とし穴を回避しながら、狙い通りの成果を上げるのに役立ちます：
- HR 部門、法務部門、業務リーダーとの緊密な連携
- 結果に関する良質なデータを収集できる堅実なパイロットプログラムで、意思決定と前提事項をテストする
- プロセス全体を通じて、変更点、理由、結果について従業員と徹底的にコミュニケーションを取ること
これらの原則を踏まえ、週4日勤務制プログラムを成功させるために、細部まで確認すべき7つのデューデリジェンス項目をご紹介します。
まず：多岐にわたる HR および法的な影響を調査する
1. 適用される労働法および障害関連法を再確認する
労働法および規制へのコンプライアンス違反は、法的問題や金銭的ペナルティにつながり、週 4 日勤務の試験運用が軌道に乗る前に頓挫してしまう可能性があります。精査すべき主な分野としては、労働法や賃金法、差別禁止要件などが挙げられます。
もちろん、組織は常に、賃金や時間外労働に関する要件を定めている米国の公正労働基準法や日本の労働基準法など、適用される賃金・労働時間法を遵守する必要があります。
こうした要件を詳細に理解するには、弁護士への相談が不可欠です。また、HR はこれらの法律とその影響について、すべての従業員に明確に伝える必要があります。 ポリシーやプラクティスに関するトレーニングを実施することで、すべての部門のすべてのマネージャーが一貫してそれらを適用できるようになります。
パイロットフェーズは、実際の従業員の勤務時間、特に非免除対象の従業員の勤務時間を記録し、定期的に監査するのに適した時期です。これにより、コンプライアンス計画が順守され、想定どおりにビジネスニーズと合致していることを確認できます。勤怠管理システムは、管理負担を軽減できます。勤務時間の記録に慣れていない給与制の従業員には、なぜそれが現在必須なのかについて、追加の説明が必要になる場合があります。
週4日勤務制への移行によって特定の従業員グループに不当に大きな不利益が及ばないようにするためには、米国の障害を持つアメリカ人法（ADA）やスウェーデンの差別禁止法など、差別禁止法の遵守も不可欠です。たとえば、心身に制約のある従業員は、1日の労働時間を長くしたり、より少ない労働時間で同じ成果を上げたりすることができない場合があります。（逆に、コストコに対して提起された 2023 年の訴訟のように、時間を制限した週 4 日勤務が必要不可欠であると主張する従業員もいるかもしれません。）繰り返しますが、このように判断が曖昧になりがちな領域では、法律顧問に相談するのが賢明です。
2. 給与、福利厚生、休暇を含む月給制スタッフの報酬への影響を評価
週4日勤務制を導入する際、従業員のファイナンシャルウェルビーイングや組織全体の給与コストに直接影響を与えるため、報酬は大きな課題となり得ます。
ほとんどの場合、勤務時間が短縮されても、企業は給与を下げません。これは、効率を高めることで、給与制の従業員一人ひとりに同じレベルの生産性が期待されるという考え方が、勤務時間短縮の根底にあるためです。
しかし、生産性の 低下 が見込まれるまれなケースでは、それに応じて給与や賃率を調整するかどうかを決定する組織もあります。ただし、従業員が見返りとして相応の恩恵を受け取っていると感じられない限り、不満や離職を最小限に抑えるため、可能であれば減給は避けるべきです。（例については、以下のサイドバーを参照してください。）
福利厚生は給与よりも複雑になる場合があります。例えば、休暇や病気休暇などの福利厚生が実働時間数に基づいて計算されている場合、労働時間の短縮によってこうした福利厚生も減少する可能性があります。移行によって従業員が不利益を被ることがないよう、福利厚生や休暇に関する規定を見直し、必要な調整を確実に行ってください。
パイロットプロジェクトの結果に驚かれるかもしれません
企業はそれぞれ異なります。
オウルとヘルシンキに 110 人の従業員を抱えるフィンランドのモバイルゲーム会社 Fingersoft 社は、従業員のために柔軟な勤務時間の選択肢を模索したいと考えていました。同社は、テストを通じて、自社のビジネスにおいて週 4 日勤務制よりも「優れた代替案」を見出したと報告しました。
2021年から2022年にかけて1年間実施された実験では、従業員の約半数が、給与をわずかに減額する条件で、1日8時間・週4日勤務または1日6時間・週5日勤務を選択しました。ある第三者企業は、従業員からのフィードバックを得るために調査を実施しました。その結果、どちらのモデルでも参加者のウェルビーイングとワークライフバランスが大幅に改善したことが示されました。ただし、全体としては、Fingersoftにとって1日6時間勤務の方がより効果的な勤務形態でした。1日6時間・週5日勤務モデルでは生産性はほぼ同じ水準を維持した一方、週4日勤務のアプローチでは生産性が低下しました。結果に基づき、Fingersoftは2023年初頭に、1日6時間・週5日勤務を恒久的な選択肢として提供しました。これらの時間帯に勤務する従業員には、給与の全額の90%が支払われます。
とりわけ、Fingersoft 社の結果は他社の調査結果とは異なっています。たとえば、The Josh Bersin Company 社の調査では、週4日勤務モデルを含め、週あたりの労働時間を短縮しても、ほとんどの組織で生産性が損なわれないことが示されています。これらはすべて、より高い柔軟性の提供を目指す際、各組織が独自の状況や従業員のニーズを考慮する必要があることを示しています。
3. パートタイムおよび時給制の従業員についても同様の確認を行う
時給制スタッフの報酬（給与や福利厚生を含む）は完全に労働時間に基づいているため、週4日勤務制の影響は、月給制スタッフの場合とは大きく異なる可能性があります。検討すべき質問には、以下のようなものがあります。
- 従業員は、より少ない日数で必要な時間数を満たすために、より長いシフトで勤務する必要があるでしょうか？
- たとえば全米自動車労働組合が提案しているように、スタッフの総支給額を維持するために時給を調整する必要があるでしょうか。
- 残業にはどのように対応しますか？時給制の従業員の中には、残業を減らすのではなく、むしろ増やしたいと考えている人もいます。ポリシーやスケジュールの変更は、こうした追加時間を確保することにどのような影響を与えるでしょうか？
さらに複雑なことに、「残業」の定義や法的な要件、さらには「労働時間」の計算に使用される定義さえも、国だけでなく地域や州によって異なる場合があります。カリフォルニア州では、1 日の労働時間が8時間を超えると残業が発生するのに対し、コロラド州では 12 時間を超えた場合となります。日単位ではなく、週40時間を超えた分を残業時間としてカウントする州もあります。
勤務スケジュール、時給、時間外勤務に加えて、休暇、病気休暇手当、休暇制度、その他の福利厚生、特に累積勤務時間数に基づくものについても検討する必要があります。
4. H-1B などのビザへの影響を確認する
週労働時間の変更は、ビザを保有している従業員のステータスに影響を及ぼす可能性があります。
例えば、米国の H-1B ビザでは保有者にフルタイム雇用が義務付けられており、労働省の文書には「いかなる場合も週 35 時間未満はフルタイム雇用とはみなされない」と記載されています。企業内転勤者向けのL-Iビザ、オーストラリア人専門職向けのE-3ビザ、北米自由貿易協定（NAFTA）に基づくカナダおよびメキシコ人専門職向けのTNビザなど、その他のビザにも、雇用の性質や期間に関連する個別の要件がすべて設けられています。
週の労働時間が短縮された場合でも、ビザを保持する従業員が引き続きビザ要件のコンプライアンスを維持していることを確認することが重要です。この移行により、人員配置、採用、またはビザスポンサープログラムに変更が生じる可能性があります。
次：上記の情報と意思決定を踏まえ、さらなるアクションを実行します
5. ポリシー、雇用契約書、職務記述書の見直し
法務およびポリシーのレビュー結果に基づき、現在の雇用契約だけでなく、職場のポリシーも変更する必要が生じる場合があります。
例えば、
- 一部の契約では、予定されている週4日勤務制と矛盾する勤務時間数または勤務日数が規定されている可能性があります。
- 休暇および病気休暇のポリシーも、新しい勤務スケジュールに合わせて調整する必要があります。
- これもまた、選択した週の労働形態によって異なりますが、祝日についても考慮する必要がある場合があります。 祝日が、週4日勤務のスタッフの大半または全員がすでに休日となっている日に重なる場合は、有給休暇を1日追加で付与するか、その週の残りの労働時間を短縮することを選択できます。
ビジネスの状況によっては、外部の個人サービスプロバイダーやフリーランスのスタッフとの契約上の合意は影響を受けにくい場合もありますが、それでも見直しが必要です。例えば、一部のシナリオでは、従業員のスケジュール変更によって、外部協力者のタスク遂行能力が影響を受ける可能性があります。
6. 潜在的なコスト削減と生産性の向上を評価する
従業員の給与、福利厚生、スケジュールに対する潜在的な変更を把握できれば、貴社全体への財務的影響について現実的な見通しを立て始めることができます。
週4日勤務への移行により、コスト削減と生産性の向上が実現する可能性があります。例えば、毎週さらに1日オフィスを閉鎖すれば、組織は光熱費や事務用品費を削減できる可能性があります。しかし、生産性の低下によってこれらの削減効果が相殺される可能性があります。また、一部の従業員だけが週4日勤務を選択する場合にも、同様の影響が生じる可能性があります。
さらに、シフトのスケジューリングや労働時間の削減により、不足を埋めるためのスタッフの追加採用が必要になる可能性もあります。また、意外なことに、こうした変化は業務の改善だけでなく、新たな収益を生み出す機会をもたらす可能性もあります。全体として、評価し、備え、モニタリングすべきさまざまな結果が考えられます。
- BBCの記事によると、イングランドのゲーツヘッドにあるCitizens Adviceは、コンタクトセンターのスタッフ45人が週4日勤務制の試験運用に参加できるよう、フルタイム従業員3人分に相当する人員を追加で投入しました。
- ソーシャルメディアソフトウェア企業のBufferでは、カスタマーサポート従業員の勤務スケジュールの一見複雑な見直しによって、最終的にサポート対応時間は短縮されたものの、顧客満足度スコアの向上も実現しました。
- Bamboo HR が引用した調査によると、スウェーデンのある医療機関の整形外科部門では、看護師の勤務体制を6時間シフトに変更した結果、月間123,000ドルの追加コストが発生しました。しかし、不足を補うために新たに15名の従業員を採用したことで、同部門は手術対応時間を延長し、手術件数を20%増やし、手術の待機期間を数カ月から数週間に短縮することができました。
明らかに、全体的な影響の評価は、さまざまなプラスとマイナスの結果が組み合わさるため、複雑になることがあります。
早い段階から、頻繁に、そして継続的に
7. 非同期でも、繰り返し、共感を持って従業員と関わる
従業員は当然ながら、自身の業務負荷、給与、ワークライフバランスへの影響について懸念を抱くようになります。これに対処するため、組織はプロセスの早い段階から従業員に関与し、意見を求め、懸念に対処する必要があります。これには、アンケートの実施、タウンホールミーティングの開催、従業員が質問したりフィードバックを提供したりできる機会の提供などが含まれます。
計画が始まったらすぐに、明確で効果的なコミュニケーションを行うことが極めて重要です。これには、変更の理由と目標、従業員にとってのメリット、そして最終的には移行期間中に従業員に期待されることを伝えることが含まれます。組織は、電子メール、チームミーティング、イントラネットの最新情報などの明確なコミュニケーションチャネルを確立し、すべての従業員が必要なときにいつでもどこでも必要な情報にアクセスできるようにする必要があります。
興味深いことに、The Josh Bersin Company の調査によると、勤務日数を短縮した環境ではの環境では、従業員によって勤務する曜日や時間帯が異なる場合があるため、非同期コミュニケーションが不可欠になります。 これは、スタッフが週4日勤務制に関してだけでなく、日常の業務プロセスのなかでも、追加のコミュニケーションサポートを必要とする可能性が高いことを意味します。
プロジェクト管理ツールを使用して従業員自身が通知設定を管理できるようにすることで、プロジェクト固有のコミュニケーションを円滑にすることができます。これらのツールをどのように使用するかについて新たな規範を作成し、文書化することも重要です。Bersin 氏は、「対面のミーティングを減らすとともに、書面または録画による状況報告を取り入れることで、従業員が都合のよい時間に情報を確認できるようにすることをお勧めします」と述べています。さらに、問題の迅速な処理やエスカレーションが必要となる緊急事態を特定し、どのような場合にエスカレーションが必要か、誰にいつ通知すべきかを明確に規定することを提案しています。「真にエスカレーションが必要な状況を定義することは重要であり、勤務時間中における従業員の集中力を維持するだけでなく、対応を後回しにできる場合には従業員の休日を守ることにも役立ちます」と記されています。
パイロット、学習、改善、成長
パイロットフェーズは、実際の成果が問われる段階です。デューデリジェンスを実施し、強固な双方向コミュニケーションチャネルを確立すると、週4日勤務のパイロットプログラムは次のようになります：
- 規制に抵触する可能性が低くなります
- よりデータに裏付けられたものになる
- ボランティア参加者をより容易に確保
- 提案されたモデルの実際のメリットとデメリットをより正確に反映しやすい
- 評価と改善がより容易に
しかし、それによって変更の必要がなくなるわけでも、予期せぬ障害に遭遇しないことが保証されるわけでもありません。実際、パイロットフェーズにおける「成功」は、単にアプローチの妥当性を確認するだけでなく、組織と従業員にとって可能な限り最良の成果をもたらすよう微調整することだと捉える方が適切です。
結局のところ、それこそが週4日勤務を試してみる価値がある理由なのです。